Samarbete är superviktigt när du sammanställer produktdokumentation med ditt team. Att skriva rätt saker på rätt sätt tillsammans med ditt produktionsteam är viktigt och att ha rätt verktyg för att samarbeta är avgörande!
Även om begreppet "samarbete" har blivit något av en klyscha i affärsvärlden är det långt ifrån en klyscha. Samarbete på arbetsplatsen leder till produktiva team och detta gäller särskilt när det gäller att producera högkvalitativ produktdokumentation!
Samarbete uppstår när en grupp människor i ett produktdokumentationsteam, såsom produktchefen, produktägaren, tekniska skribenter, designers, utvecklare, marknadsförare och andra aspekter som skapar ett väl avrundat produktdokumentationsteam går samman och delar med sig av sina kunskaper och färdigheter för att uppnå ett gemensamt mål som är att producera fantastisk och välpolerad produktdokumentation som deras kunder älskar att läsa.
Låt oss inse det! Oavsett om du behöver skapa produktdokumentation, användarhandböcker, bruksanvisningar eller visa någon kunskapsportal på din sida är samarbete viktigt för att se till att alla delar kopplas samman på rätt sätt. Och därför påverkas företagets produktdokumentationsresultat i hög grad av din förmåga att samarbeta med andra.
Låt oss titta på sju anledningar till varför lagarbete och samarbete är så avgörande för utvecklingen av produktdokumentation.
Varför är samarbete viktigt och fördelaktigt vid skapandet av produktdokumentation?
Det skapar nya kommunikationsvägar.
Genom att arbeta med nya personer i olika sektorer av en produkthanteringsavdelning och andra avdelningar inom företaget öppnas vägar som annars skulle ha varit stängda. Att hitta innovativa sätt att interagera och utbyta information är avgörande för om ett företag ska lyckas ta fram användbar produktdokumentation som kunderna förstår och förstår. Olika källor till information och input kan sammanföras genom att samarbeta med olika delar av företaget för att bidra till att utveckla användbar kunskap om produktdokumentation för era kunder. Det är därför som samarbete bör användas för att skapa band mellan olika avdelningar när det är möjligt.
Enligt Mark Sanborn är tystnad inte guld i lagarbete, utan dödligt, och det är till fördel för alla att skapa en mer enhetlig och öppen arbetsplats där de olika avdelningarna kan kommunicera. Dessutom drar det alla lite närmare varandra och förtydligar din organisations slutliga mål och bidrar till att producera fantastisk produktdokumentation.
Samarbete gör att vi kan arbeta mer effektivt.
Att arbeta på egen hand har många fördelar, men när det gäller produktdokumentationsprojekt kan bristen på information från olika avdelningar vara ganska skadlig. Vi kan koncentrera oss bara på ett jobb utan att behöva oroa oss för hur mycket tid vi kommer att förlora om vi hamnar på sidospår eller hur vi ska samla ett team i tid för att hålla en snäv deadline. Om det aktuella arbetet kräver självständighet, så gör det. När det gäller produktdokumentation är dock två huvuden eller till och med fler bättre än ett, särskilt när olika koncept från de olika avdelningarna kombineras för att skapa en slipad produktdokumentation.
En Stanford [forskningsrapport] (https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0022103114000420?via%3Dihub) upptäckte att även uppfattningen av att arbeta i en samarbetsmiljö kan öka den totala produktiviteten och prestationen. Forbes noterade också att i denna studie: "Deltagarna i forskningen som var förberedda för att agera i samarbete höll fast vid sin uppgift 64 % längre än sina ensamma kamrater, samtidigt som de rapporterade högre engagemang, lägre trötthetsnivåer och en högre framgång."
Samarbete är å andra sidan helt enkelt effektivare för att skapa produktdokumentation. Vi måste vara beredda att erkänna för oss själva att vi kommer att behöva hjälp med att kombinera idéer och koncept för att skapa polerade produktdokumentationer. Det måste vara ett samarbete. Det är här som lagarbete kommer in i bilden. Det hjälper till att dela upp en stor arbetsbörda med många produktdokumentationer och/eller användarhandböcker, utvecklingen av innovativa lösningar för att skapa begriplig och tilltalande produktdokumentation som dina kunder kommer att förstå är resultatet av den stora bilden.
