Är du ansvarig för att utbilda dina medarbetare, kunder eller nyanställda? Om så är fallet bör du fortsätta läsa.
Det kan vara svårt att dela med sig och utbilda andra. Speciellt om du inte har ett bra exempel på en mall för en utbildningshandbok för att komma igång snabbt. I den här artikeln visar jag hur du kan öka produktiviteten och minska stilleståndstiden genom att använda Docsie för att skapa en enkel mall för en utbildningshandbok och dela den med ditt team.
Steg 1: Skapa ett konto hos Docsie (det är gratis).
Docsie är ett enkelt verktyg för utveckling av utbildningsmanualer som ger företag återanvändbara mallar för att hjälpa dem att utveckla bättre utbildningsmanualer. För att komma igång är det helt gratis och du kan skapa din första utbildningsmanual på mindre än 10 minuter. När du har registrerat dig kan vi börja förklara hur man skriver en utbildningsmanual med hjälp av Docsie.
Steg 2: Skapa en bok för att skapa en fantastisk mall för en grundläggande utbildningshandbok.
Docsie bygger på konceptet med böcker och hyllor, där böcker i huvudsak fungerar som instruktionsmanualer och hyllor fungerar som avdelningar och kunskapsbashubbar.
Anta att du är ett upptaget säljteam som behöver ha allt sitt utgående utbildningsmaterial på ett och samma ställe. Du kan använda Docsie för att organisera och kategorisera dina utbildningsmanualer med hjälp av uppsättningar. När ni är redo kan ni sedan bjuda in resten av utbildningsteamet för att samarbeta och skapa bättre utbildningsmanualer tillsammans.
Steg 3 - Definiera utbildningsinstruktioner
Här identifierar du de utbildningskategorier och utbildningsvägar som du behöver skapa för att utbilda din målgrupp.
Tänk på att den här guiden förutsätter att du redan vet vem din målgrupp är; guidens syfte är att visa dig hur du enkelt bygger upp innehåll för din instruktionsmanual.
Tänk dig en säljkår. Den har nybörjar- och avancerade säljspår för en mängd olika positioner, inklusive SDR (Sales Growth Representatives), Account Executives, Customer Success Representatives, och så vidare. Positionerna kan ha olika namn och ansvarsområden beroende på hur ditt säljbolag ser ut, men de kräver alla utbildningsmanualer och ett spårbart sätt att dela information.
När du har identifierat dina utbildningsspår kan du börja intervjua experter på dessa positioner för att hjälpa dig att bestämma innehållet för dessa spår. Du kan t.ex. intervjua en kundansvarig för att lära dig mer om hur de arbetar.
När du känner till deras dagliga rutiner, metoder och uppgifter kan du skapa ett processdiagram som beskriver uppgifterna för det specifika jobbet, vilket ger dig en tydlig bild av deras ansvarsområden.
Du delar sedan upp dessa uppgifter i konkreta steg efter nivå/senioritet, vilket gör det enkelt att skapa en utbildningshandbok eftersom du då vet vad och hur du ska skriva en handbok för ditt specifika team.
När du har samlat in tillräckligt med information kan du använda den för att utveckla ditt utbildningsmaterial med hjälp av en mall för utbildningshandbok.
Steg 4: Ta fram utbildningsmaterial
Följ de riktlinjer och den färdplan som du utarbetade för dig själv i de föregående stegen, och ta hjälp av den information som du samlat in från ditt team. Du kommer att börja fylla din prototyp för utbildnings- och instruktionsmanual med innehåll, steg för steg, och gradvis utöka varje steg för att hjälpa dina praktikanter att utveckla en ordentlig utbildningsbas.
Olika artiklar kan beskriva olika steg i Docsie för att illustrera i utbildningsmanualer. Det finns många bra verktyg som fungerar tillsammans med Docsie för att hjälpa dig att enkelt bygga fantastiska manualer.
Fantastiska verktyg
Det finns många fantastiska verktyg som du kan använda för att få övertaget över skapandet av dina utbildningsmanualer och hjälpa dig på vägen mot att utveckla och fylla i din instruktionsmanualmall.
Snag-It
Obs: Om du är Mac-användare kan du kopiera och klistra in bilden i Docsie med Shift, Command och 4.
Med Snag-it kan du enkelt ta ett foto av innehållet på din sida och kommentera det med ett snyggt och enkelt annoteringsverktyg.
Camtasia
Med Camtasia kan du enkelt spela in instruktionsvideor för att förbättra utbildningsupplevelsen och göra dina utbildningsmanualer mer effektiva.
Docsie guider
Med hjälp av ett enkelt Chrome-tillägg kan du använda Docsie Guides för att automatiskt spela in dina utbildningsmanualer samt alla dina utbildningsbilder med kommentarer. Docsie Guides hjälper dig också att skapa icke-kodade guidade turer för att visa hur du använder din produkt för konsumenter eller nya praktikanter.
