Så länge vi har verktyg och programvara kommer vi att behöva effektiv kommunikation för att effektivt kunna förmedla användningen, skapandet, funktionaliteten och arkitekturen hos våra produkter till andra. VARFÖR? Helt enkelt för att teknisk kommunikationsförmåga är nödvändig för att fånga upp information och hjälpa publiken att få en bättre förståelse för den produkt eller teknik vi säljer.
Medan kommunikation i den verkliga världen sker genom ord eller uttryck, sker teknisk kommunikation genom användning av teknisk dokumentation i den virtuella världen!
Teknisk produktdokumentation skapas med det enda syftet att hjälpa slutanvändaren att förstå hur produkten eller tekniken fungerar och hur den är uppbyggd. Det är snarare en detaljerad beskrivning av en produkts skruvar och skruvar - en bruksanvisning för nyanställda, användare och alla andra som behöver veta hur den fungerar!
Hur enkelt det än låter kan teknisk dokumentation vara förbryllande! Majoriteten av tekniska dokument innehåller flera faser, från "Hur man använder: Om du är ny och har begränsad erfarenhet" till "Hur du löser problem": I händelse av ett fel eller en bugg".
Om du därför är osäker på var du ska börja, finns här en omfattande guide som hjälper dig att svara på vad, varför och hur teknisk dokumentation ska se ut, samtidigt som den förenklar processen!
Låt oss börja!
Du har kommit till rätt ställe om du är ny inom produktdokumentation och aldrig har behövt ta fram en specifikation för produktdokumentation.
Även om du kanske behärskar grunderna för att skapa en specifikation för produktdokumentation, kräver det att du tänker efter och tar ett engagerat grepp för att omsätta den i praktiken. Här är en guide till vad du behöver veta och hur du utvecklar en flexibel och korrekt produktdokumentationsspecifikation.
Vi kommer att definiera produktkrav och diskutera dess syfte samt ge många exempel på produktstandarder. Du lär dig vad som ska ingå i din produktdokumentation, hur du skriver dem, från att upprätta en produktbeskrivning till att ändra dem utifrån kundernas input och begränsade användartester, och hur du får dina produkter på väg mot produktion eller mjukvaruutvecklingsprocessen.
Vad är syftet med produktdokumentationsspecifikationer?
För att utarbeta en produktdokumentationsspecifikation måste man först ha en god uppfattning om vad produkten är. En produktdokumentationsspecifikation är en ritning för den produktdokumentation som du utvecklar, där du beskriver i detalj hur den kommer att se ut för dina kunder, liksom dess särskilda krav och funktionalitet för din produktdokumentation, till exempel sökfunktioner, möjligheter att ändra språk och många fler. Dessutom kan den innehålla den persona eller konsument som produkten skapas för, men detta gäller främst produkter som är avsedda för vissa åldersgrupper.
Denna specifikation för produktdokumentation ska vara extremt tydlig, lätt tillgänglig och innehålla all den information som krävs av ditt design- och produktteam. Inkludera så många detaljer som möjligt för att se till att ditt tekniska skrivarteam förstår vad som ska skrivas och att ditt designteam förstår layouten för din produktdokumentation. En tabell eller ett diagram över de skriftliga specifikationerna visar var mer information kan finnas. Tänk dock på att detta endast är specifikationsbladet för produktdokumentationen - du kan lämna detaljerna för de detaljorienterade aspekter av produkten som ska skrivas i produktdokumentationen till ditt team för senare delar av arbetet.
Vilken information bör en produktdokumentationsspecifikation innehålla?
Varje produktspecifikation bygger på tekniska krav, tekniska specifikationer och annan produktspecifik information. Följande bör dock minst ingå i produktdokumentationen:
Sammanfattning: Detta är en översikt på hög nivå över produkten. Den börjar med en översikt över produktkonceptet och avslutas med en kortfattad beskrivning av produkten och dess övergripande detaljer. Dessutom klargörs varför produkten har utvecklats och dess allmänna syfte. Produktbeskrivningen beskriver den färdiga produktens utseende och vilka funktioner den kommer att ha.
Funktionella specifikationer: Detta är en skriftlig aspekt som definierar din produkts utseende och möjligheter. Dessutom bör den beskriva hur människor kommer att använda den. Det är mycket viktigt att vara så detaljerad som möjligt i dessa förklaringar, och att inte utelämna någonting.
