Já alguma vez passou horas a editar a versão errada de um documento? Consigo sentir a sua dor.
Documentar o seu conteúdo deveria ser um processo fácil e sem erros. No entanto, por vezes, deparamo-nos com problemas na gestão do fluxo de trabalho da documentação. Isso não só nos faz perder tempo, como também prejudica a colaboração da nossa equipa. Pode evitar estes erros implementando o controlo de versões da documentação e o acompanhamento das alterações.
Atualmente, as empresas globais operam a partir de diferentes cantos do mundo. A sua força de trabalho está distribuída globalmente, pelo que a importância da colaboração em equipa se multiplicou. Por conseguinte, a gestão de documentos tornou-se mais importante do que nunca para manter a eficiência e um fluxo de trabalho estável. Seguir as melhores práticas em matéria de documentação pode ajudá-lo a dar um passo em frente no sentido de aumentar a precisão no local de trabalho.
Com o desenvolvimento ágil, muitas empresas estão a criar software de documentação para melhorar a colaboração entre equipas e ajudar a organização a avançar para uma maior eficiência. Neste blogue, vamos ajudá-lo a compreender de A a Z a gestão de documentação e o controlo de versões. Por isso, mergulhe para saber tudo sobre os princípios básicos do controlo de alterações.
O que é o controlo de versões?
O controlo de versões dá-lhe autoridade total sobre um documento. Se um documento comum estiver a ser partilhado entre vários accionistas com direitos de edição, pode acompanhar as alterações recentes. Permite-lhe também recuperar versões específicas de acordo com as suas necessidades. Melhora a higiene da documentação, fazendo-o seguir as melhores práticas de documentação.
Porque é que o controlo de versões é necessário na documentação?
O controlo de versões na documentação ajuda-o a evitar confusões e poupa tempo, dando-lhe acesso à versão mais recente do documento. Melhora a colaboração da equipa ao melhorar o âmbito da comunicação entre os membros da equipa. Como tem transparência sobre a versão do documento, pode facilmente acompanhar as alterações feitas por cada membro da equipa. Esta funcionalidade é especialmente benéfica para gestores de produto, redactores e engenheiros que trabalham nas mesmas actualizações de produto. Além disso, as ferramentas de colaboração dão-lhe uma vantagem na identificação e resolução rápida de conflitos.
As ferramentas de documentação, como o Docsie, incluem a funcionalidade de colaboração em equipa e de gestão de projectos. Pode gerir os seus documentos em qualquer lugar com este tipo de ferramentas de colaboração. A plataforma centralizada ajuda-o a criar documentos de software incorporáveis que se adaptam de acordo com as preferências, idiomas e localizações dos seus clientes.
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Benefícios da partilha de documentos
Imagine-se como um gestor de produtos a trabalhar em conjunto com redactores de conteúdos. Você e a sua equipa estão a tentar comercializar as funcionalidades certas e fazer com que os seus clientes compreendam as suas novas ofertas. A sua equipa e os redactores estão a utilizar o mesmo documento para listar as funcionalidades, mas o documento não tem a opção de verificar o histórico de versões. Na ausência desta funcionalidade, o utilizador e os redactores podem trabalhar em versões diferentes do mesmo documento. Pense no tempo e no esforço que perderá numa situação destas.
Ter um software de gestão de documentação e seguir as melhores práticas de documentação pode ajudá-lo a evitar esses problemas. Eis algumas das vantagens de utilizar ferramentas de colaboração como o Docsie.
Informações exactas e fiáveis
A integridade dos dados é a principal prioridade para as organizações em todo o mundo. Todas as organizações pretendem que a informação que é transmitida entre departamentos seja exacta e actualizada. Por conseguinte, a funcionalidade de visualização do histórico do documento torna-se importante, uma vez que permite que as partes interessadas façam alterações e actualizem todos com informações relevantes. Também protege o processo de documentação quotidiano. Através do controlo de alterações, é possível controlar edições acidentais, melhorar a precisão e garantir a fiabilidade dos documentos.
Poucas hipóteses de erro
Num recente relatório publicado pela M-Files, concluiu-se que 46% dos inquiridos mencionaram que é demorado e difícil encontrar os documentos de que necessitam. Sem o acompanhamento do historial dos documentos, pode fazer edições nos documentos errados e fazê-los circular na sua organização. Isto pode colocar a sua empresa em risco. Dispor de ferramentas de colaboração que lhe permitam editar a versão mais recente durante a partilha de documentos reduz as probabilidades de erros. Controla a possibilidade de erros durante a criação de conteúdos e coloca todas as partes interessadas na mesma página antes de quererem enviar o documento ao público. Além disso, estas ferramentas ajudam-no a seguir corretamente as melhores práticas de documentação.
Histórico de acompanhamento
O controlo de alterações nos documentos é necessário quando se gerem várias versões dos documentos. Utilizando o histórico do documento, pode ver quem está a contribuir com o quê para os projectos. Além disso, quando os documentos são partilhados com as equipas internas e externas, pode ver as alterações efectuadas pelos redactores, gestores de produtos, contratantes externos e outras partes interessadas. Reduz os erros e dá-lhe controlo para fazer as alterações necessárias sem qualquer interrupção.
