Kağıttan Piksellere
Sadece birkaç on yıl önce, her işletme dokümantasyon için kağıt kullanıyormuş gibi görünüyordu. Sözleşmeler, politikalar, toplantı notları; her şey kağıt tabanlı idi - e-posta yoluyla eklenmek ve analiz edilmek yerine yazdırılıyor ve elden ele dolaştırılıyordu.
Teknoloji geliştikçe, işletmeler dokümantasyon için daha fazla depolama alanına ve çalışanların bu dijital belgelere erişmesi için gereken bilgisayar sistemlerine sahip oldu. Bu, kağıttan piksellere geçişin başlangıcına işaret ediyor.
Dijital dokümantasyonun modern dünyası sayısız fayda sunsa da sorunlar devam ediyor. Dokümantasyon, hem iç personele hem de dış müşterilere bilgi aktarmak için kullanılır. Bu da içerik tutarlılığı, erişim kolaylığı ve yönetim kolaylığının çok önemli olduğu anlamına gelir. Aksine, tutarsız, erişilemez ve yönetilemez dijital dokümantasyon, işletmelerinizin bilgileri etkili bir şekilde iletme becerisini azaltabilir.
Kolaylık ve tutarlılık sağlamak için işletmeler dijital dokümantasyonda en iyi uygulamaları takip etmelidir. Bu, dijital dokümantasyonun tasarımını, biçimlendirilmesini, dosya türlerinin seçimini ve yönetişimini kapsar.
Bu e-kitapta, dijital dokümantasyon için en iyi uygulamaları ve bu değişiklikleri yapmanın potansiyel iş etkilerini tartışacağız. Daha iyi dijital dokümantasyon gelir artışını sağlayabilir ve müşteri çekebilir mi? İşletmeler, bir dokümantasyon yönetim sistemi veya DMS kullanarak müşterilere daha iyi değer sunmak için dijital dokümantasyonlarını nasıl dönüştürebilir?
Bu sorulara cevap verelim!
Dijital Dokümantasyonun Faydaları
Dijital dokümantasyonun en iyi uygulamalarının ne ve nasıl olduğunu tartışmadan önce, dijital dokümantasyonun faydalarını anlamamız gerekir:
- Yönetim Kolaylığı** -- Dijital belgelerin yönetimi kağıt belgelere göre daha kolaydır. Kağıt belgeler ofiste bir dosya dolabı için yer gerektirir ve her kağıt belge için manuel arşivleme gerektirir. Dijital belge depolama, ofis alanını boşaltır ve arama işlevi ve klasör yapıları ile yönetimi basitleştirir.
Software Advice'ın bu çalışmasında ayrıntılı olarak belirtildiği üzere, ofis çalışanları haftada ortalama altı saatlerini kağıt belgeleri aramak için harcamaktadır. Ayrıca, ofis çalışanları kağıt belgelerden rapor oluşturmak için haftada ortalama sekiz saat harcıyor ve %94'ü bir belge yönetim sisteminin (DMS) bu süreci kolaylaştırdığını söylüyor.[1]
- Erişim Kolaylığı** - Bu dijital belgeler, e-posta veya bulut depolama yoluyla sanal olarak gerçek zamanlı olarak da paylaşılabilir. Bu, mektup gönderme ihtiyacını ortadan kaldırarak posta veya kurye masraflarını ortadan kaldırır. Ayrıca, alıcıların artık bir mektubun ulaşması için günlerce beklemesi gerekmediğinden yanıt verme hızını da artırır. Ayrıca, dijital belgeler web sitenize veya sosyal medyaya yerleştirilerek müşterilerin erişim kolaylığı artırılabilir.
