![] (https://images.unsplash.com/photo-1557425955-df376b5903c8?crop=entropy&cs=tinysrgb&fit=max&fm=jpg&ixid=MnwzMTM3MXwwfDF8c2VhcmNofDU1fHx2aXNpb24lMjBib2FyZHxlbnwwfHx8fDE2MjgxODk4Mjc&ixlib=rb-1.2.1&q=80&w=1080)
Пока у нас есть инструменты и программное обеспечение, мы будем нуждаться в эффективной коммуникации, чтобы эффективно донести до других использование, создание, функциональность и архитектуру наших продуктов. ПОЧЕМУ? Просто потому, что навыки технической коммуникации необходимы для получения информации и оказания помощи аудитории в лучшем понимании продукта или технологии, которую мы продаем.
Если общение в реальном мире происходит с помощью слов или выражений, то техническое общение происходит с помощью технической документации в виртуальном мире!
Техническая документация на продукт создается с единственной целью - помочь конечному пользователю понять принцип работы и архитектуру продукта или технологии, которую он использует. Это скорее подробное описание гаек и болтов продукта - руководство "как пользоваться" для новых сотрудников, пользователей и всех остальных, кому необходимо знать, как это работает!
Однако, как бы просто это ни звучало, техническая документация может вызывать недоумение! Большинство технических документов содержат несколько этапов, начиная от "Как использовать": Если вы новичок и у вас мало опыта" до "Как устранить неполадки: В случае ошибки или сбоя".
Поэтому, если вы не знаете, с чего начать, вот исчерпывающее руководство, которое поможет вам ответить на вопросы "что", "почему" и "как" технической документации, а также упростит сам процесс!
Давайте начнем!
Вы попали по адресу, если вы новичок в области документации на продукцию и вам никогда не приходилось разрабатывать спецификацию документации на продукцию.
Хотя вы, возможно, уже освоили основы создания спецификации документации на продукцию, воплощение ее в жизнь требует осмысления и целеустремленного подхода. Вот руководство о том, что вам нужно знать и как разработать гибкую и правильную спецификацию документации на продукцию.
Мы определим требования к продукции и обсудим ее назначение, а также приведем множество примеров стандартов на продукцию. Вы узнаете, что включать в документацию на продукцию, как ее писать, начиная с создания описания продукции и заканчивая ее модификацией на основе информации, полученной от клиентов и ограниченного пользовательского тестирования, и как начать работу над вашей продукцией на пути к производству или в процессе разработки программного обеспечения.
Какова цель спецификаций документации на продукцию?
Чтобы разработать спецификацию документации на продукт, вы должны сначала хорошо понимать, что представляет собой продукт. Спецификация документации продукта - это план разрабатываемой вами документации продукта, в котором подробно описывается, как она будет выглядеть для ваших клиентов, а также особые требования и функциональные возможности документации продукта, такие как возможности поиска, возможность изменения языка и многое другое. Кроме того, в спецификации может быть указана персона или потребитель, для которого создается продукт, но это в основном относится к продуктам, предназначенным для определенных возрастных групп.
Спецификация документации на продукт должна быть предельно ясной, легко доступной и содержать всю информацию, необходимую команде дизайнеров и разработчиков продукта. Включите как можно больше деталей, чтобы ваша команда технических писателей понимала, что писать, а ваша команда разработчиков понимала, как будет выглядеть документация на продукцию. Таблица или диаграмма письменных спецификаций укажет, где можно найти дополнительную информацию. Помните, однако, что это только лист спецификации документации на продукт - вы можете оставить конкретизацию подробных аспектов продукта, которые должны быть написаны в документации на продукт, вашей команде для более поздних частей работы.
Какую информацию должна содержать спецификация документации на продукт?
![] (https://images.unsplash.com/photo-1506784881475-0e408bbca849?crop=entropy&cs=tinysrgb&fit=max&fm=jpg&ixid=MnwzMTM3MXwwfDF8c2VhcmNofDZ8fHBsYW5uaW5nfGVufDB8fHx8MTYyODE4OTkyNA&ixlib=rb-1.2.1&q=80&w=1080)
Каждая спецификация продукта строится на основе технических требований, технических характеристик и другой информации, специфичной для продукта. Однако, как минимум, в документацию на продукт должно быть включено следующее:
Резюме: Это высокоуровневый обзор продукта. Он начинается с обзора концепции продукта и завершается кратким описанием продукта и его общих деталей. Кроме того, в нем разъясняется, почему продукт был разработан и его общее назначение. В описании продукта описывается внешний вид готового продукта и его характеристики.
