Yazılı iletişim, şüphesiz, her ekip üyesinin aşina olması gereken bir yazılım ürünü hakkında bilgi alışverişinde bulunmak için daha uyumlu bir yöntemdir. Ürün yöneticilerinin zamanlarının önemli bir kısmını yazılımla ilgili herhangi bir iş için dokümantasyonu güncellemeye ayırmalarının nedeni budur.
Çok sayıda prosedür için çeşitli belgeler üretmenin, tüm geliştirme sürecini yapılandırılmış halde tutmaya yardımcı olduğu ve iletişimsizlikten kaynaklanan öngörülemeyen zorlukları önlediği anlayışı tüm sektörlerde yaygın olarak kabul görmektedir.
Gerçekten ne kadar önemli olduğunu daha iyi anlamak için ürün yöneticileri için dokümantasyonun bazı faydalarına bir göz atalım.
Ürün yöneticileri için dokümantasyonun önemi nedir?
Kesin Bir Ürün Vizyonu Geliştirmek İçin
Dokümantasyon, ürün yöneticilerine temel ürün veya hizmet etrafında dönen girişimlerde ortaya çıkan tüm "neden "lerin cevaplarını belirlemede yardımcı olur. Her şeyin yazıya dökülmesi, ürün yöneticilerinin kritik seçimler yapmasına ve ürünün kimin için yaratıldığı, uygulamanın veya ürünün neden geliştirilmesi gerektiği gibi sorulara en baştan yanıt almasına yardımcı olur. Bu sayede yanlış anlaşılma veya hata olasılığı önlenmiş olur.
Planlama Sürecinde Önemli Bir Yardımcı
Ürününüzün dışarıdaki soruna en iyi cevap olduğunu varsayamazsınız; en iyi çözüm olması için bir stratejiniz olmalıdır. Şimdi, her şeyden önce, hazırlık şarttır. Hikayeler, sprintler ve hedefler oluşturarak vizyonlarını açık ve net bir şekilde belgeleyen yöneticiler, tüm geliştirme ekibinin hizmet verdikleri tüketicilerin talepleriyle uyumlu yazılımlar üretmesini sağlar.
Zamanında Yürütmeyi Destekler
Planlar zamanında ve doğru şekilde uygulanmazsa etkisiz hale gelirler. Bir uygulama konseptini gerçek ve iyi işleyen bir uygulamaya dönüştürmek için bir ürün yöneticisi, tasarımcıları, geliştiricileri ve diğer paydaşları doğru yöne itmek ve geliştirilen iyi ifade edilmiş planları uygulamak için dokümantasyon ve yazılı iletişim kullanır.
Ekipler sorumlu tutulur
Ürün yöneticileri, belirli bir ürünle ilgili tüm çalışmaların eksiksiz dokümantasyonunu tutarak, ekip üyelerinin ne yaptığı hakkında zengin bilgilere erişebilir ve onları görevlerinin bir kısmından sorumlu tutabilir. Her şeyin ayrıntılı kayıtlarının tutulması, işlerin basit ve anlaşılır olmasına yardımcı olur.
Müşterilerin İhtiyaçları Karşılanıyor
Ürün yöneticileri, uygulama konseptinden planlama aşamasına kadar her şeyi belgeleyerek uygulamaya hangi özelliklerin dahil edilmesi ve her bir özelliğin hangi görevleri yerine getirmesi gerektiğine kolayca erişebilir. Daha sonra bu değerlendirmeyi kesin ve anlaşılır bir şekilde ekibe ileterek nihai ürünün tam olarak tüketicilerin istediği gibi olmasını sağlayabilirler.
Dokümantasyon oluşturmak ürün yönetiminin önemli bir yönüdür. Aşağıda, ürün yöneticilerinin ekiplerinin ve projelerinin verimliliğini en üst düzeye çıkarmak için birlikte çalıştıkları 10 temel dokümantasyonun bir listesi yer almaktadır.
-
Rekabet analizine ilişkin belgeler
-
Ürün Stratejisi ve Vizyonunu Özetleyen Dokümantasyon
-
Ürün Gereksinim Dokümantasyonu (PRD'ler)
-
OKR'ler, anahtar performans göstergeleri ve başarı ölçütleri
-
Yol Haritaları Dokümantasyonu
-
Tasarım ve prototiplere ilişkin dokümantasyon
-
Kullanıcının yolculuğunu ve hikayelerini açıklayan dokümantasyon
-
Sürüm notlarını ve kapsamını açıklayan dokümantasyon
-
Dahili Kılavuzlar ve Sıkça Sorulan Sorular
-
Müşteriye Yönelik Kullanıcı Kılavuzları ve Ürün Dokümantasyonu
Rekabet analizine ilişkin belgeler
Rekabet analizi araştırması yapmak, aynı veya benzer ürünü üreten rakiplerinize karşı ürününüzün rekabet avantajını araştırmanıza olanak tanıyan pazar araştırmasının büyük bir parçasıdır.
