A colaboração é super importante ao completar a documentação do produto com a sua equipa. Escrever o material certo da forma certa com a sua equipa de produção é vital e ter as ferramentas certas para colaborar é fundamental!
Embora o termo "colaboração" se tenha tornado um pouco cliché no mundo dos negócios, está longe de ser um cliché. A colaboração no local de trabalho conduz a equipas produtivas e este é especialmente o caso da produção de documentação de produtos de alta qualidade!
A colaboração ocorre quando um grupo de pessoas de uma equipa de documentação de produto, tais como o gestor do produto, o proprietário do produto, escritores técnicos, designers, programadores, marketeers, e outras facetas que criam uma equipa de documentação de produto bem formada junta forças para partilhar os seus conhecimentos e competências, a fim de alcançar um objectivo comum que é produzir documentação de produto surpreendente e polida que os seus clientes adoram ler.
Sejamos francos! Quer precise de criar documentação do produto, guias de utilizador, manuais de utilizador, ou mostrar qualquer portal de conhecimento na sua página, a colaboração é essencial para garantir que todas as peças estão ligadas da forma correcta. E, portanto, o resultado da documentação de produtos da empresa é fortemente influenciado pela sua capacidade de colaborar com outros.
Vejamos sete razões pelas quais o trabalho de equipa e a colaboração são tão críticos no desenvolvimento da documentação do produto.
Porque é que a colaboração é essencial e benéfica na criação da documentação do produto?
Cria novas vias de comunicação.
Trabalhar com os diferentes sectores de um departamento de gestão de produtos de novos indivíduos com outros departamentos dentro da sua empresa abre caminhos que de outra forma seriam fechados. Encontrar formas inovadoras de interagir e trocar informações é fundamental para o sucesso de uma empresa na produção de documentação útil de produtos que os seus clientes compreenderão e compreenderão. Diferentes fontes de informação e de input podem ser reunidas através da colaboração com várias facetas da empresa, a fim de ajudar a desenvolver conhecimentos úteis de documentação de produtos para os seus clientes. É por esta razão que a colaboração deve ser utilizada para criar laços entre departamentos sempre que possível.
Segundo Mark Sanborn, "No trabalho de equipa, o silêncio não é dourado, é mortal", criando assim um local de trabalho mais unificado e aberto para que os seus diferentes departamentos comuniquem benefícios para todos. Além disso, aproxima todos um pouco mais e clarifica o objectivo final da sua organização, e ajuda a produzir documentação de produtos espantosos.
A colaboração permite-nos trabalhar de forma mais eficiente.
Trabalhar por conta própria tem muitos benefícios, mas quando se trata de projectos de documentação de produtos, a falta de informação de vários departamentos pode ser bastante prejudicial. Podemos concentrar-nos apenas num trabalho sem nos preocuparmos com o tempo que perderemos se formos desviados ou como montar uma equipa a tempo de cumprir um prazo apertado. Se o trabalho em questão necessitar de independência, então, opte por ele. Contudo, quando se trata de documentação de produtos, duas ou até mais cabeças são melhores do que uma, especialmente quando conceitos diferentes dos diferentes departamentos se combinam para fazer documentação de produtos polidos.
Um Stanford artigo de investigação descobriu que mesmo a percepção de trabalhar num ambiente de colaboração pode aumentar a produtividade e o desempenho globais. Forbes observou também que neste estudo: "Participantes na investigação que foram preparados para agir em colaboração, presos à sua tarefa 64% mais tempo do que os seus pares solitários, ao mesmo tempo que relatam níveis de envolvimento mais elevados, níveis de fadiga mais baixos e uma taxa de sucesso mais elevada".
A colaboração, por outro lado, é apenas mais eficiente para a criação de documentação do produto. Temos de estar prontos a confessar a nós próprios que vamos necessitar de assistência combinando ideias e conceitos para criar documentos de produtos polidos. Terá de ser um esforço de colaboração. É aqui que entra em jogo o trabalho de equipa. Ajuda na divisão de uma grande carga de trabalho de muita documentação de produto e/ou guias de utilizador, o desenvolvimento de soluções inovadoras para criar documentação de produto compreensível e apelativa que os seus clientes compreenderão é o resultado do grande quadro.
Uma organização que dá prioridade à colaboração para criar uma documentação de produto surpreendente que os seus clientes adoram ler como um dos seus valores fundamentais irá inevitavelmente integrar esta forma de trabalhar, resultando num fluxo de trabalho de documentação de produto mais eficiente (e apelativo).