En organisation som prioriterar samarbete för att skapa fantastisk produktdokumentation som deras kunder älskar att läsa som ett av sina kärnvärden kommer oundvikligen att mainstreama detta arbetssätt, vilket resulterar i ett effektivare (och tilltalande) arbetsflöde för produktdokumentation.
Samarbete för produktdokumentation med en hög procentuell bibehållning.
Samarbete tilltalar blivande och befintliga arbetstagare eftersom det utgör grunden för en mer öppen, uppkopplad och engagerad arbetsplats - kanske till och med mer än företag som är muromgärdade och isolerade. Dina anställda kommer att uppskatta en miljö som prioriterar samarbete, och det kommer att bidra till att hålla dem borta från att söka arbete någon annanstans.
När det gäller att producera produktdokumentation av hög kvalitet, som ser bra ut, är informativ och passar det som kunden försöker lära sig om företagets produkter är det också mycket viktigt att de olika delarna av företaget lägger in sin information för att skapa denna typ av kunskapsportal. Marknadsföringen kan tala om vilken typ av kunder som lockas till företaget, vilken region i världen och andra uppgifter som de fått från sina analyser och sin statistik. Produktchefer som utvecklar produktdokumentation för sina kunder behöver de mest samarbetsvänliga vägarna. De behöver få information om den fjärde tekniska produkten, marknadsföring och försäljning av produkten samt feedback från kunderna. För att skapa framgångsrik dokumentation måste de samarbeta med dessa team och avdelningar för att veta hur produkterna fungerar, vilken typ av kunder som passar deras produkt och använda all denna information för att vägleda sina tekniska skrivarteam, designteam och teknikteam för att skapa, producera, förvalta och publicera effektiv produktdokumentation.
Människor värdesätter att skapa kontakter, särskilt när det gäller att ta fram produktdokumentation som är tilltalande och heltäckande för deras kunder och klienter. Vi vill alla arbeta med personer som vi kan lita på, som förstår och respekterar våra åsikter och som samarbetar effektivt med andra, särskilt med personer med olika bakgrunder och expertområden. Samarbete gör det möjligt att uppnå detta.
Samarbete förbättrar företagets moral.
Människor kommer naturligtvis att lita mer på varandra när kontakter skapas mellan grupper och avdelningar, vilket gradvis kommer att höja stämningen i företaget som helhet. Om det trots allt råder brist på förtroende, dålig synergi och dålig moral i en organisation kommer den att misslyckas. Att regelbundet arbeta med människor utanför ditt team eller din avdelning är en av de mest effektiva metoderna för att skapa förtroende.
Detta fungerar också i omvänd ordning: ju bättre moralen i ditt företag är, desto mer sannolikt är det att dina anställda kommer att känna sig bekväma att arbeta med kollegor från olika avdelningar. Detta är också tilltalande för högpresterande personer, som i allt högre grad efterfrågar mer öppna och deltagande arbetsplatser.
Skapa användbara metoder för samarbete och dina team kommer inte bara att vara produktiva utan de kommer också att känna stolthet och glädje över att arbeta med din organisation.
Samarbete hjälper oss att lösa problem.
Vad gör du när du inte vet vad du ska göra? Anta att du har gjort stora framsteg i ditt produktdokumentationsprojekt, men att du har stött på en vägg som verkar trotsa alla försök att övervinna den. Du har fått slut på idéer, utvecklingen har stannat av och tidsfristen för färdigställande av produktdokumentationen närmar sig snabbt. Ska du ge upp?
Nej, naturligtvis inte; du söker hjälp eller söker en annan synvinkel. Du kan ha en brainstorming/sittning på whiteboard med ditt team eller be om feedback från en kollega. För att uttrycka det på ett annat sätt arbetar du tillsammans med ditt produkthanteringsteam för att ta itu med den aktuella utmaningen. Produktdokumentationsprojekt som har avbrutits kommer att börja gå framåt igen när ditt team kombinerar sina kunskaper, färdigheter och expertis, och sedan tar reda på svårigheter och diskuterar potentiella lösningar.
Enligt en [forskningsstudie] (https://www.adpri.org/wp-content/uploads/2020/07/14215554/R0101_0718_v2_GE_ResearchReport.pdf) från ADP är det i team med många möjligheter till samarbete och exponering för nya problem som engagemanget är mest kvalitativt.
