Enquanto tivermos ferramentas e software, exigiremos uma comunicação eficaz a fim de transmitir eficazmente aos outros a utilização, criação, funcionalidade, e arquitectura dos nossos produtos. PORQUÊ? Simplesmente porque são necessárias competências técnicas de comunicação para captar informação e ajudar o público a obter uma melhor compreensão do produto ou tecnologia que estamos a vender.
Enquanto a comunicação no mundo real ocorre através do uso de palavras ou expressões, a comunicação técnica ocorre através do uso de Documentação Técnica no mundo virtual!
A documentação técnica do produto é criada com o único objectivo de ajudar o utilizador final a compreender o funcionamento e a arquitectura do produto ou tecnologia que está a utilizar. É mais uma descrição detalhada das porcas e parafusos de um produto - um manual de "como utilizar" para novos empregados, utilizadores e qualquer outra pessoa que precise de saber como funciona!
Contudo, por mais simples que pareça, a documentação técnica pode ser desconcertante! A maioria dos documentos técnicos contém múltiplas fases, que vão desde "Como utilizar": Se é novo e tem uma experiência limitada" até "Como resolver problemas": No caso de um bug ou erro".
Portanto, se não tiver a certeza por onde começar, eis um guia completo que o ajudará a responder ao quê, porquê e como da documentação técnica, simplificando ao mesmo tempo o processo!
Comecemos!
Chegou ao local correcto se é novo na documentação do produto e nunca teve de desenvolver uma especificação da documentação do produto.
Embora possa ter dominado os fundamentos da criação de uma especificação de documentação de produto, pô-la em acção requer reflexão e uma abordagem empenhada. Aqui está um guia sobre o que precisa de saber e como desenvolver uma especificação flexível e adequada da documentação do produto.
Definiremos os requisitos do produto e discutiremos o seu objectivo, bem como forneceremos inúmeros exemplos de normas de produtos. Aprenderá o que incluir na documentação do seu produto, como escrevê-los, desde o estabelecimento de uma descrição do produto até à sua modificação com base no input do cliente e nos testes limitados do utilizador, e como iniciar os seus produtos no caminho para a produção ou para o processo de desenvolvimento de software.
Qual é o Objectivo das Especificações de Documentação do Produto?
Para desenvolver uma especificação da documentação do produto, é necessário ter primeiro uma boa noção do que é o produto. Uma especificação da documentação do produto é um projecto para a documentação do produto que está a desenvolver, detalhando como aparecerá aos seus clientes, bem como os seus requisitos particulares e funcionalidade da documentação do produto, tais como capacidades de pesquisa, capacidades de mudança de linguagem e muito mais. Além disso, pode incluir a pessoa ou consumidor para quem o produto está a ser criado, mas isto aplica-se principalmente a produtos destinados a determinados grupos etários.
Esta especificação da documentação do produto deve ser extremamente clara, facilmente acessível e conter toda a informação requerida pela sua equipa de concepção e equipa de produto. Incluir o máximo de detalhes possível para assegurar que a sua equipa de redacção técnica compreende o que escrever e a sua equipa de concepção compreende a disposição da documentação do seu produto. Uma tabela ou gráfico de especificações escritas indicará onde mais informações podem ser localizadas. Tenha em mente, no entanto, que esta é apenas a folha de especificações da documentação do produto - pode deixar os aspectos específicos do produto a serem escritos na documentação do produto para a sua equipa, para as fases posteriores do trabalho.
Que informações deve conter uma especificação de documentação do produto?
Cada especificação de produto é construída em torno de requisitos técnicos, especificações de engenharia, e outras informações específicas do produto. No entanto, os seguintes elementos devem ser incluídos, no mínimo, na documentação do seu produto:
Sumário: Esta é uma síntese de alto nível do produto. Começa com uma visão geral do conceito do produto e termina com uma descrição concisa do produto e dos seus detalhes gerais. Além disso, esclarece porque é que o produto foi desenvolvido e o seu objectivo geral. A descrição do produto descreve o aspecto do produto acabado, e as características que este terá.
