Skriftlig kommunikation är utan tvekan en mer sammanhängande metod för att utbyta information om en programvaruprodukt som alla teammedlemmar bör känna till. Detta är anledningen till att produktchefer ägnar en stor del av sin tid åt att uppdatera dokumentationen för alla arbeten som rör programvara.
Det är allmänt accepterat i alla branscher att man förstår att framställning av olika dokumentation för många olika förfaranden bidrar till att hålla hela utvecklingsprocessen strukturerad, vilket förhindrar oförutsedda svårigheter som orsakas av missförstånd.
Låt oss ta en titt på några av fördelarna med dokumentation för produktchefer för att få en bättre förståelse för hur viktig den verkligen är.
Vad är betydelsen av dokumentation för produktchefer?
Att utveckla en exakt produktvision
Dokumentationen hjälper produktcheferna att hitta svaren på alla de "varför" som uppstår i initiativ som kretsar kring kärnprodukten eller -tjänsten. Att skriva ner allt hjälper produktcheferna att göra kritiska val och få svar på frågor som vem produkten skapas för och varför appen eller produkten måste utvecklas från början. Detta förhindrar alla möjligheter till missförstånd och misstag.
En viktig hjälp i planeringsprocessen
Du kan inte bara anta att din produkt är det bästa svaret på det utomstående problemet, utan du måste ha en strategi för att den ska bli den bästa lösningen. Innan något annat är det viktigt att förbereda sig. Genom att tydligt och kortfattat dokumentera sin vision genom att skapa berättelser, sprintar och mål gör cheferna det möjligt för hela utvecklingsteamet att producera programvara som är anpassad till kraven från de konsumenter som de betjänar.
Stödjer genomförande i tid
Om planer inte genomförs i tid och på rätt sätt blir de ineffektiva. För att förvandla ett appkoncept till en äkta och väl fungerande applikation använder en produktchef dokumentation och skriftlig kommunikation med designers, utvecklare och andra intressenter för att driva dem i rätt riktning och genomföra de välformulerade planer som har utvecklats.
Grupperna hålls ansvariga
Genom att upprätthålla fullständig dokumentation av allt arbete som är kopplat till en viss produkt kan produktcheferna få tillgång till en mängd information om vad teammedlemmarna gör och hålla dem ansvariga för sin del av arbetsuppgifterna. Genom att föra detaljerade register över allt hjälper man till att hålla saker och ting enkla och okomplicerade.
Kundernas behov tillgodoses
Produktcheferna kan lätt få tillgång till vilka funktioner som bör ingå i applikationen och vilka uppgifter varje funktion måste uppfylla genom att dokumentera allt från app-konceptet till planeringsstadiet. Senare kan de kommunicera den här utvärderingen till teamet på ett exakt och begripligt sätt och se till att slutprodukten är exakt vad konsumenterna vill ha.
Skapa dokumentation är en viktig aspekt av produkthantering. Nedan följer en lista över 10 viktiga dokumentationer som produktchefer arbetar med för att maximera produktiviteten i sitt team och sina projekt.
-
Dokumentation om konkurrensanalys
-
Dokumentation som beskriver produktstrategin och visionen.
-
Dokumentation av produktkrav (PRD)
-
OKR:er, nyckelindikatorer för prestationer och framgångsmått.
-
Färdplaner Dokumentation
-
Dokumentation som rör konstruktioner och prototyper
-
Dokumentation som beskriver användarens resa och berättelser.
-
Dokumentation som beskriver versionsanvisningar och räckvidd.
-
Interna guider och vanliga frågor
-
Användarhandledningar och produktdokumentation som vänder sig till kunderna
Dokumentation som rör konkurrensanalys
Konkurrensanalyser är en stor del av marknadsundersökningar som gör det möjligt att undersöka din produkts konkurrensfördel jämfört med dina konkurrenter som tillverkar samma eller liknande produkter.
Konkurrensanalys omfattar undersökning av de varor och tjänster som erbjuds av konkurrenterna, samt deras marknadsandelar och styrkor och svagheter. Dokumentationen för konkurrensanalysen, som innehåller alla ovan nämnda faktorer, skapas och skickas till hela utvecklingsteamet för granskning. En produktchef fattar ett slutgiltigt beslut om utformningen av sin applikation eller produkt först efter att ha gjort omfattande undersökningar om konkurrenterna.
Nedan följer ett exempel på hur en konkurrents tabell skulle se ut i dokumentationen för konkurrensanalysen:
-
Företagets namn kallas för konkurrenten.
-
Konkurrentens webbplatsadress
-
Antalet användare, vilket är (för att uppskatta effektiviteten av dess produkter och tjänster).
-
Hur länge en konkurrent har funnits på marknaden.
-
Konkurrenternas särdrag och kompetensområden.
-
Kostnaden för en tjänst eller produkt.
