![] (https://cdn.docsie.io/workspace_WxPJSQ5gsES8Bzjxy/doc_ydgtE07E6Rp4AMmKv/file_ixpPN33GyhHXH9KBW/boo_uEOFXPlPg7tAhqPD1/0abc88ea-7ce0-ea44-74ba-9bd8c5d23854the_technical_writing_stuff.jpg)
Каждой команде по управлению продуктами и проектами требуются ключевые специалисты для создания и управления различными проектами технической документации. Это важно для различных аспектов создания и разработки продуктов и проектов, а также их выпуска и обучения клиентов и сотрудников различным аспектам продуктов, функций и их роли.
Хотя техническая документация может показаться сложной, это не обязательно так. В этой статье мы расскажем вам все, что нужно знать о ней, чтобы вы могли приступить к созданию и ведению замечательной технической документации для своих продуктов и проектов.
Что такое техническое письмо?
Техническая документация существует в различных формах и форматах, хотя сейчас она в основном доступна в Интернете. Несмотря на то, что техническая документация часто создается техническими писателями, командами разработчиков, менеджерами проектов, разработчиками и другими профессионалами отрасли, самая лучшая техническая документация передает информацию достаточно просто и ясно, чтобы каждый мог ее понять. В противном случае она не справляется с возложенной на нее функцией.
Техническая документация относится к документам, в которых подробно описываются характеристики и функции продукта. Чаще всего она разрабатывается в сфере разработки программного обеспечения командами разработчиков и разработчиков продукта и может использоваться для удовлетворения потребностей в поддержке различных заинтересованных сторон в организации.
Они обеспечивают контекст для элементов, связанных с продуктом. Независимо от того, описывают ли они использование продукта, технику, функции, особенности или разработку, конечной целью является информирование читателя о конкретном элементе продукта. Это справедливо независимо от того, используются ли они в разработке программного обеспечения, разработке продукта или в других областях.
Кто является целевой аудиторией технической документации?
.jpg)
Аудитория может быть определена по-разному, начиная от конечных пользователей, программистов и заканчивая заинтересованными сторонами. Оно значительно варьируется в зависимости от типа рассматриваемого материала.
Тем не менее, техническая документация, основанная на процессе, часто создается с учетом других аудиторий. Это могут быть разработчики, заинтересованные стороны, клиенты или другие члены внутренней команды. Хотя этот тип документации используется реже, чем документация по продукту, его цель - предложить более глубокий взгляд на различные технические элементы, из которых состоит продукт.
В конце концов, техническая документация часто создается для пользователей продукта. Ее основной целью часто является помощь пользователям в выполнении определенных задач с помощью продукта, поэтому при создании различных типов технической документации всегда следует учитывать интересы конечных пользователей.
Каково значение технической документации?
Существует несколько причин важности технической документации. Однако все они сводятся к одному важнейшему преимуществу. Основной причиной создания технической документации является информирование общественности о продукте.
Это утверждение может показаться самоочевидным, но давайте пойдем немного дальше. В конце концов, продукт совершенно бесполезен, если потребители не имеют о нем достаточных знаний. Недостаток информации приводит к тому, что люди не могут правильно использовать продукт или не обладают необходимым опытом для его понимания.
Техническая документация очень важна с точки зрения конечного пользователя, поскольку она позволяет ему эффективно использовать продукт. Это вдвойне выгодно для компании, которая выпускает техническую документацию, поскольку сокращает время обслуживания клиентов и приводит к тому, что пользователи остаются довольны, поскольку могут самостоятельно устранять неполадки и отвечать на свои вопросы.
Внутри компании техническая документация очень важна, поскольку она предоставляет сотрудникам знания, необходимые для эффективной работы с продуктом, будь то высокотехнические материалы или высокоуровневый обзор планирования и процессов.
В любом случае, продукты не всегда понятны сами по себе. Именно поэтому мы нуждаемся в технической документации, которая предоставит нам всю необходимую информацию о них.
Какие существуют различные типы технической документации?
Техническая документация выпускается в различных формах. Самый простой способ отличить различные формы технической документации - это определить, для кого они написаны. В целом их можно разделить на два типа: документация на продукцию и документация на процессы.
В любом случае, продукция не всегда понятна сама по себе. Именно поэтому нам требуется техническая документация, которая предоставит нам всю необходимую информацию о них.
Документация, ориентированная на процесс
Проще говоря, документация, ориентированная на процесс, подробно описывает метод, с помощью которого разрабатывается продукт. Ее интересует не конечный результат, а различные процессы, данные и события, которые способствуют его продвижению и развитию.
