Anta att du är administratör för en supportlösning för kundservice. Nu har du ett expertteam men alla deras ansträngningar motverkas på grund av bristen på omfattande företagsprogramvara.
Vad behöver du hjälp med? Design? Publicering? Underhålla din dokumentation?
Släpp alla dina bekymmer och introducera HAT för dina teammedlemmar! Använd en HAT och gör dig redo att finjustera ditt innehåll och skapa de mest effektiva tekniska dokumenten.
Med hjälp av Help Authoring Tools kan företag enkelt producera och underhålla dokumentation och det för olika plattformar som PDF, e-böcker, mobil, webb, tryckta dokument etc.
I den här artikeln får du en snabb inblick i vad en HAT är och hur Docsie har börjat låta synonymt med att vara en HAT.
Vad är en HAT?
Help Authoring Tools är de tekniska skribenternas ständiga följeslagare. Denna programvara hjälper författare att utforma, skriva, redigera och publicera sin dokumentation digitalt. Författarna kan också samla programvarans hjälpdokumentation och konvertera dem till en enda databas och använda den i olika format, inklusive PDF, HTML, XML, etc.
Viktiga funktioner:
1. Upptäcka fel:
När det gäller HAT är kodredigering och textredigering de viktigaste funktionerna. HATs eliminerar fel och bryter ner den komplexa skrivprocessen i enkla steg. De ger grammatikförslag och skapar mallar som företagen kan arbeta vidare med för att skapa skräddarsytt innehåll.
Genom att utveckla automatiserade språkliga stilguider med hjälp av HATs kan företag utveckla sitt varumärkesspråk. När det gäller kodredigering använder front-end webbutvecklare ofta sådana verktyg. HATs hjälper också varumärken att hålla ton, format och utseende intakta i sin dokumentation.
2. Hantering av innehåll:
Många av de Help Authoring Tools som finns tillgängliga i branschen idag har en rad likheter med content management-system (CMS). I skuggan av CMS-verktygens och -plattformarnas huvudfunktion hjälper HAT tekniska skribenter att hantera sina innehållsprojekt, lagra och spåra deras utveckling.
Det som skiljer ett HAT från ett CMS är att ett HAT har varje innehållsprojekt länkat till en viss uppsättning filer, hjälpmedel, manualer och förklaringsguider för programvara. När du använder en HAT kan du förhindra dataförlust och även återställa den senast sparade versionen av dina dokument. Detta är en superfördel med en HAT som ger dig tillgång till värdefull information även efter ett oförutsägbart tekniskt problem.
3. Filtransaktioner:
När du använder HATs kan du enkelt importera och exportera dina filer, vilket säkerställer sömlösa filtransaktioner mellan flera plattformar. Det bästa är att du inte behöver konvertera var och en av dina filer manuellt. Genom HATs kan du enkelt arbeta med samma filinnehåll och skapa flera format av samma dokument.
När du har flera format, vad händer då med ditt originaldokument? Oroa dig inte, för den automatiska konverteringsfunktionen i HATs gör att du kan bevara originaldokumentationen och hålla strukturen och formatet intakta. Det minskar risken för fel och sparar tid och arbete. Denna funktion blir ännu viktigare när innehållsförfattare behöver dela sina projektfiler med andra bidragsgivare.
4. Förbättra innehållet:
När det gäller att skapa innehåll finns det inget som slår vikten av brainstorming för att få fram nya idéer. HATs effektiviserar kommunikationen mellan teamen, underlättar distansarbete och säkerställer ett konstant samarbete mellan teammedlemmarna. Det finns andra anmärkningsvärda funktioner som redigering i realtid, kommentarer och versionskontroll. Med hjälp av dessa funktioner kan du minska missförstånden mellan teammedlemmarna, öka produktiviteten och minska tidsåtgången avsevärt.
HATs är fantastiska verktyg som håller teammedlemmarna väl sammansvetsade i en nära grupp. En av de mest anmärkningsvärda funktionerna i HATs är spårning av ändringar. Det gör att användarna kan växla mellan olika versioner av samma dokument och på så sätt skapa ett omfattande och väldokumenterat innehåll.
5. Publicering och underhåll:
Att uppdatera och underhålla dokumentation regelbundet är en tröttsam process. För att underlätta för användarna låter en HAT skribenter göra ändringar i den preliminära källfilen, varefter uppdateringar görs i alla filformat. Detta säkerställer att alla användare hålls uppdaterade om de ändringar som görs och kan komma åt den slutliga versionen av filen utan problem.
