Anta att du är administratör för en supportlösning för kundservice. Nu har du ett expertteam men alla deras ansträngningar motarbetas på grund av bristen på omfattande företagsprogramvara. Det är definitivt ingen lätt uppgift, men du måste först få klarhet i vad dina mål är för att kunna erbjuda dina team och kunder överlägsna innehållsupplevelser.
Vad behöver du hjälp med? Design? Publicering? Underhåll av din dokumentation?
Släpp alla dina bekymmer och introducera HAT för dina teammedlemmar! Använd en HAT och gör dig redo att finjustera ditt innehåll med kraftfulla funktioner som förbättrar samarbetet mellan team och skapar de mest effektiva tekniska dokumenten. Den förenklar också tekniskt innehåll på ett sådant sätt att de flesta team föredrar dem framför verktyg som MS Word-dokument eller enkel HTML.
Med hjälp av Help Authoring Tools, kan företag enkelt producera och underhålla dokumentation med detaljerade beskrivningar och det för olika plattformar som PDF, e-böcker, mobil, webb, tryckta dokument etc. Det hjälper till att eliminera användningen av plattformar som Microsoft Word eller Google Docs.
Den här artikeln tar dig med på en snabb resa i vad ett HAT (Help Authoring Tool) handlar om och hur Docsie har börjat låta synonymt med att vara ett HAT.
Vad är ett HAT (Help Authoring Tool)?
Help Authoring Tools är de tekniska skribenternas ständiga följeslagare. Detta program hjälper författarna att utforma, skriva, redigera och publicera sin dokumentation digitalt. Författarna kan också samla all hjälpdokumentation och konvertera den till en enda databas och använda den i olika format, inklusive PDF, HTML, XML, etc. De är mycket mer än enkla ordbehandlare eftersom de ibland också har ett inbyggt bildverktyg som kan spara timmar. Det är verkligen en livräddare för småföretag.
Några av de mest populära HAT-programmen är Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help och HelpNDoc, bland andra.
Fem viktiga funktioner i HAT för att producera dokumentation av hög kvalitet:
1. Hitta fel:
När det gäller HAT är kodredigering och textredigering de viktigaste funktionerna. HATs eliminerar fel och bryter ner den komplexa skrivprocessen i enkla steg. De erbjuder grammatikförslag och skapar mallar som företag kan arbeta vidare med för att skapa skräddarsytt innehåll. De flesta HAT:er ger också steg-för-steg-instruktioner så att teamen kan lära sig och bli bekanta med dem för att skapa bra produkter.
Genom att utveckla automatiserade språkliga stilguider med hjälp av HAT kan företag utveckla sitt varumärkesspråk. När det gäller kodredigering använder front-end webbutvecklare ofta sådana verktyg. HAT hjälper också varumärken att hålla ton, format och utseende intakta i sin dokumentation.
2. Innehållshantering (End-to-End):
Många av de Help Authoring Tools som finns tillgängliga i branschen idag har en rad likheter med content management-system (CMS). Genom att skugga huvudfunktionen hos CMS-verktyg och plattformar hjälper HAT tekniska skribenter att hantera sina innehållsprojekt, lagra och spåra deras utveckling.
Det som skiljer ett HAT från ett CMS är att ett HAT har varje innehållsprojekt länkat till en viss uppsättning filer, hjälpmedel, manualer och förklaringsguider för programvara. När du använder en HAT kan du förhindra dataförlust och även återställa den senast sparade versionen av dina dokument. Detta är en superfördel med en HAT som låter dig få tillgång till värdefull information även efter att ha ställts inför ett oförutsägbart tekniskt fel. Dessutom tillhandahåller de support för enkel inloggning för att säkerställa att saker går smidigt.
De flesta HAT-plattformar erbjuder ämnesbaserat författande, där du kan dela upp dokumentationen i mindre, byte-stora bitar som lätt kan förstås av dina kunder.
3. Transaktioner med filer:
När du använder HAT kan du enkelt importera och exportera dina filer, vilket säkerställer sömlösa filtransaktioner mellan flera plattformar. Den goda delen är att du inte behöver konvertera var och en av dina filer manuellt. Genom HATs kan du enkelt arbeta med samma filinnehåll och skapa flera format av samma dokument.
När du har flera format, vad händer med ditt originaldokument? Frukta inte, för den automatiska konverteringsfunktionen i HATs låter dig bevara originaldokumentationen och hålla strukturen och formatet intakt. Detta minskar risken för fel och sparar tid och arbete. Denna funktion blir ännu viktigare när innehållsförfattare behöver dela sina projektfiler med andra bidragsgivare.
