Como escrever instruções claras e concisas para o manual do utilizador

A premiada e prestigiada revista intitulada Life Is Too Short to RTFM: How Users Relate to Documentation and Excess Features in Consumer Products partilha os relatórios de uma série de inquéritos realizados ao longo de sete anos e meio. De acordo com o estudo, os consumidores lêem os manuais apenas 25% das vezes. As causas subjacentes a esta situação são frequentemente manuais ineficazes com pormenores pouco claros e esquemas e formatação aborrecidos. Este blogue partilha dicas e truques sobre como escrever um excelente manual do utilizador, que seja amigo do consumidor. Utilizando um software como o Docsie, pode elaborar um manual do utilizador excecionalmente bem escrito, sem complicações e num período de tempo mínimo.

Quais são os principais elementos a incluir num manual do utilizador?

Todas as empresas são únicas. E, da mesma forma, não existem dois produtos iguais. Mas seja qual for o seu produto, o seu manual do utilizador apresenta características de certos elementos principais. Quer esteja a vender o mais recente smartphone ou seja proprietário de uma empresa que produz micro-ondas, o seu manual do utilizador deve conter informações essenciais e apresentá-las de forma sucinta. Vamos descobrir as 12 principais características que pode introduzir nos seus manuais.

O quê	Porque
Quando fala com os seus clientes numa linguagem simples, eles consideram a sua marca mais acessível e desenvolvem o interesse em permanecerem utilizadores fiéis. E isto está no centro do serviço ao cliente.
Acessibilidade	Tente promover a inclusão através do seu documento. Torne os seus manuais acessíveis a pessoas com deficiências cognitivas, auditivas, visuais, etc.
Fluxo lógico	Estruture seu conteúdo usando títulos e subtítulos relevantes. Deve existir um fluxo lógico no manual para que os clientes saibam como abordar o seu produto. Tenha um começo, meio e fim adequados para evitar confusão.
Índice	Um elemento crucial do seu manual, serve como ponto de partida para os seus clientes. Orienta os utilizadores para encontrarem informações específicas sem terem de ler todo o manual.
Visuais	Imagens, ilustrações, vídeos, etc., tornam o seu conteúdo mais vivo. Ao utilizar elementos visuais entre grandes blocos de texto, pode tornar o seu manual mais envolvente e interativo, permitindo que os seus clientes compreendam tudo o que tem para dizer.
Simplicidade	Ser simples é difícil. Quando um manual do utilizador soa menos como um documento técnico e mais como um guia amigável, os utilizadores não se sentem intimidados pela quantidade de conteúdo.
Pesquisabilidade	No mundo atual da comunicação digital, somos mais propensos a procurar informação online. Por isso, adicione o elemento de pesquisabilidade ao seu documento para que os utilizadores possam verificar facilmente o conteúdo relevante.
Design agradável	Ao adicionar gráficos, elementos visuais e imagens aos seus manuais, não exagere. Utilize o espaço de forma criteriosa e escolha uma paleta de cores que se mantenha consistente ao longo de todo o documento. Tenha espaço branco suficiente para que os olhos não fiquem cansados.
Resolução de problemas	Faça com que o manual do utilizador se concentre no problema que tenta resolver. Aborde os pontos fracos dos seus clientes e, em vez de enumerar as características do produto, mostre como este pode beneficiar os clientes.
Feedback real	Tente obter conhecimentos em primeira mão de testadores beta ou de um conjunto de clientes que possam partilhar as suas experiências de utilização do seu produto. Trabalhe com base no seu feedback e elabore conteúdos relevantes.
Recursos adicionais	No final do manual do utilizador, inclua uma secção com ligações a outros documentos que os clientes possam consultar. Podem ser sites importantes, IDs de e-mail, números de telefone, etc.
## Como escrever um manual do utilizador?

1. Compreenda o seu público

Descubra quem são os seus utilizadores antes de começar a escrever. Quais são os seus problemas, necessidades e requisitos? Optimize as instruções do seu manual para que funcionem tanto para principiantes como para utilizadores experientes do produto. Compreenda as suas competências e adapte o seu conteúdo.

