Varje produkt- och projektledningsteam behöver nyckelpersoner för att skapa och hantera olika tekniska dokumentationsprojekt. Detta är viktigt för olika aspekter av uppbyggnad och utveckling av produkter och projekt samt för att lansera dem och utbilda kunder och anställda om olika aspekter av produkter, funktioner och deras roller.
Även om teknisk dokumentation kan verka svår behöver den inte vara det. I den här artikeln kommer vi att lära dig allt du behöver veta om det så att du kan komma igång med att skapa och upprätthålla fantastisk teknisk dokumentation för dina produkter och projekt.
Vad är teknisk dokumentation?
Teknisk dokumentation finns i en mängd olika former och format, även om den numera oftast finns tillgänglig online. Trots att teknisk dokumentation ofta skapas av tekniska skribenter, utvecklingsteam, projektledare, utvecklare och andra yrkesverksamma inom branschen, kommunicerar den bästa tekniska dokumentationen information enkelt och tydligt nog för att alla ska kunna förstå. I annat fall uppfyller den inte sin avsedda funktion.
Med teknisk dokumentation avses dokument som beskriver en produkts egenskaper och funktioner i detalj. Den tas oftast fram inom mjukvaruutvecklingsbranschen av utvecklings- och produktteam och kan användas för att tillgodose stödbehoven hos olika intressenter inom en organisation.
De ger ett sammanhang för objekt som är relaterade till produkten. Oavsett om de beskriver en produkts användning, teknik, funktioner, egenskaper eller utveckling är slutmålet att utbilda läsaren om en viss del av produkten. Detta gäller oavsett om de används inom programvaruutveckling, produktutveckling eller andra områden.
Vem är den avsedda målgruppen för teknisk dokumentation?
.jpg)
Målgrupper kan definieras på olika sätt, från slutanvändare till programmerare och intressenter. Det varierar avsevärt beroende på vilken typ av material det handlar om.
Icke desto mindre produceras processbaserad teknisk dokumentation ofta med tanke på andra målgrupper. Det kan vara utvecklare, intressenter, kunder eller andra medlemmar av det interna teamet. Även om denna typ av dokumentation används mindre ofta än produktbaserad dokumentation är syftet att ge en mer djupgående titt på de olika tekniska element som ingår i en produkt.
I slutändan skapas teknisk dokumentation ofta till förmån för produktens användare. Det primära syftet är ofta att hjälpa användarna att utföra vissa uppgifter med produkten, och därför bör slutanvändarna alltid beaktas när man producerar olika typer av teknisk dokumentation.
Vad är betydelsen av teknisk dokumentation?
Det finns flera skäl till betydelsen av teknisk dokumentation. Allt kokar dock ner till en avgörande fördel. Det främsta skälet till att teknisk dokumentation skapas är att informera allmänheten om en produkt.
Detta påstående kan verka självklart, men låt oss gå lite längre. En produkt är trots allt helt värdelös om konsumenterna saknar tillräcklig kunskap om den. Bristande information leder till att individer inte kan använda en produkt på rätt sätt eller saknar den nödvändiga expertisen för att verkligen förstå den.
Teknisk dokumentation är avgörande ur slutanvändarens perspektiv eftersom den gör det möjligt för dem att använda en produkt effektivt. Detta är dubbelt fördelaktigt för det företag som producerar den tekniska dokumentationen eftersom det minskar antalet kundtjänsttimmar och resulterar i nöjda användare som kan felsöka och besvara sina egna frågor.
Internt är den tekniska dokumentationen viktig eftersom den ger de anställda den kunskap de behöver för att arbeta effektivt med en produkt, oavsett om det handlar om mycket tekniskt material eller en översikt på hög nivå över planering och processer.
I vilket fall som helst är produkter inte alltid självförklarande. Det är därför vi behöver teknisk dokumentation som ger oss all den information vi behöver om dem.
Vilka olika typer av teknisk dokumentation finns det?
Teknisk dokumentation finns i en mängd olika former. Den enklaste metoden för att skilja mellan olika former av teknisk dokumentation är att avgöra vem de är skrivna för. De kan grovt sett delas in i två typer: produktdokumentation och processdokumentation.
I vilket fall som helst är produkter inte alltid självklara. Det är därför vi behöver teknisk dokumentation som ger oss all den information vi behöver om dem.
Processorienterad dokumentation
Processorienterad dokumentation beskriver enkelt uttryckt den metod som används för att utveckla en produkt. Den handlar inte om slutresultatet utan om de olika processer, data och händelser som bidrar till dess utveckling.
