Att lansera din produkt på marknaden kräver enorma ansträngningar, inte bara från din sida utan även från ditt teams sida. De måste gå fram och tillbaka, samarbeta med olika intressenter, ta hand om alla krav och förbättra samarbetet mellan avdelningarna. Produktchefer, back-end- och front-end-utvecklare och andra medlemmar i teknikteamet sitter tillsammans och brainstormar innan de lanserar nya versioner. Att gå igenom den här processen innebär att man måste förbereda flera dokument. Hur hektiskt är det för ditt team?
I tider som dessa blir det en nödvändighet att ha en plattform som erbjuder innehållsanpassning, flexibilitet och kunskapshanteringsfunktioner. Du får den sköld du behöver när du planerar, spårar, kommunicerar och utvärderar ditt projekt.
Varför finns det ett behov av anpassning i dokumentationen?
Varje projekt har sin storlek och betydelse. Projektets storlek, komplexitet, omfattning och risker avgör hur du behöver anpassa dokumentationen. Att underhålla en kunskapsbas och anpassa ett projekts krav med hjälp av verktyg för anpassning av innehåll spelar en avgörande roll för att hjälpa dig att spara tid, undvika förvirring och samordna ditt team bättre.
Men hur vet du om du behöver ett anpassningsverktyg för att få ett bättre projektflöde? Måste du gå igenom en viss uppsättning procedurer? Läs vidare i nästa avsnitt för att förstå hur du kan bedöma ditt behov av projektdokumentation.
Hur bedömer man behovet av projektdokumentation?
Den gyllene affärsregeln är att inte hoppa på något utan att mäta för- och nackdelarna med ditt beslut. Men låt oss hålla behovet av innehållsanpassning borta från den här gyllene regeln.
För att bedöma behovet av projektanpassningsverktyg måste du överväga målen, kraven och förväntningarna på din projektdokumentation från olika vinklar. För att få klarhet måste du ställa frågor som rör:
Omfattningen av projektdokumentationen
Målgrupper och användare
Användning av produkten
Produktrelaterade standarder och riktlinjer
Genom att ställa dessa frågor får du en tydlig bild av vilken plattform du ska välja och vilka funktioner du ska leta efter när du planerar att implementera dokumentationsverktyg.
Hur identifierar man den bästa matchningen för ett verktyg för innehållsanpassning?
I den senaste rapporten som publicerades av M-File on Intelligent Information Management konstaterade de att ett ineffektivt verktyg för anpassning av innehåll kan leda till utmaningar i arbetsflödet. 65% av respondenterna i den undersökningen uppgav att de har svårt att granska, godkänna och signera dokument om de inte har ett lämpligt verktyg för anpassning av kunskapsbaser och innehåll.
Det gör det ännu mer nödvändigt att hitta rätt verktyg. Men hur ska du hitta den perfekta matchningen? Här är några punkter som du bör tänka på när du letar efter verktyg som erbjuder anpassning av dokumentation.
Identifiera ett lämpligt arbetssätt
Företagsdokumentation har två lägen: ett dokumenthanteringssystem för företag på plats och ett molnbaserat dokumenthanteringssystem. Med DMS på plats kan företag komma åt data från sin egen server, men för att använda det här verktyget måste du vara närvarande på kontorets campus. Molnbaserade DMS-verktyg erbjuder dock större flexibilitet för fjärrstyrd arbetskraft eftersom de kan få tillgång till data var som helst.
Överväg kostnadsfaktorn
Kostnaden är en avgörande faktor här. Om du väljer ett DMS på plats får du räkna med stora initialkostnader för att underlätta teamsamarbetet. Men om du planerar för ett molnbaserat system kan du förvänta dig att hela installationen ska göras till halva kostnaden för DMS på plats.
