Skriftlig kommunikation är utan tvekan en mer sammanhållen metod för att utbyta information om en programvaruprodukt som alla teammedlemmar bör känna till. Detta är anledningen till att produktchefer ägnar en stor del av sin tid åt att uppdatera dokumentationen för alla jobb som involverar programvara.
Förståelsen för att framtagning av olika dokument för olika procedurer bidrar till att hålla hela utvecklingsprocessen strukturerad och förhindrar oförutsedda svårigheter orsakade av missförstånd är allmänt accepterad i alla branscher.
Låt oss ta en titt på några av fördelarna med dokumentation för produktchefer för att få en bättre förståelse för hur viktigt det verkligen är.
Hur viktigt är det med dokumentation för produktchefer?
Att utveckla en exakt produktvision
Dokumentation hjälper produktchefer att identifiera svaren på alla "varför" som uppstår i initiativ som kretsar kring kärnprodukten eller kärntjänsten. Att skriva ner allt hjälper produktcheferna att göra kritiska val och få svar på frågor som vem produkten är skapad för och varför appen eller produkten måste utvecklas från början. Detta förhindrar alla möjligheter till missförstånd eller misstag.
En betydande hjälp i planeringsprocessen
Du kan inte bara anta att din produkt är det bästa svaret på det avlägsna problemet; du måste ha en strategi för att det ska vara den bästa lösningen. Nu, före allt annat, är förberedelser avgörande. Genom att tydligt och koncist dokumentera sin vision via skapandet av berättelser, sprintar och mål gör chefer det möjligt för hela utvecklingsteamet att producera programvara som är anpassad till kraven från de konsumenter som de tjänar.
Stödjer genomförande i tid
Om planer inte genomförs i tid och på rätt sätt blir de ineffektiva. För att omvandla ett appkoncept till en verklig och välfungerande applikation använder en produktchef dokumentation och skriftlig kommunikation med designers, utvecklare och andra intressenter för att driva dem i rätt riktning och genomföra de välformulerade planer som har utvecklats.
Teamen hålls ansvariga
Genom att upprätthålla fullständig dokumentation av allt arbete som är förknippat med en viss produkt kan produktchefer få tillgång till en mängd information om vad teammedlemmarna gör och hålla dem ansvariga för sin del av arbetsuppgifterna. Att föra detaljerade register över allt hjälper till att hålla saker och ting enkla och okomplicerade.
Kundernas behov uppfylls
Produktchefer kan enkelt få tillgång till vilka funktioner som bör ingå i applikationen och vilka uppgifter varje funktion måste uppfylla genom att dokumentera allt från appkonceptet till planeringsstadiet. Senare kan de kommunicera denna utvärdering till teamet på ett exakt och begripligt sätt, vilket säkerställer att slutprodukten är exakt vad konsumenterna vill ha.
Att skapa dokumentation är en viktig aspekt av produkthantering. Här följer en lista med 10 viktiga dokument som produktchefer arbetar med för att maximera produktiviteten i sina team och projekt.
-
Dokumentation som rör konkurrensanalys
-
Dokumentation som beskriver produktstrategi och vision
-
Dokumentation av produktkrav (PRD)
-
OKR, viktiga resultatindikatorer och framgångsmätningar
-
Dokumentation av färdplaner
-
Dokumentation som rör konstruktioner och prototyper
-
Dokumentation som beskriver användarens resa och berättelser
-
Dokumentation som beskriver release notes och omfattning
-
Interna guider och vanliga frågor och svar
-
Kundorienterade användarhandböcker och produktdokumentation
Dokumentation avseende konkurrensanalys
Att genomföra konkurrensanalys är en viktig del av marknadsundersökningar som gör det möjligt för dig att undersöka din produkts konkurrensfördelar jämfört med dina konkurrenter som tillverkar samma eller liknande produkt.
Konkurrensanalysen omfattar en undersökning av de varor och tjänster som konkurrenterna erbjuder, deras marknadsandelar samt styrkor och svagheter. Dokumentationen av konkurrensanalysen, som innehåller alla ovan nämnda faktorer, skapas och skickas till hela utvecklingsteamet för granskning. En produktchef fattar ett slutgiltigt beslut om utformningen av sin applikation eller produkt först efter att ha gjort en omfattande undersökning av konkurrenterna.
Nedan följer ett exempel på hur en konkurrents tabell kan se ut i dokumentationen av konkurrensanalysen:
-
Företagets namn benämns konkurrenten.
-
Adressen till konkurrentens webbplats
-
Antalet användare, vilket är (för att uppskatta effektiviteten hos dess produkter och tjänster)
-
Den tid som en konkurrent har funnits på marknaden
-
Konkurrenternas specifika egenskaper och kompetensområden
-
Kostnaden för en tjänst eller en produkt
-
Anteckningar om olika ämnen
Eftersom produktchefer gör en mängd olika typer av analyser kan innehållet i dokumentet variera dramatiskt från en till en annan. Capabilities analysis, Competitive landscape analysis, Competitive differentiation analysis, Imitability Ladder analysis och Value Proposition analysis är några av de mer välkända typerna.