När det gäller publicering tillhandahåller HAT ofta mallar så att tekniska författare kan arbeta med den redan befintliga formateringen på basnivå. Mallarna innehåller också förslag på olika typer av visuella layouter, vilket gör det lättare för tekniska skribenter att hämta videor, rörlig grafik, videor etc. från andra källor.
Hur är Docsie A HAT?
Med teknik och innovation i centrum är Docsie ett av de ledande Help Authoring Tools som skapar nya sätt för team att samarbeta, skapa och implementera produktdokumentation. Med huvudkontor i Toronto, Ontario, är det en självskrivande dokumentationstjänst som gör det möjligt för företag att skriva, översätta och förbättra sin dokumentation.
Hur är det till hjälp?
Snabb driftsättning och anpassad kunskapsportal:
Medan plattformens interna kunskapsportal hjälper företag att dela självbetjäningskunskap med hela sina team, hjälper de externa kundkunskapsbaserna till att dela dokumentation mellan team och minimera arbetsbelastningen för kundsupport.
Med Docsie portal kan du använda standarddesigner eller implementera en anpassad kunskapsbasdesign enligt ditt varumärkes personlighet, stil och image. Plattformen erbjuder också en gratis anpassad domän som en del av sin kostnadsfria plan. Det erbjuder också ytterligare domäner som användare kan utnyttja genom att prenumerera på de betalda planerna.
Gratis onboarding, import och portaldesign:
De viktigaste delarna i dokumentationen för kundintegrering är tydliga instruktioner, felsökningsguider, produktturer och vanliga frågor. Med Docsie Pilot kan företag säkerställa kostnadsfri onboarding. Användarna kan importera sitt innehåll från flera plattformar och få ut mesta möjliga värde av sitt skapade innehåll.
Är du orolig för hur du ska utbilda dina anställda för att maximera deras produktivitet? Använd Docsies valfria utbildningssession så att din personal kan arbeta med programvaran och få ut mesta möjliga av programvarulösningen.
Dokumentation i företagsklass:
Docsie erbjuder migreringsstöd med Docsie Pilot, som ingår i alla betalplaner. Från import av befintligt innehåll, hela kunskapsportaler, kunskapsbaser etc. till utformning av anpassade portaler och utbildning av personal - Docsie tillhandahåller en komplett verktygslåda som hjälper företag att utöka sin funktionalitet.
Med förenklade arbetsflöden för dokumentation hjälper Docsie dig att effektivisera all din dokumentation. Förutom den kostnadsfria anpassade domänen erbjuder plattformen även 3x anpassade domäner för små team och 10+ anpassade domäner för företag och organisationer.
Anpassad domän med SSL:
Docsie låter alla sina användare äga en anpassad domän utan någon extra kostnad. Varje företag med en plan för plattformen kan äga en anpassad domän där den kan vara värd för en kunskapswebbplats.
Genom att erbjuda sin kostnadsfria startplan uppmuntrar Docsie alla små och medelstora företag att skaffa ett anpassat domännamn och använda det för att öka sin synlighet och förbättra sin varumärkesimage.
Versions- och språkhantering:
Numera använder många företag AI-språköversättning. Allt tack vare den massiva omvandling som AI har bevittnat under de senaste åren. Om ditt företag också arbetar med mycket innehåll och kämpar med copy-pasting och duplicering, välj Docsie som din professionella partner. Integrera språk och versioner och konsolidera dem med Docsie och översätt dem till en viss URL. Vad är fördelen? Du kommer inte längre att behöva slå huvudet i väggen när det gäller att ligga i topp i SEO-rankningen.
Avslutande tankar
Så det var en smygtitt in i HAT-världen. Vad är nästa steg? Välj ett pålitligt och effektivt verktyg för hjälpskapande. Se till att det förstår dina affärskrav, ditt företags mål och tillhandahåller alla funktioner i ett effektivt HAT inom din budget. Innan du bestämmer dig för ett HAT ska du se till att det erbjuder omfattande kundsupport och att det utan tvekan är effektivt och skalbart.
Välj Docsie som din professionella partner och se ditt företag nå nya höjder av excellens. Docsie erbjuder en enhetlig dokumentationsupplevelse till sina globala kunder och tillhandahåller lösningar för alla dina dokumentationsbehov under samma tak.