2. Conhecer o objetivo

Descubra porque é que está a escrever o documento. Deseja falar sobre as características do seu produto? Ou ajudar os seus utilizadores a resolver problemas ou a conhecer os passos para a resolução de problemas? Defina o seu objetivo e elabore o seu conteúdo em conformidade.

3. Conheça o produto

Reúna informações detalhadas conversando com desenvolvedores, engenheiros de produto, etc. Conhecer os antecedentes do produto e cruzar informações para verificar a sua exatidão e relevância. Faça perguntas perspicazes e coloque-se na pele dos utilizadores do produto.

4. Utilizar a linguagem com atenção

Escolha palavras e frases simples que todos possam entender. Evite utilizar a voz passiva e evite utilizar a primeira pessoa. Elimine o jargão e os termos técnicos e explique os processos, os sistemas e as características dos produtos numa linguagem acessível.

5. Descrever processos

Falar sobre os processos em pormenor e ser tão descritivo quanto possível. Siga um estilo de escrita técnica, mas não sobrecarregue o documento com demasiada informação. Faça com que cada palavra conte e não utilize palavras ou frases ambíguas que possam criar confusão.

6. Adicionar secções relevantes

Divida problemas complexos em partes digeríveis. Inclua secções relevantes e adequadas, tais como índice, introdução, perguntas frequentes, recursos adicionais, etc. Faça um esboço do documento ou utilize um modelo simples para não deixar de acrescentar nenhuma secção importante.

7. Colocar elementos visuais adequados

Adicione fotos e vídeos para atrair os utilizadores para as suas instruções. Transmita mais através de imagens e complemente-as com parágrafos de texto cuidadosamente colocados.

8. Tenha um fluxo lógico

Comece com o "o quê" e depois passe para o "como" do seu produto. Explique os principais termos e frases associados ao produto, destaque as suas características e, em seguida, vá para as secções de resolução de problemas e recursos adicionais.

9. Seja nítido

Não faça rodeios. Transmita informações. Para o efeito, pode utilizar marcadores, tabelas, fluxogramas ou diagramas. Mantenha as suas informações actualizadas, mantendo-se em contacto com os criadores de produtos, a equipa de investigação, os engenheiros, etc.

10. Dar os retoques finais

Reveja os seus documentos antes de os publicar. Verifique se existem erros tipográficos, problemas linguísticos, inconsistências gramaticais, etc. Assegure a melhor legibilidade destacando as informações principais, utilizando tipos de letra legíveis e colocando títulos e subtítulos para dividir todo o conteúdo em secções separadas.

Como estruturar e organizar um manual do utilizador?

• Criar uma estrutura organizada e um fluxo lógico é crucial para tornar um manual do utilizador fácil de navegar e seguir. O manual deve ser organizado em secções ou capítulos distintos relacionados com as principais funções, componentes ou procedimentos. Utilize títulos e subtítulos claros e descritivos para dividir a informação em blocos lógicos.

• Comece com uma secção de visão geral ou de introdução ao produto para fornecer uma orientação de alto nível antes de entrar em pormenores específicos. Agrupar características ou tarefas relacionadas em secções - por exemplo, secções separadas para configuração, funcionamento básico, resolução de problemas, manutenção. Numere os capítulos e os títulos das secções sequencialmente para que o manual tenha um fluxo claro e progressivo.

• Dentro de cada secção, organize a informação por ordem de utilização - passos simples ou preliminares primeiro, antes de tarefas mais avançadas. Dar instruções claras de procedimento em formato de passos numerados. Dividir o texto** em parágrafos curtos para uma melhor legibilidade. Utilizar listas numeradas ou com marcadores, sempre que adequado, para separar texto denso.

• Ilustrar visualmente as sequências ou fluxos de trabalho com diagramas, fluxogramas e gráficos passo-a-passo. Mostrar grandes planos de interfaces ou componentes, quando relevante. Considerar um guia de iniciação ou de configuração rápida para utilizadores impacientes que não queiram ler o manual completo. Inclua um índice, uma página de índice e um glossário de termos para facilitar a navegação e a pesquisa. A utilização de uma estrutura bem organizada tornará qualquer manual do utilizador mais coerente, intuitivo e fácil de utilizar.

Que software devo utilizar para criar um manual do utilizador?