Denna typ av teknisk skrift hålls vanligtvis internt och har litet värde eller intresse för konsumenter eller slutanvändare (utom för externa intressenter som har ett intresse av en produkts utveckling). Den är fördelaktig eftersom den beskriver de många stegen i en produkts livslängd. Den här typen av dokumentation används för produkt- och projektledningsgrupper samt andra företagsteam som behöver initiera olika processer och katalogdokumentation, t.ex. HR- och till och med utvecklingsteam.
Processorienterad dokumentation kan bestå6 av projektförslag, som presenterar mål och tidsramar i samband med produktutveckling. Produktkrav, som är övertygande dokument som beskriver väsentliga fakta och siffror om en ny produkt eller tjänst. Mål, användarpersonligheter och berättelser, detaljer om lansering, färdplaner, trådramar och designdetaljer, risker och beroenden är vanliga aspekter.
Processorienterad dokumentation kan också bestå av projektplaner, skisser, sammanfattningar och charters.
Projekt- och produktchefer har ett särskilt stort behov av färdplaner för produkter och projekt, så att ha dokumentation och planer för att stödja denna aspekt av deras arbetsflöde är viktigt för projektets utveckling och utvecklingen av produkter.
Projektrapportering och uppdateringar samt specifikationer av vissa steg i processerna inom produkt- eller projektutvecklingen är en annan aspekt av processorienterad dokumentation. Detta ger fantastiska översikter över de många faserna i din produkts livslängd.
Produktorienterad dokumentation
Nästa typ av teknisk dokumentation är produktorienterad dokumentation. Ofta kallad användardokumentation, beskriver vad en färdig produkt är och hur man använder den. I stället för att beskriva utvecklingsprocessen betonas det färdiga resultatet.
Det finns olika typer av produktorienterad dokumentation, men de viktigaste huvudtyperna är användarmanualer, handledningar, installationsanvisningar, felsökningsguider, vanliga frågor, kunskapsdatabaser, wikis och andra läranderesurser: Dessa typer av dokumentation ger information om din produkt och hjälper slutanvändarna att lära sig att använda den.
Dokumentation om användarupplevelser är en annan form av produktorienterad dokumentation för SaaS-företag. UX-dokumentation beskriver din produkts användarupplevelse (UX). En förteckning över alla relevanta skärmdumpar och användarpersonas. hans inkluderar användarpersonas, användningsfall, stilriktlinjer, mock-ups, prototyper, wireframes och alla nödvändiga skärmdumpar.
Nästa typ av produktdokumentation är versionsinformation. Detta kan användas för intern dokumentation för att hålla försäljning och marknadsföring informerade om uppgraderingar av SaaS-produkter eller för att informera användare och kunder om nya funktioner och uppdateringar av en teknisk produkt.
Programvaruorienterad dokumentation
Oavsett om du skriver för användare eller utvecklare ska du se till att din dokumentation är grundlig och svarar på deras frågor. Du sparar tid på att besvara samma frågor om och om igen.
Programvarudokumentation omfattar API-dokumentation, utformning av programvaruarkitektur, dokumentation och dokumentation av källkod. Dessa dokumentationer är mycket viktiga för att programvaruteam ska veta hur man bygger och strukturerar vissa tekniska plattformar och produkter. För utvecklare är det viktigt att skapa dokumentation för programvarukrav, systemdokumentation, koddokumentation, testplaner och skapa andra former av dokumentation för att öka och upprätthålla effektiva team.
Vilka är fördelarna med utmärkt teknisk dokumentation?
Utmärkt teknisk dokumentation är viktig för produktutvecklingsprocessen av flera skäl. Framför allt hjälper den alla att förverkliga sina mål.
Vad menar vi? Om du skapar en produkt är ditt yttersta mål att människor ska tycka om att använda den. Som konsument är ditt mål att använda produkten framgångsrikt för att lösa ett problem eller erbjuda en tjänst. Detta är omöjligt om konsumenterna inte förstår eller använder en produkt.
Bra teknisk dokumentation hjälper till här. Den förser konsumenterna med produktkunskap och hjälper dem att använda den framgångsrikt, samtidigt som den hjälper produktteamen i deras utvecklingsprocess.
För att se till att din tekniska dokumentation är välskriven är tricket att inrätta en ordentlig process, arbetsflöde och strategi för att skriva teknisk dokumentation av hög kvalitet som är tydlig och beslutsamt skriven. Den måste vara enkel att använda och förstå för sina användare. Annars kommer den inte att hjälpa alla att uppnå sina mål.
Docsie är en tydlig lösning som hjälper dig att skriva bättre dokumentation.
Tydlig, högkvalitativ och lättillgänglig teknisk dokumentation är viktig. För att hjälpa dig och ditt utvecklingsteam att göra detta till verklighet kan Docsie's kostnadsfria provversion hjälpa dig att komma igång med att skapa och skriva teknisk dokumentation.