Å andra sidan behöver samarbete inte vara en sista utväg. Samarbete bör vara en integrerad del av produkthanteringsteamets verksamhet. Ju fler ögon som finns på ett projekt från början, desto lättare är det att upptäcka problem (och lösa dem effektivt).
Samarbete gör det möjligt för individer att lära sig av varandra.
Det här är nyckeln! Särskilt när det gäller skapande och utveckling av produktdokumentation.
En av de bästa aspekterna av att samarbeta med personer med olika färdigheter och bakgrunder är möjligheten att lära sig av varandras erfarenheter och information som de samlat in från sina olika avdelningar. Samarbete med teammedlemmar eller till och med olika team bör ses som en möjlighet till lärande för att ta fram produktdokumentation som dina kunder förstår och tycker om att läsa, så använd dig av det.
Detta innebär att du måste inhämta synpunkter och idéer, utbyta information, lära dig hur dina partner tar sig an sin del av projektet och få en bättre förståelse för hur de arbetar. Att lära sig av kollegor är inte bara en fördel med samarbete; det är också det första steget mot att skapa en arbetsplatskultur som fokuserar på lärande och utveckling.
Grupper som samarbetar lär sig inte bara av varandra - deras misstag, prestationer, misslyckanden, processer och så vidare - utan de utvecklar också en bättre kunskap om den andra gruppens synvinkel. Du får höra deras sida av historien: deras problem, prioriteringar och till och med hur de tänker. Vilket kommer att vara otroligt användbart när ni arbetar tillsammans i framtiden.
Några reflektioner:
Det finns många olika aspekter och team som måste samarbeta för att skapa och utveckla vackra och välgjorda användarhandböcker, produktdokumentation och kunskapsportaler av alla slag, och därför är det mycket viktigt att arbeta i team.
Många tekniker för samarbete, t.ex. ett intranät, gör detta. De är avsedda att i huvudsak öppna upp ditt företag så att alla avdelningar kan ansluta till varandra och hålla koll på vad andra team arbetar med via nyhetsuppdateringar, tillkännagivanden, evenemang och diskussionskanaler, för att nämna några. Men hur är det med specifika verktyg som är inriktade på att skapa produktdokumentation?
Att ha en molnbaserad plattform för skapande av dokumentation som gör det möjligt för ditt team att samarbeta effektivt är mycket viktigt. Att använda Zoom och annan virtuell videoteknik är ett utmärkt sätt att hålla kontakten med fjärrteam och visa ändringar eller problem som uppstår när man skriver produktdokumentation.
Ett gränssnitt som Slack eller Matermost är också ett bra sätt att få kontakt i en chattmiljö, där man också kan dra och släppa objekt i organiserade chattar, vilket är fantastiskt för samarbete med olika team.
Det är därför Docsie har tagit fram användbara funktioner som hjälper dig att samarbeta och tilldela olika uppgifter med dina produktdokumentationsteam med dessa skäl i åtanke!
Grundläggande koncept för framgångsrika produktdokumentationsteam och samarbete
Världen håller på att omarbeta det sätt på vilket vi arbetar med produktdokumentation. Särskilt när det gäller hur vi samarbetar.
Majoriteten av arbetet har blivit alltmer teambaserat i takt med att organisationerna har blivit mer globala och komplicerade. Under de senaste två decennierna har den tid som chefer och arbetstagare spenderar på samarbetsaktiviteter ökat med 50 procent eller mer, enligt forskning som publicerats i [Harvard Business Review] (https://hbr.org/2016/01/collaborative-overload). Detta innebär att kommunikationen med olika aspekter av företaget sker konsekvent.
Dessutom är produktdokumentationsteamen större, mer varierade, utspridda och mer specialiserade än någonsin tidigare. Även om dessa produktdokumentationsteam kan vara ganska effektiva när det gäller att lösa de svåra utmaningar som många moderna företag står inför, har vissa av dem fortfarande problem med att genomföra effektiva samarbetsstrategier.
Så hur kan anställda idag kommunicera effektivt samtidigt som de förhandlar om de rådande arbetsstrukturerna och dynamiken som hindrar effektivt samarbete på arbetsplatsen? Låt oss börja med att tala om vad samarbete är och hur det effektivt implementeras för att öka produktiviteten i utvecklingsteam för produktdokumentation.