O mercado está repleto de software de documentação. Embora alguns ofereçam planos de preços acessíveis, outros apresentam funcionalidades nunca vistas. Por isso, é comum sentir-se sobrecarregado com tantas opções. Escolha Docsie como o seu parceiro de software de confiança, onde pode criar, editar, publicar e partilhar o seu manual do utilizador online. Desde a organização de uma carteira diversificada de manuais até à gestão de várias versões, o Docsie é o software perfeito para acelerar o seu processo de criação de manuais do utilizador!

Características úteis:

• A plataforma ajuda-o a manter todos os seus documentos organizados para que possa identificar facilmente aquele que precisa de partilhar com os seus utilizadores-alvo.

• A funcionalidade Prateleiras permite-lhe encontrar a parte do manual que procura.

• Através do controlo de versões, pode verificar as edições anteriores do seu documento.

• A funcionalidade de tradução traduz automaticamente o seu conteúdo para a língua de destino.

• Pode definir tarefas, listar fluxos de trabalho e apresentar um documento compreensível.

• A colaboração com a equipa de design interna ajuda-o a criar manuais de utilizador alinhados com a marca.

• Desfrute de uma publicação perfeita com o clique de um botão.

Principais benefícios:

• Hospeda todos os documentos num único local com diferentes níveis de acessibilidade.

• Reduz o tempo e o esforço para publicar e manter a documentação relacionada ao produto.

• A interface de utilizador simples e intuitiva torna a documentação fácil e muito rápida.

• A manutenção de várias versões ajuda a facilitar a edição e a colaboração.

• Fácil de compreender, tornando a integração sem problemas.

Qual é a melhor forma de tornar um manual de utilizador fácil de seguir e compreender?

• O aspeto mais importante de qualquer manual do utilizador é tornar as instruções fáceis de seguir e compreender. Utilize uma linguagem simples e clara que evite o jargão demasiado técnico ou a terminologia confusa específica do produto. Escreva frases curtas e directas na voz ativa.

• Forneça detalhes suficientes e explicações para que os utilizadores compreendam os conceitos, mas não explique demasiado acções simples. Utilize um tom de conversa amigável para ajudar os utilizadores a sentirem-se confortáveis em vez de intimidados. Evitar frases ambíguas que possam ser interpretadas de diferentes formas.

• Utilize termos consistentes para se referir a elementos da interface, botões e itens de menu. Incluir capturas de ecrã e diagramas para demonstrar visualmente a utilização e reforçar as explicações. Ilustrar o aspeto do produto em cada passo, em vez de se basear apenas em descrições de texto.

• Formatar as instruções em passos numerados com acções distintas por passo. Agrupar a informação em parágrafos curtos para melhor legibilidade**. Utilize títulos a negrito, marcadores, listas numeradas e um amplo espaço em branco para evitar blocos de texto densos.

• Fornecer orientação se os utilizadores tiverem de completar pré-requisitos antes de determinadas tarefas. Dar dicas, atalhos ou recomendações para ajudar na utilização. Incluir avisos ou avisos de precaução antes de acções potencialmente prejudiciais.

• Resumir as principais conclusões ou lembretes após procedimentos longos ou complexos. Permitir a leitura rápida, estruturando o manual com hierarquias e navegação claras. Um manual do utilizador bem escrito e adaptado ao nível de conhecimento do público oferece o caminho mais simples para o domínio.

Que gráficos, capturas de ecrã ou elementos visuais ajudam a melhorar os manuais do utilizador?

• Os elementos visuais** são muito úteis nos manuais do utilizador para demonstrar as características do produto, ilustrar processos complexos e melhorar a compreensão. As capturas de ecrã são essenciais para mostrar aos utilizadores o aspeto exato da interface do produto e reforçar as instruções em texto. Faça capturas de ecrã das principais etapas durante os procedimentos para revelar opções de menu, cliques em botões, campos de entrada, notificações, etc.

• Anotar as capturas de ecrã** com chamadas, etiquetas de texto e setas para destacar áreas importantes e orientar a atenção dos utilizadores. Certifique-se de que as imagens são suficientemente grandes para mostrar os detalhes e que estão optimizadas em termos de nitidez. Inclua imagens de grande plano de botões ou definições quando se referir a eles nos passos.

