Cada produto e equipa de gestão de projectos requer indivíduos-chave para criar e gerir vários projectos de documentação técnica. Isto é importante para vários aspectos da construção e desenvolvimento de produtos e projectos, bem como para a sua divulgação e educação de clientes e empregados sobre diferentes aspectos dos produtos, características, e as suas funções.
Embora a documentação técnica possa parecer difícil, não tem de o ser. Neste artigo, ensinar-lhe-emos tudo o que precisa de saber sobre o assunto para que possa começar a criar e manter documentação técnica espantosa para os seus produtos e projectos.
O que é a escrita técnica?
A documentação técnica existe numa variedade de formas e formatos, embora esteja agora na sua maioria disponível online. Apesar de a documentação técnica ser frequentemente criada por escritores técnicos, equipas de desenvolvimento, gestores de projecto, desenvolvedores, e outros profissionais da indústria, a melhor documentação técnica comunica informação de forma simples e clara o suficiente para que todos a compreendam. Caso contrário, fica aquém da sua função pretendida.
A documentação técnica refere-se a documentos que detalham as características e funções de um produto. É mais frequentemente desenvolvida na indústria de desenvolvimento de software por equipas de desenvolvimento e produto e pode ser utilizada para responder às necessidades de apoio de vários intervenientes dentro de uma organização.
Fornecem o contexto para artigos relacionados com o produto. Quer descrevam a utilização, técnica, funções, características, ou desenvolvimento de um produto, o objectivo final é educar o leitor sobre um elemento particular do produto. Isto é verdade independentemente de serem utilizados no desenvolvimento de software, desenvolvimento de produto, ou outras áreas.
Quem é o público pretendido para a documentação técnica?
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As audiências podem ser definidas de várias formas, desde utilizadores finais a programadores e interessados. Varia consideravelmente em função do tipo de material em questão.
No entanto, a documentação técnica baseada em processos é frequentemente produzida com vista a outros públicos. Podem ser criadores, intervenientes, clientes, ou outros membros da equipa interna. Embora este tipo de documentação seja menos utilizado do que a documentação baseada em produtos, o seu objectivo é oferecer uma visão mais aprofundada dos vários elementos técnicos que compõem um produto.
No final do dia, a documentação técnica é muitas vezes criada em benefício dos utilizadores do produto. O seu principal objectivo é frequentemente ajudar os utilizadores a realizar certas tarefas com um produto, pelo que os utilizadores finais devem sempre ser considerados durante a produção dos diferentes tipos de documentação técnica.
Qual é o significado da documentação técnica?
Há várias razões para a importância da documentação técnica. No entanto, tudo isto se resume a uma vantagem crítica. A principal razão para a criação de documentação técnica é para informar o público sobre um produto.
Esta afirmação pode parecer óbvia, mas vamos um pouco mais longe. Afinal de contas, um produto é completamente inútil se os consumidores não tiverem conhecimento suficiente sobre ele. A falta de informação resulta na incapacidade dos indivíduos de utilizarem correctamente um produto ou na falta dos conhecimentos necessários para o compreenderem realmente.
A documentação técnica é crítica do ponto de vista do utilizador final, uma vez que lhes permite utilizar um produto de forma eficiente. Isto é duplamente vantajoso para a empresa que produz a documentação técnica, uma vez que reduz as horas de atendimento ao cliente e resulta em utilizadores satisfeitos que podem resolver os seus próprios problemas e responder às suas próprias questões.
Internamente, a documentação técnica é crítica porque fornece aos empregados os conhecimentos necessários para trabalharem eficientemente num produto, quer se trate de material altamente técnico ou de uma visão geral de alto nível de planeamento e processos.
Em qualquer caso, os produtos nem sempre são auto-explicativos. É por isso que necessitamos de documentação técnica para nos fornecer toda a informação que necessitamos sobre eles.
Quais são os diferentes tipos de documentação técnica existentes?
A documentação técnica vem sob uma variedade de formas. O método mais simples de distinguir entre várias formas de documentação técnica é determinar para quem estas são escritas. Podem ser amplamente classificados em dois tipos: documentação do produto e documentação do processo.
Em qualquer caso, os produtos nem sempre são auto-explicativos. É por isso que necessitamos de documentação técnica para nos fornecer toda a informação que necessitamos sobre eles.
Documentação orientada para o processo
Em termos simples, a documentação orientada para o processo detalha o método pelo qual um produto é desenvolvido. Não está preocupado com o resultado final, mas com os vários processos, dados e eventos que contribuem para o seu avanço e evolução.