Этот тип технической документации обычно остается внутренним и не представляет особой ценности или интереса для потребителей или конечных пользователей (за исключением внешних заинтересованных сторон, которые заинтересованы в разработке продукта). Это выгодно, поскольку обозначает множество этапов жизненного цикла продукта. Этот тип документации используется командами управления продуктами и управления проектами, а также другими корпоративными командами, которым необходимо инициировать различные процессы и каталожную документацию, такими как HR и даже команды разработчиков.
Процессно-ориентированная документация может состоять из проектных предложений, в которых представлены цели и сроки, связанные с разработкой продукта. Требования к продукту, которые представляют собой убедительные документы, описывающие важные факты и цифры о новом продукте или услуге. Цели, пользовательские персоны и истории, детали релиза, дорожные карты, схемы и детали дизайна, риски и зависимости - это общие аспекты.
Документация, ориентированная на процесс, также может состоять из планов проекта, набросков, резюме и уставов.
Менеджеры проектов и продуктов особенно нуждаются в дорожных картах продуктов и проектов, поэтому наличие документации и планов для поддержки этого аспекта их рабочего процесса имеет важное значение для продвижения проектов и разработки продуктов.
Отчеты и обновления проекта, а также спецификации определенных этапов процессов в рамках разработки продукта или проекта - еще один аспект процессно-ориентированной документации. Это обеспечивает фантастический обзор многих этапов жизненного цикла вашего продукта.
Документация, ориентированная на продукт
Следующий тип технической документации - это документация, ориентированная на продукт. Часто известная как пользовательская документация, она описывает, что представляет собой готовый продукт и как его использовать. Вместо того чтобы описывать процесс разработки, она подчеркивает готовый результат.
Существуют различные типы документации, ориентированной на продукт, однако основными ключевыми типами являются руководства пользователя, учебники, инструкции по установке, руководства по устранению неполадок, часто задаваемые вопросы, базы знаний, вики и другие обучающие ресурсы: Эти типы документации предоставляют информацию о вашем продукте и помогают конечным пользователям узнать, как его использовать.
Документация по пользовательскому опыту - это еще одна форма документации, ориентированной на продукт, для SaaS-компаний. UX-документация описывает пользовательский опыт вашего продукта (UX). Список всех необходимых скриншотов и персон пользователей включает в себя персоны пользователей, сценарии использования, рекомендации по стилю, макеты, прототипы, каркасы и любые необходимые скриншоты.
Следующий вид документации по продукту - заметки о выпуске. Они могут использоваться для внутренней документации, чтобы информировать отдел продаж и маркетинга об обновлениях SaaS-продукта, или для информирования пользователей и клиентов о новых функциях и обновлениях технического продукта.
Программно-ориентированная документация
Пишете ли вы для пользователей или разработчиков, убедитесь, что ваша документация тщательно проработана и отвечает на их запросы. Вы сэкономите время, отвечая на одни и те же вопросы.
Документация по программному обеспечению включает в себя: документацию по API, документацию по архитектуре программного обеспечения, документацию и документацию по исходному коду. Эти документы очень важны для команд разработчиков программного обеспечения, чтобы знать, как создавать и структурировать определенные технические платформы и продукты. Для разработчиков важно создавать документацию по требованиям к программному обеспечению, системную документацию, документацию по коду, планы тестирования и другие формы документации для повышения и поддержания эффективности команд.
Каковы преимущества превосходной технической документации?
![] (https://images.unsplash.com/photo-1515378791036-0648a3ef77b2?crop=entropy&cs=tinysrgb&fit=max&fm=jpg&ixid=MnwzMTM3MXwwfDF8c2VhcmNofDU2fHxvbmxpbmUlMjBkb2N1bWVudGF0aW9ufGVufDB8fHx8MTYzMzM3MTIxMQ&ixlib=rb-1.2.1&q=80&w=1080)
Отличная техническая документация важна для процесса разработки продукта по нескольким причинам. Прежде всего, она помогает каждому реализовать свои цели.
Что мы имеем в виду? Если вы создаете продукт, ваша конечная цель - чтобы люди получали удовольствие от его использования. Ваша цель как потребителя - успешно использовать продукт для решения проблемы или оказания услуги. Это невозможно, если потребители не понимают или не используют продукт.
Здесь помогает отличная техническая документация. Она вооружает потребителей знаниями о продукте и помогает им успешно его использовать, а также помогает командам разработчиков в процессе разработки.
