Anpassade kunskapsbaser: För- och nackdelar

Tanya A Mishra

on October 02, 2023 · · filed under Product Documentation Technical Writing Custom Knowledge base

Kunskap är makt. Och den är välbehövlig i dagens snabba företagsmiljö. För att fylla detta behov blir anpassade kunskapsbaser allt populärare. Visste du att företag med starka rutiner för kunskapshantering och kunskapsspridning är 20% mer produktiva än sina konkurrenter?

En personlig kunskapsbas kan bidra till produktivitet, kostnadsminskningar och kundnöjdhet genom att göra denna information fritt tillgänglig för personal och konsumenter. I det här inlägget går vi igenom för- och nackdelar med anpassade kunskapsdatabaser och diskuterar hur de kan vara till nytta för ditt företags framtid. Vi kommer också att tala om hur Docsie uppfyller behovet av strömlinjeformad dokumentation för organisationer.

Vad är en programvara för anpassad kunskapsbas?

För att uttrycka det enkelt är anpassad kunskapsbasprogramvara ett lager av information som har utformats speciellt för att möta kraven från ditt företag. Och du skulle bli chockad om du visste att upp till 50% färre supportärenden kan förväntas från nöjda kunder när man använder en väl underhållen kunskapsbas. Till skillnad från standardprogram är anpassad programvara för kunskapsbaser utvecklad från grunden för att uppfylla kraven hos en viss organisation.

Varför är det viktigt? Låt oss säga att du är ansvarig för ett skeppsvarv och vill förse dina ingenjörer med en referens som hjälper dem att navigera i de många svåra steg som krävs för att producera ett fartyg. I motsats till färdiga programvarors breda tillvägagångssätt kan en anpassad kunskapsdatabas leda dig genom dina specifika processer steg för steg.

Fördelar med anpassade kunskapsbaser

1. Anpassning

Utmärkande för anpassade kunskapsbaser är deras oöverträffade flexibilitet. Du har friheten att forma dem exakt efter dina behov. Om du till exempel är en e-handelsjätte kan du utforma en kunskapsbas som anpassar sig till din ständigt föränderliga produktkatalog och skapar en sömlös upplevelse för dina kunder. Till exempel Amazons anpassade kunskapsdatabas utvecklas ständigt för att hålla jämna steg med det stora utbudet av produkter och tjänster.

2. Skalbarhet

Företag växer och det gör även deras kunskapsbehov. Det är därför inte förvånande att en anpassad kunskapsdatabas kan spara i genomsnitt 10 000 USD per år. Anpassade lösningar skalar enkelt med din organisation och ser till att din kunskapsbas håller jämna steg med din expansion. Ett nystartat företag kan till exempel börja med en grundläggande programvara för anpassad kunskapsbas och skala upp den i takt med att företaget växer till ett multinationellt företag.

3. Kontroll av data

Med en anpassad kunskapsdatabas har du kontroll över dina data. Denna obegränsade åtkomst gör att du kan hantera, uppdatera och säkra din information som du vill. Till exempel kan vårdgivare säkerställa största möjliga sekretess för patientdata i sin anpassade kunskapsdatabas.

4. Förbättrad kundupplevelse

Studier har visat att 82% av kunderna förväntar sig omedelbar tillgång till information. Med anpassad programvara för kunskapsdatabaser kan du tillhandahålla relevant innehåll i realtid, vilket leder till ökad kundnöjdhet. Till exempel ser Airbnbs anpassade kunskapsdatabas till att resenärer snabbt hittar det perfekta boendet.

5. Integration med befintliga system

Anpassade kunskapsdatabaser är inte separata system. Istället fungerar de i harmoni med era nuvarande program och infrastruktur. Som ett resultat kan du ge dina kunder en enhetlig och enhetlig upplevelse över alla medier. Kunskapsbaser kan kopplas till andra system, t.ex. bankprogramvara, så att kunderna alltid har den senaste informationen. Det kan göra kunderna nöjdare och mindre irriterade.

6. Djupgående analyser

Kundanpassade kunskapsbaser gör mer än att bara lagra fakta och siffror. Bättre affärsbeslut kan fattas med hjälp av de data som de samlar in och utvärderar. Genom att övervaka sina kunders handlingar och preferenser kan butikerna bättre rikta sin reklam.