Colaboração para documentação de produtos com uma elevada percentagem de retenção
A colaboração apela aos trabalhadores em perspectiva e aos já existentes porque fornece as bases para um local de trabalho mais aberto, conectado e comprometido - talvez ainda mais do que as empresas que estão muradas e isoladas. Os seus empregados valorizarão um ambiente que dê prioridade à cooperação, e isso contribuirá em muito para evitar que eles procurem trabalho noutro local.
Além disso, quando se trata de produzir documentação de produto de qualidade, que tenha bom aspecto, seja informativa, e se ajuste ao que o cliente está a tentar aprender sobre os produtos das empresas que têm as várias facetas da empresa, é muito essencial que as suas informações sejam introduzidas para criar este tipo de portal de conhecimento. O marketing pode falar sobre que tipo de clientes estão a ser atraídos para a empresa, que região do mundo, e outros dados que adquiriram a partir das suas análises e estatísticas. Os gestores de produtos que desenvolvem documentação de produtos para os seus clientes precisam das vias mais colaborativas. Precisam de conhecer informações sobre o quarto produto de engenharia, marketing e vendas do produto, e o feedback dos clientes. A fim de criar documentação de sucesso, precisam de colaborar com estas equipas e departamentos para saber como funcionam os produtos, que tipo de clientes se adequam aos seus produtos e utilizar toda esta informação para ajudar a orientar as suas equipas técnicas de redacção, equipas de concepção, e equipas técnicas para criar, produzir, gerir e publicar documentação de produto eficaz.
As pessoas valorizam a promoção de ligações, especialmente no processo de produção de documentação do produto que seja apelativa e abrangente para os seus clientes e clientes. Todos queremos trabalhar com indivíduos em quem possamos confiar, que compreendam e respeitem os nossos pontos de vista, e que colaborem eficazmente com outros, em particular com pessoas com diferentes formações e áreas de especialização. Simplesmente, a colaboração permite que isto aconteça.
A colaboração melhora o moral da sua empresa.
As pessoas irão naturalmente confiar mais umas nas outras à medida que se forem formando ligações entre equipas e departamentos, o que irá progressivamente elevar o estado de espírito do negócio como um todo. Afinal de contas, se houver falta de confiança, má sinergia e mau moral numa organização, esta falhará. Trabalhar regularmente com pessoas fora da sua equipa ou departamento é um dos métodos mais eficazes para estabelecer a confiança.
Isto também funciona ao contrário: quanto melhor for o moral da sua empresa, mais provável é que os seus empregados se sintam à vontade para trabalhar com colegas de diferentes divisões. Isto também é apelativo para os trabalhadores de alto desempenho, que procuram cada vez mais locais de trabalho mais abertos e participativos.
Crie métodos úteis para colaborar e as suas equipas não só serão produtivas como também terão orgulho e alegria em trabalhar com a sua organização.
A colaboração ajuda-nos na resolução de problemas.
Quando se está perplexo, o que se faz? Assumir que fez progressos significativos no seu projecto de documentação de produtos, mas que atingiu um muro que parece desafiar todas as tentativas para o ultrapassar. Ficou sem ideias, o desenvolvimento parou, e o prazo para a conclusão da documentação do seu produto aproxima-se rapidamente. Rende-se?
Não, claro que não; procura assistência ou procura um ponto de vista diferente. Poderá ter uma sessão de brainstorming/whiteboarding com a sua equipa ou solicitar a opinião de um colega de trabalho. Dito de outra forma, trabalha com a sua equipa de gestão de produtos para enfrentar o desafio em questão. Os projectos de documentação de produtos que foram interrompidos começarão a avançar de novo quando a sua equipa combinar os seus conhecimentos, aptidões e perícia, e depois resolver as dificuldades e discutir potenciais soluções.
De acordo com um estudo de investigação da ADP, o envolvimento de maior qualidade ocorre em equipas com muitas possibilidades de colaboração e exposição a problemas novos.
Por outro lado, a colaboração não tem de ser um último recurso. A colaboração deve estar enraizada nas operações da sua equipa de gestão de produtos. Quanto mais olhos estiverem postos num projecto desde o início, mais fácil é detectar problemas (e resolvê-los eficazmente).
