Driver du ett företag år 2022? Vad är din mest värdefulla tillgång? Information är en av de mest värdefulla tillgångarna när man driver ett företag. Företagets ägare och aktieägare förlitar sig på data för att fatta kloka affärsbeslut.
Marknadsföringsavdelningen förlitar sig på information för att utvärdera potentialen för en produkts framgång. Marknadsförare använder också samma information för att nå ut till sina målgrupper. Viktigast av allt är att du behöver all din företagsinformation på ett och samma ställe för att göra handels- och transaktionsdokument.
I det fallet vill du ha en innovativ dokumentationsplattform som garanterar informationssäkerhet och flera åtkomster för samarbete mellan anställda. Du kan utnyttja ett pålitligt system som Docsie för att hantera din interna programvarudokumentation.
Läs vidare när vi utforskar de 5 viktigaste fördelarna med att använda en dokumentationsplattform för att upprätthålla programvarudokumentation i ditt företag.
- Förbättrad säkerhet
Som onlineföretag bör din främsta oro vara [säkerheten för din information] (https://medium.com/the-mission/data-security-how-to-keep-your-customers-information-safe-a3150510a7b7) och kunduppgifter. Säkerhet är en stor utmaning som många organisationer måste hantera, särskilt under pandemin när cyberosäkerheten ökar. Det kan till och med vara värre om du förlitar dig på manuell dokumentation eftersom den är lätt tillgänglig för vem som helst. Känslig information kan hamna i händerna på fel person, som kan sluta med att läcka den till konkurrenter.
Källa: [https://pixabay.com/photos/subscribe-registration-signup-3534409/] (https://pixabay.com/photos/subscribe-registration-signup-3534409/)
En stark dokumentationsplattform för underhåll av programvarudokumenten garanterar en vattentät säkerhet. Plattformar för programvarudokumentation har ett digitalt spår och du kan enkelt spåra obehörig åtkomst. Oavsett om åtkomsten sker inifrån eller utifrån kan du hämta redaktörens information, inklusive tidpunkten för åtkomsten. På så sätt kan du snabbt avgöra om det rör sig om en extern attack eller bara en ohederlig anställd.
Viktigast av allt är att du kan reglera personer som kan få tillgång till vissa dokument baserat på position och behörighet. Det gör det enkelt att hantera anställda på deras respektive avdelningar.
- Förbättrat, automatiserat arbetsflöde
Varje företag utarbetar och sammanställer olika dokument på rutin. I slutet av månaden, när det är dags att stämma av periodens arbete, behöver varje avdelning kopior av dokumenten. Det kan vara ganska utmanande att återskapa kopior utan att slösa tid och resurser.
Dessutom blir människor trötta på att göra repetitiva uppgifter under långa perioder. Förutom att du får ont om tid kommer du sannolikt att få oorganiserade filer.
En tillförlitlig plattform för programvarudokumentation säkerställer felfria kommunikationslinjer till både interna och externa avdelningar. Du kan enkelt klassificera dokumenten när du genererar dem. På så sätt kan du förbättra snabbare och effektivare affärsprocesser för att [spara på driftskostnaderna] (https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2020/03/25/15-smart-ways-you-can-save-money-as-a-new-business/). Detta kan också hindra dig från att förlora intäkter på grund av otillräckliga uppgifter.
Källa: https://pixabay.com/photos/devops-business-process-improvement-3155972/
- Förbättrad säkerhetskopiering och återställning
Det sista du vill för ditt företag är att förlora data. Det blir som en nystartad verksamhet eftersom du måste bygga upp en ny kunddatabas. Du kan också förlora din förmögenhet om viktig information som bankuppgifter hamnar i händerna på skurkar.
Inte att förglömma kommer du inte att uppleva en gynnsam konkurrenssituation om du förlorar alla uppgifter som byggde upp ditt företag från grunden. Det kommer knappast någonsin att bli detsamma igen, särskilt om företaget är mer än tio år gammalt.
Innovativ programdokumentationsplattform förbättrar din säkerhetskopierings- och återställningsprocess. Om du förlorar alla data, till exempel på grund av ett internt tekniskt problem, kan du hämta samma sak på mindre än en timme. Plattformen är också till hjälp om ditt primära säkerhetskopieringssystem äventyras. Du kan enkelt återställa data utan att behöva betala någon lösensumma.
- Enklare hämtning
Den genomsnittliga konsumenten på nätet förväntar sig att ditt varumärke löser deras problem inom cirka tre timmar under arbetsdagar. Annars kommer du att få klagomål över hela varumärkets meddelanden i sociala medier. Det sista du vill är att förlora stamkunder och skrämma bort potentiella kunder. Dessutom vill du också minska kostnaderna för kundvård så mycket som möjligt för att få bättre vinstmarginaler.
Genom att förvärva en avancerad plattform för programvarudokumentation kan du enkelt hämta filer på några sekunder. Du kan använda dig av tips för att söka efter ord, fraser eller kundens autentiseringsuppgifter. När det gäller större företagsfiler kan du ordna dem efter index, vilket underlättar nummerhänvisning.
- Versionskontroll
Företag hanterar olika typer av dokument, bland annat konfidentiella och offentliga. Vissa dokument kräver endast en viss avdelnings input, men ändå kan andra anställda behöva tillgång till dem.
Till exempel bör vissa finansiella dokument, som kvartals- och årsrapporter, endast ha tillgång till bokföringsavdelningens uppgifter. Trots detta behöver även anställda och aktieägare få tillgång till dem för att se företagets tillväxt och om deras engagemang lönar sig.
Moderna plattformar för programvarudokumentation gör det möjligt att dela filer i olika versioner. Till exempel räcker det med en "skrivskyddad" version för känsliga redovisningsdokument. Du kan också automatisera processen för att dela sådana anpassade dokument.
Bottom Line
Att automatisera dokumenthanteringen med hjälp av avancerad programvara är oundvikligt för ditt företags framgång. Förutom att sänka driftskostnaderna garanterar det företagets eviga existens. Du kommer att njuta av tillförlitliga processer för säkerhetskopiering och hämtning av data. Get in touch med välrenommerade programvarudokumentationsplattformar som Docsie för att lära dig vad du har missat i moderna affärsmetoder.