Ведете ли вы бизнес в 2022 году? Что является вашим самым ценным активом? Информация - один из самых полезных активов в ведении бизнеса. Владельцы и акционеры компаний полагаются на данные для принятия взвешенных деловых решений.
Отдел маркетинга полагается на информацию, чтобы оценить потенциал успеха продукта. Маркетологи также используют ту же информацию, чтобы донести ее до своих целевых групп. Самое главное, вам нужна вся информация о вашем бизнесе в одном месте для составления торговых и транзакционных документов.
В этом случае вам нужна инновационная платформа для документооборота, которая гарантирует сохранность информации и множественный доступ для совместной работы сотрудников. Вы можете использовать надежную систему, такую как Docsie для управления внутренней программной документацией.
Читайте далее, чтобы узнать о 5 ключевых преимуществах использования платформы документации для ведения программной документации в вашем бизнесе.
- Улучшенная безопасность
Как онлайн-бизнес, вашей главной заботой должна быть безопасность вашей информации и данных клиентов. Безопасность - это большая проблема, с которой приходится сталкиваться многим организациям, особенно в период пандемии, когда кибербезопасность находится на подъеме. Все может быть еще хуже, если вы полагаетесь на ручную документацию, поскольку она легко доступна любому. Чувствительная информация может попасть в руки не того человека, который в итоге может слить ее конкурентам.
![] (https://docsie-app-media.s3.amazonaws.com/image/7093/doc_ULxUK3nJlSUujhpeo/dzvhszbukmvbogbvaokv)
Источник: https://pixabay.com/photos/subscribe-registration-signup-3534409/
Приобретение надежной платформы документации для ведения программных документов гарантирует водонепроницаемую безопасность. Платформы для документирования программного обеспечения имеют цифровой след, и вы можете легко отследить несанкционированный доступ. Независимо от того, был ли доступ изнутри или извне, вы можете получить информацию о редакторе, включая время доступа. Таким образом, вы можете быстро определить, была ли это внешняя атака или просто недобросовестный сотрудник.
Самое главное, вы можете регулировать лиц, которые могут получить доступ к определенному документу, в зависимости от должности и допуска. Это упрощает управление сотрудниками в соответствующих отделах.
- Улучшенный, автоматизированный рабочий процесс.
Каждый бизнес регулярно готовит и составляет различные документы. В конце месяца, когда приходит время сверять работу за период, каждому отделу потребуются копии документов. Воссоздать копии без потери времени и ресурсов может быть довольно сложно.
Кроме того, люди устают от длительного выполнения повторяющихся задач. Помимо нехватки времени, вы, скорее всего, столкнетесь с неорганизованностью файлов.
Надежная платформа для документирования программного обеспечения обеспечивает безупречную связь как с внутренними, так и с внешними отделами. Вы можете легко классифицировать документы по мере их создания. Таким образом, вы повышаете скорость и упорядоченность бизнес-процессов, что позволяет [экономить на эксплуатационных расходах] (https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2020/03/25/15-smart-ways-you-can-save-money-as-a-new-business/). Это также может уберечь вас от потери доходов из-за недостатка данных.
Источник: https://pixabay.com/photos/devops-business-process-improvement-3155972/
- Усовершенствованное резервное копирование и восстановление
Последнее, чего вы хотите для своего бизнеса, - это потерять данные. Это будет похоже на новый стартап, потому что вам придется создавать новую базу данных клиентов. Вы также можете потерять свое состояние, если жизненно важная информация, например, банковские реквизиты, попадет в руки злоумышленников.
Не стоит забывать и о том, что вы не сможете ощутить благоприятную конкурентную среду, если потеряете все данные, на которых строился ваш бизнес с нуля. Он уже вряд ли когда-либо будет прежним, особенно если компания существует более десяти лет.
Инновационная платформа для документирования программного обеспечения улучшает процесс резервного копирования и восстановления. Если вы потеряете все данные, скажем, из-за внутренней технической неполадки, вы восстановите их менее чем за час. Платформа также поможет, если ваша основная система резервного копирования окажется под угрозой. Вы сможете легко восстановить данные, не расставаясь с выкупом.
- Упрощенное восстановление
Средний онлайн-потребитель ожидает, что ваш бренд решит его проблему примерно за три часа в рабочие дни. В противном случае вы получите жалобы по всем сообщениям бренда в социальных сетях. Последнее, чего вы хотите - это потерять постоянных клиентов и отпугнуть потенциальных. Более того, вы также хотели бы максимально сократить расходы на обслуживание клиентов для получения более высокой прибыли.
Приобретение продвинутой платформы программной документации означает, что вы сможете легко извлекать файлы за считанные секунды. Вы можете использовать такие советы по поиску, как поиск по слову, фразе или учетным данным клиента. Для больших деловых файлов вы можете упорядочить их по индексам, что облегчит поиск по номерам.
- Контроль версий
Предприятия работают с различными типами документов, включая конфиденциальные и публичные. Некоторые документы требуют участия только определенного отдела, но, тем не менее, другим работникам может понадобиться доступ.
Например, некоторые финансовые документы, такие как квартальные и годовые отчеты, должны быть доступны только бухгалтерии. Тем не менее, сотрудники и акционеры также должны иметь к ним доступ, чтобы видеть, как развивается компания и окупаются ли их обязательства.
Современные платформы программной документации позволяют обмениваться файлами в разных версиях. Например, для конфиденциальных бухгалтерских документов достаточно версии "только для чтения". Вы также можете автоматизировать процесс обмена такими персонализированными документами.
Вывод
Автоматизация документооборота с помощью современного программного обеспечения неизбежна для успеха вашего бизнеса. Помимо снижения операционных расходов, она гарантирует вечное существование бизнеса. Вы будете наслаждаться надежными процессами резервного копирования и извлечения данных. Свяжитесь с авторитетными платформами для документирования программного обеспечения, такими как Docsie, чтобы узнать, чего вам не хватало в современной деловой практике.