Atualmente, os ficheiros PDF são um formato de documento muito importante e popular. Proporcionam um meio fácil de transmitir informações, preservam a formatação e garantem a unidade de estilo em várias plataformas. No entanto, o problema mais significativo dos ficheiros PDF pode ser a sua natureza não pesquisável. Imagine que tem uma grande quantidade de dados que não consegue organizar facilmente num único documento. Isto pode ser muito frustrante e uma distração que pode reduzir o seu rendimento.
O lado bom da história é que existem várias maneiras de tornar os PDFs pesquisáveis, e o guia a seguir apresentará as maneiras mais eficientes.
Porquê tornar os PDFs pesquisáveis?
São várias as vantagens de tornar os PDFs pesquisáveis. Eis algumas delas:
1. Produtividade melhorada:
Uma investigação efectuada pelo McKinsey Global Institute demonstrou que os trabalhadores do conhecimento gastam aproximadamente 1,8 semanas por ano a procurar e a recuperar informações. Os PDF não pesquisáveis implicam um desperdício de tempo, uma vez que, em vez de percorrer página a página, é necessário percorrer todo o PDF. Um PDF pesquisável dá-lhe a possibilidade de procurar a informação que deseja simplesmente introduzindo a palavra-chave que procura.
2. Melhoria da acessibilidade da informação:
Um inquérito revelou que 45 por cento dos empregados afirmam ter dificuldade em encontrar a informação de que necessitam para desempenhar bem as suas funções. A ativação da função de pesquisa dos documentos garante que esta informação pode ser utilizada por todos os que dela necessitam.
3. Aumento da colaboração:
Os PDFs pesquisáveis podem melhorar muito a colaboração entre os membros da equipa, pois permitem encontrar informações relevantes muito rapidamente no documento. Isto tem um efeito especial quando se trata de projectos que requerem colaboração.
Prós e contras dos PDFs pesquisáveis:
| Característica | Prós | Cons |
|---|---|---|
| Pesquisabilidade | Recuperação mais rápida de informações, acessibilidade aprimorada, colaboração melhorada | Pode exigir tempo de processamento adicional (dependendo do método) |
| Conteúdo baseado em texto | Mais fácil de pesquisar e editar | Requer OCR para documentos digitalizados |
| Tamanho do arquivo | Pode ser menor do que PDFs baseados em imagens | O tamanho do arquivo pode aumentar com recursos de pesquisa incorporados |
| Segurança | Pode ser aplicada proteção por palavra-passe e encriptação a PDFs pesquisáveis | Estes PDFs pesquisáveis requerem medidas de segurança adicionais para proteger informação sensível |
| Arquivamento | Os PDFs pesquisáveis podem ser facilmente arquivados e recuperados | O arquivamento a longo prazo de certos formatos de PDF pesquisáveis pode exigir um software específico |
5 métodos para tornar os PDFs pesquisáveis
Os PDFs podem ser pesquisados de várias formas, com vantagens e desvantagens. Segue-se uma análise das abordagens mais comuns:
1. Utilizando o reconhecimento ótico de caracteres (OCR)
Esta técnica é perfeitamente adequada para PDFs com texto em formato de imagem. A tecnologia OCR é um processo de conversão de texto digitalizado para um formato pesquisável. Muitas ferramentas online e programas de software oferecem recursos de OCR, incluindo muitas ferramentas online e programas de software oferecem recursos de OCR, incluindo:
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Adobe Acrobat Pro DC (programa pago)
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Smallpdf (Ferramenta online gratuita com um número limitado de opções)
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Xodo ( uma aplicação móvel gratuita com funcionalidade OCR).
Verificando a capacidade de pesquisa existente:
O texto de nem todos os PDFs é o mesmo. Alguns ficheiros PDF já foram concebidos como documentos pesquisáveis porque foram criados com uma camada de texto incorporada no documento. Se tentar realçar o texto no PDF com o rato, isso é normalmente uma forte indicação de que o documento está bloqueado. Se o texto estiver realçado, é possível que o motor de busca já o tenha feito.
