Alla företag som säljer produkter bör först och främst fråga hur de kan skapa produktdokumentation. Dokumentationen i sig är ett ovärderligt verktyg som gör det möjligt för företag att dela med sig av målinriktad kunskap till sina kunder. När ett företag utmärker sig i kunskapsdelning via digital dokumentation skapar det en betydande kundorienterad konkurrensfördel.
Tänk på allt befintligt marknadsförings- eller försäljningsmaterial som ditt företag använder. Detta material är icke auktoritativt och är avsett att marknadsföra dina produkter, och dina kunder vet detta. Produktdokumentation fungerar däremot som ett skyltfönster för din produkt och dess underliggande funktioner. Den värmer upp kalla leads i säljtratten och underlättar kors- eller merförsäljning av din utökade produktportfölj. Produktdokumentation ger helt enkelt ditt varumärke auktoritet och inger förtroende hos både potentiella och bestående kunder.
Detta bevisas av en IEEE-studie som visar hur tillfredsställelse med produktdokumentationen direkt korrelerar med den upplevda produktkvaliteten. Ju bättre dokumentationen är, desto mer övertygade kommer dina kunder att vara om produktkvaliteten!
Har du redan produktdokumentation? Hur som helst, låt oss utforska hur du kan visa upp det fantastiska i din produkt med hjälp av produktdokumentation!
Format för produktdokumentation
Beroende på hur komplex din produkt är kan det vara värt att använda ett visst format för produktdokumentation:
1. All-In-One produktdokumentation
Allt-i-ett-produktdokumentation lämpar sig för företag som säljer produkter med låg komplexitet. På samma sätt som de gula sidorna (förr i tiden) innehöll alla lokala telefonnummer, finns all information om din produkt i ett enda dokument. Om du inte har någon produktdokumentation räcker det kortsiktigt med en allt-i-ett-användarhandbok. När din produkt växer i omfattning och komplexitet kommer detta format sannolikt att bli ohållbart. Detta är ett utmärkt exempel på att lägga alla dina produktägg i en enda dokumentationskorg; vad händer när korgen är full eller går sönder?
2. Självbetjäningsportaler för kunskap
Alla som arbetar med kundtjänst vet att kunskapsportaler för självbetjäning ger ett enormt värde för verksamheten. Kunderna håller med, 89 % av de tillfrågade kunderna i USA förväntar sig att en kunskapsportal ska finnas tillgänglig. För lekmän betyder detta att kunderna vill ha tillgång till strukturerad digital produktdokumentation med sökfunktion. Utan detta kommer din kundtjänst att översvämmas av enkla produktfrågor på låg nivå.
När produktdokumentationsförfattare använder detta format bör de strukturera innehållet för att det ska vara lättläst. Korta, koncisa svar slår långa förklaringar och ofta ställda frågor (FAQ) bör stå i centrum på kunskapsportalens startsida.
3. Kontextuell produktdokumentation
För att maximera kundnöjdheten går branschledarna ett steg längre än en kunskapsportal. Kontextuell produktdokumentation innebär att kunskap integreras direkt i produkten. När en användare laddar inställningsmenyn för första gången kan kontextuell dokumentation ge en stegvis genomgång av varje funktion. Alternativt kan en kunskapsportal bäddas in i sidofältet på din sida, vilket gör det möjligt att söka kunskap utan extra klick.
Kontextuell produktdokumentation tar visserligen tid att utveckla, men fördelarna överväger vida kostnaderna. Denna Forrester-studie visar att 73 % av de tillfrågade anser att det är avgörande för god kundservice att värdera kundernas tid. Kontextuell hjälp värdesätter verkligen kundernas tid. Den eliminerar klick och ger omedelbar kunskap, vilket hjälper kunderna att börja göra mer på kortare tid.
Bygg din kundcentrerade konkurrensfördel i Docsie
Oavsett om du har befintlig dokumentation eller ingen dokumentation alls är Docsie ett utmärkt ställe att börja! Docsie erbjuder kundcentrerat samarbete, omfattande inbäddning, skräddarsydda översättningar och kraftfull publicering - allt inom räckhåll.
Förstå kunderna genom att underlätta feedback
Förståelse skapar empati, och förståelse för din kundbas skapar medvetenhet om deras behov. För att förstå behöver du data.