Rekabet analizi, rakiplerin sunduğu mal ve hizmetlerin yanı sıra pazar payları ile güçlü ve zayıf yönlerinin araştırılmasını içerir. Yukarıda belirtilen tüm faktörleri içeren rekabet analizi dokümantasyonu oluşturulur ve incelenmek üzere tüm geliştirme ekibine gönderilir. Bir ürün yöneticisi, uygulamasının veya ürününün tasarımına ilişkin nihai kararı ancak rekabet konusunda kapsamlı bir araştırma yaptıktan sonra verecektir.
Aşağıda, bir rakip tablosunun rekabet analizi dokümantasyonunda nasıl görüneceğine dair bir örnek yer almaktadır:
-
Şirketin adı rakip olarak anılır.
-
Rakibin web sitesi adresi
-
Kullanıcı sayısı, ki bu (ürün ve hizmetlerinin etkinliğini tahmin etmek için)
-
Bir rakibin piyasada bulunduğu sürenin uzunluğu
-
Rakiplerin özellikleri ve uzmanlık alanları
-
Bir hizmetin veya ürünün maliyeti
-
Çeşitli konularda notlar
Ürün yöneticileri çeşitli türlerde analizler yaptıklarından, belgenin içeriği birinden diğerine önemli ölçüde değişebilir. Yetenekler analizi, Rekabet ortamı analizi, Rekabetçi farklılaşma analizi, Taklit edilebilirlik Merdiveni analizi ve Değer Önerisi analizi en çok bilinen türlerden bazılarıdır.
Ürün Stratejisi ve Vizyonunun Ana Hatlarını Belirleyen Dokümantasyon
.jpg)
Ürün vizyonu söz konusu olduğunda, geliştirmeye çalıştığımız ürünün geleceğine dair bir resim oluşturan bir şeydir. Bir film şeridi, bir anlatı veya bir prototip biçiminde, ekipleri, yatırımcıları ve ortakları ürüne yatırım yapmaya ve ürünü bir şekilde desteklemeye ikna etmeyi amaçlar.
Ürün stratejisini tanımlayan, nihai ürüne ulaşılana kadar üretilmesi amaçlanan ürünler dizisidir.
Etkili ürün yöneticilerinin en önemli yeteneklerinden biri bir ürün vizyonu geliştirme becerisidir, ancak bu sadece bir başlangıçtır. Ürünle ilgili net bir bakış açısını izleyicilere aktarmak için cazip bir ürün stratejisi de oluşturmaları gerekir. Hem ürün vizyonu hem de ürün stratejisinin başarılı olabilmesi için son derece amaca yönelik olması gerekir. Sonuç olarak, nihai ürünün ne olacağının ve bir konseptin nasıl hayata geçirileceğinin belirlenmesiyle bağlantılı tüm bilgileri yakalamak için dokümantasyonlar hazırlanır. Çoğu zaman bu materyaller, yorumlarını ve görüşlerini almak amacıyla paydaşlarla paylaşılır.
Ürün Gereksinim Dokümantasyonu (PRD'ler)
Ürün Gereksinim Belgeleri bir uygulamanın birçok yönünü tek bir yerde bir araya getiren hepsi bir arada belgelerdir. Spesifikasyon belgeleri en popüler belge türüdür ve diğer şeylerin yanı sıra uygulamaların özelliklerinin bir tanımını sağlarlar. Spesifikasyon belgeleri olarak da bilinirler.
Her bir PRD'nin diğerlerinden farklı olması mümkündür. Bu dokümanlar, araştırma projesi için araştırma sorun bildirimlerini, başarı ölçütlerini, MVP özellik listesini, teknik uygulama ayrıntılarını vb. ortaya koyar.
Ürün gereksinimleri belgeleri (PRD'ler), ürünün tüm resmindeki her adımı ve belirli özelliklerin dahil edilip edilmeyeceğine dair kararı içerir ve olası zorlukları belirtir. Ürün yöneticileri bu belgeyi proje geliştirme süreçleri için gerekli zaman miktarını görselleştirmek, proje geliştirme süreçleri için gerekli para miktarını anlamak ve müşteriler ile geliştirme ekibi arasında karşılıklı olarak eksiksiz bir anlayış oluşturmak için kullanabilir.
PRD'lerin önemini başka bir yazımda belirtmiştim. Daha fazlasını öğrenmek için buraya tıklayın.