Функциональные спецификации: Это письменные аспекты, определяющие внешний вид и возможности вашего продукта. Кроме того, он должен описывать, как люди будут взаимодействовать с ним. Очень важно быть как можно более подробным в этих объяснениях и ничего не упускать.
Сценарий использования: продукт должен описать сценарий использования каждой функции или возможности продукта и то, какую пользу она приносит конечному пользователю. Это можно рассматривать как материал маркетингового уровня. Но если у обычного пользователя есть руководство пользователя, в котором также описано использование каждой функции, это поможет ему понять, как ее использовать.
Персоны пользователей: Этот раздел описывает целевую аудиторию, для которой был разработан данный продукт. В нем подробно описывается целевая демографическая группа и проблемы, которые будет решать продукт. Знание целевой аудитории продукта гарантирует, что ваша работа будет ориентирована на клиента. Кроме того, если ваш продукт имеет определенные опасности, не предназначенные для детей, целесообразно указать это в документации к продукту.
Изображения/видео: каждый раздел должен содержать необходимые фотографии или видео вашей продукции в сочетании с письменной информацией о том, как используется продукция. Это улучшит вашу документацию на продукцию и примеры использования продукции.
Как планировать, писать и предоставлять эффективную техническую документацию
Техническая документация может быть чрезвычайно сложной и запутанной! Поэтому самое главное - обеспечить актуальность, точность и интересность содержания для вашей аудитории, следуя этим простым шагам:
Четко сформулируйте, что вы хотите, чтобы читатель сделал, когда вы закончите:
Техническая документация полностью сосредоточена на последующих действиях читателя. Выражайте свою цель для каждого шага и этапа документации по продукту, чтобы пользователь понимал, чего он сможет достичь после прочтения. Если вы ясно представляете себе конечного пользователя документа, написать свою часть будет проще. И чем обширнее ваша документация, тем легче будет вашим читателям ориентироваться в информации. Docsie также имеет множество инструментов, которые помогут в этом, например, наша функция search navigation позволяет вашим пользователям искать в вашей документации и быстро находить информацию!
Создайте обзор для документации:
Без структурированного плана может быть трудно создать документацию по продукту, которая будет хорошо работать и эффективно достигать основной цели критериев документации. Поэтому настоятельно рекомендуется начать с создания скелета, на основе которого ваша документация сможет развиваться. Используйте заголовки, категории, подкатегории и темы для правильной организации и группировки материалов. Docsie имеет множество замечательных инструментов, позволяющих быстро и эффективно создавать документацию, и нацелен на создание динамичных документов по продуктам.
У нас есть возможности поиска, хорошо привитая организация для вашей документации, а также множество других мощных функций.
Определите свою целевую аудиторию:
Очень важно понимать аудиторию, использующую ваши продукты, чтобы определить, на кого направлена ваша документация - на разработчиков, сотрудников или пользователей. Это необходимо для того, чтобы потребители понимали контекст, цели и возможности продукта или технологии, чтобы помочь вам адаптироваться к вашей аудитории. Кроме того, если ваша аудитория из определенной страны за пределами страны вашего головного офиса, то наличие переведенной документации является еще одним фактором, который вы должны учитывать.
Включите рисунки и подписи в ваш контент:
Иллюстрации или диаграммы технической документации должны включать различные измерения, которые объясняют размеры или аспекты вашей продукции. Если вы демонстрируете особенности цифрового SaaS-продукта, то наличие фрагментов этих особенностей творит чудеса, пока вы демонстрируете, что они делают и как работают.
Кроме того, изображения помогают разбить монотонность слов и придать интерес бумаге. Подписи могут помочь представить в перспективе диаграммы продукта и рисунки с четкими указаниями.
Перечитывайте, редактируйте и переписывайте:
Просмотрите свою техническую документацию несколько раз, чтобы убедиться, что вы ничего не упустили! Кроме того, вы можете попросить коллегу или руководителя отредактировать вашу работу, чтобы убедиться, что вы ничего не упустили. Механизм пересмотра и внесения изменений гарантирует точность опубликованного материала.
В Docsie есть замечательные инструменты, которые могут помочь вам в создании документации по продукту, если вы хотите узнать больше о Docsie Click Here.