Kurum içi wiki'nizi oluşturmak, kuruluşunuzun birçok yönü için gereklidir. Bu makalede, wikilerin nasıl geliştirildiğini, kullanım alanlarını ve kuruluşunuz için neden önemli olduklarını tartışacağız.
Dahili wiki nedir ve işletmeniz için neden bir wiki'ye ihtiyacınız var?
Bir şirketin dahili wiki'si, ekiplerin hayati bilgileri depolayabileceği, bulabileceği ve birbirleriyle paylaşabileceği özel bir konumdur. Bunu kuruluşunuzun uzun vadeli hafızası veya dahili bilgi deposu olarak düşünün. İşletmeler, şirket operasyonları için hayati bilgileri, kurumsal politikalar, prosedürler, süreçler, teknik notlar (sürüm notları ve diğer hikaye açıklamaları), proje planları ve eğitim ve işe alım belgeleri gibi bilgileri kaydetmek için wikileri kullanır.
Kurumsal bir wiki gereksiz sorguları ortadan kaldırır ve personelinizin bağımsız olarak çalışmasını sağlar. Ayrıca, işletmenizi yıpranmaya karşı korur - wiki'ler aksi takdirde kaybolabilecek bilgileri kaydeder.
Ayrıca wiki'lerin kurum kültürü üzerinde de faydalı bir etkisi vardır. Çalışanlar yazma becerilerini geliştirmeye, meramlarını basit ve özlü bir şekilde anlatmaya zorlanırlar. Daha net yazarak daha net düşünebilirsiniz, bu da ekip çalışmasını ve üretkenliği artırır.
Şirketinizin dahili wiki ihtiyaçlarını karşılamak için bir wiki oluşturma platformu seçerken aramanız gereken temel özellikler nelerdir?
Firmanız wiki deneyiminizi özel gereksinimlerinize göre uyarlayacaktır. Ancak, aşağıdaki unsurlar wiki deneyiminiz için kritik öneme sahiptir. Kuruluşunuz için dahili bir wiki seçerken, bu özellikleri sağladığından emin olun.
Wiki'niz, ekibinizin halihazırda kullandığı teknolojilerle sorunsuz bir şekilde entegre olmalıdır.
Ekibiniz zaten Github Gist, Air table gibi platformların yanı sıra Google Sheets gibi belge düzenleyicileri kullanarak iletişim kuruyor ve bilgi paylaşıyor. Sonuç olarak, kolektif bilgi birikiminiz az sayıda uygulama arasında dağılmış durumda. Personelinizin kritik kurumsal bilgilere erişebilmek için sürekli olarak araç değiştirmesi gerekiyor.
Dahili bir wiki yardımcı olsa da, gerçek şu ki ekibinizin hayati bilgilerinin bir kısmı wikiniz dışındaki teknolojilerin kısıtlamaları içinde kalmaya devam edecektir. Bu nedenle, kuruluşunuz için doğru wiki'yi seçerken şirketinizin teknolojileriyle entegre olabilen bir wiki oluşturucuya sahip olmak çok önemlidir.
Arama aracı sağlam ve etkili olmalıdır.
Sağlam bir arama aracı (Docsie'de kullandığımız), kullanıcıların klasörler veya konular arasında dolaşmak zorunda kalmadan materyalleri hızlı bir şekilde bulmalarını sağlar.
En azından, vikinizin arama işlevi Google'ınki kadar hızlı ve basit olmalıdır.
Docsie'nin arama özelliği kullanıcılarımızın içerik ve bilgiyi hızlı ve verimli bir şekilde bulmalarını sağlar. Aradıkları kelimeyi yazdıklarında, tüm makaleler ve konumları görünecektir:
Docsie'deki arama özelliğini düşünün. Docsie, ekiplerin hayati bilgileri merkezi olarak depolamasını, düzenlemesini ve dağıtmasını sağlar. Aradıkları şeyi hızlı bir şekilde bulmalarına yardımcı olmak için platformumuza güveniyorlar. Bu nedenle, Docsie'deki arama kutusuna tıkladığınızda, en son okunan gönderilerinizi görüntüleriz - aradığınız makale kesinlikle yeni ziyaret ettiğiniz bir makale olduğundan.
Ayrıca, aramanızı hassaslaştırmanıza yardımcı olan yönlü arama özelliği de sunuyoruz. Örneğin, belgelerinizde ve çeşitli makalelerde 'Javascript' kelimesine yapılan referansları bu şekilde bulabilirsiniz:
Hızlı ve güçlü bir arama işlevi yalnızca bilgi aramak için harcanan zamanı azaltmanın bir yolu değildir. Ayrıca, ekibiniz için harika bir kullanıcı deneyimi sağlayarak, Docsie wiki'nizi kullanma olasılıklarını artırır ve mükemmel işlevsellik ekler.