Vad innebär effektivt teamarbete vid utveckling av produktdokumentation?
Samarbete definieras som när två eller flera personer arbetar tillsammans för att utveckla eller skapa något. Detta kan ske personligen eller elektroniskt, tack vare de många kommunikationstekniker och molnbaserade tillämpningar som utformats särskilt för detta ändamål.
Det finns många olika metoder för att utveckla och upprätthålla ett framgångsrikt utvecklingsteam för produktdokumentation, men de mest framgångsrika har vanligtvis några viktiga egenskaper. Det är en miljö där de anställda känner sig sedda, hörda och fria att uttrycka sig och sina idéer. Möten och arbetssessioner hanteras effektivt av dem. De har infört standardiserade system och samarbetsförfaranden. Deras team är medvetna om betydelsen av effektiv kommunikation med varandra. Dessutom har tekniska team och tekniska skribenter samt produktchefer en effektiv plats där de kan se och följa upp den produktdokumentation som skrivs om produkter samt användarhandböcker för deras produkter.
Möjligheten att tilldela uppgifter och sätta upp uppgifter och se vilka uppgifter som behöver göras på ett ledningsmässigt sätt ger också en enorm skjuts åt att fullfölja tidsfrister för produktdokumentation och åtskilja roller för att främja fullföljandet.
Det viktigaste är att ledningen för dessa företag inser att ett effektivt samarbete på arbetsplatsen för att ta fram effektiv, omfattande och välgjord produktdokumentation inte bara gynnar personalen utan även kunderna, som bättre kommer att förstå användningsområdet för deras produkter och hur de ska använda dem.
Låt oss utforska fördelarna med samarbete.
Att se till att ditt team samarbetar effektivt på kontoret kan tyckas vara en självklarhet.
Men att få personer med olika bakgrund och, beroende på organisationens storlek och struktur, olika tidszoner att arbeta tillsammans mot ett gemensamt mål är ingen lätt uppgift. Fördelarna med god kommunikation och gott samarbete på arbetsplatsen överstiger dock vida nackdelarna.
Grupper ger mer kraft åt ett effektivt skapande av produktdokumentation.
Vad har några av världens bästa produkter gemensamt? De anstränger sig för att skapa ett effektivt produktdokumentationsteam för att utbilda sina kunder om hur effektiva deras produkter är. Oavsett om ett företags produkt är en icke-påtaglig SaaS-mjukvara eller en påtaglig produkt, så ger det teamet en stark känsla av målmedvetenhet, men det gör det också möjligt för dem att fylla i varandras kompetensluckor och dela upp uppgifterna så att allas styrkor utnyttjas. Varför är detta viktigt för produktdokumentation? Produktdokumentation har många olika aspekter. Den har tekniska aspekter, språkliga aspekter och design. Genom att kombinera det tekniska teamet med designteamet och de tekniska skribenterna, som alla leds av produktchefen och produktägaren, får man en kraft att räkna med, och de kan skapa fantastisk produktdokumentation.
Samarbetande produktdokumentationsteam är mer skickliga och kunniga.
Bra samarbetsteam har chansen att skaffa sig nya färdigheter från varandra, vilket hjälper dem att avancera i hela sin personliga och yrkesmässiga utveckling. Samarbetet tvingar individerna att tänka mer kritiskt, förklara sig tydligare och lära sig mer om sina förmågor, vilket allt kan bidra till att utveckla självkännedom och en bättre kunskap om sina styrkor och brister samt öka deras förståelse för de produkter som säljs.
Medlemmar i produktdokumentationsteam som har en blandning av olika kulturella åsikter har större sannolikhet att nå framgång. Det handlar bland annat om personer som har bott på olika platser och talar olika språk samt personer som har starka rötter i den region där de arbetar och marknadsför sina produkter.
Att översätta produktdokumentation till olika språk och sedan ha ett team som förstår dessa språk är ett effektivt sätt att finslipa dokumentationen utifrån dessa faktorer för att bättre nå hjärtat hos kunder som bor utomlands.
Det krävs mer kreativitet för att ta fram produktdokumentation av hög kvalitet.
Fler och fler företag bildar team som samlar anställda från alla avdelningar för att utforska frågor och komma med nya idéer som hjälper till att skapa omfattande och tilltalande produktdokumentation som kunderna älskar att läsa.
