A criação de uma wiki interna é essencial para muitas facetas da sua organização. Neste artigo, discutiremos como os wikis são desenvolvidos, as suas utilizações e porque são importantes para a sua organização.
O que é um wiki interno e porque é que precisa de um para a sua empresa?
O wiki interno de uma empresa é um local dedicado onde as equipas podem armazenar, localizar e trocar informações vitais entre si. Considere-o como a memória a longo prazo da sua organização ou o repositório de conhecimento interno. As empresas utilizam wikis para registar informações vitais para as operações da empresa, informações como políticas empresariais, procedimentos, processos, notas técnicas (notas de lançamento e outras descrições de histórias), planos de projeto e documentação de formação e integração.
Uma wiki empresarial elimina as consultas redundantes e permite que o seu pessoal trabalhe de forma independente. Além disso, protege a sua empresa contra o desgaste - os wikis guardam informações que, de outra forma, se poderiam perder.
Além disso, os wikis têm um efeito benéfico na cultura organizacional. Os empregados são obrigados a melhorar as suas capacidades de escrita - para comunicarem os seus pontos de vista de forma simples e sucinta. Ao escrever com mais clareza, é possível pensar com mais clareza, o que aumenta o trabalho em equipa e a produtividade.
Quais são as principais características de uma plataforma de criação de wiki que deve procurar ao escolher uma para suprir as necessidades internas de wiki da sua empresa?
A sua empresa adaptará a sua experiência wiki aos seus requisitos específicos. No entanto, os seguintes elementos são fundamentais para a sua experiência wiki. Ao selecionar uma wiki interna para a sua organização, certifique-se de que esta apresenta estas características.
O wiki deve integrar-se perfeitamente nas tecnologias que a sua equipa utiliza atualmente.
A sua equipa já comunica e partilha informações utilizando plataformas como o Github Gist, Air table, bem como editores de documentos como o Google Sheets. Como consequência, o seu conhecimento coletivo está disperso por um pequeno número de aplicações. O seu pessoal tem de mudar continuamente de ferramentas para ter acesso a informações empresariais críticas.
Embora um wiki interno possa ajudar, o facto é que alguns dos conhecimentos vitais da sua equipa continuarão a residir dentro dos limites de outras tecnologias que não o seu wiki. É por isso que ter um criador de wiki que possa integrar-se com as tecnologias da sua empresa é essencial ao escolher o wiki certo para a sua organização.
A ferramenta de pesquisa deve ser robusta e eficaz.
Uma ferramenta de pesquisa robusta (que é a que utilizamos na Docsie) permite que os utilizadores localizem rapidamente o material sem terem de passar por pastas ou tópicos.
No mínimo, a funcionalidade de pesquisa da sua wiki deve ser tão rápida e direta como a do Google.
A pesquisa do Docsie permite que os nossos utilizadores encontrem conteúdo e conhecimento de forma rápida e eficiente. Ao escreverem a palavra que procuram, aparecem todos os artigos e as suas localizações:
Considere a funcionalidade de pesquisa do Docsie. A Docsie permite que as equipas armazenem, organizem e distribuam informações vitais de forma centralizada. Estas dependem da nossa plataforma para as ajudar a localizar rapidamente o que procuram. É por isso que, quando clica na caixa de pesquisa no Docsie, apresentamos as suas mensagens lidas mais recentemente - uma vez que o artigo que procura é certamente um que acabou de visitar.
Além disso, disponibilizamos uma pesquisa facetada, que o ajuda a refinar a sua pesquisa. Por exemplo, é assim que pode localizar referências à palavra "Javascript" na sua documentação e em vários artigos:
Uma função de pesquisa rápida e poderosa não é apenas um meio de reduzir o tempo gasto na procura de informações. Além disso, proporciona uma excelente experiência de utilizador à sua equipa, aumentando a probabilidade de utilização e adicionando uma excelente funcionalidade à sua wiki do Docsie.
A capacidade de colaborar
As wikis internas eliminam os silos de conhecimento que existem naturalmente em todas as organizações com várias equipas. No entanto, as equipas devem manter o seu próprio lugar dedicado na sua wiki.
As equipas fazem-no através da utilização de livros em prateleiras com Docsie (outras pastas do tipo wikis). As equipas de engenharia, por exemplo, têm o seu próprio tema dedicado, tal como o Marketing. Além disso, cada equipa pode desenvolver subtópicos aninhados. Por exemplo, cada uma das suas equipas de Marca e Crescimento pode ter o seu próprio subtópico dedicado dentro do tema Marketing.
Qualquer que seja o nome dado a estes espaços especializados, eles devem facilitar o acesso das pessoas certas à informação adequada, no momento certo.
O Docsie permite uma colaboração perfeita com a sua equipa. Aqui está um vídeo que demonstra algumas funcionalidades de colaboração no Docsie.
Além disso, o Docsie permite-lhe definir várias funções na plataforma, o que é importante para estipular quem pode fazer o quê e até que ponto o pode fazer.