İşbirliği yapma yeteneği
Dahili wikiler, çok sayıda ekibin bulunduğu her kuruluşta doğal olarak var olan bilgi silolarını ortadan kaldırır. Bununla birlikte, ekipler wiki'nizde kendilerine ayrılmış bir yer tutmalıdır.
Ekipler bunu Docsie (diğer wiki tipi klasörler) ile raflardaki kitapların kullanımı yoluyla yaparlar. Örneğin mühendislik ekiplerinin Pazarlama gibi kendilerine ayrılmış konuları vardır. Ayrıca, her ekip iç içe geçmiş alt konular geliştirebilir. Örneğin, Marka ve Büyüme ekiplerinizin her biri Pazarlama konusu içinde kendi özel alt konusuna sahip olabilir.
Bu özel mekanlara ne ad verilirse verilsin, uygun bilginin doğru zamanda doğru kişilerin önüne getirilmesini kolaylaştırmalıdırlar.
Docsie, ekibinizle sorunsuz bir şekilde işbirliği yapmanıza olanak tanır. işte Docsie'deki birkaç işbirliği özelliğini gösteren bir video.
Ayrıca Docsie, platform içinde çeşitli roller belirlemenize olanak tanır; bu da kimin ne yapabileceğini ve hangi kapasitede yapabileceğini belirlemek açısından önemlidir.
İşte kullanıcılarımızın rollerini Docsie içinde nasıl konumlandırdığımıza dair bir örnek:
İşbirliği, özellikle çoğu ekibin uzaktan çalıştığı bu zamanlarda son derece önemlidir. Docse'un işbirliğine nasıl yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek için buraya tıklayın.
Güncel ve doğru malzemeyi korumak için bir yöntem
Bazı vikiler, materyalinizin güncel ve doğru olup olmadığını belirlemeyi zorlaştırır. Bir gönderinin tarihi ve yazarı gibi kritik bilgileri belirgin bir şekilde gösteren bir wiki arayın
Vikinizin içeriğini en son kim değiştirdi?
Belgelerinizin en son nasıl değiştirildiğini bilmek istiyorsanız, zaman damgalarını gösteren bir platforma sahip olmak çok önemlidir! Docsie, tüm kullanıcılarımızın çeşitli kitaplarda neler yapıldığını görmelerini sağlar ve bu da hala tamamlanması gereken işlerin neler olduğunu anlamalarına yardımcı olur.
İyi organize edilmiş bir dahili wiki platformu için temel gereklilikler nelerdir?
Etkin organizasyon
Materyalleri depolamak ve düzenlemek için belge editörleri geleneksel klasörü kullanır, ayrıca dahili vikinizin düzenini çok daha verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilecek makalelere ve alt makalelere, başlıklara ve çeşitli düzen yapılandırmalarına sahip olabilirler. Ancak, çoğu zaman bu dosyaları bulmak ve hangi dosyanın hangi departmana ait olduğunu bilmek, dokümantasyonun uygun şekilde düzenlenmesi olmadan sıkıcı olabilir. Bu da iş arkadaşlarının bilgileri bulmasını ve saklamasını zorlaştırır.
Platform içinde arama yeteneklerine sahip olmak, farklı ekiplerin ve departman çalışanlarının uygun belgeleri hızlı ve etkili bir şekilde bulmasına olanak tanır. Ayrıca bilgilerin kitaplara ve raflara bölünmüş olması, kuruluşun dahili belgeleri için daha düzenli bir durum yaratır.
İşte Docsies çalışma alanının bir örneği. Gördüğünüz gibi dokümantasyonumuzu kitaplar ve raflar halinde organize ettik. Kitaplar makalelerdir ve raflar, özel olarak uyarlanmış bir bilgi portalı içindeki farklı makalelerin bir koleksiyonudur.
Formatı tutarlı ve okunması kolay tutmak
Dokümantasyon basit ve karmaşık olmamalıdır. Ekibinize sunulan ek biçimlendirme seçenekleri ile belgeleme deneyimi daha zahmetli hale gelir. Herkes gönderilerini istediği gibi yapılandırmakta özgür olduğunda, sonuç düzensiz ve kafa karıştırıcı bir wiki deneyimi olur. Okunması ve takip edilmesi kolay bir formatınız varsa, yalnızca geliştirilmesi ve bakımı kolay olmakla kalmayacak, aynı zamanda her yerde aynı tasarıma sahip basit bir yapı içinde dokümantasyon geliştirmek daha hızlı ve daha etkili bir süreç olacaktır.
İşte Docsie tarafından geliştirilen bir kullanıcı kılavuzu örneği. Bu bizim yardım portalımızdır ve kullanışlı ve dinamik bir formatın neye benzediğini anlamanıza yardımcı olacaktır.
