Suponha que é o administrador de uma solução de apoio ao serviço ao cliente. Tem uma equipa de especialistas, mas todos os seus esforços estão a ser frustrados devido à falta de um software empresarial abrangente.
Em que é que precisa de ajuda? Conceção? Publicação? Na manutenção da sua documentação?
Esqueça todas as suas preocupações e apresente o HAT aos membros da sua equipa! Utilize um HAT e prepare-se para aperfeiçoar os seus conteúdos e criar os documentos tecnológicos mais eficazes.
Com a ajuda das Ferramentas de criação de ajuda, as empresas podem produzir e manter documentação sem esforço, e isso também para diversas plataformas, como PDFs, livros electrónicos, dispositivos móveis, Web, documentos impressos, etc.
Este artigo leva-o a uma viagem rápida sobre o que é uma HAT e como a Docsie começou a soar como sinónimo de ser uma HAT.
O que é um HAT?
As ferramentas de criação de ajuda são as companheiras permanentes dos redactores técnicos. Este software ajuda os autores a conceber, escrever, editar e publicar a sua documentação digitalmente. Os autores podem também acumular a documentação de ajuda do software e convertê-la numa única base de dados, utilizando-a em vários formatos, incluindo PDFs, HTML, XML, etc.
Principais características:
1. Descoberta de erros:
No caso das HATs, a edição de código e a edição de texto são as principais características. As HATs eliminam erros e dividem o complexo processo de redação em passos simples. Oferecem sugestões gramaticais e criam modelos com os quais as empresas podem trabalhar para criar conteúdos personalizados.
Ao desenvolver guias de estilo linguístico automatizados com a ajuda das HAT, as empresas podem desenvolver a linguagem da sua marca. Quando se trata de edição de código, os programadores Web front-end utilizam frequentemente estas ferramentas. As HATs também ajudam as marcas a manter intactos o tom, o formato e o aspeto da sua documentação.
2. Gestão de conteúdos:
Muitas das ferramentas de criação de ajuda disponíveis atualmente no sector partilham um conjunto de semelhanças com os sistemas de gestão de conteúdos (CMS). Seguindo a função principal das ferramentas e plataformas CMS, as HAT ajudam os redactores técnicos a gerir os seus projectos de conteúdo, armazenando e acompanhando a sua progressão.
O ponto em que uma HAT difere de um CMS é que uma HAT tem cada projeto de conteúdo ligado a um conjunto específico de ficheiros, ajudas, manuais e guias de explicação de software. Ao utilizar uma HAT, pode evitar a perda de dados e também restaurar a última versão guardada dos seus documentos. Esta é uma grande vantagem de uma HAT que lhe permite aceder a informações valiosas mesmo depois de enfrentar uma falha técnica imprevisível.
3. Transacções de ficheiros:
Quando você usa HATs, você pode facilmente importar e exportar seus arquivos, garantindo transações de arquivos contínuas entre várias plataformas. A parte boa é que não precisa de converter cada um dos seus ficheiros manualmente. Através das HAT, pode trabalhar sem esforço no mesmo conteúdo de ficheiro e criar vários formatos do mesmo documento.
Quando tiver vários formatos, o que acontece ao seu documento original? Não receie, pois a funcionalidade de conversão automática das HATs permite-lhe preservar a documentação original, mantendo a estrutura e o formato intactos. Isto diminui a possibilidade de erros, reduzindo o tempo e o esforço. Esta funcionalidade torna-se ainda mais significativa quando os autores de conteúdos precisam de partilhar os seus ficheiros de projeto com outros colaboradores.
4. Melhorar o conteúdo:
Quando se trata de criação de conteúdo, nada pode superar a importância do brainstorming para produzir novas ideias. Os HATs simplificam a comunicação entre equipas, facilitando o trabalho remoto e assegurando uma colaboração constante entre os membros da equipa. Existem outras características notáveis, como a edição em tempo real, os comentários e o controlo de versões. Através destas funcionalidades, é possível reduzir as falhas de comunicação entre os membros da sua equipa, aumentar a produtividade e reduzir consideravelmente o tempo e o esforço.
Os HATs são excelentes ferramentas que mantêm os membros da equipa bem unidos num grupo próximo. Uma das características dignas de nota das HATs inclui o controlo de alterações. Isto permite aos utilizadores alternar entre várias versões do mesmo documento, criando conteúdos completos e bem documentados.
5. Publicação e manutenção:
Atualizar e manter a documentação regularmente é um processo cansativo. Para facilitar a vida aos seus utilizadores, uma HAT permite que os redactores façam alterações ao ficheiro fonte preliminar, após o que são feitas actualizações em todos os formatos de ficheiro. Isto garante que todos os utilizadores se mantêm actualizados em relação às alterações efectuadas e podem aceder à versão final do ficheiro sem qualquer problema.