Gartner'a göre, belgeleri basmak için harcanan her 1 dolara karşılık, bu belgeleri işlemek ve dağıtmak için 6 dolar daha harcandığını biliyor muydunuz? Dahası, basılı belgelerin yarısı 24 saat içinde çöpe atılıyor.[2]
- Güvenlik ve Yönetişim** -- Bir kilit ve anahtarın arkasına saklanmadığı sürece, kağıt belgeler güvensizdir. Herkes okuyabilir, bir kopyasını alabilir ve uygun gördüğü şekilde paylaşabilir. Bunun aksine, dijital dokümantasyon rol tabanlı erişim kontrolleri (RBAC) ile yönetilerek yalnızca ihtiyacı olanlara erişim izni verilebilir.
ABD Gazi İşleri Bakanlığı, veri ihlallerinin %98'inin nedeni olarak kağıt belgeleri göstermektedir[3].
- Çevresel Faydalar** -- Hem insanlar hem de işletmeler çevresel ayak izlerini azaltmanın yollarını arıyor. Dijital dokümantasyon bu yollardan biri. Green America'ya göre, kağıt tüketimi son 40 yılda %400 arttı ve sektör küresel enerji tüketiminin %4'ünü oluşturuyor[4]. Dijital dokümantasyonu tercih eden işletmeler, ormansızlaşmayla mücadele etmek için kağıt kullanımını azaltabilir - karbon emisyonlarını emmek ve hayvan habitatlarını sürdürmek için ağaçları canlı tutabilir.
Docsie'de Dijital Dokümantasyon ile En İyi Uygulamalar
Dijital dokümantasyon, işletme genelinde bilgi paylaşımını, yayıncılığı ve pazarlamayı dönüştürme kapasitesine sahiptir. Bu potansiyelden yararlanmak için işletmelerin dijital dokümantasyonla ilgili en iyi uygulamaları takip etmesi gerekir:
DMS'nizi İş İhtiyaçlarıyla Uyumlu Hale Getirin
Bir belge yönetim sistemi (DMS), işletmelerin belgelerini depolamalarına ve yönetmelerine yardımcı olan temeldir. İçerik yazıldıktan sonra, depolama ve dağıtım için bir DMS'ye yüklenir. Bir DMS, dokümantasyon depolamayı merkezileştirerek tüm işletme için tek bir bilgi kaynağı sağlar. Bu, bilgi paylaşımını kolaylaştırmak için arama işlevselliği ile belgeleri departman veya ürüne göre kategorize eden dijital bir kütüphane gibi çalışır. Pazarlama ve destek ekipleri buradan belgeleri paylaşabilir, web sitelerinde ve sosyal medyada yayınlayabilir veya müşteri sorularına yanıt verebilir.
Docsie, ekibinizin dokümantasyon yapma şeklini basitleştiren bir DMS'dir. Her işletmenin, hem dahili personelin iş rolleri hakkında bilgi edinebilmesi hem de müşterilerin ürün veya hizmetinizi nasıl kullanacaklarını öğrenebilmesi için belgeleri saklamanın ve paylaşmanın bir yoluna ihtiyacı vardır. İK işe alım belgeleri, ürün nasıl yapılır kılavuzları, satış iletişimi şablonları - tüm bu öğeler doğru DMS çözümü ile depolanabilir ve yayınlanabilir.
Şu anda ürün ve hizmetlerinizle ilgili hangi belgeler mevcut? Personeliniz müşterilerle iletişim kurarken şablonlar ve çerçeveler kullanıyor mu? Belgelerinizi kolayca depolayabiliyor, dahili olarak paylaşabiliyor ve harici olarak yayınlayabiliyor musunuz? Docsie gibi bir DMS çözümünü değerlendirirken bu soruları sorun ve DMS'nizin iş ihtiyaçlarıyla uyumlu olduğundan emin olun.
Uyumluluğa Odaklanın
Dijital dokümantasyon erişilebilirliği artırabilir, ancak yalnızca yüksek uyumlu dosya formatları kullanıldığında. Bazı müşteriler bir dosyayı açamayabileceğinden, bu durum indirilebilir dokümantasyon için önemlidir. Aynı zamanda, bir çalışanın PDF, diğerinin DOCX kullanmasının dosya formatında parçalanmaya neden olabileceği dahili dokümantasyon için de geçerlidir; bu da diğer çalışanların yazılım paketlerini değiştirmesini veya dosyayı erişilebilir hale getirmek için başka bir formata dönüştürmesini gerektirir.