7. Säkerhet

Företag förlorar årligen miljarder dollar på grund av säkerhetsöverträdelser i deras data. För att skydda privata data erbjuder leverantörer av anpassade lösningar en högre säkerhetsnivå. Anpassade kunskapsbaser används t.ex. av statliga organisationer för att skydda känslig information. Anpassade kunskapsbaser kan anpassas till de specifika typer av data som behöver skyddas och skapas för att matcha organisationens unika krav.

8. Hjälp med komplicerade processer

Arbetsflöden är lika unika som de företag som använder dem. Anpassad programvara för kunskapsbaser kan göras för att passa din organisations unika behov av effektivitet. Anpassade kunskapsbaser kan t.ex. användas av tillverkningsföretag för att förbättra sina produktionsprocesser.

9. Varumärkeshantering och visuell inriktning

Kvaliteten på er information representerar ert företag. Anpassning gör att du kan upprätthålla varumärkesintegritet och konsekvent design för din användarbas. Apples supportdokumentation illustrerar på ett utmärkt sätt dess känsla för detaljer och användarvänlighet.

10. Super-specifik information

Relevans är av största vikt i den moderna digitala eran. Tack vare anpassade kunskapsbaser kan du servera mycket riktat material som tillgodoser de individuella behoven hos olika användargrupper. Anpassad information för barn, lärare och skolledare är ett exempel.

Nackdelar med anpassade kunskapsbaser

1. Tid för utveckling

Att bygga en anpassad kunskapsbas kräver tid och ansträngning. Det går inte på en dag. För att hitta en lösning som fungerar för dig måste du först identifiera vilka behov som finns. Det kan till exempel ta många månader att skapa en specialiserad kunskapsdatabas för vårdpersonal.

2. Hög kostnad

Anpassning har ett högt pris. Det kan vara dyrt att skapa och hantera en egen databas med information. En skräddarsydd lösning kan till exempel vara ekonomiskt ohållbar för en liten organisation.

3. Utmaningar med underhåll

Anpassade lösningar kräver, till skillnad från färdigpaketerad programvara, regelbundet underhåll för att alltid vara uppdaterade och säkra. Som exempel kan nämnas att teknikföretagens anpassade kunskapsbaser behöver ständiga uppdateringar för att avvärja nya faror.

4. Inlärningskurva

Medarbetarna kan behöva lite tid för att anpassa sig till ett nytt, skräddarsytt system. Detta kan leda till att integrationen går långsammare. Nya användare kan till exempel behöva utbildning när de går från färdigpaketerad programvara till en skräddarsydd lösning.

5. Resursintensiv

Implementering av skräddarsydda lösningar kräver tid, ansträngning och tekniskt kunnande. Företag inom tillverkningssektorn, till exempel, kräver kvalificerad personal för att övervaka sin exklusiva kunskapsbas.

6. Risk för överkomplicering

I jakten på kundanpassning finns det en risk att systemet blir alltför komplext, vilket kan leda till ineffektivitet. Till exempel förvirrar komplexa anpassade kunskapsbaser användarna snarare än hjälper dem.

7. Komplexitet vid första installationen

Att konfigurera en anpassad kunskapsdatabas kan vara svårt, särskilt om du aldrig har gjort det förut. Nystartade företag kan till exempel ha problem med den inledande dokumentationen och installationen av en anpassad lösning.

8. Beroende av leverantör

Anpassade lösningar innebär ofta att man är beroende av specifika leverantörer för utveckling och support. Företag kan t.ex. vara starkt beroende av ett mjukvaruutvecklingsföretag för sin anpassade kunskapsbas.

9. Brist på omedelbara lösningar

Till skillnad från färdig programvara som ger omedelbara lösningar tar det tid att implementera anpassad utveckling, vilket fördröjer omedelbara fördelar. Till exempel kanske ett detaljhandelsföretag inte ser några omedelbara förbättringar efter att ha startat processen för utveckling av en anpassad kunskapsbas.

10. Problem med inkompatibilitet

Anpassade lösningar kan ibland kollidera med annan programvara i din organisation, vilket kan orsaka problem. Det kan t.ex. vara svårt att integrera en anpassad kunskapsbas med äldre system.

Färdig att använda vs. Anpassad: Vilket är rätt för dig?

Länk till källa ðŸ"-

Nu när vi har tittat på för- och nackdelarna med anpassade kunskapsbaser är det dags att svara på den stora frågan: vilken är rätt för din organisation? I det här avsnittet gör vi en djupdykning för att hjälpa dig att fatta ett välgrundat beslut. För att hjälpa dig att fatta ett välgrundat beslut kommer vi att utforska vad som är redo att använda kunskapsbaser tillsammans med deras för- och nackdelar.

