Ürün satan her işletme ilk olarak ürün dokümantasyonunu nasıl oluşturabileceklerini sormalıdır. Dokümantasyonun kendisi paha biçilmez bir araçtır ve işletmelerin hedeflenen bilgiyi müşteri tabanıyla paylaşmasını sağlar. Bir işletme dijital dokümantasyon yoluyla bilgi paylaşımında başarılı olduğunda, müşteri merkezli önemli bir rekabet avantajı elde eder.
İşletmenizin kullandığı mevcut pazarlama veya satış materyallerini göz önünde bulundurun. Bu materyaller otoriter değildir ve ürünlerinizi tanıtmak amacıyla üretilmiştir ve müşterileriniz bunu bilir. Aksine, ürün dokümantasyonu ürününüz ve temel özellikleri için bir vitrin görevi görür. Satış hunisindeki soğuk müşteri adaylarını ısıtır ve genişletilmiş ürün portföyünüzün çapraz veya yukarı satışını kolaylaştırır. Basitçe söylemek gerekirse, ürün dokümantasyonu markanıza otorite kazandırır ve hem potansiyel hem de kalıcı müşterilere güven aşılar.
Bu durum, ürün dokümantasyonu memnuniyetinin algılanan ürün kalitesiyle nasıl doğrudan ilişkili olduğunu vurgulayan bir IEEE çalışmasıyla kanıtlanmıştır. Dokümantasyon ne kadar iyi olursa, müşterileriniz ürün kalitesi konusunda o kadar ikna olacaktır!
Ürün dokümantasyonunuz zaten var mı? Her iki durumda da, ürün dokümantasyonunu kullanarak ürününüzün muhteşemliğini nasıl sergileyebileceğinizi keşfedelim!
Ürün Dokümantasyon Formatları
Ürününüzün karmaşıklığına bağlı olarak, belirli bir ürün dokümantasyon formatı kullanmak faydalı olabilir:
1. Hepsi Bir Arada Ürün Dokümantasyonu
Hepsi bir arada ürün dokümantasyonu, düşük karmaşıklığa sahip ürünler satan şirketler için uygundur. Tıpkı Sarı Sayfalar'da (eskiden) tüm yerel telefon numaralarının bulunması gibi, ürününüzle ilgili tüm bilgiler tek bir belgede yer alır. Ürün belgeleriniz yoksa, hepsi bir arada bir kullanıcı kılavuzu kısa vadede yeterli olacaktır. Ürününüzün ölçeği ve karmaşıklığı arttıkça, bu format büyük olasılıkla sürdürülemez hale gelecektir. Bu, tüm ürün yumurtalarınızı tek bir dokümantasyon sepetine koymanın en iyi örneğidir; sepet dolduğunda veya kırıldığında ne olacak?
2. Self Servis Bilgi Portalları
Müşteri hizmetlerinde çalışan herkes, self-servis bilgi portallarının işletmeye büyük değer kattığını bilir. Müşteriler de aynı fikirdedir; ABD'de ankete katılan müşterilerin %89'u bir bilgi portalının mevcut olmasını beklemektedir. Halk dilinde bu, müşterilerin arama işlevselliğine sahip yapılandırılmış dijital ürün belgelerine erişmek istediği anlamına gelir. Bu olmadan, müşteri hizmetleri ekibiniz basit ve düşük seviyeli ürün sorularıyla boğuşacaktır.
Bu formatı kullanırken, ürün dokümantasyonu yazarları okunabilirlik için içeriği yapılandırmalıdır. Kısa, özlü yanıtlar uzun açıklamaları ve sıkça sorulan soruları (SSS) geçmeli ve bilgi portalı ana sayfasında ön planda ve merkezde olmalıdır.
3. Bağlamsal Ürün Dokümantasyonu
Müşteri memnuniyetini en üst düzeye çıkarmak için sektör liderleri bir bilgi portalından bir adım öteye gider. Bağlamsal ürün dokümantasyonu, bilgiyi doğrudan ürününüzün içine entegre etmeyi içerir. Bir kullanıcı ayarlar menüsünü ilk kez yüklediğinde, bağlamsal dokümantasyon her bir işlevi detaylandıran adım adım bir kılavuz sağlayabilir. Alternatif olarak, sayfanızın kenar çubuğuna bir bilgi portalı yerleştirilebilir ve böylece ekstra tıklamaya gerek kalmadan bilgi araması yapılabilir.
Bağlamsal ürün belgelerinin geliştirilmesi zaman alır, ancak faydaları maliyetlerinden çok daha fazladır. Bu Forrester araştırması, katılımcıların %73'ünün müşteri zamanına değer vermenin iyi bir müşteri hizmeti için ne kadar kritik olduğunu düşündüğünü gösteriyor. Bağlamsal yardım müşterinin zamanına değer verir. Tıklamaları ortadan kaldırır ve anında bilgi sağlar; müşterilerin daha kısa sürede daha fazlasını yapmaya başlamasına yardımcı olur.