Utilizando ferramentas de conversão online
Estão disponíveis muitas ferramentas de conversão online que podem ajudá-lo a converter o seu documento PDF num formato pesquisável, incluindo um documento Word. A ferramenta geralmente usa a tecnologia OCR para extrair o texto do documento PDF. Aqui estão algumas opções populares para criar PDFs pesquisáveis:
4. aproveitando o software pago
Para utilizadores avançados que procuram funcionalidades mais poderosas, software comercial como o Adobe Acrobat Pro DC tem um conjunto completo de ferramentas para criar e gerir PDFs pesquisáveis. Esses programas geralmente incluem OCR de alta qualidade, bem como opções de edição.
Solução de PDF pesquisável sem esforço do Docsie (mais eficiente)
O Docsie, um popular serviço de gestão de documentos, permite criar e armazenar PDFs pesquisáveis. O Docsie cria PDFs que podem ser pesquisados após o carregamento de documentos. Isto significa que não precisa de ter o incómodo de digitalizar manualmente ou instalar outro software. Desta forma, os membros da sua equipa podem ter acesso e pesquisa instantâneos, o que, segundo consta, aumenta a produtividade da equipa.
A funcionalidade de pesquisa simples do Docsie permite localizar qualquer informação nos seus PDFs em apenas alguns segundos, o que acaba por melhorar a colaboração da sua equipa e aumenta a partilha de conhecimentos entre a sua organização.
Eis algumas sugestões adicionais para maximizar a capacidade de pesquisa dos seus PDFs: Aqui estão algumas dicas adicionais para maximizar a capacidade de pesquisa dos seus PDFs:
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Utilize nomes de ficheiros descritivos: Desta forma, poderá encontrar o ficheiro PDF específico quando pesquisar pelo seu nome de ficheiro. Em vez de "Relatório_Out2023.pdf", escolha "Relatório_de_desempenho_da_Campanha_de_Marketing_Outubro_2023.pdf". Este nome é não só mais informativo como também mais pesquisável no nosso sistema Docsie.
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Utilizar uma formatação correcta**: A utilização de títulos, subtítulos e marcadores pode melhorar a legibilidade e a capacidade de pesquisa dos seus PDFs. Os motores de busca costumam classificar melhor os documentos bem estruturados nos resultados de pesquisa, tornando-os assim fáceis de encontrar.
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Considere a utilização de marcadores:** Os marcadores são úteis para se deslocar num documento extenso, especialmente naqueles com mais de uma divisão. Estes permitem ir diretamente para a parte desejada do documento, o que poupa muito tempo aos utilizadores.
Conclusão
A utilização destas técnicas servirá para que os PDF deixem de ser apenas documentos estáticos e passem a ser fontes de informação dinâmicas. Os utilizadores e as equipas estão expostos a uma variedade de vantagens com os PDF pesquisáveis. Os PDF pesquisáveis funcionam como uma excelente ferramenta que contribui para a produtividade, disponibiliza informações e facilita a colaboração.
Entre todas as formas mencionadas, o Docsie é, sem dúvida, um método rápido e cómodo não só de criar, mas também de gerir PDF pesquisáveis. A sua funcionalidade de pesquisa automática evita a necessidade de software adicional ou de trabalho laborioso da sua parte, poupando assim tempo e esforço. Com o Docsie, os seus PDFs são agora facilmente pesquisáveis e estão disponíveis, o que, consequentemente, leva a que a equipa possa utilizar a informação da melhor forma possível e, em última análise, ao seu sucesso.
Está pronto para aproveitar as capacidades ilimitadas dos PDFs pesquisáveis? Docsie tem uma opção de avaliação gratuita, pelo que pode começar a utilizar o produto e ver as vantagens que traz em tempo real e como pode transformar os seus processos de gestão de documentos.