• Os diagramas, tais como wireframes e fluxogramas, visualizam relações e fluxos de trabalho. As vistas explodidas detalham componentes individuais. Os infográficos representam de forma criativa estatísticas ou dados. As fotografias demonstram a configuração do equipamento. Os ícones indicam graficamente avisos, dicas, notas, etc. Considere ilustrações em estilo de esboço para explicar conceitos ou adicionar interesse visual. Os gráficos e tabelas organizam informações complexas num relance.

• Os gráficos** devem ser concebidos profissionalmente para uma maior clareza e impacto visual. Utilize uma iconografia e um código de cores consistentes em todas as imagens. Gráficos relevantes e de alta qualidade não só quebram o texto denso como melhoram a compreensão e a recordação das instruções.

No entanto, evite sobrecarregar o manual com imagens excessivas, não relacionadas ou mal executadas. As imagens complementam o texto, mas não devem desviar a atenção da mensagem principal. Utilize apenas gráficos que apoiem diretamente o conteúdo. Um espaço em branco suficiente à volta dos elementos visuais melhora a legibilidade. Com uma abordagem apelativa mas minimalista, os gráficos nítidos tornam os manuais do utilizador mais cativantes e instrutivos.

Quão detalhado e abrangente deve ser um manual do utilizador?

Determinar o nível certo de detalhe é um ato de equilíbrio ao criar manuais do utilizador. Demasiada pouca informação deixa os utilizadores confusos e incapazes de utilizar corretamente o produto. Mas o excesso de pormenor pode tornar os manuais pesados, aborrecidos e difíceis de utilizar.

• Concentre-se em fornecer as instruções mínimas necessárias para que os utilizadores realizem as tarefas de forma segura e eficaz. Fornecer explicações gerais para o contexto concetual, mas evitar teoria aprofundada ou minúcias técnicas, a menos que sejam diretamente relevantes.

• Descreva todos os passos que os utilizadores devem dar para configurar definições, utilizar funcionalidades e efetuar manutenção. Não pressuponha conhecimentos nem salte passos aparentemente óbvios. Mas não repita pontos simples.

• Encontre o ponto ideal entre compreensivo e conciso. Utilize frases sucintas e omita pormenores desnecessários. Utilize terminologia consistente para ser breve. Fornecer explicações alargadas seletivamente quando necessário para clarificar processos complexos.

Suplementar o texto com imagens para evitar passagens longas. Resumir as principais conclusões após procedimentos longos. Incluir um índice, glossário e índice para que os utilizadores possam consultar facilmente os detalhes.

• Considere segmentar o conteúdo em vários manuais para diferentes tipos de utilizadores, como iniciantes vs. utilizadores avançados. Ou separar as instruções gerais de funcionamento das especificações técnicas pormenorizadas.

• Embora os manuais devam ser completos, demasiada informação pode ser contraproducente. Procure as necessidades dos utilizadores reais e encontre um equilíbrio através de uma redação iterativa, testes de utilizadores e feedback, em vez de tentar documentar exaustivamente todas as facetas. Uma abordagem adaptada produz manuais com conteúdo suficiente, mas bem direcionado, para uma verdadeira usabilidade.

Como posso garantir a consistência entre secções e capítulos de um manual do utilizador?

Manter a consistência no formato, tom, terminologia e estilo utilizados num manual do utilizador é fundamental para uma experiência de utilizador coesa. Um manual consistente permite que os utilizadores encontrem e absorvam facilmente as informações sem confusão ou distração.

Utilize a mesma estrutura de documento em todo o manual, com esquemas de numeração uniformes para capítulos, títulos, páginas, figuras, e tabelas. Mantenha a consistência dos elementos de formatação, como o estilo do texto, as indentações e o espaçamento entre linhas.

Utilizar terminologia idêntica para se referir a elementos da interface, componentes, botões, itens de menu, etc. Nunca trocar termos ou etiquetas diferentes. Manter um tom constante, quer seja instrutivo, de conversação ou formal.

Manter o estilo de escrita uniforme, utilizando as mesmas estruturas de frases e evitando flutuações bruscas entre voz passiva e ativa. Utilizar frases com a mesma extensão e níveis de vocabulário semelhantes, sem variações bruscas.

