Ekibinizle birlikte ürün dokümantasyonunu tamamlarken işbirliği çok önemlidir. Üretim ekibinizle birlikte doğru şeyleri doğru şekilde yazmak hayati önem taşır ve işbirliği yapmak için doğru araçlara sahip olmak çok önemlidir!
Her ne kadar "işbirliği" terimi iş dünyasında bir klişe haline gelmiş olsa da, bu bir klişe olmaktan çok uzaktır. İşyerinde işbirliği üretken ekiplere yol açar ve bu özellikle yüksek kaliteli ürün dokümantasyonu üretmek için geçerlidir!
İşbirliği, bir ürün dokümantasyon ekibindeki ürün müdürü, ürün sahibi, teknik yazarlar, tasarımcılar, geliştiriciler, pazarlamacılar ve çok yönlü bir ürün dokümantasyon ekibi oluşturan diğer yönler gibi bir grup insan, müşterilerinin okumaktan hoşlanacağı harika ve gösterişli ürün dokümantasyonu üretmek olan ortak bir hedefe ulaşmak için bilgi ve becerilerini paylaşmak üzere güçlerini birleştirdiğinde ortaya çıkar.
Bununla yüzleşelim! Ürün belgeleri, kullanıcı kılavuzları, kullanım kılavuzları oluşturmanız veya sayfanızda herhangi bir bilgi portalı göstermeniz gerekip gerekmediğine bakılmaksızın, tüm parçaların doğru şekilde birbirine bağlandığından emin olmak için işbirliği şarttır. Bu nedenle şirketin ürün dokümantasyonu sonucu, başkalarıyla işbirliği yapma becerinizden büyük ölçüde etkilenir.
Ürün dokümantasyonunun geliştirilmesinde ekip çalışması ve işbirliğinin bu kadar kritik olmasının yedi nedenine bakalım.
Ürün dokümantasyonunun oluşturulmasında işbirliği neden gerekli ve faydalıdır?
Yeni iletişim yolları yaratır.
Bir ürün yönetimi departmanının farklı sektörlerinden yeni kişilerle ve şirketinizdeki diğer departmanlarla çalışmak, aksi takdirde kapanacak olan yolları açar. Etkileşim kurmanın ve bilgi alışverişinde bulunmanın yenilikçi yollarını bulmak, müşterilerinizin anlayacağı ve kavrayacağı faydalı ürün belgeleri üretmede bir şirketin başarısı için kritik öneme sahiptir. Müşterileriniz için faydalı ürün dokümantasyonu bilgisi geliştirmeye yardımcı olmak amacıyla şirketin çeşitli yönleriyle işbirliği yaparak farklı bilgi ve girdi kaynakları bir araya getirilebilir. Bu nedenle, mümkün olan her durumda departmanlar arasında bağlar oluşturmak için işbirliğinden yararlanılmalıdır.
Mark Sanborn'a göre, "Ekip çalışmasında sessizlik altın değil, ölümcüldür." Bu nedenle, farklı departmanlarınızın iletişim kurması için daha birleşik, açık bir çalışma ortamı yaratmak herkese fayda sağlar. Dahası, herkesi birbirine biraz daha yaklaştırır ve kuruluşunuzun nihai hedefini netleştirir ve harika ürün belgelerinin üretilmesine yardımcı olur.
İşbirliği daha verimli çalışmamızı sağlar.
Kendi başınıza çalışmanın birçok faydası vardır, ancak ürün dokümantasyonu projeleri söz konusu olduğunda, çeşitli departmanlardan bilgi eksikliği oldukça zararlı olabilir. Dikkatimiz dağılırsa ne kadar zaman kaybedeceğimizi veya sıkı bir teslim tarihine yetişmek için zamanında nasıl bir ekip kuracağımızı düşünmeden sadece tek bir işe konsantre olabiliriz. Eğer elimizdeki iş bağımsızlık gerektiriyorsa, o zaman devam edin. Ancak, ürün dokümantasyonu söz konusu olduğunda, özellikle farklı departmanlardan farklı konseptler bir araya gelerek cilalı ürün dokümantasyonu oluşturduğunda, iki veya daha fazla kafa bir kafadan daha iyidir.
Bir Stanford araştırma makalesi, işbirliği yapılan bir ortamda çalışma algısının bile genel üretkenliği ve performansı artırabileceğini keşfetti. Forbesayrıca bu çalışmada şunu da belirtmiştir: "Araştırmaya katılan ve işbirliği içinde hareket etmeye teşvik edilen katılımcılar, tek başına çalışan akranlarına kıyasla görevlerinde %64 daha uzun süre kaldılar ve aynı zamanda daha yüksek katılım düzeyleri, daha düşük yorgunluk seviyeleri ve daha yüksek başarı oranı bildirdiler."
