Bases de conhecimento personalizadas: Prós e contras

Conhecimento é poder. E é muito necessário no ambiente empresarial atual. Para satisfazer esta necessidade, as bases de dados de conhecimento personalizadas estão a ganhar popularidade. Sabia que as empresas com práticas sólidas de gestão e divulgação do conhecimento são 20% mais produtivas do que as suas rivais?

Uma base de conhecimentos personalizada pode ajudar na produtividade, na redução de custos e na satisfação do cliente, disponibilizando livremente esta informação aos funcionários e consumidores. Nesta publicação, vamos explorar os prós e os contras das bases de dados de conhecimento personalizadas e discutir como estas podem beneficiar o futuro da sua empresa. Também falaremos sobre como o Docsie preenche a necessidade de documentação simplificada para as organizações.

O que é um software de base de conhecimento personalizado?

Para simplificar, o software de base de conhecimento personalizado é um armazém de informação que foi concebido especificamente para satisfazer as exigências da sua empresa. E ficaria chocado ao saber que até 50% menos bilhetes de suporte são susceptíveis de serem esperados de clientes satisfeitos quando se utiliza uma base de conhecimentos bem mantida. Ao contrário dos programas prontos a utilizar, o software de base de conhecimentos personalizado é desenvolvido de raiz para satisfazer os requisitos de uma determinada organização.

Porque é que são importantes? Digamos que é responsável por um estaleiro naval e pretende fornecer aos seus engenheiros uma referência que os ajudará a navegar nos muitos passos difíceis envolvidos na produção de um navio. Em contraste com a abordagem abrangente do software pronto a utilizar, uma base de conhecimentos personalizada pode guiá-lo passo a passo pelos seus processos específicos.

Prós das bases de conhecimento personalizadas	Cons das bases de conhecimento personalizadas
Adaptado às suas necessidades	Tempo de desenvolvimento
Escalabilidade a pedido	Custo
Controlo total dos dados	Desafios de manutenção
Experiência do cliente melhorada	Curva de aprendizagem
Integração com sistemas existentes	Intensivo em recursos
Análise avançada	Risco de complicação excessiva
Segurança	Complexidade da configuração inicial
Suporte para fluxos de trabalho complexos	Dependência do fornecedor
Controlo da marca e do design	Falta de soluções imediatas
Conteúdo altamente direcionado	Problemas de incompatibilidade
## Prós das bases de conhecimento personalizadas

1. Personalização

A marca registada das bases de conhecimento personalizadas é a sua flexibilidade sem paralelo. Você tem a liberdade de moldá-las precisamente às suas necessidades. Por exemplo, se for um gigante do comércio eletrónico, pode conceber uma base de conhecimentos que se adapte ao seu catálogo de produtos em constante mudança, criando uma experiência perfeita para os seus clientes. Por exemplo, a base de conhecimentos personalizada da Amazon evolui constantemente para acompanhar o ritmo da sua vasta gama de produtos e serviços.

2. Escalabilidade

As empresas crescem, assim como suas necessidades de conhecimento. Não é de surpreender que uma base de conhecimento personalizada possa poupar às empresas uma média de $10.000 por ano. As soluções personalizadas podem ser escaladas sem esforço com a sua organização, garantindo que a sua base de conhecimentos acompanha a sua expansão. Por exemplo, uma empresa em fase de arranque pode começar com um software básico de base de conhecimentos personalizada e escalá-lo à medida que cresce e se torna uma empresa multinacional.

3. Controlo de dados

Com uma base de conhecimento personalizada, você detém as rédeas dos seus dados. Este acesso irrestrito permite-lhe gerir, atualizar e proteger as suas informações como entender. Por exemplo, os prestadores de cuidados de saúde podem garantir a máxima privacidade dos dados dos pacientes na sua base de conhecimentos personalizada.

4. Experiência do cliente melhorada

Estudos mostraram que 82% dos clientes esperam acesso imediato às informações. O software de base de conhecimentos personalizada permite-lhe fornecer conteúdo relevante em tempo real, o que leva a uma maior satisfação do utilizador. Por exemplo, a base de conhecimento personalizada do Airbnb (https://www.airbnb.com/help/article/2575) garante que os viajantes encontrem rapidamente as acomodações perfeitas.

5. Integração com sistemas existentes

As bases de conhecimento personalizadas não são sistemas isolados. Em vez disso, elas funcionam em harmonia com seus programas e infraestrutura atuais. Como resultado, pode oferecer aos seus clientes uma experiência uniforme e unificada em todos os meios de comunicação. As bases de conhecimentos podem ser ligadas a outros sistemas, como o software bancário, para que os clientes tenham sempre as informações mais recentes. Isto pode fazer com que os clientes fiquem mais satisfeitos e menos aborrecidos.

