O lançamento de um produto no mercado exige um enorme esforço, não só da sua parte, mas também da parte da sua equipa. Têm de andar para trás e para a frente, colaborar com diferentes partes interessadas, tratar de todos os requisitos e melhorar a colaboração interdepartamental. Os gestores de produto, os programadores back-end e front-end e outros membros da equipa técnica reúnem-se para debater ideias antes de lançar novas versões. Passar por este processo significa preparar vários documentos. Quão agitado é isso para a sua equipa?
Em alturas como esta, ter uma plataforma que ofereça personalização de conteúdos, flexibilidade e funcionalidades de gestão do conhecimento torna-se uma necessidade. Obtém a proteção de que necessita ao planear, acompanhar, comunicar e avaliar o seu projeto.
Porque é que é necessária a personalização da documentação?
Cada projeto tem a sua magnitude e importância. O tamanho, a complexidade, o escopo e os riscos relacionados a um projeto decidem como é necessário ajustar a personalização na documentação. A manutenção de uma base de conhecimentos e o ajuste dos requisitos de um projeto com ferramentas de personalização de conteúdos desempenham um papel fundamental para o ajudar a poupar tempo, evitar confusões e alinhar melhor a sua equipa.
Mas como saberá se precisa de uma ferramenta de personalização para melhorar o fluxo do projeto? É necessário seguir um determinado conjunto de procedimentos? Bem, leia a próxima secção para saber como avaliar a sua necessidade de documentação do projeto.
Como avaliar as necessidades de documentação do projeto?
A regra de ouro do mundo dos negócios é não se atirar a nada sem medir os prós e os contras da sua decisão. Mas vamos manter a necessidade de personalização do conteúdo longe desta regra de ouro.
Para avaliar a necessidade de ferramentas de personalização de projectos, é necessário considerar os objectivos, requisitos e expectativas da documentação do seu projeto de diferentes ângulos. Para obter clareza, é necessário fazer perguntas relacionadas a:
O âmbito da documentação do projeto
Públicos e utilizadores
Utilizações do produto
Normas e directrizes relacionadas com o produto
Ao colocar estas questões, terá uma ideia clara da plataforma a escolher e das características a procurar quando planear a implementação de ferramentas de documentação.
Como identificar a melhor opção para uma ferramenta de personalização de conteúdos?
No último relatório publicado pelo M-File on Intelligent Information Management, verificou-se que ter uma ferramenta de personalização de conteúdos ineficaz pode levar a desafios de fluxo de trabalho. 65% dos inquiridos nesse inquérito mencionaram que enfrentam desafios na revisão, aprovação e assinatura de documentos na ausência de uma ferramenta adequada para a base de conhecimentos e personalização de conteúdos.
Isto torna ainda mais necessário encontrar a ferramenta certa. Mas como é que vai encontrar a combinação perfeita? Eis alguns pontos a ter em conta ao procurar ferramentas que ofereçam personalização na documentação.
Identificar um modo de funcionamento adequado
A documentação empresarial tem dois modos: um sistema de gestão de documentos empresariais no local e um sistema de gestão de documentos baseado na nuvem. O DMS no local permite que as empresas acedam aos dados a partir do seu próprio servidor, mas para utilizar esta ferramenta, é necessário estar presente no campus do escritório. No entanto, as ferramentas DMS baseadas na nuvem oferecem maior flexibilidade à força de trabalho remota, uma vez que podem aceder aos dados a partir de qualquer lugar.
Considerar o fator custo
O custo é um fator decisivo aqui. Se optar por um DMS no local, espere desembolsar grandes custos iniciais para facilitar a colaboração da equipa. No entanto, se estiver a planear um sistema baseado na nuvem, pode esperar que toda a configuração seja feita em metade do custo do DMS no local.