Öte yandan işbirliği, ürün dokümantasyonu oluşturmak için daha etkilidir. Parlak ürün dokümanları oluşturmak için fikirleri ve kavramları bir araya getirirken yardıma ihtiyaç duyacağımızı kendimize itiraf etmeye hazır olmalıyız. Bu, işbirliğine dayalı bir çaba olmalıdır. İşte bu noktada ekip çalışması devreye girer. Çok sayıda ürün dokümantasyonu ve/veya kullanıcı kılavuzundan oluşan büyük bir iş yükünün bölünmesine yardımcı olur, müşterilerinizin anlayacağı anlaşılır ve çekici ürün dokümantasyonu oluşturmak için yenilikçi çözümlerin geliştirilmesi büyük resmin sonucudur.
Müşterilerinin severek okuyacağı harika ürün belgeleri oluşturmak için işbirliğini temel değerlerinden biri olarak gören bir kuruluş, kaçınılmaz olarak bu çalışma şeklini yaygınlaştıracak ve daha verimli (ve çekici) bir ürün belgesi iş akışı sağlayacaktır.
Yüksek oranda elde tutma oranına sahip ürün dokümantasyonu için işbirliği
İşbirliği, potansiyel ve mevcut çalışanlara hitap eder çünkü daha açık, bağlantılı ve bağlı bir iş yeri için zemin hazırlar - belki de duvarlarla çevrili ve izole edilmiş işletmelerden bile daha fazla. Çalışanlarınız işbirliğine öncelik veren bir ortama değer verecek ve başka bir yerde iş aramalarını engellemek için uzun bir yol kat edeceklerdir.
Ayrıca, iyi görünen, bilgilendirici ve müşterinin şirketin ürünleri hakkında öğrenmeye çalıştığı şeylere uyan kaliteli ürün belgeleri üretmek söz konusu olduğunda, şirketin çeşitli yönlerinin bu tür bir bilgi portalı oluşturmak için bilgilerini girmesi çok önemlidir. Pazarlama, şirkete ne tür müşterilerin ilgi gösterdiğini, dünyanın hangi bölgesinde olduklarını ve analiz ve istatistiklerinden elde ettikleri diğer veriler hakkında konuşabilir. Müşterileri için ürün dokümantasyonu geliştiren ürün yöneticileri en çok işbirliğine dayalı yollara ihtiyaç duyar. Dördüncü mühendislik ürünü, ürünün pazarlama ve satışı ve müşterilerden gelen geri bildirimler hakkında bilgi sahibi olmaları gerekir. Başarılı dokümantasyon oluşturmak için, ürünlerin nasıl çalıştığını, ne tür müşterilerin ürünlerine uygun olduğunu bilmek için bu ekipler ve departmanlarla işbirliği yapmaları ve tüm bu bilgileri teknik yazı ekiplerini, tasarım ekiplerini ve teknoloji ekiplerini etkili ürün dokümantasyonu oluşturmak, üretmek, yönetmek ve yayınlamak için yönlendirmeye yardımcı olmak için kullanmaları gerekir.
İnsanlar, özellikle de müşteri ve müvekkilleri için cazip ve kapsamlı ürün dokümantasyonu üretme sürecinde bağlantılar kurmaya değer verirler. Hepimiz güvenebileceğimiz, bakış açılarımızı anlayıp saygı duyan ve başkalarıyla, özellikle de farklı geçmişlere ve uzmanlık alanlarına sahip olanlarla etkili bir şekilde işbirliği yapan kişilerle çalışmak isteriz. Basitçe, işbirliği bunun gerçekleşmesini sağlar.
İşbirliği şirketinizin moralini yükseltir.
Ekipler ve departmanlar arasında bağlantılar kuruldukça insanlar doğal olarak birbirlerine daha fazla güvenecek ve bu da bir bütün olarak işletmenin ruh halini giderek yükseltecektir. Sonuçta, bir kuruluşta güven eksikliği, kötü sinerji ve düşük moral varsa, o kuruluş başarısız olacaktır. Ekibiniz veya departmanınız dışındaki insanlarla düzenli olarak çalışmak, güven tesis etmenin en etkili yöntemlerinden biridir.
Bu aynı zamanda tersine de işler: Şirketinizin morali ne kadar iyiyse, çalışanlarınızın farklı bölümlerden meslektaşlarıyla çalışma konusunda kendilerini rahat hissetme olasılığı o kadar yüksektir. Bu durum, giderek daha açık ve katılımcı iş yerleri arayan yüksek performanslı çalışanlar için de caziptir.
İşbirliği yapmak için faydalı yöntemler oluşturun; ekipleriniz yalnızca üretken olmakla kalmayacak, aynı zamanda kuruluşunuzla çalışmaktan gurur ve keyif duyacaklardır.
İşbirliği problem çözmede bize yardımcı olur.