Sådana insatser kan inte bara hjälpa organisationer att utnyttja talangerna från de olika avdelningarna och åsikterna, utan studier visar att grupper skapar snabbare, ser fel tidigare och kommer med bättre lösningar på problem än enskilda personer som arbetar ensamma.
En mer positiv kundupplevelse
En välpolerad och kunnig dokumentation som kan ses på olika språk, och versioner. Om alla tekniska aspekter av dokumentationen visas på ett enkelt och metodiskt sätt och presenteras på ett tilltalande sätt för kunden kommer kunderna att använda produkterna och förstå deras användningsområden. Allt detta kan uppnås med effektiva team som skapar produktdokumentation som passar alla aspekter av deras kunder och som skapar tekniskt välgrundade förklaringar, som visas väl och uttrycks på olika språk och för olika kulturer. Detta kan endast åstadkommas av ett starkt team som arbetar bra tillsammans för att kommunicera sina idéer om de olika aspekterna av en produkts produktion och kundernas användningsområden.
Nöjda kunder som förstår hur produkterna används, särskilt tekniska produkter, kommer att ge goda recensioner och i huvudsak bli lojala kunder på lång sikt och genom mun till mun dela med sig av sina positiva erfarenheter till andra. Detta kommer i huvudsak att öka intäkterna och ge företaget ett gott rykte.
6 dygder för effektivt samarbete
Även om de förmågor som anges ovan kan hjälpa dig att samarbeta effektivt och skapa fantastisk produktdokumentation, handlar ett bra samarbete med andra inte bara om vad du gör, utan också om den process i vilken du och ditt team genomför dem. Attityden med vilken du och ditt team närmar er samarbete kan göra hela skillnaden i världen. Nästa gång du befinner dig i en situation där du behöver samarbeta med ditt team, tänk på dessa ideal.
1. Först och främst, effektivitet
Möten är en mycket väl uttalad nödvändighet för samarbete, trots att möten är en nödvändig del av lagarbete har de fått ett dåligt rykte genom tiderna. Faktum är att Harvard Business Review i sin forskningsstudie konstaterade att människor lägger ner massor av tid på möten, telefonsamtal och svar på e-post. I forskningen står det: "Hur mycket tid spenderar människor i möten, i telefon och på att svara på e-post? På många företag ligger andelen runt 80 %, vilket gör att de anställda har lite tid för allt det viktiga arbete som de måste utföra på egen hand. "
Och vem har inte tillbringat överdrivet mycket tid på ett möte som verkade meningslöst? Flera åtgärder kan vidtas för att förvandla ditt team till en högpresterande produktivitetsmaskin. Att ha möten väl schemalagda under hela dagen via prioriteringar är ett mycket användbart sätt att ställa in möten och ta itu med problem när de uppstår.
En daglig scrum hjälper också till att låta alla veta vilka uppgifter de har och vilka problem de kan ha samt vad de har åstadkommit dagen innan. Scrum är användbart så att ingen kan trampa varandra på tårna när det gäller uppgifter som måste slutföras och så att alla kan dela med sig av sina idéer om hur man kan hjälpa till att hantera vissa situationer.
En annan metod är att se till att varje möte eller telefonkonferens har en dagordning och att specifika mål är väldefinierade.
Glöm slutligen inte att tilldela alla som deltar i produktdokumentationsprojektet åtgärdsposter vid avslutningen av varje produktdokumentationsprojekt som har avslutats. På så sätt kan teamet tala om styrkor och svagheter som behöver bearbetas inför utvecklingen av nästa produktdokumentation så att det går smidigare nästa gång.
2. Explicitness
Det är ovanligt att alla medlemmar i ett team är på samma sida från början. Individer har naturligtvis sina egna prioriteringar och intressen. Därför är det viktigt att fastställa allas mål och agendor i förväg för att utveckla en gemensam nämnare som kan driva projektet framåt.
3. Positiv attityd
Bara för att ett samarbete misslyckats tidigare betyder det inte att det kommer att misslyckas igen. Skaka av dig alla kvarvarande problem och ta emot varje scenario för grupparbete som en ny början, med en öppen och optimistisk inställning. Positivitet smittar lika mycket som negativitet. Positivitet inspirerar dock till tillväxt, inspiration och främjar goda arbetsvanor, vilket i huvudsak kommer att öka företagets allmänna moral. Var positiv och belöna positivitet!
