A comunicação escrita é, sem dúvida, um método mais coeso de troca de informações sobre um produto de software que cada membro da equipa deve estar familiarizado com. Esta é a razão pela qual os gestores de produto dedicam uma quantidade significativa do seu tempo à actualização da documentação para qualquer trabalho que envolva software.
Compreender que a produção de vários documentos para numerosos procedimentos ajuda a manter todo o processo de desenvolvimento estruturado, evitando dificuldades imprevistas causadas por falhas de comunicação, é amplamente aceite em todas as indústrias.
Vejamos alguns dos benefícios da documentação para que os gestores de produtos compreendam melhor como é realmente importante.
Qual é a importância da documentação para os gestores de produto?
Para desenvolver uma visão precisa do produto
A documentação ajuda os gestores de produto a identificar as respostas a todos os "porquês" que surgem em iniciativas que giram em torno do produto ou serviço principal. Escrever tudo ajuda os gestores de produto a fazer escolhas críticas e a receber respostas a perguntas como para quem é o produto criado, e porque é que o aplicativo ou produto precisa de ser desenvolvido desde o início. Isto evita qualquer possibilidade de mal-entendidos ou equívocos.
Uma ajuda significativa no processo de planeamento
Não pode simplesmente assumir que o seu produto é a melhor resposta ao problema periférico; tem de ter uma estratégia para que ele seja a melhor solução. Agora, antes de mais nada, a preparação é essencial. Ao documentar clara e concisamente a sua visão através da criação de histórias, sprints, e objectivos, os gestores permitem a toda a equipa de desenvolvimento produzir software que esteja alinhado com as exigências dos consumidores que servem.
Suporta Execução a Tempo
Se os planos não forem executados a tempo e da forma adequada, são tornados ineficazes. Para transformar um conceito de aplicação numa aplicação genuína e funcional, um gestor de produto emprega documentação e comunicação escrita com designers, desenvolvedores, e outros interessados para os empurrar na direcção certa e executar os planos bem articulados que foram desenvolvidos.
Equipas são consideradas responsáveis
Ao manter uma documentação completa de todo o trabalho associado a um determinado produto, os gestores de produto podem aceder a uma grande quantidade de informação sobre o que os membros da equipa estão a fazer e responsabilizá-los pela sua parte das funções. A manutenção de registos detalhados de tudo ajuda a manter as coisas simples e directas.
As necessidades dos clientes são satisfeitas
Os gestores de produto podem aceder prontamente a que características devem ser incluídas na aplicação e que tarefas cada característica deve cumprir, documentando tudo, desde o conceito da aplicação até à fase de planeamento. Mais tarde, podem comunicar esta avaliação à equipa de forma precisa e compreensível, assegurando que o produto final é exactamente o que os consumidores desejam.
Criar documentação é um aspecto chave da gestão do produto. Segue-se uma lista de 10 documentações chave com que os gestores de produto trabalham para maximizar a produtividade da sua equipa e projectos.
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Documentação relativa à análise competitiva
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Documentação que descreve a Estratégia e Visão do Produto
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Documentação sobre os requisitos do produto (PRDs)
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OKRs, indicadores-chave de desempenho, e métricas de sucesso
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Documentação de Roadmaps
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Documentação relativa a desenhos e protótipos
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Documentação descrevendo a viagem do utilizador e histórias
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Documentação que descreve as notas de lançamento e o âmbito
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Guias Internos e Perguntas Mais Frequentes
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Guias do utilizador voltados para o cliente e documentação do produto
Documentação relativa à análise competitiva
A realização de pesquisas de análise competitiva é uma parte enorme da pesquisa de mercado que lhe permite investigar a vantagem competitiva do seu produto em relação à concorrência que produz o mesmo produto ou produto semelhante.
A análise competitiva inclui a investigação dos bens e serviços oferecidos pelos rivais, assim como a sua quota de mercado e os seus pontos fortes e fracos. A documentação da análise competitiva, que inclui todos os factores acima mencionados, é criada e enviada a toda a equipa de desenvolvimento para análise. Um gestor de produto só tomará uma decisão final sobre a concepção da sua aplicação ou produto depois de fazer uma investigação exaustiva sobre a concorrência.
O seguinte é um exemplo de como a tabela de um concorrente apareceria na documentação da análise competitiva:
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O nome da empresa é referido como o concorrente.
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O endereço do website do concorrente
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O número de utilizadores, que é (para estimar a eficácia dos seus produtos e serviços)
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O período de tempo que um rival esteve no mercado
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Especificidades e áreas de especialização dos concorrentes
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O custo de um serviço ou de um produto
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Notas sobre vários tópicos
Uma vez que os gestores de produto fazem vários tipos de análises diferentes, o conteúdo do documento pode variar dramaticamente de um para o outro. Análise de capacidades, análise de paisagem competitiva, análise de diferenciação competitiva, análise de escada de imitabilidade, e análise de proposta de valor são alguns dos tipos mais conhecidos.