Tıkandığınızda ne yaparsınız? Ürün dokümantasyonu projenizde önemli ilerleme kaydettiğinizi, ancak aşmak için tüm girişimlere meydan okuyan bir duvara çarptığınızı varsayalım. Fikirleriniz tükendi, geliştirme durma noktasına geldi ve ürün dokümantasyonunuzun tamamlanması için son tarihiniz hızla yaklaşıyor. Teslim mi olacaksınız?
Hayır, elbette değil; yardım ister veya farklı bir bakış açısı ararsınız. Ekibinizle bir beyin fırtınası/beyaz tahta oturumu yapabilir veya bir iş arkadaşınızdan geri bildirim isteyebilirsiniz. Başka bir deyişle, elinizdeki zorluğu ele almak için ürün yönetimi ekibinizle birlikte çalışırsınız. Durdurulan ürün dokümantasyonu projeleri, ekibiniz bilgi, beceri ve uzmanlıklarını birleştirdiğinde, ardından zorlukları ortaya çıkardığında ve potansiyel çözümleri tartıştığında yeniden ilerlemeye başlayacaktır.
ADP tarafından yapılan bir araştırma çalışmasına göre, en kaliteli katılım, çok sayıda işbirliği ve yeni sorunlara maruz kalma olasılığı olan ekiplerde gerçekleşmektedir.
Öte yandan, işbirliği son çare olmak zorunda değildir. İşbirliği, ürün yönetimi ekibinizin faaliyetlerine dahil edilmelidir. Başından itibaren bir projede ne kadar çok göz olursa, sorunları tespit etmek (ve etkili bir şekilde çözmek) o kadar kolay olur.
İşbirliği, bireylerin birbirlerinden öğrenmelerini sağlar
Bu çok önemli! Özellikle ürün dokümantasyonunun oluşturulması ve geliştirilmesi için.
Masaya çeşitli beceri setleri ve geçmişler getiren insanlarla işbirliği içinde çalışmanın en güzel yönlerinden biri, birbirlerinin deneyimlerinden ve çeşitli departmanlarından topladıkları bilgilerden öğrenme fırsatıdır. Ekip üyeleriyle ve hatta farklı ekiplerle işbirliği yapmak, müşterilerinizin anlayacağı ve okumaktan keyif alacağı ürün belgeleri üretmek için bir öğrenme fırsatı olarak görülmelidir, bu nedenle bunu değerlendirin.
Bu, görüş ve fikirleri talep etmeyi, bilgi alışverişinde bulunmayı, ortaklarınızın projenin kendi kısımlarına nasıl yaklaştıklarını öğrenmeyi ve nasıl çalıştıklarını daha iyi anlamayı gerektirir. Meslektaşlardan öğrenmek sadece işbirliğinin bir faydası değildir; aynı zamanda öğrenme ve gelişim odaklı bir işyeri kültürü yaratmanın da ilk adımıdır.
İşbirliği yapan ekipler sadece birbirlerinden bir şeyler öğrenmekle kalmazlar -hataları, başarıları, başarısızlıkları, süreçleri vb. aynı zamanda diğer ekibin bakış açısını daha iyi bilirler. Onların sorunlarını, önceliklerini ve hatta nasıl düşündüklerini duyarsınız. Bu da gelecekte birlikte çalıştığınızda inanılmaz derecede faydalı olacaktır.
Bazı Düşünceler:
Güzel ve gösterişli kullanıcı kılavuzları, ürün belgeleri ve her türden bilgi portalları oluşturmak ve geliştirmek için birlikte çalışması gereken birçok yönü ve ekibi olan bir ekip olarak çalışmak son derece önemlidir.
İntranet gibi birçok işbirlikçi teknoloji bunu yapar. Şirketinizi tüm departmanların birbiriyle bağlantı kurabileceği ve haber güncellemeleri, duyurular, etkinlikler ve tartışma kanalları aracılığıyla diğer ekiplerin neler üzerinde çalıştığını takip edebileceği şekilde açmayı amaçlarlar. Peki ya ürün dokümantasyonu oluşturmaya yönelik özel araçlar?
Ekibinizin etkili bir şekilde işbirliği yapmasına olanak tanıyan bulut tabanlı bir dokümantasyon oluşturma platformuna sahip olmak çok önemlidir. Zoom](https://zoom.us/) ve diğer sanal video teknolojilerini kullanmak, uzaktaki ekiplerle bağlantıda kalmak ve ürün dokümantasyonu yazarken ortaya çıkan değişiklikleri veya sorunları görüntülemek için harika bir yoldur.
Ayrıca Slack veya Matermost gibi bir arayüz, bir sohbet ortamında bağlantı kurmanın harika bir yoludur, ayrıca öğeleri farklı ekiplerle işbirliği yapmak için harika olan organize sohbetlere sürükleyip bırakmaya da izin verir.
