Varför krävs det en perfekt dokumentation för att vara en bra produktchef?

Den mest värdefulla talang som produktchefer kan ha för att förverkliga sitt produktkoncept är förmågan att skriva effektivt.

Varför är dokumentation viktig?

Till att börja med, varför är korrekt dokumentation avgörande för ett digitalt produktutvecklingsprojekt?

De två viktigaste förklaringarna är följande:

1. Den fungerar som ett arkiv för alla viktiga val.

När man arbetar med ett komplicerat, långsiktigt projekt görs varje dag kritiska val avseende prioriteringar, funktioner och strategiska mål.

När tiden går och produktutvecklingsprojektet fortskrider är det lätt att förlora kontakten med när och varför kritiska val gjordes. Det är viktigt att hålla en detaljerad dokumentation av detta så att du snabbt kan svara på förfrågningar och förklara varför vissa val gjordes.

Detta är viktigt för att se till att du uppnår det du ville bygga, närmare bestämt att du uppfyllde projektets kriterier från början. Dessutom är det avgörande för övervakningen av ansvarsskyldigheten.

2. Det underlättar bevarandet av produktinformation.

Ofta har du många team som arbetar med ett projekt, med liten eller ingen interaktion mellan dem, och i vissa fall är personalomsättningen ganska vanlig, och även om en effektiv överlämning är avgörande, missas ibland detaljer. Dokumentationen tjänar alltså som ett konkret register över all den information som erhållits under projektets gång, både för att se till att inget går förlorat och för att underlätta överföringen av denna kunskap.

Och detta är innan vi ens tänker på överföringen av information till supportteam och slutanvändare efter att produkten är färdig, vilket är en annan viktig roll för effektiv dokumentation.

Av dessa skäl behöver vi dokumentation för att hjälpa supportteamen och upprätthålla en god kontakt och ett gott samarbete mellan team och avdelningar så att produkten kan släppas med allas hjälp.

Hur förverkligar man ett produktkoncept?

För att bli en framgångsrik produktchef måste du ha teknisk expertis, en djupgående förståelse för dina kunder samt tillräcklig kreativitet och disciplin för att förverkliga ett nytt produktkoncept.

Den mest värdefulla talang som en produktchef kan lära sig är dock inte relaterad till programmering eller design, utan till förmågan att skriva effektivt.

Som produktchef är det främsta hindret för din prestation din förmåga att kommunicera effektivt med resten av teamet.

Din roll är inte att släcka bränder, kontrollera alla aspekter av skapandet av din produkt eller organisera stand-up-möten. Som Ethan Hollinshead, Senior Product Manager på Strava, uttryckte det "Den största utmaningen inom produktledning är resursanpassning. Lagens storlek ändras ständigt och är ofta skev. Vissa veckor har du mycket bandbredd för design och ingen iOS, andra veckor har du ingen design och bara iOS. Att ha en djup backlog med väl prioriterade projekt är nyckeln till att driva ett effektivt team." Eftersom team alltid förändras är det viktigt att ha en välstrukturerad dokumentationsprocess och placering för att hålla allting igång på ett bra och effektivt sätt.

Att skriva effektiv dokumentation är avgörande inom varje större produktområde som en produktchef ansvarar för:

Processen att skriva ut "varför" bakom ett projekt tvingar produktcheferna att göra svåra val i ett tidigt skede och ger resten av teamet en tydlig nordstjärna att fokusera sina ansträngningar på.

Planering: Genom att bryta ner visionen i koncisa, välformulerade berättelser, mål och sprintar blir projekten mer hanterbara och förblir anpassade till kundens krav.

Uppförande: Produktchefer som är duktiga på att kommunicera skriftligt med designers, ingenjörer och andra är bäst på att undanröja flaskhalsar, lösa konflikter och föra sina idéer till förverkligande.

Generellt sett gäller att ju bättre du är på att kommunicera dina tankar muntligt som produktchef, desto mer tillgängligt kommer ditt tänkande att vara för andra. Detta innebär att du får spendera mindre tid och energi på att korrigera eller förklara dig själv och mer tid på att fokusera på viktiga utmaningar.

Dokumentation av produktkrav är lika med en mer omfattande produktvision.

En av de viktigaste dokumentationen som produktcheferna måste ta fram kallas PRD (product requirement documentation). När en bra produktchef påbörjar ett nytt projekt tar han eller hon hänsyn till alla delar av produkten och dess omgivning. De tar reda på vilka typer av kunder som skulle vilja ha företagets erbjudande och varför. De tar reda på vad andra företag inom ett område gör och hur de kan förbättra sina resultat. När de är osäkra på något söker de information och utvärderar sina hypoteser och förutfattade meningar mot denna kunskap.

Bra produktchefer använder sig av ovanstående information för att förmedla en berättelse om kunden och dennes krav, vilket får hela produktteamet att arbeta mot ett gemensamt mål.

En PRD:s kritiska delar omfattar följande:

• Objektiv: Objektsdelen av ett PRD beskriver det kundproblem som ni försöker lösa och hur det hänger ihop med organisationens vision, mål och ambitioner. Här beskrivs det övergripande målet för vad du försöker uppnå och den avsedda målgruppen för din produkt.

• Release: Den aktuella frågan Beskriv vad som kommer att tillhandahållas och när i PRD-delen av PRD:n. Detta gör det möjligt för interna team att organisera sitt arbete genom att förstå omfattningen och tidsramen för releasen. Håll koll på kritiska milstolpar och beroenden för att se till att alla håller sig på rätt spår.

• Funktioner: Nästa steg är att specificera varje funktion (eller användarbutik) som ingår i utgåvan. I denna del av PRD:n beskriver du exakt vad som måste skapas och hur utvecklingsteamet ska göra det.