6. Análises aprofundadas

As bases de conhecimento personalizadas fazem mais do que simplesmente armazenar factos e números. Melhores decisões de negócios podem ser tomadas com os dados que elas coletam e avaliam. Ao monitorizar as acções e preferências dos seus consumidores, as lojas podem direcionar melhor a sua publicidade.

7. Segurança

As empresas perdem milhares de milhões de dólares anualmente devido a falhas de segurança nos seus dados. Para a proteção de dados privados, os fornecedores de soluções personalizadas oferecem um maior nível de segurança. As bases de conhecimento personalizadas, por exemplo, são usadas por organizações governamentais para proteger informações confidenciais. As bases de conhecimento personalizadas podem ser adaptadas aos tipos específicos de dados que precisam de ser salvaguardados e são criadas para corresponder às exigências exclusivas da organização.

8. Ajuda com processos complicados

Os fluxos de trabalho são tão únicos quanto as empresas que os utilizam. O software de base de conhecimento personalizado pode ser feito para atender às necessidades exclusivas de eficiência da sua organização. As bases de conhecimento personalizadas podem ser usadas por organizações de manufatura para melhorar seus processos de produção, por exemplo.

9. Gestão de marcas e direção visual

A qualidade do seu corpo de informações representa a sua empresa. A personalização permite-lhe manter a integridade da marca e a consistência do design para a sua base de utilizadores. [A documentação de suporte da Apple (https://developer.apple.com/design/human-interface-guidelines/accessibility) ilustra muito bem sua atenção aos detalhes e facilidade de uso.

10. Informações superespecíficas

A relevância é primordial na era digital moderna. Graças às bases de dados de conhecimento personalizadas, é possível fornecer material altamente direcionado que satisfaz as necessidades individuais de vários grupos de utilizadores. Informações personalizadas para crianças, professores e funcionários de escolas é um exemplo.

Contras das bases de conhecimento personalizadas

1. Tempo de desenvolvimento

Criar uma base de conhecimento personalizada requer tempo e esforço. Não vai acontecer num dia. Para encontrar uma solução que funcione para si, deve primeiro identificar quais são essas necessidades. Por exemplo, pode levar muitos meses para criar uma base de conhecimentos especializada para um profissional de saúde.

2. Custo elevado

A personalização tem um preço alto. Pode ser caro criar e gerir a sua própria base de dados de informação. Por exemplo, uma solução personalizada pode estar fora do alcance financeiro de uma pequena organização.

3. Desafios de manutenção

As soluções personalizadas, em contraste com o software pré-embalado, requerem uma manutenção regular para garantir que estão sempre actualizadas e seguras. A título de exemplo, as bases de conhecimento personalizadas das empresas de tecnologia precisam de actualizações constantes para se defenderem de novos perigos.

4. Curva de aprendizagem

Os funcionários podem precisar de algum tempo para se adaptarem a um sistema novo e personalizado. Como resultado, o ritmo de integração pode ser retardado. Por exemplo, os novos utilizadores podem precisar de formação quando passam de um software pré-embalado para uma solução à medida.

5. Recursos intensivos

As implementações de soluções personalizadas precisam de um compromisso de tempo, esforço e conhecimento técnico. As empresas do sector da produção, por exemplo, necessitam de pessoal qualificado para supervisionar a sua base de conhecimentos exclusiva.

6. Risco de complicação excessiva

Na busca pela personalização, existe o risco de tornar o sistema excessivamente complexo, o que pode levar à ineficiência. Por exemplo, bases de conhecimento personalizadas complexas confundem os utilizadores em vez de os ajudar.

7. Complexidade da configuração inicial

Configurar uma base de conhecimento personalizada pode ser difícil, especialmente se você nunca fez isso antes. As startups, por exemplo, podem ter problemas com a documentação inicial e a configuração de uma solução personalizada.

8. Dependência do fornecedor

As soluções personalizadas geralmente implicam na dependência de fornecedores específicos para desenvolvimento e suporte. Por exemplo, as empresas podem depender fortemente de uma empresa de desenvolvimento de software para a sua base de conhecimentos personalizada.

9. Falta de soluções imediatas

Ao contrário do software pronto para uso que fornece soluções instantâneas, o desenvolvimento personalizado leva tempo para ser implementado, atrasando os benefícios imediatos. Por exemplo, uma empresa de retalho pode não ver melhorias imediatas depois de iniciar o processo de desenvolvimento de uma base de conhecimentos personalizada.

10. Problemas de incompatibilidade

As soluções personalizadas podem, por vezes, entrar em conflito com outro software na sua organização, o que pode causar problemas. Por exemplo, pode ser complicado integrar uma base de conhecimento personalizada com sistemas antigos.

Pronto para usar vs. Personalizado: Qual é o melhor para si?