İşte bu nedenle Docsie, ürün dokümantasyon ekiplerinizle işbirliği yapmanıza ve çeşitli görevler atamanıza yardımcı olacak kullanışlı özellikler üretti!
Başarılı Ürün Dokümantasyon Ekipleri ve İşbirliğinin Temel Kavramları
Dünya, ürün dokümantasyonu üzerinde çalışma şeklimizi yeniliyor. Özellikle de nasıl işbirliği yaptığımız konusunda.
Kuruluşlar daha küresel ve karmaşık hale geldikçe iş gücünün çoğunluğu giderek daha fazla ekip temelli hale gelmiştir. Harvard Business Review](https://hbr.org/2016/01/collaborative-overload) dergisinde yayınlanan araştırmaya göre, son yirmi yılda yöneticilerin ve çalışanların işbirliğine dayalı faaliyetlerde harcadıkları zaman yüzde 50 veya daha fazla artmıştır. Bu, şirketin çeşitli yönleriyle iletişimin tutarlı bir temelde gerçekleştiği anlamına gelir.
Buna ek olarak, ürün dokümantasyon ekipleri her zamankinden daha büyük, daha çeşitli, dağınık ve daha uzmanlaşmış durumdadır. Bu ürün dokümantasyon ekipleri, birçok modern işletmenin karşılaştığı zorlu zorlukları çözmede oldukça verimli olsalar da, bazıları hala etkili işbirliği stratejileri uygulamada sorun yaşıyor.
Peki, günümüzde çalışanlar verimli işyeri işbirliğini engelleyen yaygın iş yapıları ve dinamiklerini müzakere ederken nasıl etkili bir şekilde iletişim kurabilir? İşbirliğinin ne olduğu ve ürün dokümantasyonu geliştirme ekiplerinde verimliliği artırmak için nasıl etkili bir şekilde uygulandığı hakkında konuşarak başlayalım.
Ürün dokümantasyonunun geliştirilmesinde etkili ekip çalışması neleri gerektirir?
İşbirliği, iki veya daha fazla kişinin bir şey geliştirmek veya yaratmak için birlikte çalışması olarak tanımlanır. Bu, özellikle bu amaç için tasarlanmış çok sayıda iletişim teknolojisi ve bulut tabanlı uygulama sayesinde yüz yüze veya elektronik olarak gerçekleşebilir.
Başarılı bir ürün dokümantasyonu geliştirme ekibi geliştirmek ve sürdürmek için birçok farklı yöntem olsa da, en başarılı olanların genellikle birkaç temel özelliği vardır. Çalışanların görüldüklerini, duyulduklarını ve kendilerini ve fikirlerini ifade etmekte özgür olduklarını hissettikleri bir ortamdır. Toplantılar ve çalışma oturumları onlar tarafından verimli bir şekilde yürütülür. Standartlaştırılmış sistemleri ve işbirliğine dayalı prosedürleri uygulamaya koymuşlardır. Ekipleri birbirleriyle etkili iletişim kurmanın öneminin farkında. Ayrıca, teknik ekipler ve teknik yazarlar ile ürün yöneticileri, ürünleri için kullanıcı kılavuzlarının yanı sıra ürünler üzerine yazılan ürün belgelerini görmek ve izlemek için etkili bir yere sahiptir.
Görev atama ve görevleri sabitleme ve hangi görevlerin yapılması gerektiğini yönetimsel bir şekilde görme yeteneği, ürün dokümantasyonunun son teslim tarihlerinin tamamlanmasına ve tamamlanmayı teşvik etmeye yardımcı olmak için rollerin ayrılmasına büyük bir destek sağlar.
En önemlisi, bu firmaların yönetimi, etkili, kapsamlı ve gösterişli ürün dokümantasyonu geliştirmek için etkin işyeri işbirliğinin sadece çalışanlarına değil, aynı zamanda ürünlerinin kullanım durumunu ve nasıl kullanılacağını daha iyi anlayacak olan müşterilerine de fayda sağladığının farkındadır.
İşbirliğinin avantajlarını keşfedelim.
Ekibinizin ofiste birlikte verimli bir şekilde çalıştığından emin olmak zahmetsiz bir iş gibi görünebilir.
Yine de, farklı geçmişlere sahip bireyleri ve kuruluşunuzun büyüklüğüne ve yapısına bağlı olarak farklı zaman dilimlerini ortak bir hedef doğrultusunda çalışmak üzere bir araya getirmek kolay bir iş değildir. Ancak, iyi bir işyeri iletişimi ve işbirliğinin faydaları dezavantajlarından çok daha fazladır.
Ekipler, ürün belgelerinin etkin bir şekilde oluşturulmasına daha fazla güç katar.