Aqui está um exemplo de como posicionámos as funções dos nossos utilizadores no Docsie:
A colaboração é extremamente importante, especialmente nos tempos que correm, em que a maioria das equipas trabalha remotamente. Para saber mais sobre como o Docse pode ajudar na colaboração clique aqui.
Um método para manter o material atual e correto
Algumas wikis tornam difícil determinar se o seu material está atualizado e correto. Procure uma wiki que mostre de forma proeminente informações críticas, tais como a data e o autor de uma publicação
Quem modificou pela última vez o conteúdo da sua wiki?
Se quiser saber quem modificou a sua documentação pela última vez, é fundamental ter uma plataforma que mostre os carimbos de data/hora! O Docsie permite que todos os nossos utilizadores vejam o que foi feito nos vários livros, o que os ajuda a compreender o trabalho que ainda tem de ser feito.
Quais são as principais necessidades para uma plataforma wiki interna bem organizada?
Organização eficaz
Para armazenar e organizar o material, os editores de documentos utilizam a pasta convencional, podendo também ter artigos e sub-artigos, cabeçalhos e várias configurações de layout que podem ajudar a gerir o layout da sua wiki interna de forma muito mais eficiente. No entanto, na maioria das vezes, encontrar estes ficheiros e saber que ficheiro pertence a que departamento pode ser entediante sem uma organização adequada da documentação. Isto faz com que seja difícil para os colegas localizarem e guardarem informações.
A existência de capacidades de pesquisa na plataforma permite que diferentes equipas e departamentos encontrem a documentação adequada de forma rápida e eficaz. Além disso, o facto de a informação estar dividida em livros e prateleiras cria uma situação mais organizada para a documentação interna da organização.
Aqui está um exemplo do espaço de trabalho do Docsies. Como pode ver, já organizámos a nossa documentação em livros e prateleiras. Os livros são artigos e as prateleiras são uma coleção de diferentes artigos num portal de conhecimento especificamente adaptado.
Manter o formato consistente e fácil de ler
A documentação deve ser simples e descomplicada. Com opções de formatação adicionais disponíveis para a sua equipa, a experiência de documentação torna-se mais onerosa. Quando todos são livres de estruturar as suas mensagens como quiserem, o resultado é uma experiência wiki desigual e desconcertante. Se tiver um formato simples de ler e fácil de seguir, não só será fácil de desenvolver e manter, como também será um processo mais rápido e mais eficaz no desenvolvimento de documentação dentro de uma estrutura simples que é o mesmo design em toda a linha.
Aqui está um exemplo de um guia do utilizador desenvolvido pela Docsie. Trata-se do nosso portal de ajuda e ajudá-lo-á a compreender o aspeto de um formato útil e dinâmico.
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A área de escrita principal: É uma boa ideia ter imagens e diagramas, bem como a escrita para melhor explicar a sua documentação. Está numa boa localização e bem dimensionada, com cabeçalhos e títulos bem posicionados.
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Navegação de pesquisa totalmente funcional: Isto é extremamente importante para acelerar o processo em que os seus leitores encontram a informação adequada
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Ligações: As ligações são fundamentais para encaminhar os leitores para outras páginas que devem ser consultadas.
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Índice: Permite que os leitores localizem artigos específicos no seu portal de conhecimento e documentação interna.
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Seletor de idioma e versão: A possibilidade de os leitores mudarem de idioma é crucial para as empresas que têm muitos funcionários que trabalham no estrangeiro, em diferentes países.
A pesquisa não é apenas uma ideia passageira
Quando se tem uma quantidade limitada de documentação escrita e um pequeno número de funcionários, pode não ser problemático encontrar rapidamente a informação correcta. No entanto, à medida que a sua equipa cresce e mais indivíduos contribuem para a sua base de conhecimentos interna, irá aperceber-se dos limites destes editores de documentos.
A maior parte da documentação interna não se destina a um wiki interno em crescimento com muitos funcionários. Ter um motor de pesquisa dinâmico juntamente com um wiki bem organizado é essencial para manter um fluxo de trabalho suave na procura de informações úteis, políticas, guias de utilizador e tutoriais de que os funcionários necessitam enquanto pesquisam a documentação.
wikis auto-hospedados ou baseados na nuvem, qual é o melhor para a sua organização?
Agora vamos falar sobre como publicar sua documentação, é melhor ter um wiki proprietário auto-hospedado ou baseado em nuvem?
Vamos começar por analisar os prós e os contras de cada alternativa.
Wiki auto-hospedado.
Se tiver o dinheiro e os recursos, pode alojar o seu wiki corporativo na sua intranet, servidor ou fornecedor de alojamento na Internet.. Entre as vantagens de um wiki auto-hospedado estão as seguintes:
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O utilizador é o único proprietário dos seus dados.
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Pode conceber uma experiência wiki que seja adaptada aos seus requisitos e especificações individuais.
No entanto, um wiki auto-hospedado consome recursos técnicos significativos. Normalmente, é mais adequado para equipas com requisitos muito especializados.
Wiki alojado na nuvem.
O Docsie, por exemplo, permite-lhe criar um wiki interno sem dedicar recursos técnicos significativos. No espaço de um dia útil, pode estar pronto e a funcionar.
