Está encarregue de educar e formar os seus colegas de trabalho, clientes ou novas contratações? Se for esse o caso, continue a ler.
Pode ser difícil partilhar e educar os outros. Especialmente se não tiver um bom exemplo de um modelo de manual de formação para começar rapidamente. Neste artigo, vou mostrar-lhe como aumentar a produtividade e diminuir o tempo de inatividade utilizando o Docsie para criar um modelo de manual de formação simples e partilhá-lo com a sua equipa.
Passo 1: Criar uma conta no Docsie (é gratuito).
Docsie é uma ferramenta simples de desenvolvimento de manuais de formação que fornece às empresas modelos reutilizáveis para as ajudar a desenvolver melhores manuais de formação. Para começar, é totalmente gratuito e pode criar o seu primeiro manual de formação em menos de 10 minutos. Depois de se registar, podemos começar a explicar como escrever um manual de formação através do Docsie.
Passo 2: Criar um livro para criar um modelo de manual de formação básico espetacular.
O Docsie baseia-se no conceito de livros e prateleiras, com os livros a servirem essencialmente como manuais de instruções e as prateleiras a servirem como departamentos e centros de base de conhecimentos.
Suponha que é uma equipa de vendas atarefada que precisa de ter todos os seus materiais de formação de saída num único local. Pode utilizar o Docsie para organizar e categorizar os seus manuais de formação utilizando conjuntos. Pode então convidar o resto da equipa de formação a colaborar e a criar melhores manuais de formação em conjunto, quando estiver pronto.
Passo 3 - Definir instruções de formação
É aqui que identificará as categorias de formação e os percursos que terá de criar para educar o seu público-alvo.
Não se esqueça de que este guia parte do princípio de que já sabe quem é o seu público-alvo; o objetivo deste guia é mostrar-lhe como criar facilmente conteúdos para o seu manual de formação instrucional.
Considere uma equipa de vendas. Esta tem cursos de vendas para principiantes e avançados para uma variedade de cargos, incluindo SDRs (Sales Growth Representatives), Account Executives, Customer Success Representatives, etc. Os cargos podem ter nomes e responsabilidades diferentes, dependendo da natureza da sua empresa de vendas, mas todos eles exigem manuais de formação e uma forma rastreável de partilhar informações.
Como resultado, depois de identificar as suas áreas de formação, pode começar a entrevistar especialistas nessas posições para o ajudar a determinar o conteúdo dessas áreas. Por exemplo, pode entrevistar um executivo de contas para saber mais sobre o seu trabalho.
Depois de conhecer a sua rotina diária, práticas e deveres, pode construir um diagrama de processos que detalhe as tarefas desse cargo específico, dando-lhe uma imagem clara dessas responsabilidades.
Em seguida, dividirá essas tarefas em passos práticos por fase/senioridade, o que facilitará a criação de um manual de formação, pois saberá o que e como escrever um manual para a sua equipa específica.
Depois de ter reunido informações suficientes, pode utilizá-las para desenvolver o seu material de formação utilizando um modelo de manual de formação.
Passo 4: Desenvolver materiais de formação
Seguindo o esboço e o roteiro que elaborou para si próprio nos passos anteriores, e munido da informação recolhida junto da sua equipa. Começará a preencher o seu protótipo de modelo de manual de formação e instruções com conteúdos, etapa por etapa, expandindo gradualmente cada etapa para ajudar os seus formandos a desenvolver uma base de formação adequada.
Diferentes artigos podem conceber diferentes etapas no Docsie para ilustrar os manuais de formação. Existem muitas ferramentas excelentes que funcionam em conjunto com o Docsie para o ajudar a criar facilmente manuais fantásticos.
Ferramentas fantásticas
Existem muitas ferramentas fantásticas que pode utilizar para o ajudar a ganhar vantagem sobre a criação dos seus manuais de formação e ajudá-lo a desenvolver e preencher o seu modelo de manual de instruções.
Snag-It
Nota: Se for um utilizador de Mac, para copiar e colar a imagem no Docsie, utilize Shift, Command e 4.
O Snag-it permite-lhe tirar facilmente uma fotografia do conteúdo da sua página e anotá-la com uma ferramenta de anotação elegante e simples.
Camtasia
O Camtasia ajuda-o a gravar facilmente vídeos de instruções para melhorar a experiência de formação e aumentar a eficácia dos seus manuais de formação.
Guias do Docsie
Através de uma simples extensão do Chrome, pode utilizar os Docsie Guides para gravar automaticamente os seus manuais de formação, bem como todas as suas imagens de formação com anotações. Os Docsie Guides também o ajudarão a criar visitas guiadas não codificadas para demonstrar como utilizar o seu produto a consumidores ou novos formandos.