No caso da publicação, as HAT fornecem frequentemente modelos para que os autores técnicos possam trabalhar na formatação de nível básico já existente. Os modelos também sugerem vários tipos de esquemas visuais, facilitando aos redactores técnicos a obtenção de vídeos, gráficos em movimento, vídeos, etc. de outras fontes.
Como é que o Docsie é um chapéu?
Com a tecnologia e a inovação no seu cerne, a Docsie é uma das principais ferramentas de criação de ajuda que cria novas formas de colaboração, criação e implementação de documentação de produtos por parte das equipas. Com sede em Toronto, Ontário, é um serviço de documentação de auto-escrita que permite às empresas escrever, traduzir e melhorar a sua documentação.
Como é que ajuda?
Implementação rápida e portal de conhecimento personalizado:
Enquanto o portal de conhecimento interno da plataforma ajuda as empresas a partilhar conhecimento de autosserviço com todas as suas equipas, as bases de conhecimento de clientes externos ajudam a partilhar documentação entre equipas e a minimizar as cargas de trabalho de apoio ao cliente.
Com o portal Docsie, pode utilizar designs predefinidos ou implementar um design de base de conhecimentos personalizado de acordo com a personalidade, o estilo e a imagem da sua marca. A plataforma também fornece um domínio personalizado gratuito como parte do seu plano gratuito. Também oferece domínios adicionais que os utilizadores podem utilizar ao subscreverem os planos pagos.
Integração, importação e design de portal gratuitos:
Os principais elementos da documentação de integração do cliente são instruções claras, guias de solução de problemas, tours de produtos e perguntas frequentes. Com o Docsie Pilot, as empresas podem garantir uma integração gratuita. Os utilizadores podem importar os seus conteúdos de várias plataformas e obter o máximo valor dos conteúdos criados.
Está preocupado com a forma de formar os seus empregados para maximizar a sua produtividade? Utilize a sessão de formação opcional do Docsie para que o seu pessoal possa trabalhar com o software e tirar o máximo partido da solução de software.
Documentação de nível empresarial:
Incluído em todos os planos pagos, o Docsie fornece suporte de migração com o Docsie Pilot. Desde a importação de conteúdos existentes, portais de conhecimento completos, bases de conhecimento, etc., até à conceção de portais personalizados e formação do pessoal, a Docsie fornece uma caixa de ferramentas completa que ajuda as empresas a aumentar a sua funcionalidade.
Com fluxos de trabalho de documentação simplificados, a Docsie ajuda-o a aumentar a eficácia de toda a sua documentação. Para além do domínio personalizado gratuito, a plataforma também fornece 3 domínios personalizados para pequenas equipas e mais de 10 domínios personalizados para empresas e organizações.
Domínio personalizado com SSL:
A Docsie permite que todos os seus utilizadores possuam um domínio personalizado sem qualquer custo adicional. Cada empresa com um plano para a plataforma pode possuir um domínio personalizado onde pode alojar um site de conhecimento.
Ao oferecer o seu plano de arranque gratuito, a Docsie incentiva todas as pequenas e médias empresas a obterem um nome de domínio personalizado e a utilizarem-no para aumentar a sua visibilidade e melhorar a sua imagem de marca.
Gestão de versões e idiomas:
Atualmente, muitas empresas estão a utilizar a tradução linguística por IA. Tudo graças à transformação maciça que a IA testemunhou nos últimos dois anos. Se a sua empresa também trabalha com muitos conteúdos e se debate com problemas de copy-pasting e duplicação, escolha a Docsie como seu parceiro profissional. Integre idiomas e versões e consolide-os com o Docsie, traduzindo-os para um URL específico. Qual é a vantagem? Já não precisará de bater com a cabeça na parede para estar no topo da classificação SEO.
Considerações Finais
Esta foi uma espreitadela ao mundo do HAT. O que vem a seguir? Selecionar uma ferramenta de criação de ajuda fiável e eficiente. Certifique-se de que compreende os requisitos e objectivos da sua empresa e que fornece todas as características de uma HAT eficaz dentro do seu orçamento. Antes de finalizar qualquer HAT, certifique-se de que esta oferece um apoio ao cliente abrangente, juntamente com uma eficiência e escalabilidade indiscutíveis.
Escolha a Docsie como seu parceiro profissional e veja a sua empresa atingir novos patamares de excelência. Proporcionando uma experiência de documentação unificada aos seus clientes globais, a Docsie fornece as soluções para todas as suas necessidades de documentação sob o mesmo teto.