Dünyanın en iyi ürünlerinden bazılarının ortak noktası nedir? Müşterilerini ürünlerinin etkinliği konusunda eğitmek için etkili bir ürün dokümantasyon ekibi kurmak için çaba sarf ederler. Bir şirketin ürünü ister somut olmayan bir SaaS yazılımı ister somut bir ürün olsun, ekibinin ortak bir hedef doğrultusunda çalışması sadece ekip üyelerine güçlü bir amaç duygusu aşılamakla kalmaz, aynı zamanda birbirlerinin beceri boşluklarını doldurmalarına ve herkesin güçlü yönlerine oynamak için görevleri bölmelerine olanak tanır. Bu, ürün dokümantasyonu için neden önemlidir? Ürün dokümantasyonunun pek çok yönü vardır. Teknik yönleri vardır; tasarımın yanı sıra dilbilimsel yönleri de vardır. Teknik ekibi, ürün müdürü ve ürün sahibi tarafından yönetilen tasarım ekibi ve teknik yazarlarla bir araya getirdiğinizde, hesaba katılması gereken bir güce sahip olursunuz ve harika ürün belgeleri oluşturabilirler.
İş birliği yapılan ürün dokümantasyon ekipleri daha becerikli ve bilgilidir.
İyi işbirliği yapan ekipler birbirlerinden yeni beceriler edinme şansına sahip olurlar, bu da onların tüm kişisel ve profesyonel gelişimlerinde ilerlemelerine yardımcı olur. İşbirliği yapma eylemi bireyleri daha eleştirel düşünmeye, kendilerini daha açık bir şekilde ifade etmeye ve yetenekleri hakkında daha fazla bilgi edinmeye zorlar; tüm bunlar öz farkındalığın gelişmesine, güçlü ve eksik yönlerinin daha iyi bilinmesine ve satılan ürünlere ilişkin anlayışlarının artmasına yardımcı olabilir.
Farklı kültürel görüşlerin bir karışımına sahip ürün dokümantasyon ekibi üyelerinin başarıya ulaşma olasılığı daha yüksektir. Bunlar arasında çeşitli yerlerde yaşamış ve çeşitli dilleri konuşan kişilerin yanı sıra çalıştıkları ve ürünlerini tanıttıkları bölgede güçlü kökleri olan kişiler de yer alır.
Ürün belgelerini çeşitli dillere çevirmek ve ardından bu dilleri anlayan bir ekibe sahip olmak, yurtdışında yaşayan müşterilerin kalbine daha iyi ulaşmak için belgeleri bu faktörlere göre cilalamanın etkili bir yoludur.
Kaliteli ürün dokümantasyonu üretmek için daha fazla yaratıcılığa ihtiyaç vardır.
Giderek daha fazla sayıda işletme, sorunları keşfetmek ve müşterilerinin okumaktan hoşlanacağı kapsamlı ve çekici ürün belgeleri oluşturmaya yardımcı olacak yeni fikirler üretmek için tüm departmanlardan çalışanları bir araya getiren ekipler kuruyor.
Bu gibi çabalar, kuruluşların çeşitli departmanların ve görüşlerin yeteneklerinden yararlanmasına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda araştırmalar grupların daha hızlı yarattığını, hataları daha çabuk gördüğünü ve sorunlara tek başına çalışan bireylerden daha iyi çözümler bulduğunu göstermektedir.
Daha olumlu bir müşteri deneyimi
Farklı dillerde ve sürümlerde görüntülenebilen iyi cilalanmış ve çok yönlü bir dokümantasyon. Ayrıca, dokümantasyonun tüm teknik yönlerinin metodik bir şekilde basitçe gösterilmesi ve müşteriye çekici bir şekilde sunulması, müşterilerin ürünleri kullanmasını ve kullanım durumlarını anlamasını artıracaktır. Tüm bunlar, etkili ekiplerin müşterilerinin tüm yönleriyle uyumlu ürün dokümantasyonu oluşturması, teknik açıdan sağlam açıklamalar yapması, iyi görüntülenmesi ve farklı dillerde ve farklı kültürlerde ifade edilmesiyle başarılabilir. Bu ancak, bir ürünün üretiminin farklı yönleri ve müşterilerin kullanım durumları hakkındaki fikirlerini iletmek için birlikte iyi çalışan güçlü bir ekip tarafından başarılabilir.
Ürünlerin, özellikle de teknik ürünlerin kullanımını anlayan mutlu müşteriler iyi yorumlar yapacak ve esasen uzun vadede sadık müşteriler haline gelecek ve ağızdan ağıza olumlu deneyimlerini başkalarıyla paylaşacaklardır. Bu da esasen gelir akışını artıracak ve şirket için iyi bir itibar sağlayacaktır.
Etkili işbirliği için 6 erdem
Yukarıda listelenen yetenekler etkili bir şekilde işbirliği yapmanıza ve harika ürün belgeleri oluşturmanıza yardımcı olsa da, başkalarıyla iyi çalışmak yalnızca ne yaptığınızla değil, aynı zamanda sizin ve ekibinizin bunları uygulama süreciyle de ilgilidir. Sizin ve ekibinizin işbirliğine yaklaşımınız dünyadaki tüm farkı yaratabilir. Bir dahaki sefere kendinizi ekibinizle işbirliği yapmanız gereken bir durumda bulduğunuzda, bu idealleri aklınızda tutun.