Для того чтобы убедиться, что ваша техническая документация написана хорошо, необходимо установить правильный процесс, рабочий процесс и стратегию для написания качественной технической документации, которая должна быть четкой и решительной. Она должна быть простой в использовании и понятной для пользователей. В противном случае она не поможет всем достичь своих целей.
Docsie - это понятное решение, которое поможет вам писать лучшую документацию.
Четкая, качественная и легкодоступная техническая документация крайне важна. Чтобы помочь вам и вашей команде разработчиков сделать это реальностью, бесплатная пробная версия Docsie поможет вам приступить к созданию и написанию технической документации.
Наш красивый, легко настраиваемый создатель портала знаний позволит вашей команде легко сотрудничать в работе над технической документацией, оставаясь при этом организованной.
Забудьте о головной боли, связанной с документацией, которая разбросана по электронной почте, командам Microsoft, GitHub и Google Drive. Используя нашу платформу, вы сможете обеспечить централизацию всей необходимой информации, что позволит вам сосредоточить свое внимание на том, чтобы дать волю творческим сокам и создать потрясающий контент. [Начните прямо сейчас!] (https://www.docsie.io/)
Каков наилучший способ разработки технической документации?
Многие люди не знают, с чего начать разработку технической документации. Не волнуйтесь, создание отличной технической документации - это талант, которому можно научиться. Чтобы помочь вам в этом, мы описали несколько простых методов быстрого создания хорошей технической документации.
1. Проведите исследование
Давайте признаем: трудно создать хорошую техническую документацию, если у вас нет полной ясности относительно материала, который вы пытаетесь предоставить. Если у вас уже есть примеры, исследования, образцы и другие данные для работы, переходите ко второму шагу.
Однако если вы начинаете с нуля, крайне важно провести исследование. Встретьтесь с командой, которая будет отвечать за выпуск технической документации, обсудите и поручите различные задания по исследованию разным членам команды.
Для проведения исследования хорошо бы собрать всю текущую информацию и документацию, с которой вам предстоит работать.
Следующим шагом для исследования является рассмотрение того, что будет охватывать ваша техническая документация, ваши цели и задачи, которые вы хотите решить с помощью вашей технической документации.
Затем следующий шаг - перечислить, какое конкретное программное обеспечение, инструменты и руководства по стилю необходимо использовать при разработке вашей технической документации. Этими инструментами можно легко управлять с помощью Docsie. Фактически все ваши исследования могут быть написаны и совместно завершены в Docsie.
2. Дизайн технической документации
Содержание технической документации имеет решающее значение. Тем не менее, внешний вид вашей технической документации также очень важен. Хорошо организованный, визуально привлекательный документ будет передавать информацию гораздо эффективнее, чем беспорядочный клубок документов.
Поэтому при разработке документации необходимо учитывать несколько моментов. Для начала рассмотрим структуру и навигацию. Люди часто используют техническую документацию для поиска конкретной информации или решения проблемы, и они должны делать это быстро, чтобы обеспечить эффективность ресурса. По этой причине организация документации очень важна.
Хорошо бы распределить ваши знания по категориям и подкатегориям, чтобы к ним можно было легко получить доступ. Это можно сделать с помощью статей Docsie в рамках книги Docsie. Статьи будут отображаться с правой стороны каждой опубликованной документации Docsie:
Также важно, чтобы ваша документация включала надежную функцию поиска и динамическое оглавление, позволяющее пользователям легко получить доступ к нужной им информации. Наиболее эффективное программное обеспечение для работы с документацией, такое как Docsie, также имеет эту функциональность наряду со многими другими.
Кроме того, хорошей идеей будет начать со скелета технической документации. Скелетный макет технической документации легко создать, и он поможет вам убедиться, что вы не упустите из виду какие-либо важные данные, которые вы хотите включить в свою техническую документацию. Мы обсудим скелет вашей технической документации на следующем этапе. Это позволит сохранить визуальную последовательность и организацию всего вашего материала.
3. Структура написания
На этом этапе процесса пора приступать к реальному созданию контента. Встретьтесь с командой, ответственной за техническую документацию вашей компании, и соберите все исследования, проведенные на первом этапе. Затем, исходя из способностей каждого члена команды, вы можете распределить между ними задания по написанию текстов.
Самая качественная техническая документация начинается со скелета, который представляет собой набросок документации.
Документация также должна легко читаться и сопровождаться, и это хорошая идея - позволить другим членам вашей команды просматривать документацию и комментировать ее. Это можно легко сделать с помощью функции комментирования Docsie.
После того, как все завершили работу над первым проектом технической документации, необходимо просмотреть, оценить и еще раз просмотреть. Хорошо, если каждую часть документации просмотрят как минимум два человека. Это гарантирует, что материал будет не только понятным, хорошо написанным и грамматически точным, но и эффективным для целевой аудитории.