Controlo do acesso aos documentos
O acompanhamento do histórico durante a partilha de documentos também melhora as normas de segurança. Garante que os processos de fluxo de trabalho estão em conformidade com as instruções de segurança seguidas no seu sector de atividade específico. Como o risco de ameaças à cibersegurança aumentou, a proteção de informações sensíveis é um pré-requisito para as organizações em todo o mundo. A utilização de documentos com controlo de versões pode ajudar as organizações a reforçar a sua segurança, adicionando autenticação de utilizador, encriptação de palavras-passe e controlo de acesso.
Melhores fluxos de trabalho
O controlo do histórico em documentos ajuda a melhorar os fluxos de trabalho, aumentando assim a eficiência e a produtividade da organização. Facilita a colaboração e a contribuição de diferentes grupos de talentos para o mesmo projeto. Podem dar contributos, rever alterações e fundir conflitos e confusões. Também pode poupar tempo ao evitar problemas relacionados com a procura da versão correcta do documento ou com a reescrita de uma versão mais antiga.
Conformidade e benefícios regulamentares
É necessário arquivar os documentos correctos para efeitos de auditoria interna e de conformidade e benefícios regulamentares. O acompanhamento do histórico de versões dá-lhe o controlo para editar o documento certo e registar as alterações feitas ao longo do tempo. A plataforma de documentação criada através do desenvolvimento ágil cuida da sensibilidade, do armazenamento e da conformidade dos dados.
Recuperação de desastres
Ao trabalhar em computadores e portáteis, pode apagar acidentalmente ficheiros importantes. A partilha de documentos garante que os ficheiros não se perdem e podem ser restaurados com a versão actualizada. Combina conflitos relacionados com o armazenamento de dados e a segurança.
A partilha de documentos e o acompanhamento do histórico ajudam-no a enviar informações fiáveis para toda a organização. Com estas ferramentas de colaboração, é possível resolver conflitos, reduzir erros e manter registos exactos dos ficheiros num instante. Além disso, o acompanhamento do progresso do projeto e a avaliação da responsabilidade de cada pessoa tornam-se fáceis com o software de documentação.
Como é que o Docie ajuda a melhorar a colaboração com a gestão de documentação?
O Docsie gestão de documentação ajuda-o a gerir facilmente vários documentos através das suas funcionalidades avançadas. As funcionalidades incorporadas de notas, memorandos, lembretes, chats e tarefas melhoram a colaboração em equipa. Além disso, este software de partilha de documentos também inclui a funcionalidade de gestão de projectos. Com a colaboração de documentação para equipas internas e externas e a opção de importar e exportar documentos, pode gerir, editar e armazenar documentos em tempo real.
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Principais conclusões
A Docsie ajuda-o a gerir fluxos de trabalho de documentação para toda a sua força de trabalho. Quer esteja a operar a partir de uma cidade ou tenha escritórios em todo o mundo, pode melhorar a colaboração da equipa e resolver conflitos com a gestão da documentação.
A Docsie ajuda-o a gerir várias versões de documentos, a acompanhar o histórico de documentos e a criar documentos de software incorporáveis que se adaptam ao idioma, à localização e às preferências do seu cliente.
Com a tradução de IA fantasma, você pode localizar facilmente seu conteúdo de acordo com as geografias e preferências de seus clientes. Pode ligar-se a equipas globais sem complicações com a Docsie.
Manter o controlo de todos os documentos e armazená-los no local certo pode ser entediante. Com a gestão de documentação da Docsie, pode facilmente armazenar documentos numa plataforma na nuvem.
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Conclusão
O software de rastreio do histórico de documentos melhora a produtividade, adiciona uma camada de segurança, aumenta a eficiência e aumenta as capacidades gerais com acesso e controlo de versões. Também ajuda a equipa a melhorar a comunicação, a reduzir a fricção e a fundir conflitos. O software desenvolvido através do desenvolvimento ágil promove a flexibilidade ao criar e manter fluxos de trabalho de documentação.
Perguntas frequentes
**A partilha de documentos Docsie pode lidar com múltiplos históricos de versões?
O Docsie ajuda-o a gerir o histórico de vários documentos. Pode localizar facilmente quem fez as alterações recentes e qual é a versão mais recente do mesmo documento. O software ajuda-o a evitar confusões e conflitos de fusão, melhorando a transparência e a produtividade entre os membros da equipa.
**As empresas de grande dimensão podem tirar partido das ferramentas de colaboração disponíveis no Docsie?
As ferramentas de colaboração do Docsie melhoram o trabalho em equipa entre equipas internas e externas. Oferece várias versões, idiomas e tradução de IA para tornar o seu conteúdo mais localizado e chegar a um público maior. Além disso, é adequado para satisfazer as necessidades das grandes empresas globais, bem como das PME.
**A partilha de documentos do Docsie pode melhorar o fluxo de trabalho das equipas remotas?
A Docsie é mais adequada para empresas com uma força de trabalho global. Funciona bem em empresas que operam em configurações totalmente remotas e híbridas. As funcionalidades incorporadas de conversação, tarefas e memorandos melhoram o trabalho e aumentam a eficiência.
Porque é necessário o controlo de alterações nos documentos?
O acompanhamento das alterações nos documentos é necessário porque o mantém atualizado sobre os últimos desenvolvimentos. Ao trabalhar com vários accionistas, pode ver facilmente quem fez as alterações recentes e como estas contribuíram para o sucesso de todo o projeto.
**O que é o desenvolvimento ágil na documentação?
O desenvolvimento ágil em documentação é uma forma de criar e manter documentação que funciona com base no princípio do desenvolvimento ágil de software. O foco do software desenvolvido através do desenvolvimento ágil é trazer mais flexibilidade e colaboração no local de trabalho.