Naturligtvis har vi alla våra lediga dagar, medlemmar som har sina lediga dagar bör ges utrymme så att de kan fundera och omvandla sin lediga dag till en bra dag inför nästa mötesdag. Detta är inte en förlust utan en vinst! En dålig dag är bättre än en dålig vecka. Och om en off-dag kan återvinnas så att den anställde nästa dag är på topp så kommer det att fungera i längden, och den anställde kommer att uppskatta att arbeta för teamet mycket mer.
4. Främja förtroende
Individerna måste känna sig trygga med att ge och ta emot konstruktiv kritik och feedback, motiveras av ett gemensamt syfte och ha verktyg och möjligheter att interagera. Detta kan endast ske i en förtroendefull atmosfär där de anställda tror att deras kollegor och ledare ser till deras bästa.
5. Insikt och känslomässig intelligens
Varje teammedlem spelar en avgörande roll. Trots detta kan lagarbetet bryta samman när en eller flera lagmedlemmar anser att de behandlas orättvist eller att andra lagmedlemmar försöker riva ner dem. Ju mer du lär dig om dina medarbetare och har en förståelse för hur de arbetar och vilka problem de står inför, desto större är sannolikheten att du kan samarbeta framgångsrikt.
6. Produktivitet
De mest framgångsrika organisationerna har system och processer som gör det möjligt för arbetstagarna att hänvisa till schemat och arbetsuppgifterna i ett projekt för att ha en tydlig kunskap om hur deras bidrag påverkar gruppen. På så sätt kan situationen omedelbart hanteras om tidsfrister missas eller om någon inte bär sin vikt.
Nu när vi vet hur ett bra samarbetsteam ser ut och hur det bör struktureras, låt oss göra en djupdykning i skapandet av vissa processer som hjälper till att främja ett fantastiskt samarbetsvilligt och effektivt produktdokumentationsteam!
5 kraftfulla processer för att skapa ett effektivt samarbete för produktdokumentationsskapande team.
Om du någonsin har arbetat med ett produktdokumentationsprojekt som inte gick som planerat vet du att det ibland är lättare sagt än gjort att uppmuntra samarbete på arbetsplatsen. Kanske arbetar dina kollegor på distans och är otillgängliga. Eller kanske är din organisation alltför uppdelad och avdelningarna är ovilliga att utbyta kunskap.
Om ditt företag upplever svårigheter med samarbete är en av de bästa sakerna du kan göra att koncentrera dig på att stärka dina mjuka färdigheter. Tro oss när vi säger att om du lär dig dessa fem samarbetsfärdigheter kommer teamarbetet att bli mycket enklare och mer framgångsrikt.
1. Kommunicera avsikt
Innan ni påbörjar arbetet eller uppdraget ska ni se till att era mål är tydliga. Informera dina lagkamrater om dina aktiviteter och ställ rimliga förväntningar på när du ska slutföra dem - och se till att hålla dig till dem. Dessa exempel på god arbetsmoral kommer att visa och bana väg för hur arbetet utförs inom ditt företag. var ett gott exempel och kommunicera ditt utförda arbete och dina krav.
Dela dessutom med dig av eventuella ändringar av den strategi som du har fastställt. Om något oväntat inträffar och du inte kan åstadkomma de förväntade resultaten, förklara dessa justeringar för ditt utvecklingsteam för produktdokumentation.
Återigen är det här som det är praktiskt att ha ett allt-i-ett-kommunikationsverktyg. Om ditt produktdokumentationsteam dessutom kan ringa videoklipp och skicka snabbmeddelanden till varandra från samma app är sannolikheten större att de kommer att kommunicera snabbt när ett problem uppstår:
2. Fastställande av mål
När man arbetar i ett team är det viktigt att alla förstår projektets mål och vision samt hur framgången ska mätas. Att sätta upp mål och målsättningar bör göras för små aspekter av projekt såväl som stora projekt så att alla objekt kan spåras med tidsfrister och optimeras för att öka produktiviteten.
Om någon arbetar hårt och uppnår målen i tid eller före det planerade datumet bör man också se till att belöna dem så att deras hårda arbete uppskattas.
Öppenhet från alla håll när det gäller att skapa och uppfylla tidsfrister och mål, från början främjar förtroendet och bidrar till att garantera att alla är engagerade i att lyckas och arbeta mot ett liknande mål.