• Användarflöde och design: Inkludera visuella wireframes och mockups i ditt PRD för att visa hur funktionen kommer att se ut och var den passar in på den övergripande sitemap eller sidan. Detta hjälper utvecklingsteamet att förstå exakt vad du tänker dig och hur funktionaliteten ska implementeras.

Analys: Det är viktigt att i förväg bestämma hur du ska utvärdera funktionernas prestanda. Skapa en hypotes om det inflytande som du tror att en funktion kommer att ha för att avgöra om den ger de avsedda resultaten.

• Framtida arbete: Det kan vara fördelaktigt att lägga till information på hög nivå om din produkts framtida färdplaner i PRD. Ta med alla relevanta fakta som hjälper teamet att förstå hur produkten kan förändras med tiden.

Användarberättelser med ett sammanhang säkerställer att kundens krav uppfylls.

För att få en produkt att leva krävs mer än att skapa en strategi och sedan producera funktioner. Som produktchef är din mest värdefulla uppgift att fastställa exakt vad varje funktion måste göra för kunden och sedan sammanfatta det i en så kortfattad form som möjligt för ditt team.

Även om det kan ta längre tid att utveckla en ogenomtränglig användarberättelse som ger ditt leveransteam förutsättningar att lyckas - en berättelse som nästan eliminerar möjligheten att de bygger fel sak - sparar du betydligt mer tid under genomförandefasen. Produktchefer som sparar på detta kommer att spara tid på kort sikt, men kommer att betala priset efteråt.

Problemet är att när du bara anger vad din funktion gör så ignorerar du konsumentens sammanhang.

När du bara ber ditt leveransteam att tillhandahålla en lista över funktioner kommer du alltid att stöta på diskrepanser mellan din vision och deras vision.

Att prioritera väl utformad och skriven produktdokumentation är viktigt för att slutföra inskolningsprocessen för dina användare så att de kan veta hur de ska använda din produkt mest effektivt. Men den bör också innehålla användarberättelser för att ange exempel på hur man använder din produkt och vilken kapacitet som ett verkligt exempel baserat på användarundersökningar.

Skriftlig kommunikation håller individer ansvariga och håller initiativ på gång.

En dålig produktchef samlar information och måste ägna tid åt att rättfärdiga sitt agerande inför sin personal. Detta dödar produktdynamiken - personalen ägnar sin tid åt att samtala med produktchefen i stället för att få arbetet gjort, och produktchefen ägnar sin tid åt att släcka bränder i stället för att fokusera på det viktiga arbetet.

En avgörande komponent i varje framgångsrik produktchefs arbete är att se till att alla medlemmar i deras team har kontinuerlig, obegränsad tillgång till en mängd information om den produkt de bygger, vilket inkluderar: FAQ, marknadsföringsmaterial, stilriktlinjer, kundintervjuer, marknadsundersökningar och presentationer, för att nämna några. När dina ingenjörer, designers och marknadsförare alla har tydliga tidsfrister och omfattande tillgång till de uppgifter och den information som krävs för att de ska kunna utföra sina uppgifter kan dina projekt gå betydligt snabbare.

När en produktchef är fanatisk när det gäller intern dokumentation och regelbundet uppdaterar den, håller han eller hon också hela teamet ansvarigt.

Produktchefen rapporterar till vice vd:n eller verkställande direktören eftersom deras vision för produkten och deras åsikter om hur den ska utföras dokumenteras offentligt.

Teknikerna, konstruktörerna och andra teamledare är ansvariga eftersom deras teams bidrag till projektet på samma sätt definieras i visionen. Alla är medvetna om de kriterier som de och andra måste uppfylla, vilket ökar teamets förståelse och håller alla på rätt spår.

Slutligen, när projekten fortskrider kräver nya kunskaper att planen revideras. Oavsett om det är ett resultat av marknadsundersökningar, kundintervjuer eller förändrade företagsmål, kan man genom att kunna visa på skälen för alla PRD-justeringar se till att teamet vet varför ändringarna görs.

En framgångsrik produktchefs arbete handlar lika mycket om att uppdatera PRD:n som att skapa den. När grupper ställer nya frågor, rivaler justerar sina strategier och tekniska hinder dyker upp måste du ta hänsyn till dem i PRD och garantera att det "levande dokumentet" inte hamnar på efterkälken i verkligheten. När ett PRD inte följer med i tidsplanen upphör medlemmarna i teamet att se det som auktoritativt och är mindre benägna att konsultera det nästa gång de har en fråga.

Att skriva dokumentation är produktteamets hemliga sås.

Alla team ställs inför frågan om informationshantering, men produktteamen har en unik uppsättning utmaningar när det gäller att hantera sin kollektiva kunskap om sitt uppdrag.

Sammanhållning är avgörande för produkternas överlevnad. Det handlar inte om att sätta ihop prylar, utan om att hantera leveransen av en enhetlig kundupplevelse från flera olika avdelningar.

Att skriva i den utvidgade formen gör dig ansvarig. Det tvingar dig att konfrontera logiska motsägelser tidigt och kan avslöja brister som du inte var medveten om när du bara funderade över saker och ting i dina tankar. Dessutom hjälper det dig att tänka sammanhängande på vem din konsument är och vad de verkligen behöver av din produkt, snarare än att bara sammanställa en lista över saker som du anser bör ingå.

Att skriva ner dina mål och tankar - och vara noggrann med vad du säger och hur du säger - är det mest effektiva instrument du har som produktchef för att se till att din produkt ger en sammanhängande upplevelse när den är färdig.

Docsie tillhandahåller alla verktyg och funktioner för skapande av dokumentation som varje produktchef behöver för att lyckas. Prova Docsie gratis för att se hur vi kan hjälpa dig med dina dokumentationsbehov.