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Ok, agora que analisamos os prós e contras das bases de conhecimento personalizadas, é hora de responder à grande questão: qual é a certa para sua organização? Nesta secção, vamos aprofundar a questão para o ajudar a tomar uma decisão informada. Para o ajudar a tomar uma decisão informada, vamos explorar o que são exatamente bases de conhecimentos prontas a utilizar, juntamente com os seus prós e contras.

Bases de conhecimento prontas a utilizar

Tal como os pratos pré-cozinhados, as bases de conhecimentos prontas a utilizar ou o software pronto a utilizar poupam tempo e esforço. Não terá de gastar tempo ou energia a montar a sua própria base de conhecimento, porque inclui tudo o que precisa para começar a trabalhar logo a partir da caixa. As pessoas que precisam de implementar rapidamente uma [solução de gestão] do conhecimento (https://site.docsie.io/centralized-team-collaboration-and-project-management) consideram-nas ideais. Explore agora as suas vantagens e desvantagens:

Prós	Cons
Implementação rápida: A personalização é restrita, pelo que as funcionalidades e os formulários pré-fabricados podem não se adequar a necessidades específicas.
Custo-eficaz: Custo mais baixo em comparação com soluções personalizadas. Use-os para iniciar a gestão do conhecimento em pequenas organizações com restrições financeiras.	Com software pronto para uso, as limitações de escalabilidade podem se tornar um problema à medida que sua empresa se expande.
Redução dos custos de TI devido ao facto de o fornecedor se encarregar das actualizações e da manutenção.	Experiência do utilizador menos personalizada: Fornece uma solução de tamanho único, o que pode levar a uma experiência de utilizador menos individualizada.
As funções padronizadas aceleram a gestão do conhecimento, fornecendo funcionalidades e modelos pré-fabricados.	O utilizador tem menos controlo sobre os seus dados, uma vez que estes são armazenados nos servidores do fornecedor, o que levanta questões de privacidade e segurança.
## O caminho para o sucesso

1. Nordstrom

A popular loja de roupa americana Nordstrom utiliza uma base de conhecimentos proprietária para facilitar o acesso dos consumidores aos pormenores dos produtos e aos artigos de ajuda. Este facto ajudou a Nordstrom a diminuir o número de pedidos de assistência e a aumentar a satisfação dos clientes. Se um consumidor tiver uma pergunta sobre um produto, por exemplo, pode procurar a solução para a sua questão na base de conhecimentos. Isto não só ajuda os clientes a poupar tempo e esforço, como também diminui a carga da equipa de apoio ao cliente da Nordstrom.

2. Asana

A plataforma de gestão de projectos Asana](https://asana.com/go/uses/project-management) tem a sua própria base de conhecimentos interna para ajudar os novos utilizadores a instalarem-se e a familiarizarem-se com as muitas ferramentas à sua disposição. Graças a isso, a Asana pode agora integrar novos utilizadores de forma mais rápida e eficaz. Artigos sobre tópicos como "Como criar um projeto", "Como adicionar tarefas" e "Como atribuir tarefas a membros da equipa" podem ser encontrados na base de conhecimentos. Todos os utilizadores têm acesso a esta documentação, o que lhes permite estudá-la à vontade à medida que se vão habituando à plataforma.

3. HubSpot

HubSpot, o desenvolvedor de software de marketing de entrada, tem sua própria base de conhecimento proprietária que utiliza para ajudar seus clientes. Isso permitiu que a HubSpot diminuísse o tempo necessário para lidar com as preocupações dos clientes e aumentasse a felicidade deles. Os artigos sobre como utilizar as plataformas de gestão das relações com os clientes e de marketing por correio eletrónico da HubSpot, por exemplo, podem ser encontrados na base de dados. Todos os clientes têm acesso a esta base de dados de conhecimentos, pelo que podem resolver os seus próprios problemas sem contactar o pessoal de apoio da HubSpot.

4. Zendesk

Zendesk, um fornecedor de software de atendimento ao cliente, emprega uma base de conhecimento sob medida para facilitar a autoajuda para sua clientela. Graças a isso, a Zendesk conseguiu reduzir a quantidade de bilhetes que os clientes enviam para obter ajuda e aumentar as suas classificações. Os artigos sobre como utilizar o software de help desk da Zendesk são apenas um exemplo dos tipos de conteúdo que encontrará na wiki. Todos os clientes têm acesso a essa base de conhecimento, para que possam resolver seus próprios problemas sem entrar em contato com a equipe de suporte da Zendesk.

Tomando a decisão certa com o Docsie

Dependendo das necessidades específicas e dos principais objectivos da sua empresa, pode escolher entre um software pronto a usar e um software de base de conhecimentos personalizado. Eis como o Docsie pode revolucionar o seu processo de criação de bases de dados de conhecimento. Brilhantismo económico: A Docsie oferece soluções económicas que se alinham com o seu orçamento. Sem despesas ocultas ou surpresas.