Docsie gör det möjligt för kunderna att skriva feedback på dokumentationen och samlar in dessa data via Docsie Vocally. Här hittar du kommentarer till dina dokument, ett betyg från läsaren och en videoinspelning som visar exakt vad läsaren tittade på.
Uppgifter leder till insikter och insikterna leder till åtgärder. Använd Docsie Vocally för att belysa kundfeedback och maximera värdet av din dokumentation.
[Vocally by Docsie] (https://help.docsie.io/jsfiddle.net?doc=/using-docsie/quick-start/#header-three-dcdes)
Strukturering av din kunskapsportal
En kunskapsportal är endast användbar om den är strukturerad så att den är lätt att navigera. Docsie tillhandahåller struktur med hjälp av böcker, hyllor, arbetsrum och innehållsblock.
Som exempel kan en bok om "Getting Started" ligga på hyllan "First Time Setup". Den finns i arbetsområdet "My Product Name". Du kan ha en annan hylla "Administration" i samma arbetsområde, med en bok som heter "User Management". Genom att strukturera din dokumentation med hjälp av dessa Docsie-funktioner kan läsarna lätt skanna igenom och söka efter relevant information. Lägg till så många böcker och hyllor som du behöver; det finns inga gränser!
Slutligen, varför publicera dokumentation som enbart består av text när du kan berika den med Docsie-innehållsblock? Få dina kunder att röra sig med rörliga, interaktiva element på sidan! Förutom standardformatering i textredigerare som rubriker, listor och punktformar, kan du med Docsie Editor få utökade verktygstips, integrering av bilder eller videor och inbäddning av iFrame-skript.
Centralisera dina dokument och fulländar konsten att publicera
När det gäller stora mängder dokumentation kan decentralisering leda till katastrof. Genom att centralisera dokumentationen kan de anställda enkelt skapa och redigera innehållet. Ännu viktigare är att detta också underlättar publiceringen.
Docsie centraliserar dokumentationen för enkel åtkomst med hjälp av Workspaces. Ett helt arbetsområde, eller enskilda hyllor och böcker i det arbetsområdet, kan publiceras med två klick. Dessa dokument lagras och hostas med hjälp av Docsie-servrar, vilket ger hög tillgänglighet och tillförlitlighet för sinnesfrid. När dina skribenter gör ändringar sprids de automatiskt till din levande Docsie-kunskapsportal. Avancerade användare kan valfritt självhosta, vilket möjliggör större varumärkesanpassning och mer tekniska integrationer av sidelement.
![Livevisning av en Docsie-portal] (https://docsie-app-media.s3.amazonaws.com/image/7093/doc_GzKTESk1IUWjA77hg/ztrwbdcjznqcqkgofnhz "Livevisning av en Docsie-portal")
Som en del av publiceringen möjliggör versionering "evergreen"-dokumentation som ändras i takt med att produkten förändras. När du uppdaterar din produkt från version 1 till version 2 kommer dokumentationen att följa med och illustrera alla ändringar. Kunderna kan lära sig om nya funktioner tack vare detta, och till och med hänvisa tillbaka till äldre dokumentation om de använder eller behöver en äldre version av din produkt.
![Publicera kontextmenyn för böcker och hyllor i Docsie] (https://docsie-app-media.s3.amazonaws.com/image/7093/doc_GzKTESk1IUWjA77hg/fgzcadbebafclhvtrhvf "Publicera kontextmenyn för böcker och hyllor i Docsie")
Kontextuell dokumentation berikar kundupplevelsen
Har du någonsin använt en produkt för att sedan öppna en ny flik och söka efter hur man använder produkten? Produkten saknar kontextuell dokumentation, och det fick dig att göra extra arbete för att komma på allt... inte bra!
Docsie-användare kan utnyttja [TourGuide.js] (https://github.com/LikaloLLC/tourguide.js/) för att erbjuda guidade turer till kunderna, utan att behöva lämna den huvudsakliga instrumentpanelen för produkten. Resultatet liknar en integrerad kunskapsportal, som överlagrar din produkt och delar med sig av kontextuella råd för att få användarna att komma igång snabbare.