Este tipo de escrita técnica é tipicamente mantida internamente e tem pouco valor ou interesse para os consumidores ou utilizadores finais (excepto para os intervenientes externos com interesse no desenvolvimento de um produto). É benéfico uma vez que denota as muitas fases da vida útil de um produto. Este tipo de documentação é utilizado para a gestão de produtos e equipas de gestão de projectos, bem como outras equipas empresariais que necessitam de iniciar vários processos e documentação de catálogos, tais como equipas de RH e mesmo de desenvolvimento.
A documentação orientada para o processo pode consistir6 em propostas de projectos, que apresentam objectivos e prazos relacionados com o desenvolvimento de produtos. Requisitos do produto, que são documentos convincentes que descrevem factos e números essenciais sobre um novo produto ou serviço. Objectivos, personagens e histórias de utilizadores, detalhes de lançamento, roadmaps, wireframes e detalhes de concepção, riscos e dependências são aspectos comuns.
A documentação orientada para o processo também pode consistir em planos de projecto, esboços, sumários e cartas.
Os gestores de projectos e produtos têm uma necessidade especialmente forte de roteiros de produtos e projectos, pelo que ter documentação e planos para apoiar este aspecto do seu fluxo de trabalho é essencial para a progressão dos projectos e o desenvolvimento de produtos.
Os relatórios e actualizações de projectos, assim como as especificações de certas fases de processos dentro do produto ou desenvolvimento do projecto, é outro aspecto da documentação orientada para os processos. Isto fornece visões fantásticas das muitas fases do ciclo de vida do seu produto.
Documentação orientada para o produto
O próximo tipo de documentação técnica é a documentação baseada em produtos. Muitas vezes conhecida como documentação do utilizador, descreve o que é um produto completo e como utilizá-lo. Em vez de descrever o processo de desenvolvimento, enfatiza o resultado final.
Existem vários tipos diferentes de documentação orientada para o produto, contudo, os principais tipos chave são manuais do utilizador, tutoriais, guias de instalação, guias de resolução de problemas, perguntas frequentes, bases de conhecimento, wikis, e outros recursos de aprendizagem: Estes tipos de documentação fornecem informações sobre o seu produto e ajudam os utilizadores finais a aprender como utilizá-lo.
A documentação da experiência do utilizador é outra forma de documentos orientados para o produto para empresas SaaS. A documentação UX descreve a experiência do utilizador do seu produto (UX). Uma lista de todas as capturas de ecrã pertinentes e personas de utilizador. a sua inclui personas de utilizador, casos de utilização, directrizes de estilo, maquetas, protótipos, wireframes, e quaisquer capturas de ecrã necessárias.
O próximo tipo de documentação do produto são as notas de lançamento. Esta pode ser utilizada para documentação interna para manter as vendas e marketing informados sobre actualizações de produtos SaaS ou para informar os utilizadores e clientes sobre novas características e actualizações de um produto técnico.
Documentação orientada para o software
Quer esteja a escrever para utilizadores ou desenvolvedores, certifique-se de que a sua documentação é completa e responde às suas perguntas. Poupará tempo a responder às mesmas perguntas.
A documentação de software inclui; documentação API de arquitectura de software, documentação, e documentação de código fonte. Estas documentações são muito importantes para as equipas de software saberem como construir e estruturar certas plataformas e produtos técnicos. Para os programadores é essencial criar documentação para requisitos de software, documentação de sistema, documentação de código, planos de teste e criar outras formas de documentação para aumentar e manter equipas eficazes.
Quais são as vantagens de uma documentação técnica soberba?
A excelente documentação técnica é importante para o processo de desenvolvimento do produto por várias razões. Acima de tudo, ajuda todos a realizar os seus objectivos.
O que é que queremos dizer? Se está a criar um produto, o seu objectivo final é que as pessoas gostem de o utilizar. Como consumidor, o seu objectivo é utilizar um produto com sucesso para resolver um problema ou oferecer um serviço. Isto é impossível se os consumidores não compreenderem ou não utilizarem um produto.
Uma grande documentação técnica ajuda aqui. Equipa os consumidores com o conhecimento do produto e ajuda-os a utilizá-lo com sucesso, ao mesmo tempo que assiste as equipas de produto no seu processo de desenvolvimento.
A fim de assegurar que a sua documentação técnica está bem escrita, o truque é estabelecer um processo, fluxo de trabalho e estratégia adequados para escrever documentação técnica de qualidade que seja clara e decisivamente escrita. Deve ser simples de utilizar e compreender para os seus utilizadores. Caso contrário, não ajudará todos a alcançar os seus objectivos.