• Escala sem problemas:** À medida que o seu negócio cresce, o Docsie escala sem esforço para acomodar as suas necessidades de bases de dados de conhecimento em expansão.

• Soluções especializadas:** A Docsie compreende que a sua organização pode necessitar de uma solução única que um software de prateleira não pode fornecer.

• Experiências de utilizador personalizadas:** Crie uma base de conhecimentos que ofereça ao seu público-alvo uma experiência única.

• Governação e proteção de dados:** Com a Docsie, obtém funcionalidades de governação e proteção de dados rápidas, seguras e abrangentes.

• Implementação rápida:** O Docsie oferece uma implementação rápida, para que possa começar sem demora.

Não existe uma solução única para todos, mas com a Docsie, tem um parceiro que adapta a criação de bases de dados de conhecimento à sua situação e objectivos específicos. Experimente o Docsie agora!

Principais conclusões:

• A sua empresa pode obter até 20 por cento mais resultados se utilizar estratégias eficazes para gerir a sua base de conhecimentos.

• A personalização é crucial. Informações não disponíveis em programas genéricos podem ser descobertas em bases de conhecimento personalizadas.

• Com uma base de conhecimento bem mantida, as empresas devem esperar uma redução de 50% no número de problemas de suporte enviados.

• É possível economizar quase US$ 20.000 por ano usando uma base de conhecimento personalizada à medida que sua empresa se expande.

• Ao criar as suas próprias bases de dados, pode garantir a segurança e a confidencialidade das suas informações.

• Os utilizadores ficam mais satisfeitos quando lhes são fornecidas informações oportunas e relevantes.

• Os utilizadores devem ter uma experiência consistente em todas as suas plataformas, o que inclui o acesso a bases de dados de conhecimento padrão e personalizadas.

• A recolha e análise de dados podem resultar em melhores decisões comerciais e publicidade direccionada.

• A proteção de dados sensíveis exige a utilização de soluções altamente seguras e feitas à medida.

Considerações finais

Em última análise, existem muitas vantagens na utilização de bases de dados de conhecimento personalizadas, mas fazê-lo requer uma pesquisa rigorosa. Os requisitos e objectivos específicos da sua empresa devem informar a sua decisão de personalizar o seu serviço. Lembre-se de que Docsie, o seu balcão único, está sempre pronto para o ajudar.

A Docsie é uma solução tudo-em-um para gestão de documentos, edição, partilha e colaboração. Pode poupar tempo e esforço ao utilizar os modelos de documentos, o histórico de versões e a gestão de tarefas que o Docsie fornece. Pode parar a sua pesquisa agora, uma vez que o Docsie é a solução mais eficaz e fácil de utilizar para todos os seus requisitos de documentos.

Está entusiasmado com a utilização do Docsie para criar bases de dados de conhecimento personalizadas? Registe-se agora para começar a gestão de conhecimento especializado!

Perguntas frequentes

**1. O que é uma base de conhecimento personalizada?

Uma base de conhecimentos personalizada é uma base de dados que foi adaptada aos requisitos específicos da sua empresa. Uma vez que proporciona atenção individual, é capaz de fornecer soluções que aumentam a produtividade e a satisfação dos utilizadores. Para criar uma, basta utilizar Docsie.

**2. Quais são as vantagens de uma base de conhecimentos personalizada?

A escalabilidade, a gestão de dados, uma melhor experiência do utilizador e uma análise aprofundada são apenas algumas das vantagens das bases de dados de conhecimento personalizadas. A Docsie fornece soluções económicas e escaláveis.

**3. Como é que o Docsie ajuda no desenvolvimento de uma base de conhecimentos?

Com soluções acessíveis da Docsie, escalabilidade, escolhas personalizadas, experiências de utilizador personalizadas e uma sólida gestão de dados, a sua organização pode prosperar.

**4. Posso confiar numa base de conhecimentos personalizada para satisfazer as necessidades da minha empresa?

A decisão deve basear-se nos seus próprios requisitos e objectivos. A Docsie poderá ser o parceiro ideal para a criação de uma base de conhecimentos personalizada se valorizar a personalização, a escalabilidade e a gestão de dados.

5. Como é que crio a minha própria base de conhecimentos?

Utilize uma plataforma como o Docsie, que fornece funcionalidades simples de gestão de documentos, edição e colaboração, para criar a sua base de conhecimentos. Comece a trabalhar organizando e etiquetando as informações para uma navegação simples. O Docsie simplifica o procedimento.

6. O que deve ser incluído numa base de conhecimentos?

Qualquer documentação que tenha sobre os seus produtos, serviços ou procedimentos deve ser incluída na sua base de conhecimentos. Informações como perguntas frequentes, tutoriais e dicas de resolução de problemas devem ser incluídas.