Tänk om du kunde ta all värdefull information som är utspridd över hela företaget i e-postmeddelanden, fysiska mappar, delade hårddiskar med mera och samla den på en lättåtkomlig plats. Och sedan låta dina anställda och kunder utnyttja all denna information till deras fördel.
På sin mest grundläggande nivå är en kunskapsdatabas ett digitalt bibliotek med noggrant kurerad information som kan lagras, organiseras, sökas, ändras och delas. När den ses i samband med företagsinfrastruktur är den epicentrum för företagets hela kunskap och ett av de vanligaste sätten för dina intressenter att uppleva eller interagera med ditt företag.
Det råder ingen tvekan om att företag som vill fungera effektivt i dagens värld behöver en kunskapsbas. Du behöver bara veta vilken typ av kunskapsbas du behöver och hur du skapar den.
Vilken typ av kunskapsbas behöver ditt företag?
Kunskapsdatabas för anställda
En intern kunskapsbas konsoliderar företagets kunskap och de anställdas kollektiva kunskaper. Den är ett måste om du vill att dina anställda ska ha tillgång till information som kan hjälpa dem att utföra sina jobb så smidigt som möjligt. Du kan inkludera all slags information som måste delas inom företaget, t.ex:
-
Handbok för anställda
-
Produktkatalog
-
Bästa praxis
-
Personalpolitik
-
Inskolningsutbildning för nyanställda
Kunskapsdatabasen bör också främja samarbete mellan dina anställda genom att ge dem möjlighet att ställa frågor och ge svar till varandra.
Varför är detta så viktigt? Det finns inget företag som inte tjänar på att de anställda är mer produktiva och engagerade.
Kundkunskapsbas
Du måste låta dina kunder hjälpa sig själva. Varför? För att de vill det. Enligt Gartner använder [70 % av kunderna] (https://www.gartner.com/smarterwithgartner/rethink-customer-service-strategy-drive-self-service/) en självbetjäningskanal någon gång under sin resa till en lösning.
Allt innehåll som kan hjälpa kunderna att förstå och använda din tjänst eller produkt bör inkluderas. Detta inkluderar, men är inte begränsat till:
-
Hur man gör
-
avsnitt med vanliga frågor och svar
-
Ordlistor
-
Fallstudier
-
Videohandledning
-
Vitböcker
En extern eller kundorienterad kunskapsdatabas löser inte alla problem som dina kunder kan ha med din tjänst eller produkt, utan bara de vanligaste. Så när du börjar få samma fråga från kunderna flera gånger kan du spara mycket tid åt dina kunder och anställda och bara lägga in svaret i kunskapsdatabasen.
Varför inte båda?
Du kanske upptäcker att ditt företag har störst nytta av en kunskapsdatabas som är en kombination av de två. Naturligtvis vill du inte att all information i kunskapsdatabasen ska vara tillgänglig för alla användare.
Behöver dina kunder till exempel verkligen veta hur ditt företags personalpolitik ser ut när det gäller att hantera försenade arbetstagare? Även inom den information som bara är avsedd för anställda kan det vara nödvändigt att begränsa vissa anställdas tillgång till vissa delar av kunskapsbasen på grund av deras befattning eller avdelning. Om du arbetar med rätt dokumentationsplattform är detta inget problem eftersom du kan hantera tillgången till viss information genom att tillämpa användar behörigheter.
Faktorer att tänka på när du skapar din kunskapsdatabas
Att skapa den kunskapsbas som ditt företag behöver är inte bara något du kan slänga ihop, lägga ut på nätet och förvänta dig att det ska fungera som det ska. Det krävs lite eftertanke, planering och rätt verktyg för att det ska bli rätt. Ta en titt på några av de faktorer du bör tänka på när du utvecklar en kunskapsbas.
Företagsfrågor som skulle lösas av en kunskapsdatabas. Verkar dina kunder ställa samma frågor upprepade gånger, vilket påverkar de anställdas produktivitet och målen för kundtillfredsställelse? Tycker dina anställda att det är svårt att utföra sitt arbete eftersom de måste söka på flera olika ställen för att hitta den information de behöver?
Den centrala innehållsdelen i din kunskapsdatabas. Du bör göra en fullständig innehållsgranskning för att fastställa exakt vilken typ av innehåll som finns i ditt företag, om informationen fortfarande är korrekt och vilken information som saknas. Och kom ihåg att innehållet inte kommer att få den effekt du vill ha om det inte är i sin bästa form, oavsett hur värdefullt innehållet är.
Organisering och struktur för ämnen och artiklar. En kunskapsdatabas bör vara strukturerad på ett logiskt sätt och vara konsekvent så att den är lätt att navigera. Titta på ditt varumärke så att den information som du lägger in i kunskapsdatabasen har [samma ton och visuell utformning] (https://www.docsie.io/documentation/styling_guide/).
Metri för att avgöra hur framgångsrik din kunskapsbas är. Hur kan du annars vara säker på att din kunskapsbas gör vad den ska göra? Vilka mått du använder kan variera beroende på syftet med kunskapsbasen, men här är några exempel på hur du kan övervaka den:
-
Sökaktivitet, inklusive sökord.
-
Innehållets prestanda baserat på typ, betyg, besök och sidvisningar.
-
[Kundernas åtgärder i realtid] (https://www.docsie.io/gather_feedback/) i kunskapsbasen
Den rätta programvaran för att skapa och hantera din kunskapsdatabas. Den dokumentationsplattform som du använder för att utveckla din kunskapsdatabas bör kunna skalas i takt med ditt företag. Den bör ha de funktioner som krävs för att införliva de funktioner du vill ha i din kunskapsbas. Låt oss ta en kort titt på [Docsie] (https://portals.docsie.io/docsie/docsie-documentation/using-docsie/).
Användning av Docsie för att skapa och anpassa din kunskapsdatabas
Docsie är en dynamisk dokumentationsplattform som förenar skapande av dokumentation, innehållshantering och innehållsintegration i en sömlös plattform, vilket gör det enkelt för dig att skapa och underhålla en kunskapsbas. Titta på hur enkelt det kan vara:
-
Vi nämnde tidigare att samarbete bör vara en viktig funktion i en intern kunskapsdatabas. Docsie, tillhandahåller en [inbyggd chattfunktion] (https://www.docsie.io/markdown_editor/) i sin editor för att uppmuntra och förbättra samarbetet mellan grupper.
-
Om din målgrupp är global kan du låta innehållet i din kunskapsbas översättas automatiskt.
-
Så enkelt är det att publicera: Använd bara en kodrad för att publicera din kunskapsdatabasdokumentation på företagets webbplats eller app. Det var allt. Verkligen.
-
Minns du hur vi sa att du bör kunna analysera hur dina användare interagerar med kunskapsbasen? Med Docsie kan du också få insikter baserade på prediktiv dokumentations-AI för att förbättra dina dokument för att förbättra dessa interaktioner.
Om du skapar en optimal kunskapsbas kommer dina anställda och kunder att veta att du har värdefull information och att du anser att deras tillgång till den informationen är en prioritet. Kunskapsdatabasen kommer att fungera som ett av ditt företags ansikten, så det är värt att anstränga sig och använda rätt programvara för att se till att den fungerar.