1. İlk ve en önemlisi, etkinlik
Toplantılar işbirliği için çok iyi telaffuz edilen bir gerekliliktir, toplantılar ekip çalışmasının gerekli bir parçası olmasına rağmen, zaman içinde kötü bir isim almıştır. Nitekim Harvard Business Review, yaptığı araştırmada insanların toplantılara, telefon görüşmelerine ve e-postalara yanıt vermeye tonlarca zaman harcadığını belirtmiştir. Araştırma](https://hbr.org/2016/01/collaborative-overload) şöyle diyor: "İnsanlar toplantılarda, telefonda ve e-postalara yanıt vermek için ne kadar zaman harcıyor? Birçok şirkette bu oran %80 civarında seyrediyor ve çalışanlara kendi başlarına tamamlamaları gereken tüm kritik işler için çok az zaman bırakıyor. "
Ve kim anlamsız görünen bir toplantıda aşırı miktarda zaman harcamamıştır ki? Ekibinizi yüksek performanslı bir üretkenlik makinesine dönüştürmek için çeşitli önlemler alınabilir. Toplantıları gün boyunca öncelik sırasına göre planlamak, toplantıları ayarlamak ve sorunları ortaya çıktıkça ele almak için çok yararlı bir yoldur.
Ayrıca, günlük scrum, herkesin görevlerinin ne olduğunu ve ne gibi sorunlar yaşayabileceklerini ve bir gün önce neleri başardıklarını bilmelerine yardımcı olur. Scrum, tamamlanması gereken görevler için kimsenin birbirinin ayağına basmaması ve herkesin belirli durumların yönetilmesine nasıl yardımcı olunacağı konusunda fikirlerini paylaşması için yararlıdır.
Bir başka yöntem de her toplantının veya telefon konferansının bir gündemi olmasını ve belirli hedeflerin iyi tanımlanmasını sağlamaktır.
Son olarak, tamamlanan her ürün dokümantasyonu projesinin sonunda ürün dokümantasyonu projesine katılan herkese eylem maddeleri atamayı unutmayın. Bu şekilde ekip, bir sonraki ürün dokümantasyonunun geliştirilmesi için üzerinde çalışılması gereken güçlü ve zayıf yönler hakkında konuşabilir, böylece bir sonraki sefer daha sorunsuz çalışır.
2. Açıklık
Bir ekibin tüm üyelerinin başlangıçtan itibaren aynı fikirde olması nadir görülen bir durumdur. Bireylerin doğal olarak kendi öncelikleri ve çıkarları vardır. Bu nedenle, projeyi ileriye taşıyacak ortak bir payda geliştirmek için herkesin hedeflerini ve gündemlerini önceden belirlemek kritik önem taşır.
3. Pozitif Tutum
İşbirliğine dayalı bir çabanın geçmişte başarısız olması, tekrar başarısız olacağı anlamına gelmez. Artık takıntılarınızdan kurtulun ve her grup çalışması senaryosunu açık ve iyimser bir zihniyetle yeni bir başlangıç olarak kucaklayın. Olumsuzluk kadar olumluluk da bulaşıcıdır. Bununla birlikte, pozitiflik büyümeye, ilham vermeye ve iyi çalışma alışkanlıklarını teşvik ederek genel şirket moralini artırmaya yardımcı olur. Pozitif olun ve pozitifliği ödüllendirin!
Elbette hepimizin boş günleri vardır, boş günleri olan üyelere düşünebilmeleri ve boş günlerini bir sonraki toplantı günü için iyi bir güne dönüştürebilmeleri için alan tanınmalıdır. Bu bir kayıp değil, kazançtır! Çünkü bir boş gün, bir boş haftadan daha iyidir. Ve eğer bir boş gün, çalışanın ertesi gün işinin başında olacağı şekilde telafi edilebilirse, bu uzun vadede işe yarayacak ve çalışan ekip için çalışmayı çok daha fazla takdir edecektir.
4. Güveni Teşvik Etmek
Bireyler gerçek yapıcı eleştiri ve geri bildirim verme ve alma konusunda kendilerini güvende hissetmeli, ortak bir amaç tarafından motive edilmeli ve etkileşim için araçlara ve fırsatlara sahip olmalıdır. Bu da ancak çalışanların iş arkadaşlarının ve liderlerinin kendi çıkarlarını gözettiklerine inandıkları güven dolu bir ortamda gerçekleşebilir.
