Porque é que ser um grande gestor de produto requer uma documentação intacta?

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Tal F.
on November 05, 2021 · · filed under Product Management Technical Writing Product Documentation Tutorials Internal Documentation

O talento mais valioso que os gestores de produto podem possuir para dar vida ao seu conceito de produto é a capacidade de escrever eficazmente.

Porque é importante a documentação?

Para começar, porque é que uma documentação adequada é fundamental para um projecto de desenvolvimento de produto digital?

As duas principais explicações são as seguintes:

1. Serve como um repositório para todas as escolhas significativas.

Ao trabalhar num projecto complicado e a longo prazo, são feitas diariamente escolhas críticas relativamente a prioridades, características e objectivos estratégicos.

À medida que o tempo passa e o projecto de desenvolvimento do produto avança, é fácil perder a noção de quando e porquê as escolhas críticas foram tomadas. É fundamental manter um registo detalhado disto para que se possa responder rapidamente às perguntas e explicar por que razão determinadas escolhas foram tomadas.

Isto é importante para assegurar que se consegue aquilo que se propôs construir, mais precisamente que se cumpriu os critérios do projecto desde o início. Além disso, é crucial para o controlo da prestação de contas.

2. Ajuda na retenção de informação sobre o produto.

Frequentemente, terá muitas equipas a trabalhar num projecto, com pouca ou nenhuma interacção entre elas, e em alguns casos, a rotação de pessoal é bastante prevalecente, e embora uma entrega eficaz seja crítica, por vezes faltam detalhes. Assim, a documentação serve como um registo tangível de toda a informação obtida ao longo do projecto, tanto para garantir que nada se perde, como para facilitar a transferência desse conhecimento.

E isto antes mesmo de considerarmos a transmissão de informação às equipas de apoio e aos utilizadores finais após a saída do produto; o que é outro papel importante de documentação eficaz.

Por estas razões, precisamos de documentação para ajudar as equipas de apoio e manter uma boa ligação e colaboração entre equipas e departamentos, para que o produto possa ser lançado com a ajuda de todos.

Como dar vida a um conceito de produto?

Para ser um gestor de produto de sucesso, deve possuir conhecimentos técnicos, uma compreensão profunda dos seus clientes, e criatividade e disciplina suficientes para dar vida a um novo conceito de produto.

No entanto, o talento mais valioso que um gestor de produto pode aprender não está relacionado com programação ou desenho; é a capacidade de escrever eficazmente.

Como gestor de produto, o principal constrangimento no seu desempenho é a sua capacidade de comunicar eficazmente com o resto da sua equipa.

O seu papel não é apagar fogos, controlar todas as facetas da criação do seu produto, ou organizar reuniões de stand-up. Como Ethan Hollinshead, o Gestor de Produto Sénior da Strava colocou "O maior desafio de gestão de produtos é o alinhamento de recursos. Os tamanhos das equipas estão sempre a mudar e frequentemente desequilibrados. Algumas semanas tem muita largura de banda de design e nenhum iOS, outras não tem design e todos os iOS. Ter um profundo atraso de projectos bem priorizados é a chave para operar uma equipa eficiente". Uma vez que as equipas estão sempre a mudar, ter um processo de documentação e colocação bem estruturado é essencial para manter tudo a funcionar bem e eficazmente.

A redacção de documentação eficaz é crucial em todas as principais áreas de produto pelas quais um gestor de produto é responsável:

O processo de escrever o "porquê" por detrás de um projecto obriga os gestores de produto a fazer escolhas difíceis desde o início e fornece ao resto da equipa uma Estrela do Norte clara para concentrar os seus esforços.

Planeamento*: Ao quebrar essa visão em histórias concisas e bem articuladas, objectivos e sprints, os projectos tornam-se mais fáceis de gerir e permanecem alinhados com as exigências dos clientes.