Docsie'de Müşteri Merkezli Rekabet Avantajınızı Oluşturun
İster mevcut belgeleriniz olsun, ister hiç belgeniz olmasın, Docsie başlamak için harika bir yer! Docsie, müşteri odaklı işbirliği, kapsamlı yerleştirme, özel çeviriler ve güçlü yayıncılık sunar - hepsi parmaklarınızın ucunda.
Geri Bildirimi Kolaylaştırarak Müşterileri Anlayın
Anlamak empati doğurur ve müşteri tabanınızı anlamak onların ihtiyaçları konusunda farkındalık yaratır. Anlamak için veriye ihtiyacınız vardır.
Docsie, müşterilerin dokümantasyon hakkında geri bildirim yazmasını sağlar ve bu verileri Docsie Vocally aracılığıyla toplar. Burada dokümanlarınızla ilgili yorumları, okuyucudan gelen bir derecelendirmeyi ve okuyucunun tam olarak neye baktığını gösteren bir video kaydını bulacaksınız.
Veriler içgörüye yol açar ve içgörüler eyleme rehberlik eder. Müşteri geri bildirimlerini açıklığa kavuşturmak ve belgelerinizin değerini en üst düzeye çıkarmak için Docsie Vocally'yi kullanın.
Docsie tarafından seslendirilmiştir
Bilgi Portalınızı Yapılandırma
Bir bilgi portalı ancak kolay gezinme için yapılandırıldığında kullanışlıdır. Docsie, Kitaplar, Raflar, Çalışma Alanları ve içerik bloklarını kullanarak yapı sağlar.
Örnek olarak, bir 'Başlarken' Kitabı 'İlk Kez Kurulum' Rafında yer alabilir. Bu, 'Ürün Adım' Çalışma Alanı içinde yer alır. Aynı Çalışma Alanında 'Kullanıcı Yönetimi' adlı bir Kitapla birlikte başka bir 'Yönetim' Rafınız olabilir. Dokümantasyonunuzu bu Docsie özelliklerini kullanarak yapılandırdığınızda, okuyucular ilgili bilgileri kolayca tarayabilir ve arayabilir. İstediğiniz kadar Kitap ve Raf ekleyin; sınır yok!
Son olarak, Docsie içerik bloklarıyla zenginleştirmek varken neden sadece metin dokümantasyonu yayınlayasınız ki? Sayfadaki hareketli, etkileşimli öğelerle müşterilerinizi harekete geçirin! Başlıklar, listeler ve madde işaretleri gibi standart metin düzenleyici biçimlendirmelerinin yanı sıra Docsie Editor genişletilmiş araç ipuçlarına, resim veya video entegrasyonuna ve iFrame komut dosyası yerleştirmeye olanak tanır.
Dokümanlarınızı Merkezileştirin ve Yayınlama Sanatını Mükemmelleştirin
Büyük miktarlarda dokümantasyon söz konusu olduğunda, merkeziyetçilik felakete yol açabilir. Belgelerinizi merkezileştirerek, çalışanlar içeriği kolaylıkla oluşturabilir ve düzenleyebilir. Daha da önemlisi, bu aynı zamanda yayınlamaya da yardımcı olur.
Docsie, Çalışma Alanlarını kullanarak erişim kolaylığı için dokümantasyonu merkezileştirir. Tüm bir Çalışma Alanı veya söz konusu Çalışma Alanındaki tek tek Raflar ve Kitaplar iki tıklamayla yayınlanabilir. Bu belgeler Docsie sunucuları kullanılarak depolanır ve barındırılır, gönül rahatlığı için yüksek kullanılabilirlik ve güvenilirlik sunar. Yazarlarınız değişiklik yaptığında, bunlar otomatik olarak canlı Docsie bilgi portalınıza yayılacaktır. İleri düzey kullanıcılar, daha fazla marka özelleştirmesi ve daha teknik sayfa öğesi entegrasyonları sağlayarak isteğe bağlı olarak kendi kendilerini barındırabilirler.
Yayınlamanın bir parçası olarak versiyonlama, ürününüz değiştikçe değişen 'her zaman yeşil' belgelere olanak tanır. Ürününüzü sürüm 1'den sürüm 2'ye güncellediğinizde, dokümanlarınız da değişiklikleri göstererek bunu takip edecektir. Müşteriler bu sayede yeni özellikler hakkında bilgi edinebilir ve hatta ürününüzün eski bir sürümünü kullanıyorlarsa veya buna ihtiyaç duyuyorlarsa eski belgelere geri dönebilirler.
Bağlamsal Dokümantasyon Müşteri Deneyimini Zenginleştirir
Hiç bir ürünü kullandıktan sonra yeni bir sekme açıp o ürünün nasıl kullanılacağını araştırdınız mı? Bu ürün bağlamsal dokümantasyondan yoksundur ve her şeyi anlamak için fazladan iş yapmanıza neden olur... iyi değil!
Docsie kullanıcıları, ana ürün panosundan ayrılmadan müşterilere rehberli turlar sunmak için TourGuide.js'den yararlanabilirler. Sonuç, ürününüzün içine yerleşen ve kullanıcıların daha hızlı hızlanmasını sağlamak için bağlamsal tavsiyeler paylaşan entegre bir bilgi portalına benzer.