Aplicar um estilo idêntico a notas, conselhos, avisos, avisos, etc. Formatar as instruções num padrão consistente de passos numerados. Normalizar elementos visuais como ícones, capturas de ecrã e diagramas. Fazer referência cruzada a capítulos, secções, figuras, tabelas e títulos com um sistema de numeração/nomeação consistente. Criar e utilizar guias de estilo, modelos ou macros para reforçar a uniformidade.

Embora seções discretas possam visar funções distintas, o manual deve ser lido como um documento unificado. A consistência evoca profissionalismo e apoia a facilidade de utilização, definindo expectativas claras para o utilizador. Mas a consistência não deve prevalecer a clareza - o formato pode ser quebrado quando absolutamente necessário para uma melhor compreensão e aprendizagem.

Como devo formatar o texto, os tipos de letra e a disposição num manual do utilizador para facilitar a leitura?

• A formatação do texto, dos tipos de letra e do layout num manual do utilizador requer uma cuidadosa consideração para uma óptima legibilidade.

• O objetivo é obter um layout limpo e bem estruturado, utilizando regras de formatação consistentes. Evite parágrafos densos e blocos de texto, utilizando quebras de linha, espaços em branco e marcadores. Organize o conteúdo em secções lógicas utilizando títulos e subtítulos.

• Para o corpo do texto, utilize um tipo de letra profissional padrão como Arial, Times New Roman ou Calibri com um tamanho de 10-12 pontos. Evite fontes de script ou de exibição sofisticadas reservadas para títulos. Utilize negrito ou itálico com moderação para dar ênfase.

• Assegurar um espaçamento adequado entre linhas e margens para que o texto não pareça apertado. Limite o comprimento das linhas a 50-60 caracteres e alinhe o texto à esquerda. Certifique-se de que os tipos de letra e os tamanhos são consistentes em títulos, corpo de texto, legendas, avisos, etc.

• Utilize listas numeradas ou listas com marcadores para dividir as instruções em passos fáceis de seguir. As tabelas organizam dados complexos de forma eficiente. Os ícones e as etiquetas de aviso destacam-se do corpo do texto. A utilização estratégica de variações de tipos de letra acrescenta hierarquia visual.

• Minimize grandes blocos de letras maiúsculas, sublinhados e pontos de exclamação para facilitar a leitura. Utilize cuidadosamente as quebras de página entre as secções principais. Numere as páginas e inclua cabeçalhos e rodapés.

• A formatação deve desaparecer da vista do utilizador ao facilitar a compreensão da leitura. O alinhamento, os espaços em branco e o fluxo visual permitem que as informações essenciais surjam claramente. Uma apresentação limpa e bem formatada aumenta a facilidade de utilização do manual e o seu valor didático.

Que tom e linguagem devo utilizar ao escrever um manual do utilizador?

• O tom e a linguagem utilizados num manual do utilizador devem equilibrar o profissionalismo com a acessibilidade. Evitar o jargão demasiado técnico, mantendo a exatidão, ajuda a tornar as instruções claras e acessíveis. Utilize uma linguagem simples e direta que se centre nas necessidades do utilizador. Explique claramente os conceitos e forneça orientações passo a passo utilizando a voz ativa e imperativos positivos ("Pressione o botão de ligar").

• Manter um tom de conversa e de boas-vindas. Utilizar frequentemente "você" para se dirigir diretamente ao leitor. Fornecer dicas e orientações como um instrutor útil em vez de apenas dar ordens. Definir terminologia, acrónimos e números de modelo necessários na primeira utilização. Fornecer um glossário de termos para referência. Utilizar analogias ilustrativas ou metáforas ao explicar conceitos técnicos complexos.

• Traduzir especificações técnicas em instruções facilmente digeríveis requer habilidade. Omitir pormenores estranhos, mas evitar simplificar demasiado. Utilizar frases coerentes e reforçar as explicações com imagens.

• Dirija-se ao leitor com respeito. Evitar linguagem patronizante ou insultuosa. Manter um tom inclusivo e profissional em relação à idade, género, cultura, capacidades, etc.

• Enquanto a terminologia imprecisa ou ambígua frustra os utilizadores, a comunicação clara dá-lhes poder. Reveja cuidadosamente as frases para excluir potenciais mal-entendidos ou conotações negativas. Procure obter feedback de utilizadores reais sempre que possível.