3. Lyssna uppmärksamt
När du arbetar nära människor måste du vara mycket uppmärksam på varje lagmedlems idéer, kritik och råd - och svara med hänsyn och respekt. Det är konceptet bakom att lyssna aktivt och med avsikt.
Även om du kanske har dina egna åsikter om hur du vill att produktdokumentationsprojektet ska gå vidare eller vem som ska göra vad, måste du ändå ta hänsyn till dina kollegors perspektiv. Även om du kanske inte alltid håller med om slutsatsen måste du i slutändan välja gruppens behov och skyldigheter framför dina personliga önskemål.
4. Att lösa problem
Ibland uppstår situationer och individer gör fel. Det händer. När svårigheter uppstår, försök att noggrant bedöma situationen som grupp utan att kritisera någon enskild individ. Använd hellre dina ansträngningar till att samarbeta för att hitta svaren. Detta bidrar till att utveckla förtroende mellan gruppmedlemmarna och säkerställer att alla känner sig bekväma med att tala och vara ärliga mot varandra, även om de gör ett misstag.
5. Effektiv tidsplanering
Att samarbeta med andra kräver att du är ansvarig inte bara för dig själv utan även för de medlemmar i ditt produktdokumentationsteam som litar på dig. Det är här som tidshanteringsförmåga kommer till nytta. Att prioritera dina uppgifter och schemalägga dem på lämpligt sätt är avgörande för att hålla tidsfrister och slutföra det arbete som ditt team litar på att du ska utföra.
Docsie erbjuder många fantastiska verktyg för samarbete!
Om du vill se en video med dessa instruktioner kan du titta på den här videon här:
Det första du ser när du loggar in på Docsie är diskussioner, ändringar - gjorda i dokumentationsprojekt och meddelanden - som hänvisar till uppgifter som har slutförts eller är på väg att slutföras.
Samt en växlingsmeny så att du kan välja vilken person dessa är relaterade till när det gäller projektet:
Den här informationen är bra för att få dig och ditt team att komma igång och vara på rätt spår för dagen för att hålla deadlines och objekt mer flitigt och effektivt. Samt att veta vem som gör vad och vad som har gjorts. På så sätt kommer ingen att trampa någon på tårna och ditt team för dokumentationsutveckling kommer att upprätthålla en hög produktivitet.
Om du dessutom klickar på fliken i övre hörnet och trycker på knappen som leder in till ditt konto:
I användarpanelen på vänster sida:
Du kommer att ha tillgång till arbetsutrymmets användare. På så sätt kan du kontrollera vem som arbetar med vilket projekt med din produktdokumentation och i vilken utsträckning du vill att de ska vara involverade i projektet:
Du kan också lägga till nya användare för varje produktdokumentation du arbetar med och detta är bra för att bygga upp ditt team och hjälpa dem att vägleda dem att skapa fantastisk produktdokumentation och användarhandböcker tillsammans i Docsie.
Inom varje bok är allt tidsstämplat. Du kan veta vem som gjorde vad och när, och på så sätt finns det inga frågor om vem som gjorde vad när du samarbetar med ditt team! Allt är synligt i vår funktion för artikelrevisionshistorik som är klockan som visas bredvid kommentarikonen i det övre högra hörnet av din bokinstrumentpanel.
När du klickar på den här knappen kommer alla revideringar att presenteras och tidsstämplas i det vänstra hörnet av webbläsaren:
Behöver du informera ditt team om vad som händer i projekten, ge kommentarer om vissa artiklar i dina Docsie-böcker eller tilldela uppgifter?
Docsie har en fantastisk lösning som gör det möjligt för ditt team att skapa kommentarer, tilldela uppgifter, peka ut uppgifter som måste göras, kommunicera med ditt team om vissa uppgifter och aspekter av produktdokumentationen och allt detta kan göras genom att klicka på kommentarsikonen i det övre högra hörnet av din Book-instrumentpanel bredvid publicera.
Nu har du alla verktyg du behöver för att upprätthålla hög produktivitet med supereffektiva samarbetande team för att skapa fantastisk produktdokumentation som dina kunder kommer att älska att läsa.
Om du har några frågor om Docsie eller vill dela med dig av feedback om vår plattform, vänligen kontakta oss på hello@docsie.io.