Dokumentation som beskriver produktstrategi och vision
.jpg)
När det gäller produktvisionen är det något som skapar en bild av framtiden för den produkt som vi försöker utveckla. I form av en storyboard, en berättelse eller en prototyp är den avsedd att locka team, investerare och partners att investera i och stödja produkten på något sätt.
Det är den sekvens av varor som är avsedda att genereras tills den ultimata produkten uppnås som definierar produktstrategin.
En av de viktigaste egenskaperna hos effektiva produktchefer är förmågan att utveckla en produktvision, men detta är bara början. De måste också bygga upp en lockande produktstrategi för att kunna förmedla en tydlig syn på produkten till publiken. Både produktvisionen och produktstrategin måste vara mycket målmedvetna för att de ska lyckas. Följaktligen utarbetas dokumentationer för att fånga all information som är kopplad till att bestämma vad slutprodukten ska bli och hur ett koncept ska förverkligas. För det mesta delas detta material med intressenterna för att få deras kommentarer och åsikter.
Dokumentation av produktkrav (PRD)
Product Requirement Documentation är allt-i-ett-dokumentation som samlar de många aspekterna av en applikation på en enda plats. Specifikationsdokumentation är den mest populära typen av dokument, och de ger bland annat en beskrivning av applikationens egenskaper. De kallas också för specifikationsdokument.
Det är möjligt att varje PRD kommer att skilja sig från de andra. I dessa dokument beskrivs forskningsfrågor, framgångsmått, MVP:s funktionslista, tekniska implementeringsdetaljer och så vidare för forskningsprojektet.
Produktkravsdokument (PRD) innehåller varje steg i hela bilden av produkten, liksom beslutet om huruvida vissa funktioner ska inkluderas eller tas bort, och de anger eventuella svårigheter. Produktchefer kan använda detta dokument för att visualisera den tid som krävs för projektutvecklingsprocesser, förstå den summa pengar som krävs för projektutvecklingsprocesser och skapa en ömsesidig fullständig förståelse mellan kunder och utvecklingsteamet.
Jag har beskrivit vikten av PRD i en annan artikel. För att lära dig mer klicka här.
Dokumentation av mål och nyckelresultat, nyckeltal och framgångsmått
Mål och Nyckeltalsresultat är en mekanism som används av produktchefer för att fastställa målen för en produktutvecklingsprocess och sedan få tillgång till resultaten av den processen när den fortsätter. Syftet styr teamet mot målen, medan utfallet visar om målen har uppnåtts eller inte. Två frågor ställs och besvaras under hela processen: "Vart vill ni nå?" och "Har ni nått eller inte nått" ett specifikt mål eller produktsyfte.
En Key Performance Indicator, eller KPI som det förkortas, mäter däremot den övergripande framgången för en utvecklingsprocess i dess nuvarande utvecklingsstadium. Customer Lifetime Value och Trial-to-Customer Conversion Rate inom försäljning, webbtrafik och Conversion Rate inom marknadsföring, för att nämna några exempel på Key Performance Indicators (KPI). Alla dessa mål, liksom de resultat som uppnåtts under hela processen, beskrivs i relevant dokumentation.
Roadmaps Dokumentation
Roadmaps är en av de viktigaste dokumentationerna som produktchefer ska formulera. En roadmap fungerar som ett sätt att kommunicera produktens betydelse till teamet.
En produktchef skapar en produktlivscykel som beskriver vad som behöver göras, när det behöver göras och hur hela processen ska genomföras. En roadmap är ett dokument som innehåller en lista över alla de initiativ som har tagits för att effektivt bygga programvara eller någon annan produkt. Det är en rutt som produktcheferna har lagt ut och som hela teamet följer. Dessa kan förberedas på Docsie för att skickas till sina anställda med inbäddade PowerPoint-presentationer i den dokumentation som skapats av Google Slides. Docsie tillåter integration med Google Slides genom våra integrationsfunktioner. Om du vill veta mer om Docsies integrationsmöjligheter klicka här
Dokumentation som rör design och prototyper
Att skapa något från grunden utan en ritning är ganska svårt. Detta gäller även när det gäller produktdesign. Även om grundkonceptet är viktigt finns det hundratals varianter som kan uppstå under utvecklingsprocessen. Därför måste produktcheferna ha ett dokument som innehåller alla ändringar och revideringar som har gjorts av produktens design.
När det gäller produktprototyper har produktcheferna en helt annan erfarenhet än ingenjörer och designers. Produktcheferna anger tonen för prototypframtagningen genom att sätta upp tydliga mål och lägga ut en färdplan som teamet ska följa.