Leta efter datasäkerhet
Datasäkerhet är en no-brainer. Dina dokument måste vara hackade utan att du ens ber om det. När det gäller DMS på plats har du mer kontroll över säkerheten medan ägandet av säkerheten ligger på din tjänsteleverantörs axlar när det gäller molnbaserat DMS.
Alternativ för säkerhetskopiering av filer
När det gäller DMS på plats måste datafilerna säkerhetskopieras ofta eftersom det inte finns något automatiskt säkerhetskopieringsalternativ. Därför är risken för dataförlust högre. I det molnbaserade systemet sker säkerhetskopieringen på egen hand. Så du behöver inte oroa dig för dataförlust vid olyckliga händelser.
5 funktioner att leta efter i dokumentationsprogramvara
Att skapa en samarbetsyta för teamet blir enkelt när du har rätt verktyg med dig. Här är en lista över funktioner som du måste leta efter när du väljer rätt dokumentationsverktyg för din organisation.
1. Delning av dokument
När du arbetar med flera intressenter måste du hålla alla på samma sida. Ett av sätten att hålla alla involverade i ett projekt är att ta deras åsikter och göra ändringar i produkten i enlighet med de värdefulla inmatningar som mottagits. En plattform för hantering av dokumentationsinnehåll bör ge flexibilitet att dela data internt med kunder och intressenter.
2. Säkerhet
Säkerhet bör vara högsta prioritet när du väljer dokumentationsprogramvara som är lämplig för din organisation. Ditt föredragna val bör ha de senaste säkerhetsverktygen och programvaran för att säkerställa att endast behöriga personer har tillgång till data.
3. Alternativ för redigering
Att hitta rätt dokument ska inte vara en kamp för ditt team. 83% av de anställda förlorar sin dyrbara tid på att återskapa dokument som redan finns (https://www.m-files.com/infographic-18-startling-information-management-statistics-3/). Därför bör DMS ha möjlighet att visa den uppdaterade versionen av dokumentet först. Dessutom måste personer med redigeringsåtkomst till dokumentet kunna göra ändringar i det direkt.
4. Klassificering av dokument
Dokumentklassificering och märkningsfel gör det svårt för anställda att hitta rätt dokument i tid. Ett bra DMS måste ha funktionen att skapa metadata automatiskt för dokument när de har förberetts av teamet. Detta befriar teamet från ansvaret att skapa namn för filerna, vilket minskar manuella fel och sparar tid.
5. Sök efter nyckelord
Rätt dokumentationsprogram bör ge teamet flexibilitet att söka efter relevanta dokument med hjälp av nyckelord. Det bör visa relevanta resultat på skärmen för att underlätta snabbare dokumentsökning.
Att ha dessa fem otroliga funktioner i ett dokumentationsverktyg ger plattformen flexibilitet och hjälper ditt team att spara tid på att hitta och redigera rätt dokument. De här funktionerna hjälper också organisationen att förbättra planering, samarbete, utvärdering och kunskapshantering när olika projekt hanteras.
Gör rätt val med Docsie
Docsie erbjuder en dokumentationsfunktion för företag som hjälper ditt team att samarbeta enkelt utan att slösa mycket tid. Det är en one-stop-lösning som minskar ditt beroende av flera verktyg. Docsie är skräddarsydd för att tillgodose alla krav på företagsdokumentation och har otroliga funktioner som listas nedan.
Företagsklar dokumentation
När du inte behöver flytta från en plattform till en annan kan du fokusera mer på att slutföra uppgiften utan hicka. Den centraliserade plattformen underlättar dokumentationsarbetsflödena för teamet och hjälper dem att förbättra sin effektivitet. Du kan importera dina befintliga dokument och kunskapsbaser, anpassa kunskapshanteringen och utforma en anpassad portal utan större ansträngning. Docsies exceptionella kundtjänstteam ser till att du förstår våra grundläggande och avancerade funktioner helt och hållet innan du går vidare.
|CTA: Uppgradera din dokumentanpassning med Docsie |-|### Sömlöst samarbete med en global arbetsstyrka
Du kan samarbeta med dina distansanställda, entreprenörer, frilansare och specialister med den nya tidens användarroller och åtkomstkontroll. Med den här Docsie-funktionen kan du enkelt kontrollera vem som kan visa, redigera och publicera dokumenten. Om du vill föreslå några ändringar kan du göra det genom att lägga till kommentarer med vår inbyggda chattfunktion eller tilldela uppgifter och förfallodatum till teammedlemmarna.