Hedefler ve temel sonuçlar, temel performans göstergeleri ve başarı ölçütleri dokümantasyonu
Amaç ve Anahtar Sonuçlar, ürün yöneticileri tarafından bir ürün geliştirme sürecinin hedeflerini belirlemek ve ardından süreç devam ederken bu sürecin sonuçlarına erişmek için kullanılan bir mekanizmadır. Amaç, ekibi hedeflere doğru yönlendirirken, sonuçlar hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını gösterir. Süreç boyunca iki soru sorulur ve yanıtlanır: "Nereye gitmek istiyorsunuz?" ve "Belirli bir hedefe veya ürün amacına ulaştınız mı yoksa ulaşamadınız mı?".
Bununla birlikte, bir anahtar performans göstergesi veya kısaca KPI, bir geliştirme sürecinin mevcut geliştirme aşamasındaki genel başarısını ölçer. Satışta Müşteri Yaşam Boyu Değeri ve Denemeden Müşteriye Dönüşüm Oranı, pazarlamada Web trafiği ve Dönüşüm Oranı, anahtar performans göstergelerine (KPI) birkaç örnektir. Tüm bu hedeflerin yanı sıra süreç boyunca elde edilen sonuçlar da ilgili belgelerde ayrıntılı olarak açıklanmaktadır.
Yol Haritaları Dokümantasyonu
Yol haritaları, ürün yöneticilerinin formüle etmesi gereken en önemli belgelerden biridir. Yol haritası, ekibe ürünün önemini anlatmak için bir araç görevi görür.
Bir ürün yöneticisi, neyin ne zaman yapılması gerektiğini ve tüm sürecin nasıl yürütüleceğini özetleyen bir ürün yaşam döngüsü oluşturur. Yol haritası, yazılımı veya başka herhangi bir ürünü etkin bir şekilde oluşturmak için üstlenilen tüm girişimlerin bir listesini içeren bir belgedir. Ürün yöneticilerinin belirlediği ve tüm ekibin takip ettiği bir rotadır. Bunlar, Google Slaytlar tarafından oluşturulan dokümantasyon içinde gömülü PowerPoint sunumları ile çalışanlarına sunmak üzere Docsie'de hazırlanabilir. Docsie, entegrasyon yeteneklerimiz aracılığıyla Google slaytlarla entegrasyona izin verir. Docsie'nin entegrasyon yetenekleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için buraya tıklayın
Tasarım ve prototiplere ilişkin dokümantasyon
Bir plan olmadan sıfırdan bir şey yaratmak oldukça zordur. Bu durum ürün tasarımı için de geçerlidir. Temel konsept önemli olsa da, geliştirme sürecinde ortaya çıkabilecek yüzlerce varyant vardır. Sonuç olarak, ürün yöneticileri, ürünün tasarımında yapılan tüm değişikliklerin ve revizyonların kaydını tutan bir belge tutmalıdır.
Ürün prototipleme söz konusu olduğunda, ürün yöneticileri mühendislerden veya tasarımcılardan çok farklı bir deneyime sahiptir. Ürün yöneticileri, net hedefler belirleyerek ve ekibin izleyeceği bir yol haritası ortaya koyarak prototip oluşturmanın tonunu belirler.
Bir ürün yöneticisinin neden bir uygulama prototipi dokümantasyonu hazırlaması gerektiğini merak ediyorsanız, bunu yapmanın aşağıdaki faydalarını göz önünde bulundurun:
-
Yanlış anlaşılma potansiyeli tamamen ortadan kaldırılmıştır.
-
İterasyonlar hızlı bir şekilde tamamlanır
-
Sürecin başlarında, kavramlar için gerekçe sağlamak önemlidir
-
Teknik geri bildirim kalitesinde iyileştirmeler
Bu nedenle ve daha fazla prototipleme dokümantasyonu gereklidir.
Kullanıcının yolculuğunu ve hikayelerini açıklayan dokümantasyon
Herhangi bir uygulama veya platformun geliştirilmesinde kullanıcı hikayeleri ve müşteri yolculuğu haritaları birbiriyle bağlantılı olarak kullanılması gereken iki kritik araçtır. Ürün yöneticileri, her detayın kaydedilmesini ve güvende tutulmasını sağlamak amacıyla bu iki pozisyon için dokümantasyon geliştirir ve sürdürür.
Bir kullanıcı anlatımı belgesi oluştururken, bir kullanıcının belirli bir ürünü kullanmak istemesinin birçok nedenini düşünmek önemlidir. Ürün yöneticileri, hatalar ve özellik talepleri de dahil olmak üzere, bir kullanıcının platformun bir özelliği ile etkileşime girmesine yol açabilecek akla gelebilecek her tetikleyiciyi kaydeder. Bu durumda bir kullanıcı yolculuğu mikroskobik düzeyde ele alınabilir.
