Está a gerir um negócio em 2022? Qual é o seu bem mais precioso? A informação é um dos bens mais úteis na gestão de um negócio. Os proprietários e accionistas da empresa confiam nos dados para tomar decisões comerciais prudentes.
O departamento de marketing depende de informações para avaliar o potencial de sucesso do produto. Os profissionais de marketing também utilizam a mesma informação para alcançar os alvos pretendidos. Mais importante ainda, precisa de toda a informação comercial num único local para fazer documentos comerciais e de transacção.
Nesse caso, deseja-se uma plataforma de documentação inovadora que garanta a segurança da informação e o acesso múltiplo para a colaboração dos funcionários. Pode utilizar um sistema de confiançacomo Docsie para gerir a sua documentação interna de software.
Continue a ler enquanto exploramos os 5 principais benefícios da utilização de uma plataforma de documentação para manter a documentação de software no seu negócio.
- Segurança reforçada*
Como empresa em linha, a sua principal preocupação deve ser a segurança das suas informações e os dados dos clientes. A segurança é um grande desafio que muitas organizações têm de enfrentar, especialmente durante a pandemia, quando a insegurança cibernética está a aumentar. Pode ser ainda pior se confiar em documentação manual, uma vez que é facilmente acessível a qualquer pessoa. A informação sensível pode cair nas mãos da pessoa errada, que pode acabar por vazá-la para os concorrentes.
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A obtenção de uma forte plataforma de documentação para manter os seus documentos de software garante uma segurança estanque à água. As plataformas de documentação de software têm um rasto digital, e pode facilmente rastrear o acesso não autorizado. Quer o acesso seja de dentro ou de fora, pode recuperar a informação do editor, incluindo a hora de acesso. Assim, pode saber rapidamente se há um ataque externo ou apenas um empregado desonesto.
Mais importante ainda, pode regular pessoas que podem aceder a certos documentos com base na sua posição e autorização. Isso facilita a gestão dos funcionários nos seus respectivos departamentos.
- Fluxo de Trabalho Automatizado, Melhorado*
Cada empresa elabora e compila vários documentos numa base de rotina. No final do mês, quando chegar a altura de conciliar o trabalho do período, todos os departamentos precisarão de cópias dos documentos. Pode ser bastante difícil recriar cópias sem desperdiçar tempo e recursos.
Além disso, os humanos cansam-se de fazer tarefas repetitivas durante longos períodos. Para além de ficar sem tempo, é provável que acabe com ficheiros desorganizados.
Uma plataforma de documentação de software fiável assegura linhas de comunicação sem falhas, tanto para departamentos internos como externos. Pode facilmente classificar os documentos à medida que os gera. Assim, aumenta os processos empresariais mais rápidos e racionalizados para poupar nos custos de operação. Isto também pode impedir a perda de receitas devido a dados insuficientes.
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- Cópias de segurança e recuperação melhoradas*
A última coisa que deseja para o seu negócio é perder dados. Será como um novo arranque porque precisará de construir uma nova base de dados de clientes. Também poderá perder a sua fortuna se informações vitais como dados bancários caírem nas mãos dos maus da fita.
Para não esquecer, não irá experimentar um ambiente competitivo favorável se perder todos os dados que construíram o seu negócio a partir do zero. Dificilmente voltará a ser o mesmo, especialmente se a empresa for uma decade-mais antiga.
A plataforma inovadora de documentação de software melhora o seu processo de backup e recuperação. Se perder todos os dados, digamos por causa de um problema técnico interno, recuperará o mesmo em menos de uma hora. A plataforma também ajuda se o seu sistema primário de cópia de segurança ficar comprometido. Pode restaurar facilmente os dados sem se separar com qualquer resgate.
- Easier Retrieval*
O consumidor médio em linha esperará que a sua marca resolva o seu problema em cerca de três horas durante os dias úteis. Caso contrário, receberá queixas em todas as mensagens dos meios de comunicação social da marca. A última coisa que deseja é perder clientes regulares e afugentar potenciais clientes. Além disso, também gostaria de reduzir ao máximo os custos de atendimento ao cliente para obter melhores margens de lucro.
Adquirir uma avançada plataforma de documentação de software significa que pode facilmente recuperar ficheiros em segundos. Pode aproveitar dicas de recuperação como pesquisar por palavra, frase, ou as credenciais do cliente. Para ficheiros empresariais maiores, pode arranjá-los por índice, o que facilita a referência de números.
- Controlo de versão*
As empresas lidam com vários tipos de documentos, incluindo confidenciais e públicos. Alguns documentos requerem apenas o contributo de um departamento específico, mas mesmo assim, outros trabalhadores podem necessitar de acesso.
Por exemplo, alguns documentos financeiros como relatórios trimestrais e anuais devem ter apenas o contributo do departamento de contabilidade. Mesmo assim, empregados e accionistas também precisam de ter acesso ao mesmo para ver o crescimento da empresa e se o seu compromisso está a dar frutos.
Plataformas modernas de documentação de software permitem-lhe partilhar ficheiros em diferentes versões. Por exemplo, uma versão "apenas leitura" seria suficiente para documentos contabilísticos sensíveis. Pode também automatizar o processo de partilha de tais documentos personalizados.
Bottom Line*
A automatização da gestão de documentos utilizando software avançado é inevitável para o sucesso do seu negócio. Para além de reduzir os custos das operações, garante a existência perpétua da empresa. Desfrutará de processos fiáveis de backup e recuperação de dados. Entre em contacto com plataformas de documentação de software respeitáveis, como Docsie, para saber o que lhe tem faltado nas práticas empresariais modernas.