4. Förbättra innehållet:
När det gäller att skapa innehåll finns det inget som slår vikten av brainstorming för att få fram nya idéer. Programvarulösningar som HATs effektiviserar kommunikationen mellan teamen, underlättar distansarbete och säkerställer ett konstant samarbete mellan teammedlemmarna. Det finns andra anmärkningsvärda funktioner som redigering i realtid, kommentarer och versionskontroll. Med hjälp av dessa funktioner kan du minska missförstånden mellan teammedlemmarna, öka produktiviteten och minska tidsåtgången avsevärt.
HATs är fantastiska verktyg som håller teammedlemmarna väl sammansvetsade i en nära grupp. En av de mest anmärkningsvärda funktionerna i HATs är spårning av ändringar. Det gör att användarna kan växla mellan olika versioner av samma dokument och skapa omfattande och väldokumenterat innehåll oavsett vilket ämne du arbetar med.
Dessutom kan du använda element som videor, animationer och interaktiva simuleringar för att förbättra inlärningsupplevelsen för dina team eller kunder med hjälp av HAT-verktyg.
5. Publicering och underhåll:
Att uppdatera och underhålla dokumentation regelbundet är en tröttsam process. För att underlätta för användarna låter en HAT skribenter göra ändringar i den preliminära källfilen, varefter uppdateringar görs i alla filformat. Detta säkerställer att alla användare hålls uppdaterade om de ändringar som görs och kan komma åt den slutliga versionen av filen utan problem.
När det gäller publicering tillhandahåller HAT ofta mallar så att tekniska författare kan arbeta med den redan befintliga formateringen på basnivå. Mallarna innehåller också förslag på olika typer av visuella layouter, vilket gör det lättare för tekniska skribenter att hämta videor, rörlig grafik, videor etc. från andra källor.
Varför använda Docsie som Help Authoring Tool (HAT) för att producera högkvalitativ dokumentation?
Med teknik och innovation i centrum är Docsie ett av de ledande programvaruföretagen som erbjuder Help Authoring Tools (HAT) som skapar nya sätt för team att samarbeta, skapa och implementera produktdokumentation. Docsie, som har sitt huvudkontor i Toronto, Ontario, är ett av de mest populära författarverktygen och en dokumentationstjänst som gör det möjligt för företag att skriva, översätta och förbättra sin dokumentation via enkla användargränssnitt.
Fem effektiva sätt på hur Docsie kan hjälpa ditt företag?
1. Snabb driftsättning och anpassad kunskapsportal:
Medan plattformens interna kunskapsportal hjälper företag att dela kunskap om självbetjäning med hela sina team, hjälper de externa kundkunskapsbaserna och användarguiderna till att dela dokumentation mellan team och minimera arbetsbelastningen för kundsupport. Kunskapshanteringen och den tekniska dokumentationen är lätt att förstå och är fylld med hjälpämnen för bättre förståelse av portalen. Den har alla de HAT-verktyg som man behöver för att driva sina innehållsprocesser och skapa bättre produkter för sina kunder.
Med Docsie portal, kan du använda standarddesigner eller implementera en anpassad kunskapsbasdesign enligt ditt varumärkes personlighet, stil och image. Programvaruprodukten ger också en gratis anpassad domän som en del av sin kostnadsfria plan. Det erbjuder också ytterligare domäner som användare kan utnyttja genom att prenumerera på de betalda planerna samt ger onlinehjälp för alla dina frågor. Men det är inte allt eftersom det ger avancerade funktioner som auto-översättning, UI Customization, publiceringsalternativ, kraftfulla redigeringsalternativ, dokumentationsanalys, interaktiva kunskapsportaler och mycket mer. Det har också stöd för olika språk, vilket gör det till det bästa valet för företag med olika team.
**Docsie är ett kraftfullt verktyg som kan ge effektiv hjälp med allt som rör dokumentation. Portalen kan enkelt nås på olika enheter, t.ex. ett stationärt verktyg via din webbläsare, även på mobila enheter utan behov av någon mobilapp. Det har en av de mest föredragna kundrelationshantering och ger den bästa hjälpen till alla sina kunder så att de kan uppnå mål utan några hicka för att betjäna slutanvändare.