A colaboração permite aos indivíduos aprender uns com os outros
Isto é fundamental! Especialmente para a criação e desenvolvimento de documentação do produto.
Um dos aspectos mais agradáveis do trabalho em colaboração com pessoas que trazem para a mesa uma variedade de conjuntos de competências e de antecedentes é a oportunidade de aprenderem com as experiências e informações uns dos outros, recolhidas nos seus vários departamentos. Colaborar com membros da equipa ou mesmo com equipas diferentes deve ser visto como uma oportunidade de aprendizagem para produzir documentação de produtos que os seus clientes compreendam e gostem de ler, por isso façam uso dela.
Isto implica solicitar pontos de vista e ideias, trocar informações, aprender como os seus parceiros abordam a sua parte do projecto e obter uma melhor compreensão de como funcionam. Aprender com os colegas não é apenas um benefício da cooperação; é também o primeiro passo para criar uma cultura de aprendizagem e desenvolvimento no local de trabalho.
Equipas que cooperam não só aprendem umas com as outras - os seus erros, realizações, fracassos, processos, etc. - mas também desenvolvem um melhor conhecimento do ponto de vista da outra equipa. Ouve-se a sua versão da história: os seus problemas, prioridades, e até mesmo a forma como pensam. O que será incrivelmente útil quando trabalharem em conjunto no futuro.
Algumas reflexões:
Com muitas facetas e equipas necessárias para trabalhar em conjunto para criar e desenvolver manuais de utilizador bonitos e polidos, documentação de produtos, e portais de conhecimento de qualquer tipo, é altamente essencial para trabalhar em equipa.
Muitas tecnologias de colaboração, tais como uma intranet, fazem-no. Destinam-se essencialmente a abrir a sua empresa para que todos os departamentos se possam ligar entre si e acompanhar o que as outras equipas estão a trabalhar através de actualizações de notícias, anúncios, eventos, e canais de discussão, para citar alguns. Mas e as ferramentas específicas que servem para criar a documentação do produto?
Ter uma plataforma de criação de documentação baseada na nuvem que permita à sua equipa colaborar eficazmente é muito essencial. Utilizar Zoom e outras tecnologias de vídeo virtual são uma óptima forma de se manter ligado a equipas remotas e mostrar as alterações ou problemas que surgem ao escrever a documentação do produto.
Também uma interface como Slack ou Matermost é uma óptima forma de se ligar num ambiente de chat, também permite arrastar e largar itens em chats organizados o que é fantástico para colaborar com diferentes equipas.
É por isso que Docsie produziu funcionalidades úteis para o ajudar a colaborar, e atribuir várias tarefas com as suas equipas de documentação de produtos tendo em mente estas razões!
Conceitos Fundacionais de Equipas de Documentação de Produtos de Sucesso & Colaboração
O mundo está a renovar a forma como trabalhamos na documentação de produtos. Especialmente no que diz respeito à forma como colaboramos.
A maioria do trabalho tem crescido cada vez mais em equipa à medida que as organizações se têm tornado mais globais e complicadas. Durante as duas décadas anteriores, o tempo gasto por gestores e trabalhadores em actividades de colaboração aumentou 50% ou mais, de acordo com a investigação publicada em Harvard Business Review. Isto significa que a comunicação com várias facetas da empresa acontece numa base consistente.
Além disso, as equipas de documentação do produto são maiores, mais variadas, dispersas e mais especializadas do que nunca. Embora estas equipas de documentação de produtos possam ser bastante eficientes na resolução dos difíceis desafios que muitas empresas modernas enfrentam, algumas delas ainda têm problemas em implementar estratégias de colaboração eficazes.
Então, como podem os trabalhadores hoje em dia comunicar eficazmente enquanto negociam as estruturas e dinâmicas de trabalho prevalecentes que obstruem a colaboração eficiente no local de trabalho? Comecemos por falar sobre o que é a colaboração e como ela é efectivamente implementada para aumentar a produtividade das equipas de desenvolvimento de documentação de produtos.
O que implica um trabalho de equipa eficaz no desenvolvimento da documentação do produto?
A colaboração é definida como quando dois ou mais indivíduos trabalham em conjunto para desenvolver ou criar qualquer coisa. Isto pode ter lugar pessoalmente ou electronicamente, devido às numerosas tecnologias de comunicação e aplicações baseadas na nuvem concebidas especificamente para este fim.