Procure a segurança dos dados
A segurança dos dados é uma questão óbvia. Os seus documentos devem ser à prova de pirataria informática, mesmo sem o pedir. No caso do DMS no local, tem mais controlo sobre a segurança, enquanto a propriedade da segurança recai sobre os ombros do seu fornecedor de serviços no caso do DMS baseado na nuvem.
Opção para fazer cópias de segurança de ficheiros
No caso do DMS no local, é necessário fazer cópias de segurança frequentes dos ficheiros de dados, uma vez que não existe uma opção de cópia de segurança automática. Por conseguinte, as probabilidades de perda de dados são maiores. No sistema baseado na nuvem, a cópia de segurança é efectuada por si só. Assim, não tem de se preocupar com a perda de dados em caso de acontecimentos infelizes.
5 características a procurar num software de documentação
Criar um espaço de equipa colaborativo torna-se fácil quando tem as ferramentas certas consigo. Aqui está uma lista de características que deve procurar ao selecionar as ferramentas de documentação certas para a sua organização.
1. Partilha de documentos
Quando se trabalha com várias partes interessadas, é necessário manter todos na mesma página. Uma das formas de manter todos envolvidos num projeto é aceitar as suas opiniões e fazer alterações ao produto de acordo com os valiosos contributos recebidos. Uma plataforma de gestão de conteúdos de documentação deve oferecer a flexibilidade de partilhar dados internamente com clientes e partes interessadas.
2. Segurança
A segurança deve ser a principal prioridade na seleção do software de documentação adequado à sua organização. A sua escolha preferida deve ter as mais recentes ferramentas de segurança e software para garantir que apenas as pessoas autorizadas têm acesso aos dados.
3. Opções de edição
Encontrar o documento certo não deve ser uma luta para a sua equipa. 83% dos funcionários perdem o seu precioso tempo recriando documentos que já existem. Por conseguinte, o DMS deve ter a opção de mostrar primeiro a versão actualizada do documento. Além disso, as pessoas com acesso de edição ao documento devem poder fazer alterações diretamente no mesmo.
4. Classificação do documento
Os erros de classificação e rotulagem de documentos tornam difícil para os funcionários encontrarem o documento certo a tempo. Um bom DMS deve ter a funcionalidade de criar metadados automaticamente para os documentos assim que estes são preparados pela equipa. Isto libertará a equipa da responsabilidade de criar nomes para os ficheiros, reduzindo assim os erros manuais e poupando tempo.
5. Pesquisa de palavras-chave
O software de documentação certo deve dar flexibilidade à equipa para procurar documentos relevantes utilizando palavras-chave. Deve apresentar os resultados relevantes no ecrã para facilitar uma pesquisa mais rápida dos documentos.
Ter estas cinco características incríveis numa ferramenta de documentação oferece flexibilidade à plataforma e ajuda a sua equipa a poupar tempo na procura e edição dos documentos certos. Estas funcionalidades também ajudam a sua organização a melhorar o planeamento, a colaboração, a avaliação e a gestão de conhecimentos durante a gestão de diferentes projectos.
Fazer a escolha certa com o Docsie
A Docsie oferece uma facilidade de documentação empresarial para ajudar a sua equipa a colaborar facilmente sem perder muito tempo. É uma solução única que reduz a sua dependência de várias ferramentas. Feito à medida para satisfazer todos os requisitos da documentação empresarial, o Docsie tem características incríveis que são enumeradas abaixo.
Documentação pronta para a empresa
Quando não tem de mudar de uma plataforma para outra, pode concentrar-se mais em concluir a tarefa sem soluços. A plataforma centralizada facilita os fluxos de trabalho de documentação para a equipa e ajuda-a a melhorar a sua eficiência. Pode importar os seus documentos e bases de dados de conhecimentos existentes, alinhar a gestão de conhecimentos e conceber um portal personalizado sem grande esforço. A excecional equipa de apoio ao cliente da Docsie garante que compreende completamente as nossas funcionalidades básicas e avançadas antes de prosseguir.
|CTA: Actualize a sua personalização de documentos com o Docsie| |-|### Colaboração perfeita com uma força de trabalho global
Pode colaborar com os seus funcionários remotos, contratantes, freelancers e especialistas com as funções de utilizador e o controlo de acesso da nova era. Com esta funcionalidade do Docsie, pode controlar facilmente quem pode ver, editar e publicar os documentos. Caso pretenda sugerir alterações, faça-o adicionando comentários com a nossa funcionalidade de chat incorporada ou atribuindo tarefas e datas de vencimento aos membros da equipa.