Interaktiva kunskapsportaler
Att låta andra veta hur din produkt fungerar är viktigt för att fatta ett klokt beslut. Med Docsie kan du skapa interaktiva kunskapsportaler, hjälpwebbplatser, vanliga frågor, kunskapsbaser och självbetjäningssidor för att ge rätt information. Du kan dra nytta av anpassningen av kunskapsbaser för att publicera innehåll som relaterar till dina kunders roller och dynamik.
Anpassade dokumentationshubbar
Du kan välja hur du vill vara värd för dina dokumentationshubbar. Vi ger dig möjlighet att välja mellan offentliga eller privata moln och lokala DMS. Med de skräddarsydda dokumentationshubbarna kan du enkelt utföra kunskapshantering, dataöverföring och möjliggöra avancerad säkerhet.
Insikter och återkopplingar
Du kan se hur projektet genomförs, statusen för framstegen och teamsamarbetet med hjälp av användbara insikter och återkoppling. Att göra ändringar i dokumenten och ta de bästa ingångarna har blivit enklare med Docsies förmåga att göra anpassningar i dokumentationen.
Skräddarsydda funktioner säkerställer att en organisations behov av dokumentation löses i tid och att teamets effektivitet förbättras. Docsies kunskapshantering, personalisering av innehåll och feedbackfunktioner ger dig bästa möjliga resultat när du hanterar flera projekt.
Viktiga saker att ta med sig
Docsie hjälper dig att säkra dina känsliga dokument och hela kunskapsportalen med krypterade lösenord
Docsie tillhandahåller både molnbaserade och lokala dokumenthanteringssystem för att lagra dina kritiska filer på ett säkert sätt
Docsie låter dig dela dokument med frilansare och entreprenörer genom att låta dig lägga till tillfälliga lösenord
Docsie ger dig fullt anpassningsstöd för din kunskapsportal, kunskapsbas och hjälpwebbplatser
Slutsats
När du arbetar med flera intressenter på olika projekt behöver du ett verktyg som tar hand om samarbete, hjälper till med kunskapshantering, erbjuder anpassning av dokumentation, förenklar arbetsflöden och ger förstklassiga säkerhetsfunktioner för att effektivisera ditt projekt. En plattform som underlättar dokumentredigering, delning och klassificering gör det lättare för dina produktchefer, frilansare och tekniska team att samarbeta i stor utsträckning utan några hinder. Docsie är den one-stop shop du behöver för att hålla alla dokument i en central plattform, vilket sparar tid och förenklar arbetsflöden för dina team. Kontakta vårt team för att anta en intelligent plattform för företagsdokumentation.
Vanliga frågor och svar
**1. Kan en frilansare eller entreprenör samarbeta med interna team med hjälp av Docsie?
Frilansare och tredjepartsleverantörer kan enkelt samarbeta med de interna teamen med hjälp av Docsie. Produktchefer, skribenter, frilansare och programvaruutvecklare kan redigera dokumenten när det behövs. Det krävs dock åtkomst innan du kan göra några ändringar i filerna.
**2. Vilka säkerhetsfunktioner finns tillgängliga på Docsie för att skydda högprioriterade dokument?
Du får JWT-tokenautentisering, IAM RBAC och lösenordsskydd för att lagra känsliga data.
**3. Tillhandahåller Docsie anpassade portaler?
Du får en anpassad portal med SSL-kryptering för att göra dina dokument säkrare.