Microsoft Office için docx, xlsx ve pptx gibi açık dosya formatları veya OpenOffice için açık belge formatı (ODF) uyumluluğu en üst düzeye çıkarmak için idealdir. Adobe PDF belgeleri yaygındır, ancak bir PDF görüntüleyici gerektirdiğinden daha az uyumludur. Bu belgelere kimlerin erişeceğini göz önünde bulundurun ve belgeleri mümkün olan en geniş kullanıcı tabanına hitap eden bir formatta saklayın.
Docsie, geniş belge uyumluluğu için mükemmel bir seçenektir. Metin Docsie Book Editor'e yüklendiğinde, açık kaynaklı JavaScript Object Notation (JSON) dosya formatında saklanır. Belgeleri dışa aktarma ve Docsie'nin DOC, PDF, Markdown (MD) ve HTML formatlarına nasıl kolay dönüşüm sağladığı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz.
Eyleme Geçirilebilir Geri Bildirim
Kullanıcı ve çalışanların dokümantasyon hakkındaki geri bildirimleri hayati önem taşır. Dokümantasyonda bilgi eksikliği varsa, yanlış bilgi içeriyorsa veya okunması zorsa, okuyucular dokümantasyonunuzdan herhangi bir değer elde etmekte zorlanacaktır. Ayrıca geri bildirim, müşterilere daha fazla değer sağlamak için mevcut dokümantasyonu geliştirmenize yardımcı olabilir ve kaliteli bilgi paylaşımı yoluyla iş başarısını artırabilir.
Docsie Vocally, hepsi bir arada bir geri bildirim izleme ve yanıtlama hizmetidir. Okuyucuların tek tek dokümantasyon parçalarını birden beşe kadar bir ölçekte derecelendirmelerine ve derecelendirmelerinin nedenlerini açıklamak için yorum yapmalarına olanak tanır. Docsie Sahipleri ve Yöneticileri bu geri bildirimleri okuyarak dokümantasyonunuzun başarısı ve eksiklikleri hakkında fikir edinebilir.
Self-servis bilgi tabanları destek gereksinimlerini en aza indirmek için tasarlanmıştır, ancak bu aynı zamanda müşterilerin kötü dokümantasyonla devam etme olasılığının düşük olduğu anlamına gelir - bunun yerine daha iyi dokümantasyon sağlayan rakiplerle bir alternatif ararlar. Bu sorunun üstesinden gelmek için Docise Vocally, dokümantasyonunuzu okurken kullanıcı etkileşimlerini kaydedecektir. Bu, bir belgede nerede bir sorunla karşılaştıklarını ve hangi içeriğin soruna neden olduğunu vurgulayacaktır. Yazarlar bu geri bildirimi belgeleri düzenlemek ve kullanıcı geri bildirimlerine göre hareket etmek için kullanabilir. Zaman içinde bu, dokümantasyon bilgisinin kalitesini artıracak ve müşterilerin kendilerine yardımcı olmalarını sağlayacaktır.
Müşterilerin güçlendirilmesi, yeni işler çekmek, maliyetleri düşürmek ve müşterileri elde tutmak için harika bir yoldur. Zendesk'e göre müşterilerin yaklaşık %67'si self-servisi telefonda konuşmaya tercih ediyor[5]. Forrester Research ve Oracle da self servisin destek maliyetlerini çağrı başına 11$ azaltabileceğini ortaya koymuştur[6]. Son olarak, Microsoft tarafından yapılan bir araştırma müşterilerin %90'ının self-servis seçeneği beklediğini vurgulamaktadır[7].
Özetle, müşteriler kaliteli self-servisi tercih etmekte ve beklemektedir ve bu seçeneği sunmak destek maliyetlerini önemli ölçüde azaltabilir. Docsie'de bir self servis bilgi tabanı oluşturarak ve Docsie Vocally aracılığıyla geri bildirimlerle dokümantasyon kalitesini artırarak, dijital dokümantasyon yoluyla gelişen müşteri taleplerini karşılayabilirsiniz. Docsie Vocally hakkında daha fazla bilgi edinin burada.