Om du undrar varför en produktchef skulle behöva ta fram en dokumentation av en app-prototyp kan du fundera över följande fördelar med att göra det:
-
Potentialen för missförstånd elimineras helt.
-
Iterationer slutförs snabbt
-
Tidigt i processen är det viktigt att motivera de begrepp som används
-
Förbättringar av kvaliteten på teknisk feedback
Av denna anledning och fler är prototypdokumentation viktigt.
Dokumentation som beskriver användarens resa och berättelser
Vid utvecklingen av en applikation eller plattform är användarberättelser och kundresor två viktiga verktyg som måste användas tillsammans. Produktchefer utvecklar och underhåller dokumentation för dessa två positioner för att säkerställa att varje detalj registreras och hålls säker och trygg.
När man skapar ett användarberättande dokument är det viktigt att tänka på de många anledningarna till varför en användare vill använda en viss produkt. Produktchefer registrerar alla tänkbara utlösande faktorer som kan leda till att en användare interagerar med en funktion i plattformen, inklusive buggar och funktionsförfrågningar. En användarresa kan i det här fallet betraktas på en mikroskopisk nivå.
En användarresa är däremot ett dokument som kartlägger hela användarupplevelsen, från köp- eller nedladdningspunkten till den punkt där produktens funktioner används. Detta hjälper produktcheferna att ytterligare förklara produkten för sitt team och andra intresserade parter (t.ex. intressenter), samt att skapa förtroende för själva produkten. Den här informationen kan också användas som marknadsföringsresurser för annonskampanjer eller för att förklara produktens användningsområden för potentiella kunder.
Dokumentation som beskriver release notes och omfattning
Release Notes är, som namnet antyder, den dokumentation som skickas ut i samband med lanseringen av nya plattformar eller SaaS-produkter. För att kunna informera användarna om nya standarder, identifiera vilka problem som har lösts och marknadsföra applikationen när uppdateringen är klar sammanställer produktcheferna denna dokumentation. Eftersom SaaS-produkter skiljer sig mycket från varandra finns det inte två dokumentationer som är exakt likadana.
Scope notes kallas ibland för Scope of work-dokument i vissa kretsar. Chefer använder detta verktyg för att definiera bredden på de funktioner som en applikation eller en mjukvara innehåller. Vad dessa egenskaper kommer att göra möjligt, och så vidare.
Interna guider och vanliga frågor
Det är nödvändigt att ta fram konfidentiella interna FAQs för intressenter för att hålla dem informerade under hela produktutvecklingsprocessen. Det sätt på vilket dessa vanliga frågor skrivs är väldigt enkelt. Trådramarna för en produkt med en stark användarupplevelsekomponent, eller en länk till dokumentation av delade trådramar, finns i den här mappen.
All information om hur saker och ting fungerar i utvecklingsprocessen finns i dessa interna manualer. Förutom att säkerställa att data registreras på ett sådant sätt att det möjliggör smidig överlämning mellan medlemmarna, fungerar det också som en referens för externt inriktade jobb som försäljning, marknadsföring, kundsupport och andra liknande befattningar som hjälper kunder.
Kundorienterade användarhandböcker och produktdokumentation
För de oinitierade är den kundinriktade guiden ett användarmanuellt dokument i traditionell mening. Det är produktchefernas ansvar att förbereda denna dokumentation, som kommer att ge instruktioner om hur man använder den nybyggda SaaS-produkten.
Användarna kan hamna i ett tillstånd av förvirring om hur de ska använda produkten om detta inte görs, åtminstone i början, tills de räknar ut flödet på egen hand. Följaktligen borde det vara ganska uppenbart varför detta dokument är så viktigt att det är en av de mest använda eller utvecklade dokumentationerna av produktchefer i branschen.
Slutsatser:
Kort sagt är följande dokument de tio viktigaste dokumenten som kompetenta produktchefer förlitar sig på för att säkerställa att en effektiv produkthanteringsprocess följs.
Tack vare dessa dokumentationer är det omöjligt för dem att råka ut för missförstånd eller tvister eftersom de har delat upp informationen om arbetsuppgifterna i flera dokument. Det ger en mycket strukturerad och sömlös utvecklingsprocess som har dokumenterats noggrant i varje steg.
Hur kan Docsie hjälpa till att skapa alla dessa dokumentationer?
Docsie är en robust plattform som är produktchefernas bästa vän när det gäller dokumentation. Docsie är specialiserat på att skapa, hantera och publicera dokumentation som kan översättas till olika språk med ett sofistikerat versionshanteringssystem, en lättanvänd editor och flera andra fantastiska funktioner som hjälper produktchefer att skapa robust och dynamisk onlinedokumentation.