Embora existam vários métodos para desenvolver e manter uma equipa de desenvolvimento de documentação de produtos bem sucedida, os mais bem sucedidos têm geralmente algumas características chave. É um ambiente onde os empregados se sentem vistos, ouvidos e livres para se expressarem e expressarem as suas ideias. As reuniões e sessões de trabalho são tratadas de forma eficiente por eles. Colocaram em prática sistemas padronizados e procedimentos de colaboração. As suas equipas estão conscientes do significado de uma comunicação eficaz uns com os outros. Além disso, equipas técnicas e escritores técnicos, bem como gestores de produtos, têm um lugar eficaz para ver e acompanhar a documentação dos produtos escritos nos produtos, bem como os manuais de utilização dos seus produtos.
A capacidade de atribuir tarefas e tarefas de pinagem e ver que tarefas precisam de ser feitas de forma gerencial também acrescenta um enorme impulso à conclusão dos prazos de documentação do produto e à separação de papéis para ajudar a promover a conclusão.
Mais significativamente, a direcção destas empresas reconhece que uma cooperação eficaz no local de trabalho para desenvolver documentação eficaz, abrangente e polida dos produtos beneficia não só o seu pessoal, mas também os seus clientes que compreenderão melhor o caso de utilização dos seus produtos e a forma de os utilizar.
Vamos explorar as vantagens da Colaboração.
Assegurar-se de que a sua equipa está a trabalhar em conjunto de forma eficiente no escritório pode parecer um desmancha-prazeres.
Ainda assim, trazer indivíduos de várias origens e, dependendo da dimensão e estrutura da sua organização, fusos horários diferentes para trabalharem em conjunto para um objectivo comum não é tarefa fácil. No entanto, os benefícios de uma boa comunicação e cooperação no local de trabalho excedem de longe as desvantagens.
As equipas acrescentam mais força à criação eficaz da documentação do produto.
O que é que alguns dos melhores produtos do mundo têm em comum? Fazem um esforço para construir uma equipa de documentação de produtos eficaz para educar os seus clientes sobre a eficácia dos seus produtos. Quer um produto de uma empresa seja um software SaaS não tangível ou um produto tangível tendo a sua equipa a trabalhar para um objectivo comum, não só instila um forte sentido de propósito nos membros da equipa, como também lhes permite preencher as lacunas de competências uns dos outros e dividir tarefas para jogar com os pontos fortes de todos. Porque é que isto é importante para a documentação do produto? A documentação do produto tem muitas facetas. Tem aspectos técnicos; tem aspectos linguísticos, bem como de design. Ao combinar a equipa técnica, com a equipa de design e os escritores técnicos que são todos geridos pelo gestor do produto e pelo proprietário do produto, tem uma força a ter em conta, e podem criar uma documentação de produto surpreendente.
As equipas de documentação de produtos em colaboração são mais habilidosas e conhecedoras.
As boas equipas de colaboração têm a oportunidade de adquirir novas competências umas das outras, o que as ajuda a avançar em todo o seu crescimento pessoal e profissional. O acto de colaboração força os indivíduos a pensar mais criticamente, a explicarem-se mais claramente e a aprenderem mais sobre as suas capacidades, o que pode ajudar no desenvolvimento da auto-consciencialização e um melhor conhecimento dos seus pontos fortes e fracos, bem como aumentar a sua compreensão dos produtos que estão a ser vendidos.
Os membros da equipa de documentação de produtos que têm uma mistura de diferentes pontos de vista culturais têm mais probabilidades de alcançar o sucesso. Estes incluem pessoas que viveram numa variedade de lugares e falam uma variedade de línguas, bem como aqueles que têm fortes raízes na região em que estão a trabalhar e a promover os seus produtos.
Traduzir a documentação do produto em várias línguas e depois ter uma equipa que compreenda estas línguas é uma forma eficaz de polir a documentação com base nestes factores para melhor alcançar o coração dos clientes que vivem no estrangeiro.
É necessária mais criatividade para produzir documentação de produtos de qualidade.
Cada vez mais empresas estão a formar equipas que reúnem funcionários de todos os departamentos para explorar questões e apresentar novas ideias que ajudarão a criar documentação de produtos abrangente e apelativa que os seus clientes adoram ler.
Não só esforços como estes podem ajudar organizações a aproveitar os talentos dos vários departamentos e pontos de vista, mas também estudos indicam que os grupos criam mais rapidamente, vêem as falhas mais cedo, e apresentam melhores soluções para os problemas do que os indivíduos que trabalham sozinhos.
