Att etablera en intern wiki är viktigt för många aspekter av er organisation. I den här artikeln kommer vi att diskutera hur wikis utvecklas, hur de används och varför de är viktiga för din organisation.
Vad är en intern wiki och varför behöver du en för ditt företag?
Ett företags interna wiki är en särskild plats där team kan lagra, hitta och utbyta viktig information med varandra. Se den som organisationens långtidsminne eller interna kunskapsbank. Företag använder wikis för att registrera viktig information för sin verksamhet, information som företagspolicyer, procedurer, processer, tekniska anteckningar (release notes och andra beskrivningar), projektplaner samt utbildnings- och introduktionsdokumentation.
En företagswiki eliminerar överflödiga frågor och gör det möjligt för din personal att arbeta självständigt. Dessutom skyddar det ditt företag mot förslitning - wikis sparar information som annars kan gå förlorad.
Dessutom har wikis en positiv inverkan på organisationskulturen. Medarbetarna tvingas att förbättra sina skrivkunskaper - att kommunicera sina åsikter enkelt och koncist. Genom att skriva tydligare kan du tänka tydligare, vilket förbättrar teamarbetet och produktiviteten.
Vilka är de viktigaste funktionerna i en wiki-plattform som du bör leta efter när du ska välja en plattform för att stödja ditt företags interna wiki-behov?
Ditt företag kommer att skräddarsy din wiki-upplevelse efter dina specifika krav. Följande element är dock avgörande för din wiki-upplevelse. När du väljer en intern wiki för din organisation bör du se till att den har dessa egenskaper.
Din wiki bör integreras sömlöst med den teknik som ditt team för närvarande använder.
Ditt team kommunicerar och delar redan information med hjälp av plattformar som Github Gist, Air table samt dokumentredigerare som Google Sheets. Som en konsekvens av detta är er kollektiva kunskap utspridd i ett litet antal applikationer. Din personal måste ständigt byta verktyg för att få tillgång till viktig företagsinformation.
En intern wiki kan visserligen vara till hjälp, men faktum är att en del av teamets viktiga kunskap även fortsättningsvis kommer att finnas i andra tekniker än wikin. Därför är det viktigt att ha en wiki-skapare som kan integreras med företagets teknik när du ska välja rätt wiki för din organisation.
Sökverktyget bör vara robust och effektivt.
Ett robust sökverktyg (vilket är vad vi använder på Docsie) gör det möjligt för användare att snabbt hitta material utan att behöva gå igenom mappar eller ämnen.
Din wikis sökfunktion bör åtminstone vara lika snabb och okomplicerad som Googles.
Docsies sökfunktion gör det möjligt för våra användare att hitta innehåll och kunskap snabbt och effektivt. Genom att skriva in det ord de letar efter visas alla artiklar och deras platser:
Tänk på sökfunktionen i Docsie. Docsie gör det möjligt för team att centralt lagra, organisera och distribuera viktig information. De är beroende av att vår plattform hjälper dem att snabbt hitta det de söker efter. När du klickar på sökrutan i Docsie visar vi därför dina senast lästa inlägg - eftersom den artikel du letar efter säkert är en som du just har besökt.
Dessutom tillhandahåller vi facetterad sökning, som hjälper dig att förfina din sökning. Så här kan du till exempel hitta referenser till ordet "Javascript" i din dokumentation och i olika artiklar:
En snabb och kraftfull sökfunktion är inte bara ett sätt att minska den tid som läggs på att leta efter information. Dessutom ger den en bra användarupplevelse för ditt team, vilket ökar sannolikheten för att de använder och lägger till utmärkt funktionalitet i din Docsie-wiki.
Möjligheten att samarbeta
Interna wikis eliminerar de kunskapssilos som naturligt finns i varje organisation med många team. Teamen bör dock behålla sin egen dedikerade plats på er wiki.
Teamen gör detta genom att använda böcker i hyllor med Docsie (andra wiki-liknande mappar). Ingenjörsteam har till exempel sitt eget dedikerade ämne, liksom marknadsföring. Dessutom kan varje team utveckla nästlade underämnen. Till exempel kan vart och ett av dina Brand and Growth-team ha sitt eget dedikerade underämne inom marknadsföringsämnet.
Oavsett vad dessa specialiserade mötesplatser kallas bör de göra det enkelt att få fram rätt information till rätt personer vid rätt tidpunkt.
Docsie möjliggör sömlöst samarbete med ditt team. Här är en video som demonstrerar några av samarbetsfunktionerna i Docsie.
Med Docsie kan du också ange olika roller inom plattformen, vilket är viktigt för att fastställa vem som kan göra vad och i vilken utsträckning de kan göra det.
Här är ett exempel på hur vi placerade rollerna för våra användare inom Docsie:
Samarbete är oerhört viktigt, särskilt i dessa tider då de flesta team arbetar på distans. Om du vill veta mer om hur Docse kan hjälpa till med samarbete klicka här.