Espécies funcionais: Este é um aspecto escrito que define o aspecto e as capacidades do seu produto. Além disso, deve descrever como as pessoas se envolverão com ele. É muito importante ser o mais detalhado possível nestas explicações, e não deixar nada de fora.
O caso de utilização: o produto deve indicar o caso de utilização de cada função ou característica do produto e como beneficia o utilizador final. Isto pode ser considerado como mais material de nível de marketing. Mas se o habitual tiver um manual do utilizador que também declare o caso de utilização de cada função ou característica ajudará a compreender como deve ser utilizado.
User Personas: Esta secção descreve o público-alvo para o qual este produto foi desenvolvido. Detalha o público-alvo e os problemas que o produto irá abordar. O conhecimento do público-alvo do produto garante que o seu trabalho se mantém centrado no cliente. Também se o seu produto tem certos perigos que não se destinam a crianças, é sensato afirmar que na documentação do seu produto.
Fotos/vídeo: cada secção deve ter imagens ou vídeos necessários dos seus produtos em correlação com a informação escrita relacionada com a forma como os produtos são utilizados. Isto irá melhorar a documentação do seu produto e os casos de utilização dos produtos.
Como Planear, Escrever e Entregar Documentação Técnica Eficaz
A documentação técnica pode tornar-se extremamente sofisticada e complexa! Assim, o essencial é assegurar que o seu conteúdo se mantenha actual, preciso e interessante para o seu público, seguindo estes passos simples:
Seja explícito sobre o que deseja que o seu leitor faça quando terminar:
A documentação técnica está inteiramente centrada na acção seguinte do leitor. Exprima o seu propósito para cada passo e etapa da documentação do seu produto, para que o utilizador compreenda o que será capaz de realizar após a leitura. Se for claro nos guias do utilizador final do documento, escrever a sua parte será mais fácil. E quanto mais extensa for a sua documentação, mais fácil será para os seus leitores navegar através da informação. Docsie também tem muitas ferramentas que o ajudarão, por exemplo a nossa navegação de pesquisapermite aos seus utilizadores pesquisar através da sua documentação e encontrar informação rapidamente!
Criar uma visão geral para a documentação:
Sem um plano estruturado, pode ser difícil construir uma documentação de produto que flua bem e seja eficaz para atingir o objectivo principal dos seus critérios de documentação. Como resultado, é fortemente aconselhado começar com um esqueleto sobre o qual a sua documentação possa expandir-se. Utilize cabeçalhos, categorias, sub-categorias e temas para organizar e agrupar adequadamente os seus materiais. A Docsie dispõe de muitas grandes ferramentas que lhe permitem criar documentação de forma rápida e eficaz e visa criar documentos dinâmicos de produtos.
Temos capacidades de pesquisa, uma organização bem enxertada para a sua documentação, bem como muitas outras características poderosas.
Defina o seu público alvo:
É fundamental compreender o público que utiliza os seus produtos para determinar se a sua documentação é dirigida aos criadores, empregados, ou utilizadores. Isto é para assegurar que os consumidores compreendem o contexto, objectivos e capacidades do produto ou tecnologia, a fim de o ajudar na adaptação ao seu público. E também se o seu público for de um determinado país fora do país da sua sede, então ter documentação traduzida é outro factor que deve considerar.
Inclua desenhos e legendas no seu conteúdo:
A ilustração ou diagramas de uma documentação técnica deve incluir várias medidas que expliquem a dimensão ou aspectos dos seus produtos. Se estiver a demonstrar características de um produto SaaS digital, então ter trechos dessas características funciona maravilhosamente, desde que demonstre o que fazem, e como funcionam.
Além disso, as imagens ajudam a romper a monotonia das palavras e a dar interesse ao papel. As legendas podem ajudar a colocar diagramas e desenhos de produtos com direcções claras em perspectiva.
Reler, editar e reescrever:
Consulte a sua documentação técnica várias vezes para se certificar de que não perdeu nada! Além disso, poderá ter o seu trabalho editado por um colega de trabalho ou supervisor para verificar que não lhe faltou nada. Um mecanismo de revisão e modificação garantiria que o material publicado é exacto.
Docsie tem ferramentas incríveis que o podem ajudar a criar a documentação do seu produto, se quiser saber mais sobre Docsie Clique Aqui.