• Com o tom e a linguagem adequados, um manual é mais acolhedor do que intimidante. Explicações claras combinadas com estilo maximizam a eficácia do manual do utilizador.

Como posso ter a certeza de que um manual do utilizador inclui avisos de segurança e declarações de exoneração de responsabilidade?

• Os manuais do utilizador devem alertar os leitores para potenciais riscos de segurança e para o funcionamento correto dos produtos, de modo a minimizar os riscos. A comunicação clara das informações de segurança protege tanto o utilizador como o fabricante.

• Inclua avisos de segurança antes de quaisquer acções perigosas, tais como exposição a alta tensão, peças móveis, interação química, temperaturas de funcionamento elevadas, etc. Utilize palavras de sinalização como "Aviso" ou "Cuidado" para realçar os perigos.

• Explicar os possíveis ferimentos ou danos resultantes de práticas não seguras. Fornecer instruções precisas para um funcionamento seguro. Enumerar o equipamento de proteção necessário ou as condições ambientais, se aplicável.

• Utilizar alertas visuais como símbolos ou ícones de aviso para chamar a atenção. Letras maiúsculas e em negrito numa cor contrastante também realçam os avisos. Uma formatação consistente e específica para os perigos aumenta a capacidade de digitalização manual.

• Informar os utilizadores para lerem as secções de segurança na íntegra e fornecer certificados de formação, quando necessário. Aconselhar a inspeção e manutenção regulares do equipamento para evitar lesões. Sugerir as melhores práticas ergonómicas para a saúde do utilizador, se relevante.

• Especificar medidas de segurança para vários grupos de utilizadores, como profissionais formados vs. consumidores. Considerar tradutores de avisos ou pictogramas para audiências globais. Todas as comunicações de segurança devem ser altamente visíveis, inequívocas e complementadas com pistas visuais.

• Para além das orientações de segurança, indique também a utilização adequada do equipamento para evitar danos e instrua os utilizadores para lerem o manual. Embora o excesso de avisos de isenção de responsabilidade prejudique a atenção, o destaque dos perigos demonstra a preocupação dos criadores com o bem-estar do utilizador. Uma comunicação de segurança clara minimiza a responsabilidade e melhora a reputação profissional.

Os manuais do utilizador devem ser impressos ou disponibilizados digitalmente?

• Os manuais do utilizador** podem ser fornecidos em formato impresso ou digital, cada um com as suas vantagens e desvantagens. As empresas devem ter em conta as necessidades dos utilizadores e a complexidade do produto quando decidem entre manuais impressos e electrónicos.

• Os manuais impressos** permitem uma integração fácil e uma consulta rápida sem dispositivos. São ideais para instruções de instalação, funcionamento e manutenção que requerem uma orientação passo-a-passo linear. A impressão também evita as limitações da bateria/ecrã.

• No entanto, a impressão pode ser um desperdício, dispendiosa e difícil de atualizar. Os manuais electrónicos ajudam a conservar recursos e podem ser distribuídos online de forma económica. São facilmente pesquisáveis e podem incluir multimédia, como tutoriais em vídeo.

• Os formatos digitais** são convenientes para aceder a especificações, resolução de problemas, instruções ou informações de referência de forma não sequencial no computador ou no telemóvel. Mas a leitura prolongada do ecrã causa fadiga. O acesso digital depende da conetividade à Internet e da energia eléctrica.

• Para manuais altamente visuais, a impressão maximiza a qualidade e a clareza da imagem. Mas os manuais electrónicos permitem fazer zoom para ver os detalhes. Considere a utilização ao determinar o tamanho ideal da página, a encadernação, a orientação e a gramagem do papel.

• Se optar pela impressão, forneça também uma versão digital para acesso em qualquer altura e em qualquer lugar. Escolha formatos de software de fácil utilização para distribuição eletrónica, como HTML responsivo. Os PDFs mantêm a formatação, mas limitam a pesquisa.

• Idealmente, ofereça um guia de início rápido impresso e um manual eletrónico completo. Avalie as necessidades do utilizador, o tipo de produto e os tipos de tarefas para determinar se os formatos impresso, digital ou ambos são os ideais. Uma abordagem de entrega dupla maximiza a disponibilidade e a utilidade dos manuais.