-
Ana yazı alanı: Dokümantasyonunuzu en iyi şekilde açıklayacak yazının yanı sıra resim ve diyagramların olması iyi bir fikirdir. Güzel bir konumda ve iyi konumlandırılmış başlıklar ve başlıklarla iyi boyutlandırılmış.
-
Tamamen işlevsel arama navigasyonu: Bu, okuyucularınızın uygun bilgileri bulma sürecini hızlandırmak için son derece önemlidir
-
Bağlantılar: Bağlantılar, okuyucularınızı incelemeleri için gerekli olan diğer sayfalara yönlendirmenin anahtarıdır.
-
İçindekiler tablosu: Bu, okuyucularınızın bilgi portalınızdaki ve dahili belgelerinizdeki belirli makaleleri saptamasına olanak tanır.
-
Dil ve sürüm seçici: Okuyucularınızın dil değiştirebilmesi, farklı ülkelerde ve denizaşırı ülkelerde çok sayıda çalışanı olan şirketler için çok önemlidir.
Arama sadece geçici bir fikir değildir
Yazılı dokümantasyon miktarınız sınırlı ve çalışan sayınız az olduğunda doğru bilgiyi hızlı bir şekilde bulmak sorun olmayabilir. Ancak ekibiniz büyüdükçe ve dahili bilgi tabanınıza daha fazla kişi katkıda bulundukça, bu belge düzenleyicilerin sınırlarının farkına varacaksınız.
Çoğu dahili dokümantasyon, çok sayıda çalışanı olan ve büyüyen bir dahili wiki için tasarlanmamıştır. İyi düzenlenmiş bir wiki ile birlikte dinamik bir arama motoruna sahip olmak, çalışanların belgelerde arama yaparken ihtiyaç duydukları yararlı bilgileri, politikaları, kullanıcı kılavuzlarını ve öğreticileri bulma konusunda sorunsuz bir iş akışı sağlamak için gereklidir.
Kendi kendini barındıran veya bulut tabanlı vikiler, kuruluşunuz için hangisi daha iyi?
Şimdi belgelerinizi nasıl yayınlayacağınız hakkında konuşalım, kendi kendine barındırılan veya bulut tabanlı tescilli bir wiki'ye sahip olmak daha mı iyi?
Her bir alternatifin artı ve eksilerine bakarak başlayalım.
Kendi kendine barındırılan Wiki.
Eğer paranız ve kaynaklarınız varsa, kurumsal wiki'nizi intranetinizde, sunucunuzda ya da internet barındırma sağlayıcınızda barındırabilirsiniz. Kendi kendine barındırılan bir wiki'nin avantajları arasında aşağıdakiler bulunmaktadır:
-
Verilerinizin tek sahibi sizsiniz.
-
Kişisel gereksinimlerinize ve spesifikasyonlarınıza göre uyarlanmış bir wiki deneyimi tasarlayabilirsiniz.
Ancak, kendi kendine barındırılan bir wiki önemli teknik kaynaklar tüketir. Tipik olarak, çok özel gereksinimleri olan ekipler için en uygunudur.
Wiki bulutta barındırılıyor.
Örneğin Docsie, önemli teknik kaynaklar ayırmadan dahili bir wiki oluşturmanıza olanak tanır. Bir iş günü içinde hazır ve çalışır durumda olabilirsiniz.
Yönetimi ve birlikte çalışması kolay olacaktır. Ayrıca, tek bir kod satırıyla şirketinizin web sitesine kolayca yerleştirilebilir, bu da genel olarak rahat bir kullanıcı deneyimi için şirketinizin markasının görünümü ve hissi ile sorunsuz bir şekilde birleşmesini sağlayacaktır. Uzun vadede Docsie'yi kullanarak belgelerinizi portalımız veya şirket sitenizdeki gömülü Docsie sayfaları aracılığıyla barındırmanıza yardımcı olmak, uzun vadede zamandan ve paradan tasarruf sağlayacak ve daha yeterli bir belge iş akışına yol açacaktır.
Bilgi mimariniz için zemin hazırlama
Bilgi yapınızın görünümü büyük ölçüde seçtiğiniz wiki çözümü tarafından belirlenecektir.
Docsie'de materyal üç şekilde düzenlenir: raflar (klasörlere benzer şekilde işlev görür) ve kitaplar (içeriğin kendisini barındırır). Dolayısıyla, ekibiniz Docsie'yi kullanıyorsa, bilgi mimariniz konularınızın organize edilme şeklini ifade eder.
Ekibinizin dahili wiki'sini düzenlerken:
Açıklığa odaklanın. Sadece wikiyi oluşturanlar değil, ekibinizdeki herkes wikinizi kolayca keşfedebilmelidir. Wiki yapınızın geniş ölçüde anlamlı olduğundan ve herkesin bilgiyi nereden alacağını anladığından emin olmak için birçok çift gözden yararlanın.