Documentação que descreve a Estratégia e Visão do Produto
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Quando se trata da visão do produto, é algo que cria uma imagem do futuro do produto que estamos a tentar desenvolver. Sob a forma de um storyboard, uma narrativa, ou um protótipo, pretende-se atrair equipas, investidores e parceiros para investir e apoiar o produto de alguma forma.
É a sequência de bens que se pretende gerar até se atingir o produto final que define a estratégia do produto.
Uma das capacidades mais importantes dos gestores de produtos eficazes é a capacidade de desenvolver uma visão de produto, mas isto é apenas o começo. Devem também construir uma estratégia de produto sedutora, a fim de transmitir um ponto de vista claro sobre o produto ao público. Tanto a visão do produto como a estratégia do produto devem ser altamente intencionais para que sejam bem sucedidos. Consequentemente, a documentação está preparada para captar toda a informação relacionada com a determinação do que será o produto final e de como trazer um conceito à realidade. Na maioria das vezes, estes materiais são partilhados com as partes interessadas, a fim de solicitar os seus comentários e opiniões.
Documentação de Requisitos do Produto (PRDs)
Product Requirement Documentation* são documentação tudo-em-um que reúne os muitos aspectos de uma aplicação num único local. A documentação Specs é o tipo de documento mais popular, e fornece uma descrição das características das aplicações, entre outras coisas. São também conhecidos como documentos de especificação.
É possível que cada PRD seja diferente dos outros. Estas documentações apresentam as declarações de questões de investigação, métricas de sucesso, lista de características do MVP, detalhes técnicos de implementação, etc., para o projecto de investigação.
Os documentos de requisitos do produto (PRD) incluem cada passo em toda a imagem do produto, bem como a decisão de incluir ou remover características particulares, e indicam quaisquer possíveis dificuldades. Os gestores do produto podem utilizar este documento para visualizar a quantidade de tempo necessária para os processos de desenvolvimento do projecto, compreender a quantidade de dinheiro necessária para os processos de desenvolvimento do projecto, e estabelecer um entendimento mutuamente completo entre os clientes e a equipa de desenvolvimento.
Afirmei a importância dos PRD's noutro artigo. Para saber mais clique aqui.
Objectivos e resultados-chave, indicadores-chave de desempenho, e documentação de métricas de sucesso
Objectivo e Resultados-chave i é um mecanismo utilizado pelos gestores de produto para determinar os objectivos de um processo de desenvolvimento de produto e depois aceder aos resultados desse processo à medida que este continua. O objectivo orienta a equipa para os objectivos, enquanto que os resultados indicam se os objectivos foram ou não alcançados. Duas perguntas são feitas e respondidas ao longo de todo o processo: "Onde deseja ir?" e "Chegou ou não chegou" a uma meta ou objectivo de produto específico.
Contudo, um indicador-chave de desempenho, ou KPI para abreviar, mede o sucesso global de um processo de desenvolvimento na sua fase actual de desenvolvimento. Valor do Tempo de Vida do Cliente e Taxa de Conversão de Experiência para o Cliente em vendas, tráfego Web e Taxa de Conversão em marketing, para citar alguns exemplos de indicadores-chave de desempenho (KPIs). Todos estes objectivos, bem como os resultados obtidos ao longo do processo, são detalhados na documentação relevante.
Documentação de roteiros
Os roteiros são uma das mais importantes documentações que os gestores de produtos devem formular. Um roteiro serve como um meio de comunicar à equipa o significado do produto.
Um gestor de produto cria um ciclo de vida do produto que descreve o que precisa de ser feito quando precisa de ser feito e como todo o processo será levado a cabo. Um roteiro é um documento que contém uma lista de todas as iniciativas que foram empreendidas com vista à construção eficaz de software ou qualquer outro produto. É um roteiro que os gestores de produto traçaram e que toda a equipa segue. Estes podem ser preparados no Docsie para serem apresentados aos seus funcionários com apresentações PowerPoint incorporadas na documentação criada pelo Google Slides. Docsie permite a integração com os slides do Google através das nossas capacidades de integração. Para saber mais sobre as capacidades de integração do Docsie clique aqui.
Documentação relativa a desenhos e protótipos
Criar algo a partir do zero sem um plano é bastante difícil. Isto também é verdade no caso da concepção de produtos. Embora o conceito básico seja importante, existem centenas de variantes que podem ocorrer durante o processo de desenvolvimento. Como resultado, os gestores de produto devem manter um documento com um registo de todas as modificações e revisões que foram feitas ao design do produto.
Quando se trata de protótipos de produtos, os gestores de produto têm uma experiência muito diferente dos engenheiros ou designers. Os gestores de produto definem o tom da prototipagem estabelecendo objectivos claros e estabelecendo um roteiro a ser seguido pela equipa.