Docsie é uma solução clara para o ajudar a escrever melhor documentação
É essencial uma documentação técnica clara, de alta qualidade e de fácil acesso. Para o ajudar a si e à sua equipa de desenvolvimento a tornar isto uma realidade, o teste gratuito da Docsie pode ajudá-lo a começar a criar e escrever documentação técnica.
O nosso belo e facilmente personalizável portal de conhecimento criador permite à sua equipa colaborar sem esforço na documentação técnica enquanto se mantém organizada.
Esqueça as dores de cabeça associadas à documentação que se encontra dispersa entre e-mails, equipas Microsoft, GitHub, e Google Drive. Ao utilizar a nossa plataforma, pode garantir que toda a informação necessária é centralizada, permitindo-lhe concentrar a sua atenção em fazer fluir os seus sucos criativos e criar conteúdos surpreendentes. Comece já!
Qual é a melhor maneira de desenvolver documentação técnica?
Muitos indivíduos não sabem por onde começar ao produzir documentação técnica. Não se preocupem; criar documentação técnica excelente é um talento aprendido. Entretanto, para o ajudar, quebrámos alguns métodos simples para produzir rapidamente uma boa documentação técnica.
1. Conduzir investigação
Convenhamos: é difícil gerar boa documentação técnica, a menos que seja completamente claro sobre o material que se está a tentar fornecer. Se já tem exemplos, investigação, amostras e outros dados para trabalhar, passe ao segundo passo.
No entanto, se se começa do zero, é fundamental que se faça investigação. Reunir-se com a equipa que será responsável pela documentação técnica em questão, discutir, e atribuir várias tarefas de investigação a vários membros da equipa.
Para a sua investigação, é uma boa ideia compilar toda a informação e documentação actual com que tem de trabalhar.
O passo seguinte para a sua investigação é considerar o que a sua documentação técnica irá cobrir, as suas metas e objectivos que pretende alcançar com a sua documentação técnica.
Depois o passo seguinte é listar que tipo de software específico, ferramentas e guias de estilo no desenvolvimento da sua documentação técnica. Estas ferramentas podem ser facilmente geridas com Docsie. De facto, toda a sua investigação pode ser escrita e colaborada para completar também com Docsie.
2. Concepção da documentação técnica
A substância da documentação técnica é crítica. No entanto, o aspecto da sua documentação técnica também é essencial. Um documento bem organizado e visualmente apelativo comunicará informação de forma muito mais eficaz do que um emaranhado desorganizado de documentos.
Como tal, há alguns pontos a considerar durante a concepção da sua documentação. Para começar, considere a estrutura e a navegação. Os indivíduos utilizam frequentemente a documentação técnica para localizar informação específica ou uma solução para um problema, e devem fazê-lo prontamente para assegurar a eficácia do recurso. Como resultado, a organização da sua documentação é altamente essencial por este motivo.
É uma boa ideia categorizar e subcategorizar os seus conhecimentos para que possam ser facilmente acedidos. Isto pode ser feito através de artigos do Docsie's dentro de um Docsie Book. Os artigos serão exibidos no lado direito de toda a documentação publicada pela Docsie:
É também essencial se a sua documentação incluir uma função de pesquisa robusta e um índice dinâmico que permita aos utilizadores aceder facilmente à informação de que necessitam. O software de documentação mais eficaz, como o Docsie, também tem esta funcionalidade juntamente com muitas outras.
Além disso, é uma boa ideia começar com um esqueleto de documentação técnica. Uma disposição do esqueleto da sua documentação técnica é fácil de criar e irá ajudá-lo a assegurar-se de que não ignora quaisquer dados críticos que deseje incluir na sua documentação técnica. Discutiremos o esqueleto da sua documentação técnica na etapa abaixo. Isto irá manter a consistência visual e a organização de todo o seu material.
3. Estrutura da escrita
Neste ponto do processo, é tempo de começar a produção do verdadeiro conteúdo. Reunir-se com a equipa responsável pela documentação técnica da sua empresa e reunir toda a investigação realizada na primeira etapa. Depois, com base nas capacidades de cada membro da equipa, poderá atribuir-lhes trabalhos de escrita.
A mais alta documentação técnica começa com um esqueleto que é o esboço da documentação.
A documentação também deve ser fácil de ler e seguir e é uma boa ideia deixar que outros membros da sua equipa revejam a documentação e comentem-na. Isto pode ser feito facilmente com a função de comentar do Docsie.