Belge Versiyonlama
Özellikle teknoloji şirketlerinde, yeni yazılım veya hizmet sürümleri dokümantasyonla ilgili sorunlara yol açabilir. Yeni sürüm, önceki sürümlerden farklı iş akışları veya kullanıcıların kafasını karıştırabilecek farklı terminoloji içerebilir. Aynı zamanda, yeni belgeler hizmetlerinizin eski sürümleri için geçerli olmayabilir, bu da müşterileri hayal kırıklığına uğratma ve uzaklaştırma potansiyeline sahip bilgi boşlukları yaratır.
Bu, dijital dokümantasyonla ilgili önemli bir en iyi uygulamadır. Müşteriler, donanımlarıyla uyumluluk için yazılımınızın eski sürümlerine ihtiyaç duyabilir veya yeni bir sürüme güncelleme yapmamayı tercih edebilir. Bu nedenle işletmeler, kullanılan sürüm numarasından bağımsız olarak her zaman kullanıcı tabanlarına hitap etmelidir.
Docsie bu sorunu belge versiyonlama ile çözer. Docsie'de bir belgeyi güncellediğinizde, yedekleme amacıyla önceki sürümleri saklayabilirsiniz. Hizmetinizin 2. sürümünü kullanan müşteriler doğru belgeleri seçebilir, 1. sürümdeki müşteriler ise eski belgelere erişmeye devam edebilir. Buna parçalanma denir; müşteri tabanınız aynı yazılımın birden fazla sürümüne bölündüğünde. Docsie, kullanılan sürüm ne olursa olsun bilginin mevcut olmasını sağlayarak parçalanmanın etkisini azaltır.
Belge versiyonlama, ihtiyaç duyulduğunda doğru bilgilerin mevcut olmasını sağlar. Ayrıca, özellikle birden fazla yazar aynı içerik parçası üzerinde çalıştığında izlenebilirliğe yardımcı olur. Versiyonlama, erişim kolaylığı için belgelerinizi birleştirerek yinelemeyi de azaltır.
İşletmeniz belgelerini düzenli olarak güncelliyor mu? Müşterileriniz yazılım ve hizmetlerinizin güncel ve geçmiş sürümleri için doğru bilgileri bulmakta zorlanıyor mu? Eğer öyleyse, Docsie gibi bir DMS aracılığıyla en iyi belge sürümleme uygulamasını hayata geçirmenin zamanı gelmiş olabilir. Docise belge versiyonlama hakkında daha fazla bilgiyi [burada] bulabilirsiniz (https://portals.docsie.io/docsie/docsie-documentation/using-docsie/?doc=/docsie-editor/managing-versions/).
İşgücü Dokümantasyon Alışkanlıkları
Çalışanlarınız dokümantasyon yaratır, ancak dokümantasyonla ilgili sorunlar da yaratabilirler. Taslak aşamasında yazarlar farklı yazı tipi boyutları veya türleri ya da modası geçmiş ikonografi ve çizimler kullanabilir. Bu farklılıklar her gün içerikle çalışan personel tarafından kolayca fark edilebilir, ancak müşterilerin fark etme olasılığı daha yüksektir. Sonuç, işgücünüz genelinde içerik oluşturma ve yayınlama yaklaşımındaki tutarsızlıklardan kaynaklanan tutarsız dokümantasyondur.
Docsie, Docsie Dokümantasyon Merkezi ile işletmelerin içerik tutarsızlığının üstesinden gelmesine yardımcı olur. Varsayılan bir yazı tipi türü ve boyutu ayarlayabilir, şirket logoları veya resimleri ekleyebilir ve bir şirket web sitesinde veya bilgi tabanında kullanılmak üzere CSS stil sayfası parametreleri tanımlayabilirsiniz. Bu seçimler, içeriğinizin yayınlandığı her yerde aynı renkleri, yazı tiplerini ve logoları kullanarak Docsie'den Docsie gömülü içeriğe sahip herhangi bir web sayfasına yayılacaktır.