Uma experiência mais positiva para o cliente
Uma documentação bem polida e versada que pode ser vista em diferentes línguas, e versões. Além disso, com todos os aspectos técnicos da documentação simplesmente expostos de uma forma metódica e apresentados de forma apelativa ao cliente, os clientes aumentarão a utilização dos produtos e a compreensão do seu caso de utilização. Tudo isto pode ser conseguido com equipas eficazes a criar documentação do produto que se equilibre com todos os aspectos dos seus clientes criando explicações tecnicamente sólidas, que são bem apresentadas e expressas em diferentes línguas e culturas. Isto só pode ser conseguido por uma equipa forte que trabalha bem em conjunto para comunicar as suas ideias sobre as diferentes facetas da produção de um produto e os casos de utilização dos clientes.
Clientes felizes que compreendem os usos dos produtos, especialmente os produtos técnicos, darão boas críticas e tornar-se-ão essencialmente clientes fiéis para o longo salão e, através da palavra de boca em boca, partilharão a sua experiência positiva com outros. Isto irá essencialmente aumentar o fluxo de receitas e promover uma boa reputação para a empresa.
6 virtudes para uma colaboração eficaz
Embora as capacidades acima enumeradas possam ajudá-lo a colaborar eficazmente e a criar documentação de produtos espantosos, trabalhar bem com outros não se trata apenas do que faz, mas também do processo em que você e a sua equipa os implementam. A atitude com a qual você e a sua equipa abordam a colaboração pode fazer toda a diferença no mundo. Da próxima vez que se encontrar numa situação em que precise de colaborar com a sua equipa, tenha estes ideais em mente.
1. Antes de mais, a eficácia
As reuniões são uma necessidade muito pronunciada de colaboração, apesar de as reuniões serem uma parte necessária do trabalho de equipa, têm recebido um mau nome ao longo do tempo. De facto, a Harvard Business Review declarou no seu estudo de investigação que as pessoas enviam uma tonelada de tempo em reuniões, chamadas telefónicas e resposta a e-mails. A investigaçãoafirma: "Quanto tempo passam as pessoas em reuniões, ao telefone, e a responder a e-mails? Em muitas empresas a proporção paira à volta de 80%, deixando aos empregados pouco tempo para todo o trabalho crítico que devem completar por conta própria. “
E quem não passou um tempo excessivo numa reunião que parecia inútil? Várias acções podem ser tomadas para transformar a sua equipa numa máquina de alto desempenho de produtividade. Ter reuniões bem agendadas ao longo do dia através de prioridades é uma forma muito útil de organizar reuniões e abordar questões à medida que estas surgem.
Além disso, um escrutínio diário ajuda a que todos saibam quais são as suas tarefas e quais os problemas que possam estar a ter, bem como o que realizaram no dia anterior. O scrum é útil para que ninguém possa pisar os dedos dos pés uns dos outros para tarefas que precisam de ser concluídas, bem como permitir que todos partilhem as suas ideias sobre como ajudar a gerir determinadas situações.
Outro método é assegurar que cada reunião ou conferência telefónica tenha uma agenda e que os objectivos específicos estejam bem definidos.
Finalmente, não se esqueça de atribuir itens de acção a todos os participantes no projecto de documentação do produto na conclusão de cada projecto de documentação do produto que tenha sido concluído. Desta forma, a equipa pode falar de pontos fortes e fracos sobre os quais é necessário trabalhar para o desenvolvimento da próxima documentação de produto, de modo a que a próxima vez decorra de forma mais suave.
2. Explicidade
É invulgar que todos os membros de uma equipa estejam na mesma página desde o início. Os indivíduos têm naturalmente as suas próprias prioridades e interesses. É por isso que é fundamental estabelecer antecipadamente os objectivos e agendas de todos, a fim de desenvolver um denominador comum que impulsione o projecto.
3. Atitude Positiva
O simples facto de um esforço de colaboração ter falhado no passado não significa que irá falhar novamente. Sacudir quaisquer pendências residuais e abraçar cada cenário de trabalho de grupo como um novo começo, com uma mentalidade aberta e optimista. A positividade é tão contagiosa como a negatividade. No entanto, a positividade inspira crescimento, inspiração, e fomenta bons hábitos de trabalho, o que essencialmente aumentará o moral geral da empresa. Seja positivo e recompense a positividade!