Uma vez que todos tenham concluído um primeiro rascunho do seu material de documentação técnica, é fundamental rever, avaliar, e rever mais alguns. É uma boa ideia ter pelo menos dois conjuntos de olhos a rever cada parte da sua documentação. Isto assegura que o material não só é claro, bem escrito e gramaticalmente preciso, mas também eficaz para o público a que se destina.
Se a sua documentação técnica contém instruções ou passos a dar, assegure-se de que os membros da sua equipa testem esses passos e verifiquem se atingem os objectivos a que se destinam.
4. Teste como os utilizadores interagem com a sua documentação
Pode acreditar que validou a sua papelada durante todo o processo de revisão, mas não é esse o caso. Depois de ter completado a sua documentação técnica, é fundamental que a execute através de um processo de teste para garantir que está livre de falhas organizacionais, conteúdo confuso, e dificuldades de usabilidade.
Para alcançar esta fase, deverá procurar utilizadores externos para realizar uma revisão da sua documentação. Permita-lhes lê-la, utilizá-la para os ajudar no desempenho das funções atribuídas, e oferecer-lhe os seus comentários francos. É fundamental que os seus testadores sejam externos, uma vez que verão a sua documentação de forma objectiva e sem preconceitos, o que terá impacto na sua avaliação. Tudo isto pode ser feito com a análise da Web da Docsie. Permite-lhe ver no que os seus leitores se concentram na sua documentação, receber feedback e também saber o que os incomoda sobre a documentação e o formato dos seus documentos técnicos.
Em Docsie's web analytics pode ver um pequeno vídeo de como os seus leitores estão a interagir com a sua documentação técnica e utilizar esta informação, juntamente com uma classificação feita pelo leitor para optimizar a sua documentação. É muito importante compreender como abordar feedback do cliente e integrá-lo na sua criação de documentação técnica e fluxo de trabalho.
5. Optimizar a documentação técnica com feedback
Considere que está agora preparado para lançar a sua documentação técnica novinha em folha! Depois de incorporar qualquer feedback e comentários recolhidos durante a fase de testes, poderá actualizar e republicar a sua documentação técnica para que os seus utilizadores a utilizem! Isto deverá proporcionar-lhes uma experiência de documentação mais salutar.
No entanto, a sua viagem de documentação técnica não termina aqui. Os documentos técnicos são dinâmicos e são constantemente actualizados e modificados para reflectir os produtos por eles abrangidos. Como tal, é uma boa ideia estabelecer um protocolo delineando o que precisa de ser feito quando novas informações são acrescentadas, alterações são feitas, ou é efectuada uma manutenção geral.
Muitas empresas optam por implementar actualizações do calendário de manutenção à sua documentação. Estabelecem datas específicas para avaliar se são necessárias quaisquer alterações, assegurando que toda a sua informação está sempre actualizada e que as modificações nunca são negligenciadas.
Dicas rápidas para começar
Inscreva-se com Docsie
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Conheça o seu público
Existem várias formas de documentação técnica. Considere quem irá ler a sua documentação para determinar o tipo de documento, material, e língua a empregar. Programadores, engenheiros, intervenientes, gestores de projecto, utilizadores finais, etc.
Planeie a sua documentação
Prepare uma estratégia inicial que descreva o tipo de documentos que irá criar. Considere os tipos de documentação necessários para o seu produto e o que eles irão e não irão cobrir.
Seja sucinto e evite a repetição.
O primeiro passo é fácil se o tiver completado previamente. Trabalhou arduamente na sua documentação técnica; certifique-se de que é útil e fácil de usar. Certifique-se de que a sua escrita é sucinta e que não duplica material entre artigos, a menos que seja absolutamente necessário.
Consistência
É uma questão minúscula, mas a coerência na documentação técnica é vital. Fontes, estilos de escrita, design, formatação, e localização são exemplos. Estabelecer orientações no início do processo de desenvolvimento da documentação e mantê-las. Ajuda se corresponderem ao aspecto e toque da marca da sua empresa. Pode utilizar Guia de estilo da Docsie para garantir isto.
Relembrar o seu objectivo
Ao trabalhar num artigo, pergunte a si mesmo ou à sua equipa, "O que quero que o leitor seja capaz de fazer"? Ao concentrar-se no seu propósito, garantirá que a sua documentação é útil e accionável sem detalhes desnecessários.
Comece com a sua documentação técnica
Pronto para entrar no mundo da escrita técnica? Mantenha este conselho à mão enquanto prepara a documentação técnica do seu produto. A prática torna-o perfeito, e não há melhor altura do que agora para começar.
Comece a planear os seus documentos e a definir o seu conteúdo. Com o nosso teste gratuito e este artigo como guia, estará a produzir documentação técnica excepcional num instante!