Vår vackra, lätt anpassningsbara skapare av kunskapsportaler gör det möjligt för ditt team att samarbeta utan ansträngning kring teknisk dokumentation samtidigt som det är organiserat.
Glöm huvudvärken i samband med dokumentation som är utspridd bland e-post, Microsoft-team, GitHub och Google Drive. Genom att använda vår plattform kan du se till att all nödvändig information är centraliserad, så att du kan fokusera din uppmärksamhet på att få igång dina kreativa safter och skapa fantastiskt innehåll. [Kom igång nu!] (https://www.docsie.io/)
Vilket är det bästa sättet att utveckla teknisk dokumentation?
Många personer är osäkra på var de ska börja när de ska ta fram teknisk dokumentation. Oroa dig inte; att skapa utmärkt teknisk dokumentation är en inlärd talang. För att hjälpa dig under tiden har vi delat upp några enkla metoder för att snabbt producera bra teknisk dokumentation.
1. Gör efterforskningar
Låt oss inse det: det är svårt att skapa bra teknisk dokumentation om du inte är helt klar över det material du försöker tillhandahålla. Om du redan har exempel, forskning, prover och andra uppgifter att arbeta med kan du gå vidare till steg två.
Men om du börjar från början är det viktigt att du gör research. Träffa det team som ska ansvara för den tekniska dokumentationen i fråga, diskutera och tilldela olika forskningsuppdrag till olika teammedlemmar.
För din forskning är det en bra idé att sammanställa all aktuell information och dokumentation som du har att arbeta med.
Nästa steg i din forskning är att fundera över vad din tekniska dokumentation ska täcka, dina mål och målsättningar som du vill uppnå med din tekniska dokumentation.
Sedan är nästa steg att lista vilken typ av specifik programvara, verktyg och stilguider som behövs vid utarbetandet av din tekniska dokumentation. Dessa verktyg kan enkelt hanteras med Docsie. Faktum är att all din forskning kan skrivas och samarbetas för att slutföra inom Docsie också.
2. Utformning av teknisk dokumentation
Innehållet i den tekniska dokumentationen är avgörande. Men även utseendet på den tekniska dokumentationen är viktigt. Ett välorganiserat, visuellt tilltalande dokument förmedlar information mycket effektivare än ett oorganiserat virrvarr av dokument.
Det finns därför några punkter att ta hänsyn till när du utformar din dokumentation. Till att börja med bör du tänka på struktur och navigering. Individer använder ofta teknisk dokumentation för att hitta viss information eller en lösning på ett problem, och de måste göra det snabbt för att resursen ska vara effektiv. Därför är organisationen av din dokumentation mycket viktig av denna anledning.
Det är en bra idé att kategorisera och underkategorisera din kunskap så att den lätt kan nås. Detta kan göras med hjälp av Docsie-artiklar inom en Docsie-bok. Artiklar kommer att visas till höger i varje publicerad dokumentation från Docsie:
Det är också viktigt att din dokumentation innehåller en robust sökfunktion och en dynamisk innehållsförteckning som gör det möjligt för användarna att enkelt komma åt den information de behöver. De mest effektiva dokumentationsprogrammen, som Docsie, har också denna funktion tillsammans med många andra.
Dessutom är det en bra idé att börja med ett skelett för teknisk dokumentation. En skelettlayout av din tekniska dokumentation är lätt att skapa och den hjälper dig att se till att du inte förbiser några kritiska uppgifter som du vill ta med i din tekniska dokumentation. Vi kommer att diskutera skelettet för din skriftliga tekniska dokumentation i steget nedan. Detta kommer att upprätthålla den visuella konsekvensen och organisationen av allt ditt material.
3. Skriftlig struktur
Vid den här tidpunkten i processen är det dags att börja den verkliga innehållsproduktionen. Träffa det team som ansvarar för företagets tekniska dokumentation och samla all den forskning som utfördes i steg ett. Därefter kan du utifrån varje teammedlems förmåga fördela skrivuppgifter till dem.
Den bästa tekniska dokumentationen börjar med ett skelett som är dokumentationen i stora drag.
Dokumentationen måste också vara lätt att läsa och följa och det är en bra idé att låta andra i teamet granska dokumentationen och kommentera den. Detta kan göras enkelt med Docsies kommentarsfunktion.
När alla har färdigställt ett första utkast till sitt tekniska dokumentationsmaterial är det viktigt att granska, utvärdera och granska ännu mer. Det är en bra idé att låta minst två par ögon granska varje del av dokumentationen. Detta garanterar att materialet inte bara är tydligt, välskrivet och grammatiskt korrekt, utan också effektivt för den avsedda målgruppen.