-
Anteckningar om olika ämnen
Eftersom produktchefer gör många olika typer av analyser kan innehållet i dokumentet variera kraftigt från en till en annan. Kapacitetsanalys, analys av det konkurrerande landskapet, analys av differentiering av konkurrenterna, analys av imitabilitetstrappan och analys av värdeerbjudanden är några av de mer kända typerna.
Dokumentation som beskriver produktstrategin och visionen
.jpg)
När det gäller produktvision är det något som skapar en bild av framtiden för den produkt som vi försöker utveckla. I form av en storyboard, en berättelse eller en prototyp ska den locka team, investerare och partner att investera i och stödja produkten på något sätt.
Det är sekvensen av varor som är avsedda att genereras tills den slutliga produkten uppnås som definierar produktstrategin.
En av de viktigaste förmågorna hos effektiva produktchefer är förmågan att utveckla en produktvision, men detta är bara början. De måste också bygga upp en lockande produktstrategi för att kunna förmedla en tydlig syn på produkten till publiken. Både produktvisionen och produktstrategin måste vara mycket målinriktade för att lyckas. Följaktligen utarbetas dokumentationer för att fånga upp all information som är kopplad till att bestämma vad slutprodukten kommer att bli och hur man förverkligar ett koncept. Oftast delas detta material med intressenterna för att få deras kommentarer och åsikter.
Dokumentation av produktkrav (PRD)
Dokumentation om produktkrav är en allt-i-ett-dokumentation som samlar de många aspekterna av en tillämpning på en enda plats. Specifikationsdokumentation är den mest populära typen av dokument och de ger bland annat en beskrivning av applikationernas egenskaper. De kallas också för specifikationsdokument.
Det är möjligt att varje PRD kommer att skilja sig från de andra. I dessa dokumentationer fastställs forskningsproblemformuleringar, framgångsmått, MVP-funktionslista, tekniska genomförandedetaljer och så vidare för forskningsprojektet.
Produktkravsdokumenten (PRD) omfattar varje steg i hela bilden av produkten, liksom beslutet om huruvida vissa funktioner ska inkluderas eller tas bort, och de anger eventuella svårigheter. Produktansvariga kan använda detta dokument för att visualisera hur mycket tid som krävs för projektutvecklingsprocesser, förstå hur mycket pengar som krävs för projektutvecklingsprocesser och skapa en ömsesidigt fullständig förståelse mellan kunder och utvecklingsteamet.
Jag har redogjort för PRD:s betydelse i en annan artikel. För att få veta mer, klicka här.
Mål och nyckelresultat, nyckelindikatorer och dokumentation av framgångsmått.
Objektiv och nyckelresultat iär en mekanism som produktchefer använder för att fastställa målen för en produktutvecklingsprocess och sedan få tillgång till resultaten av den processen medan den pågår. Målet styr teamet mot målen, medan resultaten visar om målen har uppnåtts eller inte. Två frågor ställs och besvaras under hela processen: "Vart vill ni ta vägen?" och "Har ni kommit fram eller har ni misslyckats med att komma fram" till ett specifikt mål eller produktmål.
En nyckelprestationsindikator, eller kort sagt KPI, mäter däremot den övergripande framgången för en utvecklingsprocess i dess nuvarande utvecklingsskede. Customer Lifetime Value (livstidsvärde för kunden) och konverteringsfrekvens från försök till kund inom försäljning, webbtrafik och konverteringsfrekvens inom marknadsföring, för att nämna några exempel på nyckeltal för resultatindikatorer (KPI). Alla dessa mål, liksom de resultat som uppnås under hela processen, beskrivs i detalj i den relevanta dokumentationen.
Färdplaner Dokumentation
Färdplaner är en av de viktigaste dokumentationen som produktchefer ska formulera. En färdplan fungerar som ett sätt att kommunicera produktens betydelse till teamet.
En produktchef skapar en produktlivscykel som beskriver vad som ska göras när det ska göras och hur hela processen ska genomföras. En färdplan är ett dokument som innehåller en förteckning över alla initiativ som har tagits för att effektivt bygga programvara eller någon annan produkt. Det är en väg som produktcheferna har lagt ut och som hela teamet följer. Dessa kan förberedas på Docsie för att skickas till sina anställda med inbäddade PowerPoint-presentationer i den dokumentation som skapas av Google Slides. Docsie tillåter integration med Google Slides genom våra integrationsmöjligheter. Om du vill veta mer om Docsies integrationsmöjligheter [klicka här.] (https://help.docsie.io/?doc=/docsie-integrations/)
Dokumentation om konstruktioner och prototyper
Att skapa något från grunden utan en ritning är ganska svårt. Detta gäller även för produktdesign. Även om grundkonceptet är viktigt finns det hundratals varianter som kan uppstå under utvecklingsprocessen. Därför måste produktcheferna upprätthålla ett dokument som innehåller en förteckning över alla ändringar och revideringar som har gjorts av produktens utformning.
När det gäller produktprototyper har produktcheferna en helt annan erfarenhet än ingenjörer och designers. Produktcheferna anger tonen för prototypframställningen genom att sätta upp tydliga mål och lägga upp en färdplan som teamet ska följa.