Claro que todos nós temos os nossos dias de folga, os membros que têm os seus dias de folga devem ter espaço para que possam contemplar e transformar o seu dia de folga num bom dia para o dia seguinte da reunião. Isto não é uma perda, mas uma vitória! Porque um dia de folga é melhor do que uma semana de folga. E se um dia de folga puder ser recuperado para que no dia seguinte o funcionário esteja no ponto, então isso funcionará a longo prazo, e o funcionário apreciará muito mais trabalhar para a equipa.
4. Fostering Trust
Os indivíduos devem sentir-se seguros em dar e receber verdadeiras críticas construtivas, feedback, ser motivados por um propósito comum, e ter as ferramentas e oportunidades de interagir. Isto só pode ocorrer num ambiente de confiança em que os empregados acreditem que os seus colegas e líderes estão atentos aos seus melhores interesses.
5. Perspicácia e inteligência emocional
Cada membro da equipa desempenha um papel crítico. No entanto, o trabalho de equipa pode quebrar quando um ou mais membros da equipa acreditam que estão a ser tratados injustamente ou que outros membros da equipa estão a tentar deitá-los abaixo. Quanto mais souber sobre os seus colegas de trabalho e tiver uma compreensão de como eles funcionam e dos problemas que enfrentam, mais probabilidades terá de colaborar com sucesso.
6. Produtividade
As organizações mais bem sucedidas têm sistemas e processos em vigor que permitem aos trabalhadores consultar o calendário e as tarefas de um projecto, a fim de terem um conhecimento claro do impacto das suas contribuições no grupo. Desta forma, se os prazos não forem cumpridos ou se alguém não carregar o seu peso, a situação pode ser imediatamente resolvida.
Agora que sabemos como é uma boa equipa de colaboração e sabemos como deve ser estruturada, vamos mergulhar profundamente na criação de certos processos que ajudarão a fomentar uma equipa de documentação de produtos eficaz e colaborativa incrível!
5 Processos poderosos para criar uma colaboração eficaz para a equipa de criação da documentação do produto
Se já trabalhou num projecto de documentação de produto que não correu como planeado, sabe que encorajar a cooperação no local de trabalho é por vezes mais fácil dizer do que fazer. Talvez os seus colegas trabalhem à distância e sejam inacessíveis. Ou talvez a sua organização esteja excessivamente compartimentada, e os departamentos não estejam dispostos a trocar conhecimentos.
Se a sua empresa está a ter dificuldades com a colaboração, uma das melhores coisas que pode fazer é concentrar-se no reforço das suas competências transversais. Acredite quando dizemos que a aprendizagem destas cinco competências de colaboração tornará o trabalho em equipa muito mais fácil e mais bem sucedido.
1. Comunicar intenção
Antes de começar a trabalhar ou a trabalhar, assegure-se de que os seus objectivos são claros. Informe os seus colegas de equipa das suas actividades e estabeleça expectativas razoáveis para quando as irá completar - e não se esqueça de aderir a elas. Estes exemplos de boa ética de trabalho mostrarão e prepararão o caminho para a forma como o trabalho é feito na sua empresa. seja um bom exemplo e comunique o seu trabalho realizado e os seus requisitos.
Além disso, partilhe quaisquer alterações à estratégia que tenha estabelecido. Se algo inesperado ocorrer e não for capaz de produzir os resultados esperados, explique estes ajustamentos à sua equipa de desenvolvimento da documentação do produto.
Mais uma vez, é aqui que ter uma ferramenta de comunicação tudo-em-um vem a calhar. Além disso, se a sua equipa de documentação do produto puder fazer videochamadas e enviar mensagens instantâneas da mesma aplicação, há uma maior probabilidade de que comuniquem prontamente quando surge um problema:
2. Estabelecimento de objectivos
Quando se trabalha em equipa, é fundamental que todos compreendam o objectivo e a visão do projecto, bem como a forma como o sucesso será medido. O estabelecimento de metas e objectivos deve ser feito tanto para pequenos aspectos dos projectos como para os grandes, de modo a que todos os objectos possam ser rastreados com prazos e optimizados para aumentar a produtividade.
Além disso, se alguém estiver a trabalhar arduamente e cumprir os objectivos a tempo ou antes da data prevista, certifique-se de os recompensar para que o seu trabalho árduo seja apreciado.