Será fácil de gerir e trabalhar. Além disso, pode ser facilmente incorporado no sítio Web da sua empresa com uma linha de código, o que fará com que se funda perfeitamente com o aspeto e a sensação da marca da sua empresa para uma experiência de utilizador globalmente confortável. A longo prazo, a utilização do Docsie para o ajudar a alojar a sua documentação através do nosso portal ou de páginas Docsie incorporadas no sítio Web da sua empresa poupará tempo e dinheiro a longo prazo e conduzirá a um fluxo de trabalho de documentação mais suficiente.
Estabelecer as bases para a sua arquitetura da informação
O aspeto da sua estrutura de informação será determinado em grande parte pela solução wiki que escolher.
No Docsie, o material é organizado de três formas: prateleiras (que funcionam de forma semelhante às pastas) e livros (que alojam o conteúdo propriamente dito). Assim, se a sua equipa utilizar o Docsie, a sua arquitetura da informação refere-se à forma como os assuntos estão organizados.
Como organiza a wiki interna da sua equipa:
Concentre-se na clareza. Todos na sua equipa, e não apenas aqueles que a criaram, devem poder explorar a sua wiki de forma simples. Utilize vários pares de olhos para garantir que a estrutura da wiki faz sentido e que todos sabem onde obter informações.
Permita que as equipas sejam flexíveis. Permita que cada equipa crie um assunto ou pasta da forma que fizer mais sentido para o seu fluxo de trabalho. Uma estrutura que funcione para uma equipa pode não funcionar para outra.
Importar e complementar conteúdos
Depois de ter estabelecido a sua arquitetura, pode começar a adicionar material à sua wiki interna. Se já tiver documentação (por exemplo, em ficheiros DocX, Markdown PDF e/ou JSON), deve importá-la para a sua nova wiki antes de esta entrar em funcionamento. Simplificamos a importação de material de várias ferramentas, bem como de ficheiros markdown para o Docsie.
Além disso, deve incluir qualquer material novo significativo na sua wiki antes da sua estreia formal. Vários itens que as equipas normalmente adicionam ao lançar a sua wiki corporativa são o manual do funcionário e um tutorial sobre como navegar na sua nova wiki ou base de conhecimento.
**Configurar integrações
Como indicado anteriormente, é provável que a sua equipa dependa de um pequeno número de tecnologias para guardar dados críticos. Em vez de substituir estas ferramentas, descobrimos que integrá-las na sua base de conhecimentos beneficia mais a sua equipa.
Considere qual o material que deve ser armazenado na sua wiki e qual deve ser ligado a ela. Certos tipos de material devem ser armazenados numa ferramenta diferente da sua wiki. Por exemplo, as equipas de engenharia que utilizam o GitHub podem utilizar o Docsie para sincronizar ficheiros markdown e incluir bugs e pedidos pull do GitHub. Assim, os utilizadores podem continuar a utilizar o GitHub para o seu fluxo de trabalho e, ao mesmo tempo, adicionar facilmente à wiki da sua empresa.
A Docsie permite que os nossos utilizadores integrem várias outras soluções SaaS na nossa plataforma. Permitimos que os nossos utilizadores integrem:
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**Ir para ver Folhas no Docsie**
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**Loom no Docsie**
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**GRID no Docsie**
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**Miro no Docsie**
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**Figma em Docsie**
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**iorad in Docsie**
Para saber mais sobre como podemos integrar outras tecnologias com o Docsie, clique aqui.
Criar um plano de lançamento.
Pode agora começar a planear o seu lançamento. Terá de tomar uma decisão importante: o primeiro lançamento será limitado a uma única equipa ou abrangerá toda a organização?
Específico da equipa: Se pretender abrir a sua wiki a uma única equipa, essa equipa terá a oportunidade de mergulhar no produto e começar a desenvolver a sua própria arquitetura de informação. Depois, à medida que a sua wiki interna cresce, a equipa inicial pode dar uma visão e assistência inestimáveis.
Em toda a empresa: Se optar por implementar a sua wiki em toda a organização de uma só vez, certifique-se de que todos estão cientes do procedimento para gerir a sua base de conhecimentos autorizada. Caso contrário, recomenda-se que comece com uma única equipa e, em seguida, expanda para os departamentos e expanda ainda mais. Para implementações em toda a empresa, recomendamos a contratação de embaixadores da equipa. Estes tornar-se-ão especialistas em produtos e poderão liderar o processo nas suas respectivas equipas.
Considerações finais
A wiki interna da sua organização é mais do que um repositório para a política de férias. A sua wiki contribui para o desenvolvimento de uma cultura de escrita e partilha de informação.
No entanto, o wiki que selecionar é importante. Escolha um wiki que simplifique e agilize a documentação. Ninguém deve ser obrigado a passar por obstáculos para ter uma boa noção do conhecimento que está a partilhar. É por isso que sugerimos que ter uma wiki interna bem pensada é uma excelente forma de partilhar informações de uma forma estratégica e metodológica, de modo a ajudar a manter um forte moral da empresa.