En metod för att upprätthålla aktuellt och korrekt material
Vissa wikis gör det svårt att avgöra om ditt material är uppdaterat och korrekt. Leta efter en wiki som tydligt visar viktig information som datum och författare för ett inlägg
Vem ändrade senast innehållet i din wiki?
Om du vill veta vem som senast ändrade din dokumentation är det viktigt att ha en plattform som visar tidsstämplar! Med Docsie kan alla våra användare se vad som har gjorts i olika böcker och det hjälper dem att förstå vilket arbete som fortfarande behöver slutföras.
Vilka är de viktigaste förutsättningarna för en välorganiserad intern wiki-plattform?
Effektiv organisation
För att lagra och organisera material använder dokumentredigerare den vanliga mappen, men de kan också ha artiklar och underartiklar, rubriker och olika layoutkonfigurationer som kan hjälpa till att hantera layouten på din interna wiki mycket mer effektivt. För det mesta kan det dock vara svårt att hitta dessa filer och veta vilken fil som hör till vilken avdelning om man inte organiserar dokumentationen på rätt sätt. Detta gör det svårt för kollegor att hitta och behålla information.
Genom att ha sökfunktioner i plattformen kan olika team och avdelningar hitta rätt dokumentation snabbt och effektivt. Att ha informationen uppdelad i böcker och hyllor skapar också en mer organiserad situation för organisationens interna dokumentation.
Här är ett exempel på Docsies arbetsyta. Som du kan se har vi redan organiserat vår dokumentation i böcker och hyllor. Böckerna är artiklar och hyllorna är en samling av olika artiklar inom en specifikt skräddarsydd kunskapsportal.
Hålla formatet konsekvent och lättläst
Dokumentation ska vara enkel och okomplicerad. Med ytterligare formateringsalternativ tillgängliga för ditt team blir dokumentationsupplevelsen mer betungande. När alla är fria att strukturera sina inlägg som de vill blir resultatet en ojämn och förvirrande wiki-upplevelse. Om du har ett lättläst format som är lätt att följa blir det inte bara lättare att utveckla och underhålla, utan det blir också en snabbare och effektivare process att utveckla dokumentation inom en enkel struktur som har samma design över hela linjen.
Här är ett exempel på en användarguide som utvecklats av Docsie. Det är vår hjälpportal och den kommer att hjälpa dig att förstå hur ett användbart och dynamiskt format ser ut.
-
Den huvudsakliga skrivytan: Det är en bra idé att ha bilder och diagram, samt skrivningen för att bäst förklara din dokumentation. Det är på en bra plats och har bra storlek med rubriker och titlar, väl placerade.
-
Fullt fungerande söknavigering: Detta är extremt viktigt för att påskynda processen där dina läsare hittar lämplig information
-
Länkar: Länkar är nyckeln till att leda dina läsare till andra sidor som är nödvändiga för dem att granska.
-
Innehållsförteckning: Detta gör att dina läsare kan hitta specifika artiklar i din kunskapsportal och interna dokumentation.
-
Language and version picker: Möjligheten för dina läsare att byta språk är avgörande för företag som har många anställda som arbetar utomlands, i olika länder.
Sök är inte bara en passande idé
När du har en begränsad mängd dokumentation och ett litet antal anställda är det kanske inte så problematiskt att snabbt hitta rätt information. Men när ditt team växer och fler personer bidrar till din interna kunskapsbas kommer du att bli medveten om dokumentredigerarnas begränsningar.
De flesta interna dokument är inte avsedda för en växande intern wiki med många anställda. Att ha en dynamisk sökmotor tillsammans med en välorganiserad wiki är avgörande för att upprätthålla ett smidigt arbetsflöde när det gäller att hitta användbar information, policyer, användarguider och handledningar som medarbetarna behöver när de söker igenom dokumentationen.
Självhostande eller molnbaserade wikis, vilken är bäst för din organisation?
Låt oss nu prata om hur du publicerar din dokumentation, är det bättre att ha en självhostad eller molnbaserad proprietär wiki?
Låt oss börja med att titta på för- och nackdelar med respektive alternativ.
Wiki som är självhostad.
Om du har pengar och resurser kan du hosta din företagswiki på ditt intranät, server eller internet hosting provider.**. Bland fördelarna med en självhostad wiki kan nämnas följande:
-
Du är den enda ägaren av dina data.
-
Du kan utforma en wiki-upplevelse som är skräddarsydd efter dina individuella krav och specifikationer.
En självhostad wiki kräver dock betydande tekniska resurser. Den lämpar sig bäst för team med mycket specialiserade krav.
Wiki som hostas i molnet.
Med Docsie, till exempel, kan du skapa en intern wiki utan att behöva avsätta några större tekniska resurser. Inom en arbetsdag kan du vara igång.