Bu, içerik yönetimini ve yayınlama iş akışlarını basitleştirir. İşletmeler tek tek sayfaları düzenlemek yerine, Docsie'de bir kez içerik tasarım çerçevesi belirleyebilir ve bu değişiklikleri her yere uygulayabilir. Bu, merkezi yönetim veya orkestrasyon olarak bilinir. Her belgeyi veya sayfayı ayrı ayrı düzenleme süreci daha küçük içerik kütüphaneleri için yapılabilir görünebilir, ancak kütüphane genişlik ve derinlik açısından büyüdükçe bu süreç verimli bir şekilde ölçeklenmeyecektir.
Özetle Docsie, düşük seviyeli idari iş yüklerini en aza indirerek içerik yönetimi iş akışlarınızı geleceğe hazırlamak için çalışır. Ölçeği göz önünde bulundurarak başlayarak, büyük içerik kütüphaneleri basitlikle yönetilebilir - içerik tasarım çerçevelerini bir kez ayarlayın ve Docsie ile her yere dağıtın. Docsie Yöneticisini kullanarak Docsie Özelleştirilmiş Dokümantasyon Merkezleri hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz burada.
Merkezi Dokümantasyon Depolama
Merkezileştirme konusunda, belge depolama konumları yönetim ve yayınlama iş akışlarına yardımcı olabilir veya bunları engelleyebilir. Belgeleri bir intranet veya SharePoint sitesinde, Dropbox veya Google Drive'da ve şirket içi veya bulut depolama bölümlerinde saklayabilirsiniz. Buradaki her seçenek tek başına işe yarar, ancak aynı anda kullanıldığında kaosa neden olabilir.
Bir çalışanın bir belgeye erişmesi gerekiyor. Belge bir SharePoint sitesinde depolanır. Çalışan bunu indirir ve kendi hesap depolama bölümüne kaydeder. Bir iş dosyası senkronizasyon aracı bunu otomatik olarak buluta yükler. Çalışan belgeyi Slack üzerinden bir iş arkadaşına gönderir. Bu, BT ağınızda dolaşımda olan aynı belgenin dört kopyasıdır ve dört farklı hizmet veya araç arasında dağıtılmıştır.
Docsie, belgeleri tek bir depolama konumunda merkezileştirerek bu merkezi olmayan kaosun üstesinden gelir. Bir belge yüklediğinizde, Docsie belgeyi bir rafa yerleştirir. Belgeleri kitap olarak adlandırıyoruz ve her raf bir içerik kütüphanesi oluşturmak için kitaplarla doluyor. Çalışanlar Docsie'de oturum açarak tüm belgelerinizi bulabilir ve rol tabanlı erişim kontrollerini (RBAC) kullanarak ilgili belgeleri departmana veya kıdeme göre filtreleyebilir. Çalışanlar buradan belgeleri doğrudan web sitenizde yayınlayabilir, belge metnini düzenleyebilir, farklı sürümleri kontrol edebilir ve müşterilerden veya iş arkadaşlarından gelen geri bildirimleri görüntüleyebilir.
Artık bir çalışan bir belgeye erişmek istediğinde tek yapması gereken Docsie'yi açmak. Belgeleri arayabilir, yaygın dosya formatlarında dışa aktarabilir ve Docsie kitaplarına veya raflarına doğrudan bağlantılar paylaşabilirler. Dış kullanıcılar için, güvenlikten ödün vermeden, yetkili Docsie kitaplarına ve raflarına doğrudan erişim için Sahipler ve Yöneticiler tarafından davet edilebilirler. Sabit sürücüdeki klasörler ve dosyalar gibi, ama biraz Docsie büyüsü ile! Docsie rafları ve kitapları hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz burada.