Kunskapsbaser som är redo att användas

Precis som färdiglagade rätter sparar färdiga kunskapsbaser, eller programvara som är redo att användas, tid och ansträngning. Du behöver inte lägga tid eller energi på att sätta ihop din egen eftersom de innehåller allt du behöver för att komma igång direkt ur lådan. Personer som behöver implementera en Knowledge Management Solution snabbt kommer att finna dem idealiska. Utforska deras fördelar och nackdelar nu:

|För- och nackdelar |-|-| |Snabb implementering: Kom snabbt igång med din kunskapshantering. Anpassningsmöjligheterna är begränsade, vilket innebär att funktioner och färdiga formulär kanske inte passar specifika behov. | |Kostnadseffektivt: Lägre kostnad jämfört med skräddarsydda lösningar. Använd dem för att starta kunskapshantering för små organisationer med ekonomiska begränsningar.|Med färdig programvara kan begränsningar i skalbarhet bli ett problem när ditt företag expanderar. | |Minskade IT-kostnader eftersom leverantören tar hand om uppgraderingar och underhåll. |Mindre skräddarsydd användarupplevelse: Tillhandahåller en lösning som passar alla, vilket kan leda till en mindre individualiserad användarupplevelse. | |Standardiserade funktioner påskyndar kunskapshanteringen genom att tillhandahålla färdiga funktioner och mallar. |Du har mindre inflytande över dina data eftersom de lagras på leverantörens servrar, vilket ger upphov till integritets- och säkerhetsproblem. |

Vägen till framgång

1. Nordström

Den populära amerikanska klädbutiken Nordstrom använder en proprietär kunskapsbas för att underlätta konsumenternas tillgång till produktinformation och hjälpartiklar. Detta har hjälpt Nordstrom att minska antalet supportärenden och öka kundnöjdheten. Om en konsument har en fråga om en produkt, till exempel, kan de söka upp lösningen på sin fråga i kunskapsbasen. Detta hjälper inte bara kunderna att spara tid och ansträngning, utan det minskar också belastningen på Nordstroms kundsupportteam.

2. Asana

Projekthanteringsplattformen Asana har en egen intern kunskapsbas som hjälper nya användare att komma igång och bekanta sig med de många verktyg som står till deras förfogande. Tack vare detta kan Asana nu snabbare och effektivare introducera nya användare. Artiklar om ämnen som "Hur man skapar ett projekt", "Hur man lägger till uppgifter" och "Hur man tilldelar uppgifter till teammedlemmar" finns i kunskapsbasen. Alla användare har tillgång till denna dokumentation, så att de kan studera den i lugn och ro när de vänjer sig vid plattformen.

3. HubSpot

HubSpot, utvecklare av programvara för inbound marketing, har en egen kunskapsbas som de använder för att hjälpa sina kunder. Detta har gjort det möjligt för HubSpot att minska den tid det tar att hantera kundproblem och öka kundnöjdheten. I databasen finns till exempel artiklar om hur man använder HubSpots plattformar för hantering av kundrelationer och marknadsföring via e-post. Alla kunder har tillgång till denna kunskapsbas, så att de kan lösa sina egna problem utan att kontakta HubSpots supportpersonal.

4. Zendesk

Zendesk, en leverantör av programvara för kundservice, använder en skräddarsydd kunskapsbas för att underlätta självhjälp för sina kunder. Tack vare detta har Zendesk kunnat minska antalet ärenden som kunderna skickar in för att få hjälp och höja sina betyg. Artiklar om hur man använder Zendesks helpdesk-programvara är bara ett exempel på den typ av innehåll som du hittar i wikin. Alla kunder har tillgång till denna kunskapsbas, så att de kan lösa sina egna problem utan att kontakta Zendesks supportpersonal.

Att fatta rätt beslut med Docsie

Beroende på ditt företags specifika behov och mål kan du välja mellan en färdig programvara och en anpassad programvara för kunskapsdatabasen. Så här kan Docsie revolutionera din process för att skapa en kunskapsdatabas. Budgetvänlig briljans: Docsie erbjuder kostnadseffektiva lösningar som passar din budget. Inga dolda kostnader eller överraskningar.

