Suponha que é o administrador de uma solução de apoio ao serviço ao cliente. Tem uma equipa de especialistas, mas todos os seus esforços estão a ser frustrados devido à falta de um software empresarial abrangente. Não é, definitivamente, uma tarefa fácil, mas primeiro tem de perceber quais são os seus objectivos para proporcionar experiências de conteúdo superiores às suas equipas e clientes.
Em que é que precisa de ajuda? Conceção? Publicação? Manutenção da sua documentação?
Esqueça todas as suas preocupações e apresente o HAT aos membros da sua equipa! Utilize um HAT e prepare-se para aperfeiçoar os seus conteúdos com funcionalidades poderosas que melhoram a colaboração entre equipas e criam os documentos tecnológicos mais eficazes. Também simplifica os conteúdos técnicos de tal forma que a maioria das equipas os prefere a ferramentas como documentos do MS Word ou HTML simples.
Com a ajuda das Ferramentas de criação de ajuda, as empresas podem facilmente produzir e manter documentação com uma descrição pormenorizada e, além disso, para diversas plataformas, como PDF, livros electrónicos, telemóvel, Web, documentos impressos, etc. Ajuda a eliminar a utilização de plataformas como o Microsoft Word ou o Google Docs.
Este artigo leva-o a uma viagem rápida sobre o que é uma HAT (Help Authoring Tool) e como o Docsie começou a soar como sinónimo de HAT.
O que é uma HAT (Help Authoring Tool)?
As ferramentas de criação de ajuda são as companheiras permanentes dos escritores técnicos. Este programa de software ajuda os autores a conceber, escrever, editar e publicar a sua documentação digitalmente. Os autores podem também acumular a documentação de ajuda do software e convertê-la numa base de dados de fonte única, utilizando-a em vários formatos, incluindo PDFs, HTML, XML, etc. São muito mais do que simples processadores de texto, pois por vezes também têm uma ferramenta de imagem incorporada que pode poupar horas. É, de facto, um salva-vidas para as pequenas empresas.
Alguns dos HATs mais populares são Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help e HelpNDoc, entre outros.
Cinco características principais do HAT Para produzir documentação de alta qualidade:
1. Encontrar erros:
No caso dos HATs, a edição de código e a edição de texto são as principais características. As HATs eliminam erros e dividem o complexo processo de redação em passos simples. Oferecem sugestões gramaticais e criam modelos com os quais as empresas podem trabalhar para criar conteúdos personalizados. A maioria das HAT também fornece instruções passo a passo para que as equipas possam aprender e familiarizar-se com elas para criar excelentes produtos.
Ao desenvolver guias de estilo de linguagem automatizados com a ajuda de HATs, as empresas podem desenvolver a linguagem da sua marca. Quando se trata de edição de código, os programadores Web front-end utilizam frequentemente estas ferramentas. As HATs também ajudam as marcas a manter intactos o tom, o formato e o aspeto da sua documentação.
2. Gerenciamento de conteúdo (ponta a ponta):
Muitas das ferramentas de criação de ajuda disponíveis atualmente no sector partilham um conjunto de semelhanças com os sistemas de gestão de conteúdos (CMS). À sombra da função principal das ferramentas e plataformas CMS, as HAT ajudam os redactores técnicos a gerir os seus projectos de conteúdo, armazenando e acompanhando a sua progressão.
O ponto em que uma HAT difere de um CMS é que uma HAT tem cada projeto de conteúdo ligado a um conjunto específico de ficheiros, ajudas, manuais e guias de explicação de software. Ao utilizar uma HAT, pode evitar a perda de dados e também restaurar a última versão guardada dos seus documentos. Esta é uma grande vantagem de uma HAT que lhe permite aceder a informações valiosas mesmo depois de enfrentar uma falha técnica imprevisível. Além disso, fornecem suporte de início de sessão único para garantir que tudo corre bem.
A maior parte das plataformas HAT oferece uma criação baseada em tópicos, em que pode dividir a documentação em partes mais pequenas, do tamanho de bytes, que podem ser facilmente apreendidas pelos seus clientes.
3. Transacções de ficheiros:
Quando você usa HATs, você pode facilmente importar e exportar seus arquivos, garantindo transações de arquivos contínuas entre várias plataformas. A parte boa é que não precisa de converter cada um dos seus ficheiros manualmente. Através das HAT, pode trabalhar sem esforço no mesmo conteúdo de ficheiro e criar vários formatos do mesmo documento.
Quando tiver vários formatos, o que acontece ao seu documento original? Não se preocupe, pois a funcionalidade de conversão automática das HATs permite-lhe preservar a documentação original, mantendo a estrutura e o formato intactos. Isto diminui a possibilidade de erros, reduzindo o tempo e o esforço. Esta funcionalidade torna-se ainda mais significativa quando os autores de conteúdos necessitam de partilhar os ficheiros dos seus projectos com outros colaboradores.
