A transformação digital está a acontecer a torto e a direito. As empresas de vários sectores estão constantemente à procura de tecnologias ou soluções que as ajudem a racionalizar as suas operações, a melhorar a eficiência e a envolver melhor os clientes. O sector dos transportes não é exceção.
As empresas do sector dos transportes necessitam de uma gestão eficaz para garantir operações sem problemas, entregas atempadas e, em última análise, a satisfação do cliente. A Docsie, uma plataforma de gestão de documentação abrangente, intervém para ajudar estas empresas a gerir os seus sistemas de informação.
Vamos explorar a forma como a Docsie ajuda a melhorar o sistema de gestão dos transportes.
Características do Docsie
1. Personalização de ícones e cabeçalhos do portal
A indústria dos transportes exige a capacidade de alterar as plataformas digitais para refletir a identidade da marca de uma empresa. A Docsie oferece opções de personalização para ícones e cabeçalhos do portal, para que possa garantir que a sua marca tem a visibilidade que merece, especialmente entre os membros da sua própria equipa. Este nível de personalização melhora a atração visual do portal e cria uma sensação de familiaridade e confiança entre os utilizadores.
Entretanto, a Docsie também está a trabalhar para ajudar as empresas a personalizar os seus elementos de IU. Com isto, as empresas poderão criar uma experiência de documentação mais envolvente e interactiva.
2. Recurso de carimbo de data/hora de vídeo
A adição de multimédia, especialmente vídeo, à documentação tem-se tornado cada vez mais popular, uma vez que transmite informações complexas num formato fácil. Quando se trata de vídeos utilizados na documentação, a caraterística mais importante é um carimbo de data/hora.
A funcionalidade de carimbo de data/hora do vídeo do Docsie é particularmente útil para o sistema de gestão de transportes, onde os vídeos de instruções e de procedimentos são comuns. A funcionalidade permite aos utilizadores marcar pontos específicos nos vídeos. Ajuda-os a encontrar e a consultar informações importantes ao longo do vídeo. Isto é especialmente útil para efeitos de formação. Mas também pode ser utilizada para explicar processos de transporte complexos.
3. Personalização da IU para utilizadores de planos empresariais
Docsie é uma das plataformas de documentação mais flexíveis que oferece opções de personalização da IU. A funcionalidade, disponível apenas para utilizadores de planos empresariais, oferece às empresas a capacidade de fazer alterações à interface do utilizador através de CSS. Utilizando a funcionalidade de personalização da IU, as empresas podem efetuar alterações à IU e personalizar a sua documentação como pretenderem.
Embora isto possa implicar custos de suporte mensais adicionais, o investimento é bem justificado pela experiência de utilizador melhorada. Esta funcionalidade garante que as empresas podem moldar com precisão os seus portais de documentação para satisfazer as suas necessidades operacionais e estéticas únicas.
4. Tokens de login único
A segurança e a conveniência são fundamentais para as empresas do sector dos transportes, uma vez que estas lidam com informações sensíveis. Tendo isto em mente, a Docsie fornece uma funcionalidade de token de início de sessão único às empresas que pretendem simplificar o processo de início de sessão, melhorando simultaneamente a segurança das suas bases de dados de documentação. A funcionalidade, apenas disponível com um plano de organização, minimiza o incómodo de múltiplos inícios de sessão.
O Docsie ajuda as empresas a concentrarem-se nas suas operações principais. Utilizando tokens de início de sessão único, as empresas podem garantir que os seus sistemas de documentação e informação estão acessíveis e seguros.
Como é que a Docsie ajuda os sistemas de gestão de transportes
Acesso e partilha de documentação melhorados
Repositório de documentação centralizado: O Docsie actua como um hub centralizado para toda a documentação relacionada com os transportes. Com o Docsie, é possível aceder e gerir facilmente documentos essenciais, como guias de manuseamento de carga, manuais de conformidade regulamentar e procedimentos operacionais.
Mecanismos de partilha seguros: Com o Docsie, as empresas podem partilhar documentos sensíveis de forma segura com as partes interessadas, incluindo parceiros, organismos reguladores e clientes. Ao partilhar com mais partes interessadas, as empresas podem melhorar a sua colaboração e transparência.
2. Gestão de conteúdos simplificada
Controlo de versões: Acompanhe as revisões e actualizações dos documentos. Todas as partes interessadas têm acesso às informações mais actuais, o que é crucial para a conformidade e a precisão operacional.
Organização de conteúdos: Organize a documentação em categorias e prateleiras intuitivas. Ao fazê-lo, torna-se mais fácil para os utilizadores encontrarem documentos específicos relacionados com diferentes aspectos das operações de logística, tais como desalfandegamento, expedição de mercadorias e gestão de inventário.
3. Funcionalidade de pesquisa avançada
Pesquisa por palavras-chave: Os utilizadores podem encontrar rapidamente informações em documentação extensa utilizando pesquisas por palavras-chave. Isto reduz significativamente o tempo gasto na procura de directrizes operacionais específicas ou requisitos de conformidade.
Opções de pesquisa filtrada: Melhorar a experiência do utilizador, permitindo que as pesquisas sejam filtradas por tipo de documento, data, relevância e muito mais. Os utilizadores podem encontrar facilmente a informação exacta de que necessitam.
4. Análise e feedback interativo do utilizador
**Docsie permite que os utilizadores forneçam feedback diretamente sobre a documentação. Com esta funcionalidade, as empresas podem facilitar a melhoria contínua e garantir que o conteúdo permanece relevante e útil.
Relatórios de análise e utilização: Obtenha informações sobre a forma como a documentação está a ser utilizada, quais as secções mais acedidas e onde podem ser feitas melhorias.
5. Suporte multilíngue
Localização de idiomas: O Docsie suporta documentação multilingue, o que é essencial para operações de transporte globais. Com o Docsie, as empresas podem tornar os seus conteúdos acessíveis aos intervenientes internacionais nas suas línguas maternas.
Funcionalidades de tradução automática: Embora não substituam a tradução profissional, as funcionalidades automáticas podem fornecer traduções rápidas de conteúdos. Em geral, podem ajudar a compreender e a reduzir as barreiras linguísticas.
6. Recursos de segurança aprimorados
Encriptação e proteção de dados: Certifique-se de que toda a documentação armazenada e partilhada através do Docsie está protegida com encriptação de última geração. A segurança de alto nível protege as informações sensíveis relacionadas com as operações de logística.
Controlos de acesso personalizáveis: Defina níveis de acesso granular para diferentes utilizadores. Isto limita o acesso à documentação apenas a funcionários, parceiros e clientes.
Conclusão
O Docsie é uma das ferramentas de documentação mais versáteis e poderosas disponíveis para o sector dos transportes. A plataforma fornece funcionalidades que podem ajudar as empresas a melhorar a sua gestão de documentação, a envolver melhor os utilizadores e a apoiar a eficiência operacional.
As funcionalidades da Docsie, como as opções de personalização, os carimbos de data/hora de vídeo, os guias interactivos e o início de sessão único, garantem que as empresas se mantêm no topo do seu jogo e à frente da concorrência do mercado. E essa é a principal razão pela qual optar pela Docsie para todas as suas necessidades de documentação será a chave para se manter à frente na corrida.