Passo 5 - Publique o seu manual de formação e partilhe-o com a sua equipa
Deve querer partilhar o seu material de formação com os seus novos formandos e/ou clientes, depois de o ter desenvolvido no Docsie. É tão fácil como clicar em publicar e fazê-lo aparecer numa página incorporada no Docsie no seu site.
Se pretender limitar o acesso a todo o seu material de formação, pode fazê-lo facilmente no Docsie. Também pode atribuir uma palavra-passe única a um determinado formando e revogar o acesso em qualquer altura.
Com apenas uma linha de código, pode também inserir o seu material de formação diretamente na intranet da sua empresa utilizando o Docsie.
Passo 6: Recolha feedback sobre o seu manual de formação e actualize-o no Docsie.
Depois de ter lançado o protótipo do seu manual de formação, está pronto para começar. Pode querer saber como é que os seus formandos e/ou clientes comunicam com o seu manual de formação e dar-lhes a oportunidade de lhe darem feedback útil para que possa melhorar o seu trabalho.
É aqui que pode utilizar o Vocally (uma extensão do Docsie) para recolher clips de vídeo das experiências de formação dos seus formandos e compreender melhor a forma como lidam com o seu modelo de manual de instruções. Pode também dar-lhes a opção de darem o seu contributo sobre a sua experiência de formação, que será categorizada no gestor do Vocally.
Pode então utilizar o Vocally Manager, que é facilmente incorporado no seu software de monitorização de projectos, para criar tarefas accionáveis para atualizar e aperfeiçoar a forma como escreve um manual com base no feedback dos utilizadores.
Passo 7: Manter e traduzir o material do seu manual de formação.
Agora, pode traduzir os seus modelos de manual de instruções para várias línguas diretamente no Docsie e pode até comunicar com tradutores de conteúdos experientes que o podem ajudar a atualizar os seus conteúdos a um preço reduzido.
Além disso, criar novas versões dos seus materiais de formação no Docsie é tão fácil como clicar num botão à medida que os seus materiais de formação crescem. Como resultado, não perderá mais nenhum exemplar de formação valioso e continuará a ter um ponto de referência para consultar.
Considerações finais
O Docsie pode ser utilizado se estiver seriamente empenhado em criar excelentes manuais de formação e utilizar modelos de manuais de instruções. Simplificará e melhorará significativamente o fluxo de trabalho do seu manual de formação.
Os modelos de manuais de instruções desempenham um papel importante na formação dos funcionários, informando os novos funcionários sobre a organização e os seus procedimentos. Os funcionários estão a amadurecer e a aprender novas tecnologias, técnicas e processos.
Os funcionários que não estão a aprender ativamente ou que não têm conhecimentos sobre os dispositivos, aplicações, equipamento ou maquinaria utilizados pela sua empresa podem ficar desmotivados no trabalho.
No entanto, a falta de empenhamento conduz frequentemente a uma elevada rotatividade dos trabalhadores e a uma fraca satisfação no trabalho. No final, tanto os empregadores como os empregados sofrem perdas.
Para além disso, existem estatísticas que comprovam este facto:
No espaço de um ano, 40% dos trabalhadores com formação inadequada abandonam o emprego.
Devido à falta de oportunidades de crescimento, 74% dos trabalhadores sentem que não estão a atingir o seu potencial máximo no trabalho.
Em 72% dos casos, os trabalhadores consideram contribuir financeiramente para a formação.
De acordo com 68% dos colaboradores, a agenda mais importante da empresa é o crescimento e a formação.
Apenas 13% dos trabalhadores em todo o mundo estão empenhados.
O desinteresse dos trabalhadores custa à economia mais de 500 mil milhões de dólares por ano.
Os números, por outro lado, são infinitos. O problema é real. Os empregados querem crescer e melhorar as suas competências, tanto na formação tradicional como nas oportunidades de desenvolvimento.
Uma óptima maneira de as empresas começarem a utilizar este método tão necessário é criar um fantástico guia de formação da empresa ou um manual de formação.
Temos de ir directos ao assunto e descobrir quais são os aspectos mais importantes de um manual de formação fantástico e como escrever um manual.
Em 2017, 45% das horas de aprendizagem numa empresa típica foram criadas através de métodos online ou mesmo de e-learning, de acordo com a ATD (Association-for-Talent-Development-in-the-United-States). Em comparação com 2015, isto representa um aumento de 42%.
A capacidade de desenvolver um modelo de manual de instruções é uma competência natural, necessária para a continuidade e o crescimento do negócio.