Skala sömlöst: När ditt företag växer kan Docsie enkelt skalas upp för att tillgodose dina växande behov av kunskapsbaser.

Specialiserade lösningar: Docsie förstår att din organisation kan behöva en unik lösning som standardprogramvaran inte kan erbjuda.

Skräddarsydda användarupplevelser: Skapa en kunskapsdatabas som ger din målgrupp en unik upplevelse.

Datastyrning och skydd: Med Docsie får du snabba, säkra och omfattande funktioner för datastyrning och skydd.

Snabb implementering: Docsie erbjuder snabb implementering, så att du kan komma igång utan dröjsmål.

Det finns ingen lösning som passar alla, men med Docsie har du en partner som skräddarsyr skapandet av kunskapsdatabaser efter din specifika situation och dina mål. Prova Docsie nu!

Viktiga lärdomar:

Ditt företag kan få upp till 20 procent mer utdelning om du använder effektiva strategier för att hantera din kunskapsbas.
Anpassning är avgörande. Information som inte finns tillgänglig i generiska program kan upptäckas i anpassade kunskapsbaser.
Med en väl underhållen kunskapsdatabas kan företag förvänta sig en 50-procentig minskning av antalet supportärenden.
Du kan spara nästan 20 000 dollar varje år genom att använda en anpassad kunskapsdatabas när ditt företag expanderar.
Genom att bygga dina egna databaser kan du garantera säkerheten och sekretessen för din information.
Användarna blir mer nöjda när de får relevant information i rätt tid.
Användarna ska få en enhetlig upplevelse på alla era plattformar, och det inkluderar tillgång till både standardiserade och skräddarsydda kunskapsbaser.
Bättre affärsbeslut och riktad reklam kan bli resultatet av datainsamling och analys.
För att skydda känsliga data måste man använda skräddarsydda lösningar med hög säkerhet.

Avslutande tankar

I slutändan finns det många fördelar med att använda anpassade kunskapsbaser, men det kräver rigorös forskning. Ditt företags specifika krav och mål bör ligga till grund för ditt beslut att skräddarsy din tjänst. Kom ihåg att Docsie, din one-stop shop, alltid är redo att hjälpa dig.

Docsie är en allt-i-ett-lösning för dokumenthantering, redigering, delning och samarbete. Du kan spara tid och arbete genom att använda de dokumentmallar, versionshistorik och uppgiftshantering som Docsie tillhandahåller. Du kan sluta leta nu eftersom Docsie är den mest effektiva och användarvänliga lösningen för alla dina dokumentkrav.

Ser du fram emot att använda Docsie för att bygga anpassade kunskapsbaser? Gå med nu för att börja med expertkunskapshantering!

Vanliga frågor och svar

1. Vad är en anpassad kunskapsbas?

En anpassad kunskapsdatabas är en databas som har skräddarsytts efter ditt företags specifika krav. Eftersom den ger individuell uppmärksamhet kan den tillhandahålla lösningar som ökar produktiviteten och användarglädjen. För att skapa en sådan använder du bara Docsie.

**2. Vilka är fördelarna med en anpassad kunskapsbas?

Skalbarhet, datahantering, förbättrad användarupplevelse och djupgående analyser är bara några av fördelarna med skräddarsydda kunskapsdatabaser. Docsie tillhandahåller lösningar som är både prisvärda och skalbara.

**3. Hur hjälper Docsie till med utvecklingen av en kunskapsbas?

Med Docsies prisvärda lösningar, skalbarhet, anpassade valmöjligheter, personliga användarupplevelser och solid datastyrning kan din organisation blomstra.

**4. Kan jag lita på att en anpassad kunskapsbas uppfyller mitt företags behov?

Beslutet bör baseras på dina egna krav och mål. Docsie kan vara den perfekta partnern för att bygga en anpassad kunskapsdatabas om du värdesätter anpassning, skalbarhet och datahantering.

**5. Hur skapar jag min egen kunskapsdatabas?

Använd en plattform som Docsie, som tillhandahåller enkla funktioner för dokumenthantering, redigering och samarbete, för att bygga din kunskapsdatabas. Börja med att ordna och märka information för enkel navigering. Docsie effektiviserar förfarandet.

**6. Vad bör ingå i en kunskapsdatabas?

All dokumentation du har om dina produkter, tjänster eller procedurer bör inkluderas i din kunskapsdatabas. Information som vanliga frågor, handledning och felsökningstips bör ingå.