Principais conclusões:

• Um bom manual do utilizador depende de vários factores. Deve ter uma linguagem simples, elementos visuais que chamem a atenção e uma estrutura lógica e hierárquica. As empresas devem incluir apenas tópicos específicos e apresentá-los de forma concisa para que os clientes não fiquem sobrecarregados ou não passem pelo conteúdo.

• Antes de escrever o manual, idealize o conteúdo, a formatação e a estrutura. Utilize uma plataforma de software fiável e documente tudo o que precisa de transmitir aos seus clientes. Escolha Docsie para publicar os seus documentos online e dar acesso aos membros da sua equipa para que possam editar e partilhar os seus comentários sobre a peça.

• Um manual do utilizador funciona como o primeiro ponto de contacto para os seus clientes. Deve conter todas as informações relevantes sobre o produto e secções importantes sobre a manutenção do produto e os aspectos a evitar. Os manuais do utilizador devem abranger todos os aspectos da resolução de problemas do produto, perguntas frequentes, funcionalidade do produto, etc.

Desconsidere o jargão técnico ao explicar conceitos complexos. Utilizar uma linguagem simples e fácil de compreender. Explique todos os conceitos relevantes relacionados com o seu produto utilizando palavras simples. Acrescentar gráficos, fluxos de trabalho e diagramas apenas quando acrescentarem algo ao conteúdo existente e explicá-los em conjunto com o conteúdo.

• Evite partilhar teorias assustadoras sobre o seu produto. Forneça pormenores úteis e práticos e não parta do princípio de que os clientes sabem tudo. Seja claro, evite informações extra e desnecessárias e partilhe apenas o que é essencial. Certifique-se de que todos os capítulos do seu manual do utilizador mantêm a coerência em termos de tom, estilo, formatação, terminologia, etc.

Considerações finais

Escrever manuais do utilizador é uma ciência e uma arte. É necessário compreender a psicologia dos seus clientes e redigir manuais de instruções fáceis de compreender numa linguagem compreensível. Manuais do utilizador úteis e eficazes conduzem a um melhor serviço pós-venda e, consequentemente, a uma maior satisfação do cliente.

Com Docsie, pode criar facilmente um manual do utilizador em linha e partilhá-lo com a sua equipa para editar, traduzir, publicar, manter e disponibilizar aos seus utilizadores. Docsie é a solução perfeita que compreende todas as suas necessidades de documentação e torna fácil escrever manuais online simples, mas poderosos.

Perguntas mais frequentes

**1. Qual é a principal caraterística de um manual do utilizador?

Ans: Para além de tudo o resto, os manuais do utilizador devem ser simples e fáceis de seguir. O conteúdo e o formato devem ser redigidos de forma convivial, para que os clientes possam segui-lo com facilidade e compreender cada passo do processo descrito.

**2. Porque é que os manuais do utilizador são importantes?

**Porque são importantes? Os manuais do utilizador garantem que os clientes obtêm informações completas sobre o produto antes de o utilizarem. Os manuais são um recurso rico que menciona características detalhadas do produto e partilha dicas sobre como utilizá-lo, para que o produto possa ser utilizado eficazmente sem afetar a sua vida útil.

**3. Qual é o objetivo dos manuais do utilizador?

Ans: O principal objetivo de um manual do utilizador é eliminar a ambiguidade e ajudar os consumidores a saber mais sobre um produto e a aprender a utilizá-lo. É o conteúdo de referência que contém instruções concretas para os clientes sobre como tirar o máximo partido do produto que compraram.

**4. O que se entende por documentação do manual do utilizador?

Ans: A documentação do manual do utilizador refere-se à elaboração do conteúdo que as empresas partilham com o seu público para resolver os seus problemas e ajudá-los a ter mais sucesso com o produto. É uma espécie de guia que ajuda os utilizadores a compreender o que fazer e o que não fazer no manuseamento dos seus produtos.

**5. Que tipo de documento é um manual do utilizador?

Ans: É um documento altamente técnico. Centra-se em fornecer informações essenciais e também orienta os clientes para que possam utilizar e manter os produtos da melhor forma possível.