Belge Yönetişimi Risk ve Uyum
Çoğu dokümantasyon kamu malı için oluşturulacaktır. Yine de bazı belgeler gizli olabilir. Bu da yönetişim risk ve uyumluluk (GRC) yönetimi ihtiyacını ortaya çıkarır. GRC politikaları gizli belgelere erişimi yönetmek, yazarlar ve okuyucular için belge izinlerini kontrol etmek ve taslak aşamasındaki belgelerin yanlışlıkla yayınlanmasını önlemek için kullanılabilir.
Docsie, platformdaki izinleri yönetmek için rol tabanlı erişim kontrollerini (RBAC) kullanır. Docsie, kullanıcı rollerini tanımlayarak ve kıdem veya departmana göre izinler atayarak işletmelerin GRC iş akışlarını yönetmelerine bu şekilde yardımcı olur. Bu roller arasında Görüntüleyici, Editör, Yönetici ve Sahip yer alır. Görüntüleyicilere belgelere salt okuma erişimi verilirken, editörlere okuma ve yazma izinleri verilir. Yöneticiler, kitap veya raf başına kimin okuma, yazma veya her ikisine birden izin verileceğini yönetmek için roller atayabilir. Sahip, bir Docsie kuruluşundaki her kullanıcıyı ve belgeyi yönetebilir ve bir kuruluşun tamamını silebilen tek kullanıcı rolüdür. Bu örnekte organizasyon, Docsie'deki farklı işlevler hakkında kitaplar içeren raflara sahip Docsie olabilir.
Sonuç olarak, GRC belgelere erişimi yönetmek için önemlidir. Erişim çok az olduğunda, çalışanlar belgeler üzerinde çalışamayacaktır. Çok fazla erişimle, çalışanlar yanlışlıkla bitmemiş belgeleri yayınlayabilir veya yöneticiler ve müdürler için ayrılmış gizli belgelere erişebilir. Docsie, erişim ve güvenlik arasında bir denge kurmanıza yardımcı olarak platformu her tür belgeyi depolamak için uygun hale getirir.
Bu belge hassas, yetkisiz erişimi nasıl önleyebilirim? Ekibime yazma izni verirken diğer ekiplere nasıl salt okunur erişim izni verebilirim? Serbest çalışan bir yazarın bu belgeyi düzenlemek için izne ihtiyacı var, bunu nasıl yapabilirim? Eğer işletmeniz bu soruları soruyorsa, Docsie'de cevaplar var! Docsie izin yönetimi hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz.
Ekip İşbirliği
İçerik nadiren tek bir kişi tarafından hazırlanır. Belge kitaplığınız üzerinde birden fazla yazar çalışıyorsa, işbirliği kritik önem taşır.
Çalışanlarınız dokümantasyon üzerinde çalışırken hangi süreçleri takip ediyor? Bir ağ sürücüsünde mevcut belgelerin aranması ve bir bilgisayara indirilmesi buna bir örnek olabilir. Daha sonra, yazar son bir taslağı daha fazla düzeltme için bir meslektaşına e-posta yoluyla gönderebilir. Onaylanan taslak daha sonra yayınlanmak üzere bir içerik yönetim sistemine (CMS) yüklenebilir. Günün ilerleyen saatlerinde, birisi bir sorun fark eder ve Slack üzerinden yazara açıklamalı bir versiyon gönderir. Bu iş akışı işe yarayabilir, ancak basitleştirilebilir.
Docsie, kapsamlı ekip işbirliği işlevselliği ile ihtiyacınız olan araç sayısını azaltır. Docsie'de belgeleri bulabilir, yazabilir ve düzenleyebilir, değişiklikleri ekip üyeleriyle paylaşabilir, sohbet edebilir ve açıklama ekleyebilir ve Docsie kontrol panelinden hiç ayrılmadan internette yayınlayabilirsiniz. Bu, bir CMS indirme, yükleme, e-posta gönderme ve yönetme ihtiyacını ortadan kaldırır - belgelerinizi Docsie ile yönetmenizi sağlar! Ekip üyeleri @mention kullanılarak etiketlenebilir, sohbet konuşmaları her Docsie kitabına izole edilir ve herhangi bir yerde tam ekip işbirliği için harici serbest çalışanlar kolaylıkla davet edilebilir.