Если ваша техническая документация содержит инструкции по выполнению действий, убедитесь, что члены вашей команды протестировали эти действия и убедились в том, что они достигают поставленной цели.
4. Проверьте, как пользователи взаимодействуют с вашей документацией
Вы можете считать, что проверили свою документацию на протяжении всего процесса рецензирования, но это не так. После завершения работы над технической документацией очень важно провести ее тестирование, чтобы убедиться, что в ней нет организационных недостатков, запутанного содержания и трудностей с использованием.
Для достижения этого этапа вам следует привлечь внешних пользователей для проведения анализа вашей документации. Дайте им возможность прочитать ее, использовать ее для выполнения возложенных на них обязанностей и предложить вам свои откровенные комментарии. Очень важно, чтобы ваши тестировщики были внешними, поскольку они будут видеть вашу документацию объективно и без предвзятости, что повлияет на их оценку. Все это можно сделать с помощью веб-аналитики Docsie. Она позволяет вам увидеть, на что ваши читатели обращают внимание в вашей документации, получить обратную связь, а также узнать, что их беспокоит в документации и формате ваших технических документов.
В веб-аналитике Docsie вы можете посмотреть короткое видео о том, как ваши читатели взаимодействуют с вашей технической документацией, и использовать эту информацию в сочетании с оценкой, сделанной читателем, для оптимизации вашей документации. Очень важно понимать, как подходить к отзывам клиентов и интегрировать их в процесс создания и работы над технической документацией.
5. Оптимизируйте техническую документацию с учетом отзывов
Считайте, что теперь вы готовы к запуску совершенно новой технической документации! После учета всех отзывов и комментариев, полученных на этапе тестирования, вы можете обновить и повторно опубликовать техническую документацию для пользователей! Это позволит им получить более полноценный опыт работы с документацией.
Тем не менее, ваше путешествие по технической документации на этом не заканчивается. Техническая документация динамична и постоянно обновляется и изменяется, чтобы отразить продукты, которые она охватывает. Поэтому хорошо бы установить протокол, определяющий, что необходимо делать при добавлении новой информации, внесении изменений или общем обслуживании.
Многие компании предпочитают внедрять график обновления документации. Они устанавливают конкретные даты для оценки необходимости внесения изменений, гарантируя, что вся их информация всегда актуальна и что изменения никогда не будут упущены.
Краткие советы для начала работы
Зарегистрируйтесь в Docsie
Docsie обладает мощным набором инструментов, которые помогут вам создавать удивительную и привлекательную техническую документацию.
Знайте свою аудиторию
Существует несколько форм технической документации. Подумайте, кто будет читать вашу документацию, чтобы определить тип документа, материал и язык, который следует использовать. Программисты, инженеры, заинтересованные стороны, менеджеры проектов, конечные пользователи и т.д.
Планируйте свою документацию
Подготовьте первоначальную стратегию, которая описывает тип документов, которые вы будете создавать. Рассмотрите типы документации, необходимые для вашего продукта, и то, что они будут охватывать, а что нет.
Будьте лаконичны и избегайте повторений.
Шаг первый прост, если вы его уже выполнили. Вы много работали над своей технической документацией; убедитесь, что она полезна и проста в использовании. Убедитесь в том, что ваше письмо лаконично и что вы не дублируете материал в статьях без крайней необходимости.
Последовательность
Это небольшой вопрос, но последовательность в технической документации жизненно важна. Шрифты, стиль написания, дизайн, форматирование и расположение - вот примеры. Установите руководящие принципы на ранних этапах разработки документации и придерживайтесь их. Очень важно, чтобы они соответствовали внешнему виду и атмосфере бренда вашей компании. Для этого можно использовать [Docsie's styling guide] (https://help.docsie.io/?doc=/publish-documentation-portal/docsie-styling-guide/).
Вспомните свою цель
Работая над статьей, спросите себя или свою команду: "Что я хочу, чтобы читатель смог сделать?". Сосредоточившись на своей цели, вы гарантируете, что ваша документация будет полезной и практичной без лишних деталей.
Начните работу над технической документацией
Готовы войти в мир технического письма? Держите эти советы под рукой, пока готовите техническую документацию к своему продукту. Практика делает совершенным, и нет лучшего времени, чем сейчас, чтобы начать.
Начните планировать документы и определять содержание. Используя нашу бесплатную пробную версию и эту статью в качестве руководства, вы в кратчайшие сроки создадите превосходную техническую документацию!