4. Melhorar o conteúdo:
Quando se trata de criação de conteúdo, nada pode superar a importância do brainstorming para produzir novas ideias. As soluções de software como o HAT simplificam a comunicação entre equipas, facilitando o trabalho remoto e assegurando uma colaboração constante entre os membros da equipa. Existem outras características notáveis, como a edição em tempo real, os comentários e o controlo de versões. Através destas funcionalidades, pode reduzir as falhas de comunicação entre os membros da sua equipa, aumentar a produtividade e reduzir consideravelmente o tempo e o esforço.
Os HATs são excelentes ferramentas que mantêm os membros da equipa bem unidos num grupo próximo. Uma das características dignas de nota das HATs inclui o controlo de alterações. Isto permite aos utilizadores alternar entre várias versões do mesmo documento, criando conteúdos abrangentes e bem documentados, independentemente do tópico em que se está a trabalhar.
Além disso, pode utilizar elementos como vídeos, animações e simulações interactivas para melhorar a experiência de aprendizagem das suas equipas ou clientes, utilizando ferramentas HAT.
5. Publicação e manutenção:
Atualizar e manter a documentação regularmente é um processo cansativo. Para facilitar a vida aos seus utilizadores, uma HAT permite que os redactores façam alterações ao ficheiro fonte preliminar, após o que são feitas actualizações em todos os formatos de ficheiro. Isto garante que todos os utilizadores se mantêm actualizados relativamente às alterações efectuadas e podem aceder à versão final do ficheiro sem qualquer problema.
No caso da publicação, as HAT fornecem frequentemente modelos para que os autores técnicos possam trabalhar na formatação de nível básico já existente. Os modelos também sugerem vários tipos de esquemas visuais, facilitando aos redactores técnicos a obtenção de vídeos, gráficos em movimento, vídeos, etc. de outras fontes.
Porquê utilizar o Docsie como ferramenta de criação de ajuda (HAT) para produzir documentação de alta qualidade?
Com a tecnologia e a inovação no seu cerne, a Docsie é uma das principais empresas de software, oferecendo Help Authoring Tools (HAT) que cria novas formas de colaboração, criação e implementação de documentação de produtos por parte das equipas. Com sede em Toronto, Ontário, a Docsie, uma das ferramentas de criação de documentos mais populares, é um serviço de documentação de escrita automática que permite às empresas escrever, traduzir e melhorar a sua documentação através de interfaces de utilizador simples.
Cinco maneiras eficazes de como o Docsie ajuda a sua empresa
1. Implantação rápida e portal de conhecimento personalizado:
Enquanto o portal de conhecimento interno da plataforma ajuda as empresas a partilhar conhecimento de autosserviço com todas as suas equipas, as bases de conhecimento de clientes externos ajudam e orientam os utilizadores na partilha de documentação entre equipas e minimizam as cargas de trabalho de apoio ao cliente. A gestão do conhecimento e a documentação técnica são fáceis de compreender e estão repletas de tópicos de ajuda para uma melhor compreensão do portal. Dispõe de todas as ferramentas HAT de que se necessita para potenciar os seus processos de conteúdos e criar melhores produtos para os seus clientes.
Com o Docsie portal, pode utilizar designs predefinidos ou implementar um design de base de conhecimentos personalizado de acordo com a personalidade, o estilo e a imagem da sua marca. O produto de software também fornece um domínio personalizado gratuito como parte do seu plano gratuito. Oferece também domínios adicionais que os utilizadores podem utilizar ao subscreverem os planos pagos, bem como ajuda em linha para todas as suas questões. Mas isso não é tudo, pois fornece recursos avançados, como auto-tradução, personalização da interface do usuário, opções de publicação, opções de edição poderosas, análise de documentação, portais de conhecimento interativos e muito mais. Também tem suporte para diferentes idiomas, o que o torna a melhor escolha para empresas com equipas diversificadas.
Resumindo, o Docsie é uma ferramenta poderosa que pode fornecer uma ajuda eficaz em todos os aspectos da documentação. O portal pode ser facilmente acedido em diferentes dispositivos, como uma ferramenta de ambiente de trabalho através do seu navegador Web, e mesmo em dispositivos móveis sem necessidade de qualquer aplicação móvel. Tem uma das gestões de relações com clientes mais preferidas e fornece a melhor ajuda a todos os seus clientes para que possam atingir objectivos sem quaisquer problemas para servir os utilizadores finais.