5. İçgörü ve duygusal zeka
Her ekip üyesi kritik bir rol oynar. Bununla birlikte, bir veya daha fazla ekip üyesi kendilerine adil davranılmadığına veya diğer ekip üyelerinin onları yıkmaya çalıştığına inandığında ekip çalışması bozulabilir. İş arkadaşlarınız hakkında ne kadar çok şey öğrenir, nasıl çalıştıklarını ve karşılaştıkları sorunları anlarsanız, başarılı bir şekilde işbirliği yapma olasılığınız da o kadar artar.
6. Üretkenlik
En başarılı kuruluşlar, çalışanların katkılarının grubu nasıl etkilediğine dair net bir bilgiye sahip olmak için bir projenin programına ve görevlerine başvurmalarına olanak tanıyan sistemlere ve süreçlere sahiptir. Bu şekilde, son teslim tarihlerinin kaçırılması ya da birinin üzerine düşeni yapmaması halinde durum derhal ele alınabilir.
Artık iyi bir işbirlikçi ekibin neye benzediğini ve nasıl yapılandırılması gerektiğini bildiğimize göre, inanılmaz işbirlikçi ve etkili bir ürün dokümantasyon ekibini teşvik etmeye yardımcı olacak belirli süreçleri oluşturmaya derinlemesine bir dalış yapalım!
Ürün Dokümantasyonu Oluşturma Ekibi İçin Etkili Bir İşbirliği Oluşturmaya Yönelik 5 Güçlü Süreç
Planlandığı gibi gitmeyen bir ürün dokümantasyonu projesinde çalıştıysanız, iş yerinde işbirliğini teşvik etmenin bazen söylemekten daha kolay olduğunu bilirsiniz. Belki de iş arkadaşlarınız uzaktan çalışıyor ve erişilemiyor. Ya da belki kuruluşunuz aşırı derecede bölümlere ayrılmıştır ve departmanlar bilgi alışverişinde bulunmaya isteksizdir.
Şirketiniz işbirliği konusunda zorluklar yaşıyorsa, yapabileceğiniz en iyi şeylerden biri sosyal becerilerinizi güçlendirmeye odaklanmaktır. Bu beş işbirliği becerisini öğrenmenin ekip çalışmasını çok daha kolay ve başarılı hale getireceğini söylediğimizde bize inanın.
1. Niyeti iletin
İşe veya göreve başlamadan önce hedeflerinizin net olduğundan emin olun. Ekip arkadaşlarınızı faaliyetleriniz hakkında bilgilendirin ve bunları ne zaman tamamlayacağınıza dair makul beklentiler oluşturun ve bunlara uyduğunuzdan emin olun. Bu iyi iş etiği örnekleri, şirketinizde işlerin nasıl yapıldığını gösterecek ve yol gösterecektir. iyi bir örnek olun ve tamamladığınız işleri ve gereksinimlerinizi iletin.
Ayrıca, belirlediğiniz stratejide yaptığınız değişiklikleri de paylaşın. Beklenmedik bir şey olur ve beklenen sonuçları üretemezseniz, bu ayarlamaları ürün dokümantasyonu geliştirme ekibinize açıklayın.
Yine, hepsi bir arada bir iletişim aracına sahip olmanın kullanışlı olduğu yer burasıdır. Ayrıca, ürün dokümantasyon ekibiniz aynı uygulamadan birbirlerini görüntülü arayabiliyor ve anlık mesajlaşabiliyorsa, bir sorun ortaya çıktığında derhal iletişim kurma olasılıkları daha yüksektir:
2. Hedeflerin belirlenmesi
Bir ekip içinde çalışırken, herkesin projenin amacını, vizyonunu ve başarının nasıl ölçüleceğini anlaması kritik önem taşır. Amaç ve hedeflerin belirlenmesi, büyük projelerin yanı sıra küçük projeler için de yapılmalıdır, böylece tüm nesneler son tarihlerle takip edilebilir ve üretkenliği artırmak için optimize edilebilir.
Ayrıca, birisi çok çalışıyorsa ve hedeflere zamanında veya planlanan tarihten önce ulaşıyorsa, sıkı çalışmalarının takdir edilmesi için onu ödüllendirdiğinizden emin olun.
Son teslim tarihlerinin ve hedeflerin oluşturulması ve karşılanmasına ilişkin tüm açılardan şeffaflık, en başından itibaren güveni teşvik eder ve herkesin kendini başarılı olmaya ve benzer bir hedef doğrultusunda çalışmaya adamasını garanti altına almaya yardımcı olur.
3. Dikkatle dinleme
İnsanlarla yakın çalıştığınızda, her bir ekip üyesinin fikirlerine, eleştirilerine ve tavsiyelerine çok dikkat etmeli ve bunları dikkate alarak ve saygı göstererek yanıtlamalısınız. Aktif olarak ve niyetle dinlemenin ardındaki kavram budur.