Execução*: Os gestores de produto que são peritos em comunicar por escrito com designers, engenheiros, e outros são os melhores em remover estrangulamentos, resolver conflitos, e levar a cabo as suas ideias.

Em geral, quanto mais eficaz for na comunicação verbal dos seus pensamentos como gestor de produto, mais acessível será o seu pensamento para os outros. Isto significa gastar menos tempo e energia a corrigir-se ou a explicar-se e mais tempo a concentrar-se em desafios importantes.

A documentação dos requisitos do produto equivale a uma visão mais abrangente do produto.

Uma das mais importantes documentações que os gestores de produto têm de desenvolver chama-se PRD (documentação de requisitos do produto). Ao iniciar um novo projecto, um bom gestor de produto considera cada elemento do produto e do seu ambiente. Eles verificam os tipos de clientes que gostariam de ter a oferta da empresa e porquê. Eles verificam o que outras empresas numa área estão a fazer e como podem melhorar o seu desempenho. Quando têm dúvidas sobre qualquer coisa, procuram informação e avaliam as suas hipóteses e preconceitos contra esse conhecimento.

Grandes gestores de produto utilizam a informação acima para transmitir uma narrativa sobre o cliente e as suas exigências, galvanizando toda a equipa de produto para trabalhar para um objectivo comum.

Os elementos críticos de um PRD incluem o seguinte:

  • Objectivo: A parte objectiva de um PRD descreve o problema do cliente que está a tentar resolver e como se liga à visão, objectivos e ambições da sua organização. Isto delineia o objectivo global para o que está a tentar alcançar e o público pretendido para o seu produto.

  • Release: A questão em mãos Esboce o que será fornecido e quando na parte libertada do PRD. Isto permite às equipas internas organizar o seu trabalho, compreendendo o âmbito e o prazo da publicação. Manter um registo dos marcos críticos e dependências para garantir que todos se mantenham no caminho certo.

Características: A fase seguinte é especificar cada característica (ou andar do utilizador) incluída no lançamento. Esta parte do PRD é onde se descreve com precisão o que precisa de ser criado e como a equipa de desenvolvimento deve proceder para o fazer.

  • Fluxo de utilizadores e design: Incluir wireframes e maquetes visuais no seu PRD para mostrar como será a característica e onde se encaixa no mapa geral do site ou página. Isto ajuda a equipa de desenvolvimento a compreender exactamente o que está a prever e como a funcionalidade deve ser implementada.

  • Analíticos: É fundamental determinar como irá avaliar o desempenho das suas características com antecedência. Crie uma hipótese sobre a influência que acredita que uma característica terá, a fim de determinar se ela proporciona os resultados pretendidos.

Trabalho futuro: Pode ser benéfico acrescentar informação de alto nível sobre os planos do futuro roteiro do seu produto na PRD. Inclua quaisquer factos pertinentes que ajudem a equipa a compreender como o produto pode mudar ao longo do tempo.

Histórias de utilizadores com um contexto asseguram que a exigência do cliente é satisfeita.

Dar vida a um produto requer mais do que criar uma estratégia e depois produzir características. Como gestor de produto, a sua tarefa mais valiosa é determinar precisamente o que cada característica precisa de fazer pelo seu cliente e depois condensá-la na forma mais concisa possível para a sua equipa.

Embora possa demorar mais tempo a desenvolver uma narrativa impenetrável do utilizador que coloque a sua equipa de entrega para o sucesso - uma narrativa que quase elimina a possibilidade da sua construção da coisa incorrecta - poupa consideravelmente mais tempo durante a fase de execução. Os gestores de produtos que cortam os cantos a isto pouparão tempo a curto prazo, mas pagarão o preço depois.

A questão é que quando se declara apenas o que a sua característica faz, ela ignora o contexto do consumidor.

Quando se limita a pedir à sua equipa de entrega uma lista de características, encontrará sempre discrepâncias entre a sua visão e a visão deles.