Om du undrar varför en produktchef skulle behöva ta fram en dokumentation av en appprototyp, tänk då på följande fördelar med att göra det:
-
Möjligheten till missförstånd elimineras helt och hållet.
-
Iterationer avslutas snabbt.
-
Tidigt i processen är det viktigt att motivera begreppen.
-
Förbättrad kvalitet på den tekniska feedbacken
Av denna anledning och mer prototypdokumentation är viktigt.
Dokumentation som beskriver användarens resa och berättelser.
Vid utveckling av en applikation eller plattform är användarberättelser och kundresor kartor två kritiska verktyg som måste användas tillsammans med varandra. Produktchefer utvecklar och underhåller dokumentation för dessa två positioner för att se till att varje detalj registreras och förvaras på ett säkert sätt.
När man skapar ett dokument med användarberättelser är det viktigt att tänka på de många skälen till varför en användare vill använda en viss produkt. Produktansvariga registrerar alla tänkbara utlösande faktorer som kan leda till att en användare interagerar med en funktion i plattformen, inklusive fel och önskemål om funktioner. En användarresa kan betraktas på en mikroskopisk nivå i det här fallet.
Däremot är användarresan ett dokument som kartlägger hela användarupplevelsen, från köpet eller nedladdningen till användningen av produktens funktioner. Detta hjälper produktcheferna att ytterligare förklara produkten för sitt team och andra intresserade parter (intressenter, till exempel), samt att etablera deras förtroende för själva produkten. Informationen kan också användas som marknadsföringsresurser för annonskampanjer eller för att förklara en produkts användningsfall för potentiella kunder.
Dokumentation som beskriver versionsanvisningar och omfattning.
Release Notes är, som namnet antyder, de dokumentationer som skickas i samband med lanseringen av nya plattformar eller SaaS-produkter. För att informera användarna om nya standarder, identifiera vilka problem som har lösts och marknadsföra applikationen när uppdateringen är klar sammanställer produktcheferna denna dokumentation. Eftersom SaaS-produkterna skiljer sig mycket från varandra är ingen dokumentation exakt likadan.
Scope notes kallas ibland för Scope of work-dokument i vissa kretsar. Cheferna använder detta verktyg för att definiera bredden på de funktioner som en applikation eller en programvara innehåller. Vad dessa egenskaper kommer att möjliggöra och så vidare.
Interna guider och vanliga frågor
Det är nödvändigt att ta fram konfidentiella interna FAQs för intressenterna för att hålla dem informerade under hela produktutvecklingsprocessen. Det sätt på vilket dessa vanliga frågor och svar skrivs är mycket enkelt. Wireframes för en produkt med en stark komponent för användarupplevelsen, eller en länk till dokumentation om dividerade wireframes, kan hittas i den här mappen.
All information om hur saker och ting fungerar i utvecklingsprocessen finns i dessa interna handböcker. Förutom att se till att uppgifter registreras på ett sådant sätt att de kan överlämnas på ett smidigt sätt mellan medlemmarna, tjänar de också som referens för externa jobb som försäljning, marknadsföring, kundsupport och andra liknande positioner för att hjälpa kunderna.
Användarhandledningar och produktdokumentation för kunderna
För den oinvigde är en kundorienterad guide en användarhandbok i traditionell mening. Det är produktchefernas ansvar att utarbeta denna dokumentation, som ger instruktioner om hur man använder den nybyggda SaaS-produkten.
Användarna kan hamna i ett tillstånd av förvirring om hur de ska använda produkten om detta inte görs, åtminstone i inledningsskedet, tills de kommer på egen hand. Följaktligen borde det vara ganska uppenbart varför detta dokument är så viktigt att det är en av de mest använda eller utvecklade dokumenten av produktchefer i branschen.
[Klicka här för att lära dig hur Docsie kan hjälpa dig att skapa din första användarhandbok] (https://www.docsie.io/blog/articles/the-ultimate-training-manual-template-guide-in-2021/).
Slutsatser:
Kortfattat kan man säga att följande dokumentationer är de tio viktigaste dokumenten som kompetenta produktchefer förlitar sig på för att se till att en effektiv produkthanteringsprocess följs.
Tack vare dessa dokumentationer är det omöjligt för dem att ha några missförstånd eller tvister eftersom de har separerat informationen om uppgifterna i flera dokument. Det ger en mycket strukturerad och sömlös utvecklingsprocess som har dokumenterats minutiöst i varje skede.
Hur Docsie kan hjälpa till att skapa alla dessa dokumentationer?
Docsie är en robust plattform som är produktchefernas bästa vän när det gäller dokumentation. Docsie har specialiserat sig på att skapa, hantera och publicera dokumentation som kan översättas till olika språk med ett sofistikerat versioneringssystem, en lättanvänd redigerare och flera andra fantastiska funktioner som hjälper produktchefer att skapa robust och dynamisk onlinedokumentation.
[För att prova Docsie gratis, klicka här. ] (https://www.docsie.io/)