Portais de conhecimento interactivos
Dar a conhecer aos outros os prós e contras do seu produto é importante para tomar uma decisão acertada. Com o Docsie, pode criar portais de conhecimento interactivos, sites de ajuda, FAQs, bases de dados de conhecimento e páginas de auto-atendimento para fornecer as informações certas. Pode aproveitar as vantagens da personalização da base de conhecimentos para publicar conteúdos relacionados com as funções e a dinâmica dos seus clientes.
Centros de documentação personalizados
Pode escolher como pretende alojar os seus centros de documentação. Damos-lhe a opção de escolher entre nuvem pública ou privada e DMS no local. Com os centros de documentação personalizados, pode efetuar a gestão do conhecimento, a transferência de dados e permitir uma segurança de topo com facilidade.
Insights e feedbacks
Pode ver como o projeto está a ser realizado, o estado do progresso e a colaboração da equipa com informações e feedback accionáveis. Fazer alterações aos documentos e obter os melhores contributos tornou-se mais fácil com a capacidade do Docsie de personalizar a documentação.
As funcionalidades personalizadas garantem que as necessidades de documentação de uma organização são resolvidas atempadamente e que a eficiência da equipa melhora. A gestão de conhecimentos, a personalização de conteúdos e as funcionalidades de feedback do Docsie proporcionam-lhe o melhor resultado quando gere vários projectos.
Principais conclusões
O Docsie ajuda-o a proteger os seus documentos confidenciais e todo o portal de conhecimento com palavras-passe encriptadas
A Docsie fornece um sistema de gestão de documentos baseado na nuvem e no local para armazenar os seus ficheiros críticos em segurança
O Docsie permite-lhe partilhar documentos com freelancers e contratantes, permitindo-lhe adicionar palavras-passe temporárias
O Docsie oferece-lhe suporte de personalização total para o seu portal de conhecimento, base de conhecimento e sites de ajuda
Conclusão
Quando se trabalha com vários intervenientes em diferentes projectos, é necessária uma ferramenta que cuide da colaboração, ajude na gestão do conhecimento, ofereça personalização na documentação, simplifique os fluxos de trabalho e forneça funcionalidades de segurança premium para otimizar o seu projeto. Uma plataforma que facilita a edição, partilha e classificação de documentos torna mais fácil para os seus gestores de produtos, freelancers e equipas técnicas colaborarem extensivamente sem quaisquer obstáculos. A Docsie é o balcão único de que necessita para manter todos os documentos numa plataforma central, poupando tempo e simplificando os fluxos de trabalho das suas equipas. Entre em contacto com a nossa equipa para adotar uma plataforma de documentação empresarial inteligente.
Perguntas frequentes
**1. Um freelancer ou contratante pode colaborar com equipas internas utilizando o Docsie?
Os freelancers e os contratantes externos podem facilmente colaborar com as equipas internas utilizando a Docsie. Os gestores de produtos, redactores, freelancers e programadores de software podem editar os documentos como e quando necessário. No entanto, é necessário o acesso requerido antes de efetuar quaisquer alterações aos ficheiros.
**2. Que funcionalidades de segurança estão disponíveis no Docsie para proteger documentos de elevada prioridade?
Obtém autenticação de token JWT, IAM RBAC e proteção por palavra-passe para armazenar dados sensíveis.
**3. A Docsie fornece portais personalizados?
Obtém um portal personalizado com encriptação SSL para tornar os seus documentos mais seguros.