Dar prioridade a uma documentação bem concebida e escrita do produto é essencial para completar o processo de integração dos seus utilizadores, para que possam saber como utilizar o seu produto da forma mais eficaz. No entanto, deve também incluir histórias de utilizadores para dar exemplos de como utilizar o seu produto e de que capacidade como um exemplo real da vida real com base na pesquisa de utilizadores.

A comunicação escrita responsabiliza os indivíduos e mantém as iniciativas a avançar.

Um gestor de produto pobre acumula informação e deve gastar tempo a justificar as suas acções ao seu pessoal. Isto mata a dinâmica do produto - os indivíduos passam o seu tempo a conversar com o gestor de produto em vez de se dedicarem ao trabalho, e o gestor de produto passa o seu tempo a apagar fogos em vez de se concentrarem no trabalho importante.

Uma componente crucial de qualquer trabalho bem sucedido de gestores de produto é assegurar que todos os membros da sua equipa tenham acesso contínuo e sem restrições a um manancial de informação sobre o produto que estão a construir, que inclui FAQs, material de marketing, directrizes de estilo, entrevistas a clientes, estudos de mercado e apresentações, para citar alguns. Quando os seus engenheiros, designers e marqueteiros têm todos prazos claros e acesso abrangente aos dados e informações necessárias para cumprir as suas funções, os seus projectos podem avançar consideravelmente mais rapidamente.

Quando um gestor de produto é fanático por documentação interna e a actualiza regularmente, ele ou ela também responsabiliza toda a equipa.

O gestor do produto reporta ao vice-presidente ou director executivo, uma vez que a sua visão para o produto e as suas opiniões sobre a forma como este deve ser realizado são documentadas em público.

A engenharia, concepção e outros líderes de equipa são responsáveis, uma vez que a contribuição da sua equipa para o projecto é definida de forma semelhante na visão. Todos estão conscientes dos critérios que eles e outros são obrigados a cumprir, o que aumenta a compreensão da equipa e mantém todos no bom caminho.

Finalmente, à medida que os projectos avançam, novos conhecimentos necessitam de revisões do plano. Quer seja um resultado de estudos de mercado, entrevistas a clientes, ou mudança de objectivos da empresa, poder demonstrar a fundamentação de quaisquer ajustamentos de PRD ajuda a garantir que a equipa sabe o "porquê" por detrás destas mudanças.

O trabalho de um gestor de produtos de sucesso é tanto a actualização do PRD como a sua geração. Uma vez que as equipas colocam novas questões, os rivais ajustam as suas estratégias e surgem impedimentos tecnológicos, é necessário contabilizá-los no PRD e garantir que o "documento vivo" não fique atrás da realidade. Quando um PRD fica atrasado, os membros da equipa deixam de o ver como autoritário e estão menos inclinados a consultá-lo na próxima vez que tiverem um problema.

A documentação escrita é o molho secreto da sua equipa de produtos.

Enquanto todas as equipas enfrentam a questão da gestão da informação, as equipas de produtos têm um conjunto único de desafios quando se trata de gerir o seu conhecimento colectivo da sua missão.

A coerência é fundamental para a sobrevivência dos produtos. Não se trata da montagem de widgets; trata-se de gerir a entrega de uma experiência unificada do cliente por várias divisões distintas.

Escrever na forma alargada responsabiliza-o. Obriga-o a confrontar-se cedo com contradições lógicas e pode revelar falhas que desconhecia quando apenas ponderava sobre as coisas nos seus pensamentos. Além disso, ajuda-o a pensar coerentemente sobre quem é o seu consumidor e o que ele realmente precisa do seu produto, em vez de se limitar a compilar uma lista de coisas que acredita que devem ser incluídas.

Escrever os seus objectivos e pensamentos - e ser exaustivo sobre o que diz e como o diz - é a alavanca mais eficaz que tem como gestor de produto para assegurar que o seu produto oferece uma experiência coerente quando está completo.

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