Om din tekniska dokumentation innehåller anvisningar om hur man gör eller vilka steg man ska ta, se till att dina teammedlemmar testar dessa steg och verifierar att de uppnår det som de är avsedda att göra.
4. Testa hur användarna interagerar med din dokumentation
Du kanske tror att du har validerat din dokumentation under hela granskningsprocessen, men så är inte fallet. När du har färdigställt din tekniska dokumentation är det viktigt att köra den genom en testprocess för att se till att den är fri från organisatoriska brister, förvirrande innehåll och användbarhetssvårigheter.
För att uppnå detta skede bör du söka upp externa användare för att genomföra en granskning av din dokumentation. Låt dem läsa den, använda den för att hjälpa dem att utföra de tilldelade uppgifterna och ge dig sina uppriktiga kommentarer. Det är viktigt att dina testare är externa eftersom de kommer att se din dokumentation objektivt och utan fördomar, vilket kommer att påverka deras utvärdering. Allt detta kan göras med Docsies webbanalys. Det gör det möjligt för dig att se vad dina läsare fokuserar på i din dokumentation, få feedback och även veta vad som stör dem med dokumentationen och formatet på dina tekniska dokument.
På Docsies webbanalys kan du se en kort video om hur dina läsare interagerar med din tekniska dokumentation och använda denna information, tillsammans med ett betyg från läsaren, för att optimera din dokumentation. Det är mycket viktigt att förstå hur man ska närma sig kundfeedback och integrera den i skapandet och arbetsflödet för din tekniska dokumentation.
5. Optimera den tekniska dokumentationen med hjälp av feedback
Betänk att du nu är förberedd för att lansera din helt nya tekniska dokumentation! Efter att ha införlivat all feedback och alla kommentarer som samlats in under testfasen kan du uppdatera och återpublicera din tekniska dokumentation så att dina användare kan använda den! Detta bör ge dem en mer hälsosam dokumentationsupplevelse.
Din resa med teknisk dokumentation slutar dock inte här. Tekniska dokument är dynamiska och uppdateras och ändras ständigt för att återspegla de produkter som de täcker. Därför är det en bra idé att upprätta ett protokoll som beskriver vad som måste göras när ny information läggs till, ändringar görs eller allmänt underhåll utförs.
Många företag väljer att införa underhållsschemauppdateringar av sin dokumentation. De fastställer specifika datum för att utvärdera om några ändringar är nödvändiga, vilket säkerställer att all deras information alltid är aktuell och att ändringar aldrig förbises.
Snabba tips för att komma igång
Anmäl dig till Docsie
Docsie har en robust verktygslåda som hjälper dig att skapa fantastisk och tilltalande teknisk dokumentation.
Känn din målgrupp
Det finns flera olika former av teknisk dokumentation. Tänk på vem som kommer att läsa din dokumentation för att avgöra vilken typ av dokument, material och språk du ska använda. Programmerare, ingenjörer, intressenter, projektledare, slutanvändare osv.
Planera din dokumentation
Utarbeta en inledande strategi som beskriver vilken typ av dokument du kommer att skapa. Tänk på vilka typer av dokumentation som krävs för din produkt och vad de kommer att täcka och inte täcka.
Var kortfattad och undvik upprepningar.
Steg ett är enkelt om du har gjort det tidigare. Du har arbetat hårt med din tekniska dokumentation; se till att den är användbar och lätt att använda. Se till att du skriver kortfattat och att du inte upprepar material i olika artiklar om det inte är absolut nödvändigt.
Konsekvens
Det är en liten fråga, men konsistens i teknisk dokumentation är avgörande. Typsnitt, skrivstilar, design, formatering och plats är exempel på detta. Fastställ riktlinjer tidigt i dokumentationsutvecklingsprocessen och håll dig till dem. Det underlättar om de stämmer överens med utseendet och känslan i företagets varumärke. Du kan använda [Docsie's styling guide] (https://help.docsie.io/?doc=/publish-documentation-portal/docsie-styling-guide/) för att säkerställa detta.
Minns ditt mål
När du arbetar med ett dokument, fråga dig själv eller ditt team: "Vad vill jag att läsaren ska kunna göra?". Genom att fokusera på ditt syfte garanterar du att din dokumentation är användbar och möjlig att åtgärda utan onödiga detaljer.
Kom igång med din tekniska dokumentation
Är du redo att ge dig in i den tekniska skrivandets värld? Håll de här råden till hands när du förbereder din produkts tekniska dokumentation. Övning ger färdighet, och det finns inget bättre tillfälle än nu att börja.
Börja planera dina dokument och definiera ditt innehåll. Med vår [gratis provversion] (https://www.docsie.io/) och den här artikeln som vägledning kommer du att producera enastående teknisk dokumentation på nolltid!