Buna karşılık kullanıcı yolculuğu, satın alma veya indirme noktasından ürünün özelliklerinin kullanım noktasına kadar tüm kullanıcı deneyiminin haritasını çıkaran bir belgedir. Bu, ürün yöneticilerinin ürünü ekiplerine ve diğer ilgili taraflara (örneğin paydaşlar) daha fazla açıklamalarına ve ürünün kendisine olan güvenlerini tesis etmelerine yardımcı olur. Ayrıca bu bilgiler, reklam kampanyaları için pazarlama kaynağı olarak veya bir ürünün kullanım durumunu potansiyel müşterilere açıklamak için kullanılabilir.
Sürüm notlarını ve kapsamını açıklayan dokümantasyon
Yayın Notları, adından da anlaşılacağı üzere, yeni platformların veya SaaS ürünlerinin yayınlanmasıyla birlikte gönderilen dokümantasyonlardır. Kullanıcıları yeni standartlar hakkında bilgilendirmek, hangi sorunların çözüldüğünü belirlemek ve güncelleme tamamlandığında uygulamayı pazarlamak için ürün yöneticileri bu belgeleri bir araya getirir. SaaS ürünleri birbirlerinden büyük ölçüde farklılık gösterdiğinden, hiçbir dokümantasyon tamamen aynı değildir.
Kapsam notları bazen belirli çevrelerde İş Kapsamı belgeleri olarak da adlandırılır. Yöneticiler bu aracı, bir uygulamanın ya da yazılım parçasının içerdiği özelliklerin genişliğini tanımlamak için kullanır. Bu özelliklerin neleri mümkün kılacağı vb.
Dahili Kılavuzlar ve Sıkça Sorulan Sorular
Tüm ürün geliştirme süreci boyunca paydaşları bilgilendirmek için gizli dahili SIKÇA SORULAN SORULAR üretmek gerekir. Bu SSS'lerin yazılma şekli gerçekten basittir. Güçlü bir kullanıcı deneyimi bileşenine sahip bir ürünün tel kafesleri veya bölünmüş tel kafes dokümantasyonuna bir bağlantı bu klasörde bulunabilir.
Geliştirme sürecinde işlerin nasıl yürüdüğüne dair tüm bilgiler bu dahili kılavuzların içinde yer alır. Verilerin üyeler arasında sorunsuz bir şekilde aktarılmasını sağlayacak şekilde kaydedilmesini sağlamanın yanı sıra, satış, pazarlama, müşteri desteği ve müşterilere yardımcı olacak diğer benzer pozisyonlar gibi dışa dönük işler için de bir referans görevi görür.
Müşteriye Yönelik Kullanıcı Kılavuzları ve Ürün Dokümantasyonu
Bilmeyenler için, müşteriye yönelik kılavuz geleneksel anlamda bir kullanım kılavuzu belgesidir. Yeni oluşturulan SaaS ürününün nasıl kullanılacağına ilişkin talimatlar sağlayacak olan bu belgeyi hazırlamak ürün yöneticilerinin sorumluluğundadır.
Bu yapılmazsa kullanıcılar, en azından başlangıç aşamalarında, akışı kendi başlarına çözene kadar ürünün nasıl çalıştırılacağı konusunda kendilerini bir kafa karışıklığı içinde bulabilirler. Sonuç olarak, bu belgenin neden bu kadar önemli olduğu ve sektördeki ürün yöneticileri tarafından en sık kullanılan veya geliştirilen belgelerden biri olduğu oldukça açık olmalıdır.
Sonuçlar:
Kısaca belirtmek gerekirse, aşağıdaki belgeler, yetkin ürün yöneticilerinin etkin bir ürün yönetimi sürecinin takip edilmesini sağlamak için güvendikleri ilk on belgedir.
Bu dokümantasyonlar sayesinde, görevlerle ilgili bilgileri çeşitli kağıtlara ayırdıkları için herhangi bir yanlış anlaşılma veya anlaşmazlık olması imkansızdır. Her aşamada titizlikle belgelendirilmiş, son derece yapılandırılmış ve sorunsuz bir geliştirme süreci üretir.
Docsie tüm bu dokümantasyonların oluşturulmasına nasıl yardımcı olabilir?
Docsie, dokümantasyon söz konusu olduğunda ürün yöneticilerinin en iyi arkadaşı olan sağlam bir platformdur. Docsie, sofistike bir versiyonlama sistemi, kullanımı kolay editör ve ürün yöneticilerinin sağlam ve dinamik çevrimiçi dokümantasyon oluşturmasına yardımcı olan diğer çeşitli şaşırtıcı özelliklerle çeşitli dillere çevrilebilen dokümantasyon oluşturma, yönetme ve yayınlama konusunda uzmanlaşmıştır.