A transparência de todos os ângulos de criação e cumprimento de prazos e objectivos, desde o início fomenta a confiança e ajuda a garantir que todos se dedicam ao sucesso e a trabalhar para um objectivo semelhante.
3. Ouvir com atenção
Quando se trabalha de perto com as pessoas, deve-se prestar muita atenção às ideias, críticas e conselhos de cada membro da equipa - e responder com consideração e respeito. Este é o conceito por detrás da escuta activa e com intenção.
Embora possa ter as suas próprias opiniões sobre como deseja que o projecto de documentação do produto prossiga ou quem deve fazer o quê, deve, no entanto, considerar as perspectivas dos seus colegas. Embora nem sempre concorde com a conclusão, deve, em última análise, escolher as necessidades e obrigações do grupo em vez dos seus desejos pessoais.
4. Resolução de problemas
Ocasionalmente, as situações surgem, e os indivíduos cometem erros. Ocorrem. Quando surgem dificuldades, tente avaliar cuidadosamente a situação como um grupo, sem criticar qualquer indivíduo em particular. Em vez disso, gaste os seus esforços a colaborar para descobrir respostas. Isto contribui para o desenvolvimento da confiança entre os membros da equipa e assegura que todos se sintam à vontade para falar e ser honestos uns com os outros, mesmo que cometam um erro.
5. Gestão eficaz do tempo
Colaborar com outros requer que seja responsável não só perante si, mas também perante os membros da sua equipa de documentação de produtos que confiam em si. Aqui é quando as capacidades de gestão do tempo vêm a calhar. Dar prioridade às suas tarefas e programá-las adequadamente é fundamental para cumprir os prazos e completar o trabalho que a sua equipa conta consigo para realizar.
Docsie oferece muitas ferramentas incríveis para a colaboração!
Para ver um vídeo destas instruções, veja este vídeo aqui:
A primeira coisa que verá ao entrar no Docsie é Discussões, Alterações - feitas em projectos de documentação e Notificações - que se referem a tarefas que estão concluídas ou que estão prestes a ser concluídas.
Assim como um menu de alternância para que possa escolher a pessoa a quem estes estão relacionados em termos do projecto:
Esta informação é óptima para o pôr a si e à sua equipa no bom caminho e para que o dia cumpra prazos e objectos com mais diligência e eficácia. Assim como saber quem está a fazer o quê, e o que tem sido feito. Desta forma, ninguém pisará nos dedos dos pés de ninguém e a sua equipa de desenvolvimento de documentação manterá uma elevada produtividade.
Além disso, se clicar no separador do canto superior e premir o botão que conduz à sua conta:
Dentro do painel de bordo do utilizador do lado esquerdo:
Terá acesso aos utilizadores do espaço de trabalho. Isto permite-lhe controlar quem está a trabalhar em que projecto com a documentação do seu produto e a capacidade que pretende que eles estejam envolvidos no projecto:
Também pode adicionar novos utilizadores a cada documentação de produto em que está a trabalhar e isto é óptimo para construir a sua equipa e ajudá-los a criar em conjunto documentação de produto e guias de utilizador fantásticos dentro da Docsie.
Dentro de cada livro, tudo é carimbado no tempo. Pode saber quem fez o quê e quando, e dessa forma quando colaborar com a sua equipa não haverá perguntas sobre quem fez o quê! É tudo visível no nosso histórico de revisão de artigos que é o relógio que aparece ao lado do ícone de comentário no canto superior direito do tablier do seu Livro.
Uma vez clicado este botão, todas as revisões serão apresentadas e o tempo carimbado no canto esquerdo do navegador:
Precisa de informar a sua equipa sobre o que se passa com os projectos, fazer comentários sobre certos artigos dos seus Docsie Books, ou atribuir tarefas?
Docsie tem uma grande solução que permite à sua equipa criar comentários atribuir tarefas, localizar tarefas que precisam de ser feitas, comunicar com a sua equipa sobre certas tarefas e aspectos da documentação do produto e tudo isto pode ser feito clicando no ícone de comentários no canto superior direito do painel de instrumentos do seu Livro ao lado para publicar.
Agora tem todas as ferramentas necessárias para manter uma alta produtividade com equipas de colaboração super-eficientes para criar uma documentação de produto surpreendente que os seus clientes vão adorar ler.
Se tiver alguma questão sobre Docsie ou quiser partilhar feedback sobre a nossa plataforma por favor contacte-nos em hello@docsie.io