Steg 5 - Publicera din utbildningshandbok och dela den med ditt team
Du vill säkert dela ditt utbildningsmaterial med dina nya praktikanter och/eller kunder nu när du har utvecklat det i Docsie. Det är så enkelt som att klicka på publicera och få det att visas på en Docsie-inbäddad sida på din webbplats.
Om du vill begränsa åtkomsten till allt ditt utbildningsmaterial kan du enkelt göra det i Docsie. Du kan också tilldela ett unikt lösenord till en viss kursdeltagare och återkalla åtkomsten när som helst.
Med bara en rad kod kan du också infoga ditt utbildningsmaterial direkt i ditt företags intranät med hjälp av Docsie.
Steg 6: Samla in feedback om din utbildningshandbok och uppdatera den på Docsie.
När du har släppt prototypen till din utbildningshandbok är du redo att köra igång. Du kanske vill lära dig hur dina praktikanter och/eller kunder kommunicerar med din utbildningshandbok och ge dem chansen att ge dig feedback så att du kan förbättra ditt jobb.
Det är här du kan använda Vocally (ett Docsie Extension) för att samla in videoklipp av dina praktikanters utbildningserfarenheter för att bättre förstå hur de hanterar din instruktionsmanualmall. Du kan också ge dem möjlighet att lämna synpunkter på sin utbildningserfarenhet, som kommer att kategoriseras i Vocally Manager.
Du kan sedan använda Vocally Manager, som enkelt kan integreras med din programvara för projektövervakning, för att skapa handlingsbara uppgifter för dig själv för att uppdatera och förfina hur du skriver en manual baserat på användarfeedback.
Steg 7: Underhåll och översätt materialet i din utbildningshandbok.
Du kan nu översätta dina instruktionsmanualmallar till flera språk direkt på Docsie, och du kan även kommunicera med erfarna innehållsöversättare som kan hjälpa dig att uppdatera ditt innehåll till ett rabatterat pris.
Att skapa nya versioner av ditt utbildningsmaterial i Docsie är dessutom lika enkelt som att klicka på en knapp när ditt utbildningsmaterial växer. På så sätt kommer du inte att förlora några värdefulla utbildningskopior och du kommer fortfarande att ha en referenspunkt att hänvisa till.
Avslutande tankar
Docsie kan användas om du verkligen vill göra bra utbildningsmanualer och använder mallar för instruktionsmanualer. Det kommer att förenkla och förbättra arbetsflödet för din utbildningshandbok avsevärt.
Mallar för instruktionsmanualer spelar en viktig roll i medarbetarutbildningen genom att informera nyanställda om organisationen och dess rutiner. Medarbetare mognar och lär sig nya tekniker, metoder och processer.
Medarbetare som inte aktivt lär sig eller som inte är kunniga om de enheter, applikationer, utrustning eller maskiner som används av företaget kan bli oengagerade på jobbet.
Detta leder dock ofta till hög personalomsättning och dålig arbetstillfredsställelse. I slutändan drabbas både arbetsgivare och anställda av förluster.
För att inte tala om att det finns statistik som stöder detta:
Inom ett år säger 40 procent av arbetstagarna med otillräcklig utbildning upp sig från sina jobb.
På grund av bristen på utvecklingsmöjligheter anser 74 procent av arbetstagarna att de inte når sin fulla potential på jobbet.
I 72 procent av fallen överväger arbetstagarna att bidra ekonomiskt till utbildningen.
Enligt 68 procent av medarbetarna är företagets viktigaste agenda tillväxt och utbildning.
Bara 13% av arbetstagarna i världen är engagerade.
Medarbetarnas oengagemang kostar ekonomin mer än 500 miljarder dollar varje år.
Siffrorna, å andra sidan, är oändliga. Problemet är verkligt. Medarbetarna vill växa och förbättra sina färdigheter genom både traditionell utbildning och utvecklingsmöjligheter.
Ett bra sätt för företag att komma igång med denna välbehövliga metod är att skapa en fantastisk utbildningsguide eller utbildningsmanual för företaget.
Vi måste gå rakt på sak och ta reda på vilka de viktigaste aspekterna av en fantastisk utbildningshandbok skulle vara och hur man skriver en handbok.
Enligt ATD (Association-for-Talent-Development-in-the-United-States) skapades 2017 45 procent av utbildningstimmarna i ett typiskt företag med hjälp av online- eller till och med e-learningmetoder. Jämfört med 2015 är det en ökning med 42 procent.
Förmågan att utveckla en mall för en instruktionsmanual är en naturlig färdighet som är nödvändig för företagets kontinuitet och tillväxt.