Användningsfall: I produkten bör det anges vilket användningsfall som gäller för varje funktion eller egenskap i produkten och hur den gynnar slutanvändaren. Detta kan betraktas som material på marknadsföringsnivå. Men om det vanliga är att det finns en användarmanual som också anger användningsfallet för varje funktion kommer det att hjälpa dem att förstå hur den ska användas.
Användarpersonligheter: Detta avsnitt beskriver den målgrupp som produkten har utvecklats för. Här beskrivs den demografiska målgruppen och de problem som produkten ska lösa. Genom att känna till produktens målgrupp säkerställer du att ditt arbete förblir kundorienterat. Om din produkt har vissa faror som inte är avsedda för barn är det klokt att ange detta i produktdokumentationen.
Bilder/video: Varje avsnitt bör ha nödvändiga bilder eller videor av dina produkter i samband med skriftlig information om hur produkterna används. Detta kommer att förbättra din produktdokumentation och produktens användningsområden.
Hur man planerar, skriver och levererar effektiv teknisk dokumentation
Teknisk dokumentation kan bli extremt sofistikerad och komplex! Det viktigaste är därför att se till att ditt innehåll är aktuellt, korrekt och intressant för din publik genom att följa dessa enkla steg:
Var tydlig med vad du vill att läsaren ska göra när du är klar:
Teknisk dokumentation är helt och hållet inriktad på vad läsaren ska göra efteråt. Uttryck ditt syfte för varje steg och fas i din produktdokumentation så att användaren förstår vad han eller hon kommer att kunna åstadkomma efter att ha läst. Om du är tydlig med dokumentets slutanvändarguider blir det lättare att skriva din del. Och ju mer omfattande din dokumentation är, desto lättare blir det för dina läsare att navigera genom informationen. Docsie har också många verktyg som hjälper till med detta, till exempel vår söknavigering -funktion gör att dina användare kan söka i din dokumentation och hitta information snabbt!
Skapa en översikt över dokumentationen:
Utan en strukturerad plan kan det vara svårt att skapa en produktdokumentation som flyter på bra och som är effektiv när det gäller att uppnå huvudsyftet med dokumentationskriterierna. Därför är det starkt rekommenderat att börja med ett skelett som dokumentationen kan byggas ut på. Använd rubriker, kategorier, underkategorier och teman för att ordna och gruppera ditt material på rätt sätt. Docsie har många bra verktyg som gör att du kan skapa dokumentation snabbt och effektivt och som syftar till att skapa dynamiska produktdokumentationer.
Vi har sökfunktioner, en välplanerad organisation för din dokumentation och många andra kraftfulla funktioner.
Definiera din målgrupp:
Det är viktigt att förstå den målgrupp som använder dina produkter för att avgöra om din dokumentation är riktad till utvecklare, anställda eller användare. Detta för att se till att konsumenterna förstår produktens eller teknikens sammanhang, mål och möjligheter för att hjälpa dig att anpassa dig till din målgrupp. Och om er målgrupp kommer från ett visst land utanför ert huvudkontor är [översatt dokumentation] (https://www.docsie.io/blog/articles/everything-you-need-to-know-about-translating-technical-manuals-with-3-easy-steps/) en annan faktor som ni måste beakta.
Inkludera teckningar och bildtexter i ditt innehåll:
Illustrationer eller diagram i en teknisk dokumentation måste innehålla olika mått som förklarar dimensionerna eller aspekterna av dina produkter. Om du visar funktioner i en digital SaaS-produkt fungerar det utmärkt att ha utdrag av dessa funktioner så länge du visar vad de gör och hur de fungerar.
Dessutom bidrar bilder till att bryta ordets monotoni och ge papperets intresse. Bildtexter kan hjälpa till att sätta produktdiagram och ritningar med tydliga anvisningar i perspektiv.
Läs, redigera och skriv om:
Gå igenom din tekniska dokumentation flera gånger för att se till att du inte har missat något! Dessutom kan du låta en medarbetare eller chef redigera ditt arbete för att kontrollera att du inte har missat något. En mekanism för granskning och ändring skulle garantera att det publicerade materialet är korrekt.
Docsie har fantastiska verktyg som kan hjälpa dig att skapa din produktdokumentation, om du vill veta mer om Docsie [Klicka här] (https://www.docsie.io/).