Gratis ombordstigning, import och portaldesign:
De viktigaste delarna i dokumentationen för kundintegrering är tydliga instruktioner, användarhandböcker online, felsökningsguider, produktturer och vanliga frågor (FAQ). Med Docsie Pilot kan företag säkerställa en kostnadsfri onboarding. Efter att ha gått igenom den effektiva hjälpdokumentationen kan användarna importera sitt innehåll från flera plattformar och få ut mesta möjliga värde av sitt skapade innehåll.
Är du orolig för Hur du ska utbilda dina anställda för att maximera deras produktivitet? Använd Docsies valfria utbildningssession så att din personal kan arbeta med programvaran och få ut det mesta av programvarulösningen. Kunskapsbasens innehåll hjälper teamen att snabbt förstå hur saker och ting fungerar.
Dokumentation i företagsklass:
Docsie ingår i alla betalda planer och ger migreringsstöd med Docsie Pilot. Från att importera befintligt innehåll, hela kunskapsportaler, kunskapsbaser och mycket mer till att utforma anpassade portaler och utbilda personal - Docsie tillhandahåller en komplett verktygslåda som hjälper företag att utöka sin funktionalitet. Plattformen har också stöd för dynamiskt innehåll.
Med förenklade arbetsflöden för dokumentation hjälper Docsie dig att effektivisera all din dokumentation. Förutom den kostnadsfria anpassade domänen erbjuder plattformen även 3x anpassade domäner för små team och 10+ anpassade domäner för företag och organisationer.
Anpassad domän med SSL:
Docsie låter alla sina användare äga en anpassad domän utan någon extra kostnad. Varje företag med en plan för plattformen kan äga en anpassad domän där den kan vara värd för en kunskapswebbplats.
Genom att erbjuda sin gratis startplan, uppmuntrar Docsie alla små och medelstora företag att skaffa ett anpassat domännamn och använda det för att öka sin synlighet och förbättra sin varumärkesimage.
Versions- och språkhantering:
Numera använder många företag AI-språköversättning. Allt tack vare den massiva omvandling som AI har bevittnat under de senaste åren. Om ditt företag också arbetar med mycket innehåll och kämpar med copy-pasting och duplicering, välj Docsie som din professionella partner. Integrera språk och versioner och konsolidera dem med Docsie och översätt dem till en viss URL. Vad är fördelen? Du kommer inte längre att behöva slå huvudet i väggen när det gäller att ligga i topp i SEO-rankningen.
Avslutande tankar
Så det var en liten inblick i HAT:s värld. Vad händer härnäst? Välj ett pålitligt och effektivt verktyg för hjälpskapande. Se till att det förstår dina affärskrav, ditt företags mål och tillhandahåller alla funktioner som krävs för ett effektivt HAT inom din budget. Innan du bestämmer dig för ett HAT, se till att det erbjuder omfattande kundsupport tillsammans med otvivelaktig effektivitet och skalbarhet.
Välj Docsie som din professionella partner och se ditt företag nå nya höjder av excellens. Docsie tillhandahåller en enhetlig dokumentationsupplevelse för sina globala kunder och erbjuder lösningar på alla dina dokumentationsbehov under samma tak med supportteam som arbetar dygnet runt för att säkerställa din framgång.
Vanliga frågor om (HAT)
Fråga 1: Vad är ett hjälpverktyg (Help Authoring Tool, HAT)?
Ans: Ett HAT är en programvara som hjälper tekniska skribenter att skapa, redigera och publicera dokumentation för olika plattformar, t.ex. PDF, HTML och XML. Fråga 2: Hur förbättrar HAT innehållshanteringen?
Ans: HAT tillhandahåller lösningar för innehållshantering som liknar CMS-plattformar (content management systems), men med ett starkt fokus på dokumentation. Plattformarna hjälper dig att hantera innehållsprojekt, spåra hur arbetet fortskrider och förhindrar även dataförluster.
Fråga 3: Vilka är några av de populäraste HAT?
Ans: Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help och HelpNDoc är bland annat några av de mest populära HAT-verktygen.
Fråga 4: Hur hjälper Docsie som ett HAT-verktyg?
Ans: Docsie hjälper företag att förse sina team med funktioner som samarbete, skapande av innehåll och implementering av dokumentation.
Fråga 5: Hur förbättrar HAT samarbetet mellan team?
Ans: HAT förbättrar samarbetet mellan team genom att erbjuda realtidsredigering, kommentarsfunktion och funktioner för versionskontroll.