Den kommer att vara lätt att hantera och arbeta med. Dessutom kan den enkelt bäddas in på ditt företags webbplats med en rad kod, vilket gör att den sömlöst smälter samman med ditt företags varumärkes utseende och känsla för en övergripande bekväm användarupplevelse. Att använda Docsie för att hosta din dokumentation via vår portal eller inbäddade Docsie-sidor på ditt företags webbplats kommer att spara tid och pengar på lång sikt och leda till ett mer tillfredsställande dokumentationsarbetsflöde.
Lägga grunden för din informationsarkitektur
Hur din informationsstruktur kommer att se ut beror till stor del på vilken wiki-lösning du väljer.
I Docsie organiseras materialet på tre sätt: hyllor (som fungerar på samma sätt som mappar) och böcker (som innehåller själva innehållet). Om ditt team använder Docsie hänvisar din informationsarkitektur alltså till hur dina ämnen är organiserade.
Som du organiserar ditt teams interna wiki:
Koncentrera dig på tydlighet. Alla i teamet, inte bara de som har skapat wikin, ska kunna utforska den på ett enkelt sätt. Använd många ögonpar för att se till att wikistrukturen är logisk och att alla förstår var de kan hitta information.
Låt teamen vara flexibla. Låt varje team skapa ett ämne eller en mapp på det sätt som är mest meningsfullt för deras arbetsflöde. Ett ramverk som fungerar för ett team kanske inte fungerar för ett annat.
Importera och komplettera innehåll
När du har fastställt din arkitektur kan du börja lägga till material i din interna wiki. Om du redan har dokumentation (t.ex. om DocX-, Markdown PDF- och/eller JSON-filer) bör du importera den till din nya wiki innan den går live. Vi gör det enkelt att importera material från ett antal olika verktyg samt markdown-filer till Docsie.
Dessutom bör du inkludera allt betydande nytt material i din wiki innan den formella debuten. Flera saker som team ofta lägger till när de lanserar sin företagswiki är deras personalhandbok och en handledning om hur man navigerar i deras nya wiki eller kunskapsbas.
Konfigurera integrationer
Som tidigare nämnts förlitar sig ditt team sannolikt på ett litet antal tekniker för att lagra viktiga data. Istället för att ersätta dessa verktyg har vi upptäckt att det är mer fördelaktigt att integrera dem med din kunskapsdatabas.
Överväg vilket material som ska lagras i din wiki och vilket som ska länkas till den. Vissa typer av material hör hemma i ett annat verktyg än din wiki. Till exempel kan ingenjörsteam som använder GitHub använda Docsie för att synkronisera markdown-filer och inkludera buggar och pull requests från GitHub. På så sätt kan användarna fortsätta att använda GitHub för sitt arbetsflöde samtidigt som de enkelt kan lägga till material i företagets wiki.
Docsie gör det möjligt för våra användare att integrera olika andra SaaS-lösningar inom vår plattform. Vi tillåter våra användare att integrera:
-
Gå till Drive i Docsie**](https://help.docsie.io/?doc=/docsie-integrations/content-embeds/google-drive-in-docsie/)
-
**CodePen i Docsie**
-
**Loom i Docsie**
-
**GRID i Docsie**
-
**Miro i Docsie**
-
**Figma i Docsie**
Om du vill veta mer om hur vi kan integrera andra tekniker med Docsie, klicka här.
Skapa en lanseringsplan.
Du kan nu börja planera din lansering. Du måste fatta ett viktigt beslut: kommer den första lanseringen att begränsas till ett enda team eller kommer den att omfatta hela organisationen?
Teamspecifikt: Om du vill öppna din wiki för ett enda team kommer det teamet att få möjlighet att fördjupa sig i produkten och börja utveckla sin egen informationsarkitektur. När den interna wikin sedan växer kan den ursprungliga personalen ge ovärderlig insikt och hjälp.
För hela företaget: Om du väljer att distribuera din wiki i hela organisationen på en gång, se till att alla är medvetna om proceduren för att hantera din auktoriserade kunskapsbas. Annars rekommenderar vi att ni börjar med ett enda team och sedan expanderar till avdelningar för att sedan expandera ytterligare. För företagsomfattande utrullningar rekommenderar vi att ni anställer teamambassadörer. De kommer att utvecklas till produktspecialister och kommer att kunna leda arbetet inom sina respektive team.
Avslutande tankar
Din organisations interna wiki är mer än en samlingsplats för semesterpolicy. Din wiki bidrar till utvecklingen av en kultur där man skriver och delar med sig av information.
Vilken wiki du väljer har dock stor betydelse. Välj en wiki som förenklar och effektiviserar dokumentationen. Ingen ska behöva gå igenom en massa krångel för att få ett bra grepp om den kunskap du delar med dig av. Det är därför vi föreslår att en väl genomtänkt intern wiki är ett bra sätt att dela information på ett strategiskt och metodiskt sätt för att bidra till att upprätthålla en stark företagsmoral.