İşletmenizde e-postalarda, fiziksel klasörlerde, paylaşılan sürücülerde ve daha fazlasında dağınık halde bulunan tüm değerli bilgileri alıp kolayca erişilebilen tek bir konuma koyabildiğinizi hayal edin. Ardından çalışanlarınızın ve müşterilerinizin tüm bu bilgileri kendi yararlarına kullanmalarına izin verin.
En temel düzeyde bilgi tabanı; depolanabilen, organize edilebilen, aranabilen, değiştirilebilen ve paylaşılabilen, özenle seçilmiş bilgilerden oluşan dijital bir kütüphanedir. Kurumsal altyapı bağlamında bakıldığında, işletmenizin tüm bilgi birikiminin merkez üssüdür ve paydaşlarınızın işletmenizle en sık karşılaştığı veya etkileşime girdiği yollardan biridir.
Günümüz dünyasında verimli bir şekilde çalışmak isteyen işletmelerin bir bilgi tabanına ihtiyaç duyduğuna şüphe yok. Sadece ne tür bir bilgi tabanına ihtiyacınız olduğunu ve bunu nasıl oluşturacağınızı bilmeniz gerekir.
Kurumunuzun Ne Tür Bir Bilgi Tabanına İhtiyacı Var?
Çalışan Bilgi Bankası
Dahili bir bilgi tabanı, kurumsal bilgiyi ve çalışanların kolektif bilgi birikimini birleştirir. Çalışanlarınızın işlerini mümkün olduğunca sorunsuz bir şekilde yapmalarına yardımcı olabilecek bilgilere erişebilmelerini istiyorsanız, bu bir zorunluluktur. İşletmeniz içinde paylaşılması gereken her türlü bilgiyi dahil edebilirsiniz, örneğin:
-
Çalışan el kitabı
-
Ürün kataloğu
-
En iyi uygulamalar
-
İK politikaları
-
Yeni çalışanlar için işe alım eğitimi
Bilgi tabanı aynı zamanda çalışanlarınız arasında işbirliğini teşvik etmeli, onlara soru sorma ve birbirlerine yanıt verme olanağı sağlamalıdır.
Bu neden bu kadar önemli? Çalışanlarının daha üretken ve daha bağlı olmasından fayda sağlamayan hiçbir işletme yoktur.
Müşteri Bilgi Bankası
Müşterilerinizin kendilerine yardım etmesine izin vermelisiniz. Neden mi? Çünkü bunu istiyorlar. Gartner'a göre, müşterilerin %70'i çözüme giden yolculuklarının bir döneminde self servis bir kanal kullanıyor.
Müşterilerin hizmetinizi veya ürününüzü anlamasına ve kullanmasına yardımcı olabilecek her türlü içerik dahil edilmelidir. Bu, aşağıdakileri içerir, ancak bunlarla sınırlı değildir:
-
Nasıl yapılır makaleleri
-
SSS bölümleri
-
Sözlükler
-
Vaka çalışmaları
-
Video eğitimleri
-
Beyaz kağıtlar
Harici veya müşteriye yönelik bir bilgi tabanı, müşterilerinizin hizmetiniz veya ürününüzle ilgili yaşayabileceği her sorunu değil, sadece en yaygın olanları çözecektir. Bu nedenle, müşterilerden aynı soruyu tekrar tekrar almaya başladığınızda, müşterilerinize ve çalışanlarınıza çok zaman kazandırın ve cevabı bilgi tabanına koyun.
**Neden İkisi de Değil?
İşletmenizin en çok bu ikisinin birleşimi olan bir bilgi tabanından faydalanacağını düşünebilirsiniz. Elbette bilgi tabanındaki tüm bilgilerin tüm kullanıcılar tarafından erişilebilir olmasını istemezsiniz.
Örneğin, müşterilerinizin işletmenizin geç kalan çalışanlara yönelik İK politikalarını gerçekten bilmeleri gerekiyor mu? Sadece çalışanlar için yayınlanan bilgiler içinde bile, bazı çalışanların iş unvanları veya çalıştıkları departman nedeniyle bilgi tabanının belirli bölümlerine erişimini sınırlamak gerekebilir. Eğer doğru dokümantasyon platformu ile çalışıyorsanız, bu sorun olmayacaktır çünkü kullanıcı izinleri uygulayarak belirli bilgilere erişimi yönetebileceksiniz.
Bilgi Tabanınızı Oluştururken Dikkat Etmeniz Gereken Faktörler
İşletmenizin ihtiyaç duyduğu bilgi tabanını oluşturmak, sadece bir araya getirip çevrimiçi olarak yayınlayabileceğiniz ve olması gerektiği gibi çalışmasını bekleyebileceğiniz bir şey değildir. Bu işi doğru yapmak için biraz düşünmek, planlamak ve doğru araçları kullanmak gerekir. Bir bilgi tabanı geliştirirken göz önünde bulundurmanız gereken bazı faktörlere bir göz atın.