Çalışanlar, gerekli araç sayısını en aza indirerek yazılımlar arasında geçiş yapmak yerine içerik oluşturmaya odaklanabilir. Bu, boşa tıklamaları en aza indirerek içerik oluşturma iş akışlarını hızlandırır ve iş arkadaşlarının yorum ve önerilerine sağ taraftaki araç çubuğundan kolayca erişilebilir. Artık bağlantı paylaşımı yok, belgelerin eski sürümleri yok, kaybolan e-postalar veya sohbet mesajları yok - belgelerinizle ilgili her şey Docsie'de merkezileştirilmiştir.
Docsie ile Dokümanlarınıza En İyi Uygulamaları Uygulayın
Kağıttan piksellere geçerken, iyi bir dokümantasyon yönetimi hayati önem taşıyor. Bu en iyi uygulamaları dijital dokümantasyona uygulayan işletmeler, içerik iş akışlarını düzene sokup maliyetleri azaltırken müşterilere gerçek değer sunan bilgiler oluşturup paylaşabilir. Tek soru şu: Bu en iyi uygulamaları nasıl uygulayacaksınız?
İşte Docsie burada devreye giriyor. Docsie, içerik oluşturma, yönetme ve yayınlama iş akışlarını kolaylaştırmak için bunları otomatik olarak uygulayan bu en iyi dokümantasyon uygulamaları üzerine kurulmuştur. Platform, tipik işletme DMS gereksinimleriyle yakından uyumlu olarak her türlü dokümantasyonla çalışmak üzere tasarlanmıştır. İçe ve dışa aktarma sırasında Docsie belgeleri, erişilebilirliği artırmak için açık ve uyumlu dosya formatlarını kullanır. İşletmeler, Docsie Vocally kullanarak müşteri dokümantasyon geri bildirimlerini okuyabilir ve bunlara göre hareket edebilir, böylece bilgi kalitesini artırabilir ve içerik hatalarını azaltabilir. Belge sürümleme, bilgi yedekliliği için geçmiş sürümleri saklamanıza olanak tanır. Markalama ve içerik tasarımı çerçeveleri bir kez belirlenebilir ve Özelleştirilmiş Dokümantasyon Merkezi ile her yere uygulanabilir. Her şey tek bir yerde (Docsie Portal) saklanır, böylece çalışanlar bilgisayarlarında, bulut sürücülerinde veya e-postalarında arama yapmak yerine bir belgeyi hızla bulabilirler. GRC'yi yönetmek için izinler ayarlanabilir ve hassas belgelere yetkisiz erişim engellenebilir. Son olarak, iş arkadaşları Docsie üzerinde merkezi ekip işbirliği için sohbet edebilir, paylaşabilir, bağlantı kurabilir, ekleyebilir ve yüklenicilere erişim izni verebilir.
Karmaşıklık olmadan müşterilerinizin seveceği belgeler oluşturun. İşletmeniz bir DMS çözümü arıyorsa, Docsie'yi denemeyi düşünün! Docsie platformunun 15 dakikalık demosunda size memnuniyetle yol gösterecek olan satış ekibimizle iletişime geçin.
[1] https://www.softwareadvice.com/cms/industryview/go-paperless-with-document-management-software/
[2] https://www.stopwaste.org/at-work/reduce-and-reuse/reduce-paper-use/the-impact-of-paper-waste#2
[3] https://fcw.com/articles/2013/08/08/va-data-breaches.aspx
[4] https://www.greenamerica.org/sites/default/files/inline-files/Paper%20Facts%202017.pdf
[5] https://www.zendesk.com/blog/searching-for-self-service/
[6] https://www.slideshare.net/UniWeb/the-total-economic-impact-of-click-to-call-and-click-to-chat
[7] https://download.microsoft.com/documents/en-us/dynamics/Global_State_of_Multichannel_Customer_Service_Report.pdf.pdf