Ürün dokümantasyonu projesinin nasıl ilerlemesini istediğiniz veya kimin ne yapması gerektiği konusunda kendi görüşleriniz olsa da, yine de iş arkadaşlarınızın bakış açılarını dikkate almalısınız. Sonuca her zaman katılmasanız da, nihayetinde grubun ihtiyaçlarını ve yükümlülüklerini kişisel isteklerinize tercih etmelisiniz.
4. Problem çözme
Zaman zaman durumlar ortaya çıkar ve bireyler hata yapar. Bu meydana gelir. Zorluklar ortaya çıktığında, herhangi bir bireyi eleştirmeden durumu bir grup olarak dikkatlice değerlendirmeye çalışın. Bunun yerine, yanıtları keşfetmek için çabalarınızı işbirliği yaparak harcayın. Bu, ekip üyeleri arasında güvenin gelişmesine katkıda bulunur ve hata yapsalar bile herkesin rahat konuşmasını ve birbirine karşı dürüst olmasını sağlar.
5. Etkili zaman yönetimi
Başkalarıyla işbirliği yapmak sadece kendinize karşı değil, ürün dokümantasyon ekibinizin size güvenen üyelerine karşı da sorumlu olmanızı gerektirir. İşte bu noktada zaman yönetimi becerileri işe yarar. Görevlerinize öncelik vermek ve bunları uygun şekilde planlamak, son teslim tarihlerine uymak ve ekibinizin sizden beklediği işi tamamlamak için kritik önem taşır.
Docsie işbirliği için birçok harika araç sunuyor!
Bu talimatların bir videosunu görmek için buradaki videoyu izleyin:
Docsie'ye giriş yaptığınızda göreceğiniz ilk şey Tartışmalar, dokümantasyon projelerinde yapılan Değişiklikler ve tamamlanan veya tamamlanmak üzere olan görevlere atıfta bulunan Bildirimlerdir.
Bunların proje açısından hangi kişiyle ilgili olduğunu seçebilmeniz için bir geçiş menüsünün yanı sıra:
Bu bilgiler, sizin ve ekibinizin son teslim tarihlerine uymak ve daha özenli ve etkili bir şekilde itiraz etmek için güne başlamanız ve yolda ilerlemeniz için harikadır. Kimin ne yaptığını ve ne yapıldığını bilmenin yanı sıra. Bu şekilde kimse kimsenin ayağına basmayacak ve dokümantasyon geliştirme ekibiniz yüksek üretkenliğini sürdürecektir.
Ayrıca, üst köşedeki sekmeye tıklarsanız ve hesabınıza yönlendiren düğmeye basarsanız:
Sol taraftaki kullanıcı kontrol panelinde:
Çalışma alanı kullanıcılarına erişiminiz olacaktır. Bu, ürün belgelerinizle kimin hangi proje üzerinde çalıştığını ve projeye hangi kapasitede dahil olmalarını istediğinizi kontrol etmenize olanak tanır:
Ayrıca, üzerinde çalıştığınız her ürün belgesine yeni kullanıcılar ekleyebilirsiniz ve bu, ekibinizi oluşturmak ve Docsie'de birlikte harika ürün belgeleri ve kullanıcı kılavuzları oluşturmalarına yardımcı olmak için harikadır.
Her kitapta her şey zaman damgalıdır. Kimin neyi ne zaman yaptığını bilebilirsiniz ve bu şekilde ekibinizle işbirliği yaptığınızda kimin ne yaptığına dair hiçbir soru kalmayacaktır! Tüm bunlar, Kitap panonuzun sağ üst köşesindeki yorum simgesinin yanında görünen saat olan makale revizyon geçmişi özelliğimizde görülebilir.
Bu düğmeye tıkladığınızda, tüm revizyonlar tarayıcının sol köşesinde sunulacak ve zaman damgalı olacaktır:
Ekibinize projelerde neler olup bittiğini bildirmeniz, Docsie Kitaplarınızdaki belirli makaleler hakkında yorum yapmanız veya görev atamanız mı gerekiyor?
Docsie, ekibinizin yorumlar oluşturmasına, görevler atamasına, yapılması gereken görevleri belirlemesine, ekibinizle belirli görevler ve ürün belgelerinin yönleri hakkında iletişim kurmasına olanak tanıyan harika bir çözüme sahiptir ve tüm bunlar Kitap panonuzun sağ üst köşesindeki yayınla seçeneğinin yanındaki yorum simgesine tıklanarak yapılabilir.
Artık müşterilerinizin severek okuyacağı harika ürün belgeleri oluşturmak için süper verimli işbirliği yapan ekiplerle yüksek üretkenliği sürdürmek için ihtiyacınız olan tüm araçlara sahipsiniz.
Docsie ](https://www.docsie.io/) hakkında herhangi bir sorunuz varsa veya platformumuz hakkında geri bildirim paylaşmak istiyorsanız lütfen hello@docsie.io adresinden bizimle iletişime geçin.