2022'de bir iş mi yürütüyorsunuz? En değerli varlığınız nedir? Bilgi, bir işletmeyi yönetirken en yararlı varlıklardan biridir. Şirket sahipleri ve hissedarlar ihtiyatlı iş kararları almak için verilere güvenirler.
Pazarlama departmanı, ürünün başarı potansiyelini değerlendirmek için bilgiye dayanır. Pazarlamacılar da aynı bilgileri amaçladıkları hedeflere ulaşmak için kullanırlar. En önemlisi, ticaret ve işlem belgeleri oluşturmak için tüm iş bilgilerinize tek bir yerde ihtiyacınız vardır.
Bu durumda, bilgi güvenliğini ve çalışanların işbirliği için çoklu erişimi garanti eden yenilikçi bir dokümantasyon platformu istersiniz. Dahili yazılım belgelerinizi yönetmek için ](https://www.docsie.io/)Docsie gibi güvenilir[bir sistemden yararlanabilirsiniz.
İşletmenizde yazılım dokümantasyonunu sürdürmek için bir dokümantasyon platformu kullanmanın 5 temel faydasını keşfederken okumaya devam edin.
- Gelişmiş Güvenlik
Çevrimiçi bir işletme olarak, öncelikli endişeniz bilgilerinizin güvenliği ve müşteri verileri olmalıdır. Güvenlik, özellikle siber güvensizliğin arttığı pandemi döneminde, birçok kuruluşun başa çıkması gereken büyük bir zorluktur. Herkes tarafından kolayca erişilebildiği için manuel dokümantasyona güveniyorsanız durum daha da kötü olabilir. Hassas bilgiler yanlış kişilerin eline geçebilir ve sonunda bu bilgiler rakiplere sızdırılabilir.
Kaynak: https://pixabay.com/photos/subscribe-registration-signup-3534409/
Yazılım belgelerinizi korumak için güçlü bir dokümantasyon platformu edinmek, su geçirmez güvenliği garanti eder. Yazılım dokümantasyon platformlarının dijital bir izi vardır ve yetkisiz erişimi kolayca takip edebilirsiniz. Erişim ister içeriden ister dışarıdan olsun, erişim zamanı da dahil olmak üzere editörün bilgilerini alabilirsiniz. Böylece, harici bir saldırı mı yoksa dürüst olmayan bir çalışan mı olduğunu hızlı bir şekilde anlayabilirsiniz.
En önemlisi, belirli belgelere erişebilecek kişileri pozisyon ve yetkiye göre düzenleyebilirsiniz. Bu, çalışanları kendi departmanlarında yönetmeyi kolaylaştırır.
- Geliştirilmiş, Otomatikleştirilmiş İş Akışı
Her işletme rutin olarak çeşitli belgeler hazırlar ve derler. Ay sonunda, dönemin işlerini uzlaştırma zamanı geldiğinde, her departman belgelerin kopyalarına ihtiyaç duyacaktır. Zaman ve kaynak israfına yol açmadan kopyaları yeniden oluşturmak oldukça zor olabilir.
Dahası, insanlar uzun süreler boyunca tekrarlayan işler yapmaktan yorulurlar. Zamanınızın tükenmesinin yanı sıra, muhtemelen dağınık dosyalara sahip olursunuz.
Güvenilir bir yazılım dokümantasyon platformu, hem iç hem de dış departmanlara kusursuz iletişim hatları sağlar. Belgeleri oluştururken kolayca sınıflandırabilirsiniz. Böylece, [işletme maliyetlerinden tasarruf etmek] için daha hızlı ve kolaylaştırılmış iş süreçleri geliştirirsiniz (https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2020/03/25/15-smart-ways-you-can-save-money-as-a-new-business/). Bu, yetersiz veri nedeniyle gelir kaybetmenizi de önleyebilir.
Kaynak: https://pixabay.com/photos/devops-business-process-improvement-3155972/
- Gelişmiş Yedekleme ve Kurtarma
İşletmeniz için isteyeceğiniz son şey veri kaybetmektir. Yeni bir başlangıç gibi olacak çünkü yeni bir müşteri veritabanı oluşturmanız gerekecek. Banka bilgileri gibi hayati bilgiler kötü adamların eline geçerse servetinizi de kaybedebilirsiniz.
Unutmamak gerekir ki, işinizi sıfırdan kuran tüm verileri kaybederseniz uygun bir rekabet ortamı yaşayamazsınız. Özellikle de şirket on yıldan daha eskiyse, bir daha asla eskisi gibi olmayacaktır.
Yenilikçi yazılım dokümantasyon platformu yedekleme ve kurtarma sürecinizi geliştirir. Örneğin dahili bir teknik aksaklık nedeniyle tüm verileri kaybederseniz, bir saatten kısa bir süre içinde aynı verileri geri alabilirsiniz. Platform, birincil yedekleme sisteminizin tehlikeye girmesi durumunda da yardımcı olur. Herhangi bir fidye ödemeden verileri kolayca geri yükleyebilirsiniz.
- Daha Kolay Geri Alma
Ortalama bir çevrimiçi tüketici, markanızın iş günlerinde sorunlarını yaklaşık üç saat içinde çözmesini bekleyecektir. Aksi takdirde, markanın sosyal medya mesajlarının her yerinde şikayetler alırsınız. En son isteyeceğiniz şey düzenli müşterileri kaybetmek ve potansiyel müşterileri korkutup kaçırmaktır. Ayrıca, daha iyi kâr marjları için müşteri hizmetleri maliyetlerini mümkün olduğunca azaltmak istersiniz.
Gelişmiş](https://www.businessnewsdaily.com/8026-choosing-a-document-management-system.html)yazılım dokümantasyon platformu edinmek, dosyaları saniyeler içinde kolayca alabileceğiniz anlamına gelir. Kelimeye, cümleye veya müşterinin kimlik bilgilerine göre arama gibi erişim ipuçlarından yararlanabilirsiniz. Daha büyük iş dosyaları için, bunları dizine göre düzenleyebilir, böylece daha kolay numara referansı sağlayabilirsiniz.
- Sürüm Kontrolü
İşletmeler, gizli ve kamuya açık olanlar da dahil olmak üzere çeşitli belge türlerini işler. Bazı belgeler yalnızca belirli bir departmanın girdisini gerektirir, ancak yine de diğer çalışanların erişmesi gerekebilir.
Örneğin, üç aylık ve yıllık raporlar gibi bazı finans belgeleri yalnızca muhasebe departmanının girdisine sahip olmalıdır. Öyle olsa bile, çalışanlar ve hissedarlar da şirketin büyümesini ve taahhütlerinin karşılığını alıp almadıklarını görmek için bu belgelere erişmelidir.
Modern yazılım dokümantasyon platformları, dosyaları farklı sürümlerde paylaşmanıza olanak tanır. Örneğin, hassas muhasebe belgeleri için "salt okunur" bir sürüm yeterli olacaktır. Bu tür özelleştirilmiş belgeleri paylaşma sürecini de otomatikleştirebilirsiniz.
Alt Çizgi
Gelişmiş yazılımlar kullanarak belge yönetimini otomatikleştirmek, işletmenizin başarısı için kaçınılmazdır. Operasyon maliyetlerini düşürmenin yanı sıra, işletmenin sürekli varlığını garanti eder. Güvenilir veri yedekleme ve geri alma süreçlerinin keyfini çıkaracaksınız. Modern iş uygulamalarında neleri kaçırdığınızı öğrenmek için Docsie gibi saygın yazılım dokümantasyon platformlarıyla İletişime geçin.