Integração, importação e design de portais gratuitos:
Os elementos-chave da documentação de integração do cliente são instruções claras, manuais de utilizador online, guias de resolução de problemas, visitas a produtos e perguntas frequentes (FAQs). Com o Docsie Pilot, as empresas podem garantir um onboarding gratuito. Depois de passarem pela documentação de ajuda eficaz, os utilizadores podem importar os seus conteúdos de várias plataformas e tirar o máximo partido dos conteúdos criados.
Está preocupado com Como formar os seus funcionários para maximizar a sua produtividade? Utilize a sessão de formação opcional do Docsie para que o seu pessoal possa trabalhar com o software e tirar o máximo partido da solução de software. O conteúdo da base de dados de conhecimento ajuda as equipas a perceber como as coisas funcionam num instante.
Documentação de nível empresarial:
Incluído em todos os planos pagos, o Docsie fornece suporte de migração com o Docsie Pilot. Desde a importação de conteúdo existente, portais de conhecimento completos, bases de conhecimento e muito mais, até à conceção de portais personalizados e formação de pessoal - a Docsie fornece uma caixa de ferramentas completa que ajuda as empresas a aumentar a sua funcionalidade. A plataforma também inclui um suporte de conteúdo dinâmico.
Com fluxos de trabalho de documentação simplificados, a Docsie ajuda-o a aumentar a eficácia de toda a sua documentação. Para além do domínio personalizado gratuito, a plataforma também fornece 3 domínios personalizados para pequenas equipas e mais de 10 domínios personalizados para empresas e organizações.
Domínio personalizado com SSL:
O Docsie permite que todos os seus utilizadores possuam um domínio personalizado sem qualquer custo adicional. Cada empresa com um plano para a plataforma pode possuir um domínio personalizado onde pode hospedar um site de conhecimento.
Ao oferecer o seu plano de arranque gratuito, a Docsie incentiva todas as pequenas e médias empresas a obter um nome de domínio personalizado e a utilizá-lo para aumentar a sua visibilidade e melhorar a sua imagem de marca.
Gestão de versões e idiomas:
Hoje em dia, muitas empresas estão a utilizar a tradução linguística por IA. Tudo graças à transformação maciça que a IA testemunhou nos últimos dois anos. Se a sua empresa também trabalha com muitos conteúdos e se debate com problemas de copy-pasting e duplicação, escolha a Docsie como seu parceiro profissional. Integre idiomas e versões e consolide-os com o Docsie, traduzindo-os para um URL específico. Qual é a vantagem? Já não precisará de bater com a cabeça na parede para estar no topo da classificação SEO.
Considerações Finais
Então, esta foi uma espreitadela ao mundo do HAT. **O que se segue? Seleccione uma ferramenta de criação de ajuda fiável e eficiente. Certifique-se de que esta compreende os seus requisitos comerciais, os objectivos da sua empresa e fornece todas as funcionalidades de uma HAT eficaz dentro do seu orçamento. Antes de finalizar qualquer HAT, certifique-se de que esta oferece um apoio ao cliente abrangente, juntamente com uma eficiência e escalabilidade indiscutíveis.
Escolha a Docsie como seu parceiro profissional e veja a sua empresa atingir novos patamares de excelência. Proporcionando uma experiência de documentação unificada aos seus clientes globais, a Docsie fornece as soluções para todas as suas necessidades de documentação sob o mesmo teto, com equipas de apoio a trabalhar 24 horas por dia para garantir o seu sucesso.
Perguntas mais frequentes sobre (HAT)
Questão 1: O que é uma ferramenta de criação de ajuda (HAT)?
Ans: Uma HAT é um software que ajuda os redactores técnicos a criar, editar e publicar documentação para várias plataformas, como PDFs, HTML e XML. Questão 2: Como é que a HAT melhora a gestão de conteúdos?
**Como? O HAT fornece soluções de gestão de conteúdos semelhantes às plataformas CMS (sistemas de gestão de conteúdos), mas com uma forte incidência na documentação. As plataformas ajudam-no a gerir projectos de conteúdos, acompanham o progresso do trabalho e também evitam a perda de dados.
Pergunta 3: Quais são alguns dos HATs mais populares?
Ans: Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help e HelpNDoc, entre outras, são algumas das ferramentas HAT mais populares.
Questão 4: Como é que o Docsie ajuda como HAT?
**Sim: A Docsie ajuda as empresas a fornecer às suas equipas funcionalidades como a colaboração, a criação de conteúdos e a implementação de documentação.
Pergunta 5: Como é que o HAT melhora a colaboração entre equipas?
**Instabilidade Os HAT melhoram a colaboração entre equipas, oferecendo funcionalidades de edição em tempo real, facilidade de comentário e controlo de versões.