Se estiver a pensar porque é que um gestor de produto precisaria de produzir uma documentação de protótipo de aplicação, então considere as seguintes vantagens de o fazer:
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O potencial de mal-entendidos é completamente eliminado.
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As iterações são concluídas rapidamente
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No início do processo, é importante fornecer uma justificação para as noções
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Melhorias na qualidade do feedback técnico
Por esta razão e mais documentação de protótipos é essencial.
Documentação descrevendo a viagem do utilizador e histórias
No desenvolvimento de qualquer aplicação ou plataforma, cursos de utilizadores e customer journey* são duas ferramentas críticas que devem ser utilizadas em conjunto. Os gestores de produto desenvolvem e mantêm documentação para estas duas posições a fim de assegurar que cada detalhe é registado e mantido em segurança.
Ao criar um documento narrativo do utilizador, é importante pensar nas muitas razões pelas quais um utilizador quereria utilizar um determinado produto. Os gerentes de produto registam todos os possíveis estímulos que possam levar um utilizador a interagir com uma funcionalidade da plataforma, incluindo bugs e pedidos de funcionalidades. Neste caso, uma viagem do utilizador pode ser considerada a um nível microscópico.
Em contraste, a viagem do utilizador é um documento que mapeia toda a experiência do utilizador, desde o ponto de compra ou download até ao ponto de utilização das características do produto. Isto ajuda os gestores do produto a explicar melhor o produto à sua equipa e a outras partes interessadas (partes interessadas, por exemplo), bem como a estabelecer a sua confiança no próprio produto. Além disso, esta informação pode ser utilizada como recurso de marketing para campanhas publicitárias ou para explicar o caso de utilização de um produto a potenciais clientes.
Documentação descrevendo as notas de lançamento e o âmbito
Release Notes, como o nome indica, são as documentações que são enviadas em conjunto com o lançamento de novas plataformas ou produtos SaaS. A fim de notificar os utilizadores sobre novas normas, identificar que problemas foram resolvidos, e comercializar a aplicação quando a actualização estiver completa, os gestores de produto elaboram esta documentação. Uma vez que os produtos SaaS diferem muito entre si, não existem duas documentações exactamente iguais.
As notas de âmbito são por vezes referidas como Âmbito dos documentos de trabalho em certos círculos. Os gestores utilizam esta ferramenta para definir a amplitude das características que uma aplicação ou uma peça de software contém. O que essas características tornarão possível, e assim por diante.
Guias Internos e Perguntas Mais Frequentes
É necessário produzir FAQs internos confidenciais para os interessados, a fim de os manter informados ao longo de todo o processo de desenvolvimento do produto. A forma como estas FAQs são escritas é realmente simples. Os wireframes de um produto com um forte componente de experiência do utilizador, ou uma ligação para dividir a documentação wireframe, podem ser encontrados nesta pasta.
Toda a informação sobre como as coisas funcionam no processo de desenvolvimento está incluída nestes manuais internos. Para além de assegurar que os dados são registados de modo a permitir uma entrega sem problemas entre os membros, serve também como uma referência para trabalhos de face externa como vendas, marketing, apoio ao cliente, e outras posições semelhantes para ajudar os clientes.
Guias do utilizador e documentação do produto voltados para o cliente
Para os não iniciados, o guia voltado para o cliente é um documento de manual do utilizador, no sentido tradicional. É da responsabilidade dos gestores do produto preparar esta documentação, que fornecerá instruções sobre como utilizar o produto SaaS recém-construído.
Os utilizadores podem encontrar-se num estado de confusão quanto à forma de executar o produto se tal não for feito, pelo menos nas fases iniciais, até descobrirem o fluxo por si próprios. Consequentemente, deve ser bastante óbvio porque é que este documento é tão significativo que é uma das documentações mais frequentemente utilizadas ou desenvolvidas pelos gestores do produto na indústria.
Clique aqui para saber como o Docsie pode ajudá-lo a criar o seu primeiro Manual do Utilizador
Conclusões:
Em resumo, os seguintes documentos são os dez principais documentos em que os gestores de produto competentes confiam para assegurar um processo de gestão eficiente do produto.
Devido a estas documentações, é-lhes impossível ter quaisquer mal-entendidos ou disputas, uma vez que separaram a informação sobre os deveres em vários documentos. Produz um processo de desenvolvimento altamente estruturado e sem falhas, que tem sido meticulosamente documentado em todas as fases.
Como Docsie pode ajudar a criar todas estas documentações?
Docsie é uma plataforma robusta que é o melhor amigo dos gestores de produto quando se trata de documentação. A Docsie é especializada na criação, gestão, publicação de documentação que pode ser traduzida para várias línguas com um sistema de versões sofisticado, editor fácil de usar e várias outras características surpreendentes que ajudam os gestores de produto a criar documentação on-line robusta e dinâmica.