Ekiplerin esnek olmasına izin verin. Her ekibin kendi iş akışı için en mantıklı olacak şekilde bir konu veya klasör oluşturmasına izin verin. Bir ekip için işe yarayan bir çerçeve başka bir ekip için işe yaramayabilir.
İçeriği içe aktarın ve tamamlayın
Mimarinizi oluşturduktan sonra, dahili wikinize materyal eklemeye başlayabilirsiniz. Halihazırda dokümantasyonunuz varsa (örneğin DocX, Markdown PDF ve/veya JSON dosyalarında), yayına girmeden önce bunları yeni wikinize aktarmalısınız. Docsie'ye markdown dosyalarının yanı sıra bir dizi araçtan materyal aktarmayı kolaylaştırıyoruz.
Ayrıca, wiki'nizin resmi olarak kullanıma sunulmasından önce wiki'nize önemli yeni materyaller eklemelisiniz. Ekiplerin kurumsal wiki'lerini başlatırken genellikle ekledikleri birkaç öğe, çalışan el kitabı ve yeni wiki veya bilgi tabanlarında nasıl gezineceklerine dair bir eğitimdir.
Entegrasyonları yapılandırın
Daha önce de belirtildiği gibi, ekibinizin kritik verileri tutmak için az sayıda teknolojiye güvenmesi muhtemeldir. Bu araçları değiştirmek yerine, onları bilgi tabanınızla entegre etmenin ekibinize daha fazla fayda sağladığını keşfettik.
Hangi materyalin vikinizde depolanması ve hangilerinin vikinize bağlanması gerektiğini düşünün. Bazı materyal türleri vikinizden başka bir araca aittir. Örneğin, GitHub kullanan mühendislik ekipleri markdown dosyalarını senkronize etmek ve GitHub'daki hataları ve çekme isteklerini eklemek için Docsie'yi kullanabilir. Böylece kullanıcılar, şirketlerinin wiki'sine zahmetsizce ekleme yaparken iş akışları için GitHub'ı kullanmaya devam edebilirler.
Docsie, kullanıcılarımızın platformumuza çeşitli diğer SaaS çözümlerini entegre etmelerine olanak tanır. Kullanıcılarımızın entegre olmasına izin veriyoruz:
-
Docsie'de **Airtable**
-
**Loom in Docsie**
-
**Miro in Docsie**
-
**Figma in Docsie**
-
**iorad in Docsie**
-
Docsie'de **Office 365 Word**
Diğer teknolojileri Docsie ile nasıl entegre edebileceğimiz hakkında daha fazla bilgi edinmek için buraya tıklayın.
Bir lansman planı oluşturun.
Artık lansmanınızı planlamaya başlayabilirsiniz. Kritik bir karar vermeniz gerekecek: ilk lansman tek bir ekiple mi sınırlı olacak yoksa tüm kurumu mu kapsayacak?
Ekibe özel: Wiki'nizi tek bir ekibe açmak istiyorsanız, bu ekip ürüne kendini kaptırma ve kendi bilgi mimarilerini geliştirmeye başlama fırsatına sahip olacaktır. Daha sonra, dahili wiki'niz büyüdükçe, ilk personel paha biçilmez içgörü ve yardım sağlayabilir.
Şirket genelinde: Wiki'nizi bir kerede tüm kuruluşunuza dağıtmayı seçerseniz, herkesin yetkili bilgi tabanınızı yönetme prosedüründen haberdar olduğundan emin olun. Aksi takdirde, tek bir ekiple başlamanız ve daha sonra departmanlara genişletmeniz ve daha da genişletmeniz önerilir. Şirket genelindeki dağıtımlar için ekip elçilerinin işe alınmasını savunuyoruz. Bu kişiler ürün uzmanlarına dönüşecek ve kendi ekipleri içinde liderlik yapabileceklerdir.
Son düşünceler
Kuruluşunuzun dahili wiki'si, tatil politikası için bir depodan daha fazlasıdır. Wiki'niz, yazma ve bilgi paylaşımı kültürünün gelişmesine katkıda bulunur.
Ancak, seçtiğiniz wiki önemlidir. Dokümantasyonu basitleştiren ve kolaylaştıran bir wiki seçin. Paylaştığınız bilgiyi iyi bir şekilde kavramak için hiç kimsenin çemberlerden atlaması gerekmemelidir. Bu nedenle, iyi düşünülmüş bir dahili wiki'ye sahip olmanın, güçlü şirket moralini korumaya yardımcı olmak için stratejik ve metodolojik bir şekilde bilgi paylaşmanın harika bir yolu olduğunu öneriyoruz.