Bilgi Tabanı ile Çözülebilecek Kurumsal Sorunlar Müşterileriniz aynı soruları tekrar tekrar sorarak çalışan verimliliğini ve müşteri memnuniyeti hedeflerini etkiliyor mu? Çalışanlarınız, ihtiyaç duydukları bilgiyi bulmak için birden fazla yerde arama yapmak zorunda kaldıkları için işlerini yapmakta zorlanıyor mu?
Bilgi Tabanınızın Temel İçerik Unsurları. İşletmenizde tam olarak ne tür içeriklerin dolaştığını, bilgilerin hala doğru olup olmadığını ve hangi bilgilerin eksik olduğunu belirlemek için tam bir içerik denetimi yapmalısınız. Ve unutmayın, içerik ne kadar değerli olursa olsun, en iyi formunda değilse istediğiniz etkiyi yaratmayacaktır.
Konuların ve Makalelerin Organizasyonu ve Yapısı. Bir bilgi tabanı mantıklı bir şekilde yapılandırılmalı ve gezinmesi kolay olacak şekilde tutarlı olmalıdır. Bilgi tabanına gönderdiğiniz bilgilerin [aynı ton ve görsellere] sahip olması için markanıza bakın (https://www.docsie.io/documentation/styling_guide/).
Bilgi Tabanınızın Başarısını Belirlemek için Ölçümler. Bilgi tabanınızın yapması gerekeni yaptığından başka nasıl emin olabilirsiniz? Kullanacağınız ölçütler bilgi tabanının amacına bağlı olarak değişebilir, ancak burada izlemek isteyebileceğiniz bazı örnekler verilmiştir:
-
Arama anahtar kelimeleri de dahil olmak üzere arama etkinliği
-
Tür, derecelendirme, ziyaret ve sayfa görüntülemelerine dayalı içerik performansı
-
Bilgi tabanı üzerinde Müşterilerin gerçek zamanlı eylemleri **
Bilgi Tabanınızı Oluşturmak ve Yönetmek için Doğru Yazılım. Bilgi tabanınızı geliştirmek için kullandığınız dokümantasyon platformu, işletmenizle birlikte ölçeklenebilmelidir. Bilgi tabanınıza istediğiniz özellikleri dahil edecek işlevlere sahip olmalıdır. Docsie]'ye (https://portals.docsie.io/docsie/docsie-documentation/using-docsie/) kısaca bir göz atalım.
Bilgi Tabanınızı Oluşturmak ve Özelleştirmek için Docsie'yi Kullanma
Docsie, dokümantasyon oluşturma, içerik yönetimi ve içerik entegrasyonunu tek bir sorunsuz platformda birleştiren ve bir bilgi tabanı oluşturmanızı ve sürdürmenizi kolaylaştıran dinamik bir dokümantasyon platformudur. Ne kadar kolay olabileceğine bakın:
-
Daha önce işbirliğinin dahili bir bilgi tabanının önemli bir işlevi olması gerektiğinden bahsetmiştik. Docsie, ekipler arasında işbirliğini teşvik etmek ve geliştirmek için editöründe bir yerleşik sohbet işlevi sağlar.
-
Hedef kitleniz küresel ise, bilgi tabanı içeriğinizin [otomatik olarak çevrilmesini] sağlayabilirsiniz (https://www.docsie.io/self-writing-documentation/).
-
Yayınlamak](https://portals.docsie.io/docsie/docsie-documentation/publish-documentation-portal/) işte bu kadar kolay: bilgi tabanı belgelerinizi kurumsal web sitenizde veya uygulamanızda yayınlamak için tek bir kod satırı kullanmanız yeterli. İşte bu kadar. Gerçekten.
-
Kullanıcılarınızın bilgi tabanıyla nasıl etkileşime girdiğini analiz edebilmeniz gerektiğini söylediğimizi hatırlıyor musunuz? Docsie ile, bu etkileşimleri iyileştirmek üzere belgelerinizi geliştirmek için tahmine dayalı dokümantasyon yapay zekasına dayalı içgörüler de alabilirsiniz.
Optimal bir bilgi tabanı oluşturursanız, çalışanlarınız ve müşterileriniz değerli bilgilere sahip olduğunuzu ve bu bilgilere erişimlerinin bir öncelik olduğuna inandığınızı bileceklerdir. Bilgi tabanı işletmenizin yüzlerinden biri olarak hizmet verecektir, bu nedenle çalışmasını sağlamak için çaba göstermeye ve doğru yazılımı kullanmaya değer.