Araçlarımız ve yazılımlarımız olduğu sürece, ürünlerimizin kullanımı, oluşturulması, işlevselliği ve mimarisini başkalarına etkili bir şekilde aktarmak için etkili iletişime ihtiyaç duyacağız. NEDEN? Çünkü teknik iletişim becerileri, bilgiyi yakalamak ve izleyicilerin sattığımız ürün veya teknolojiyi daha iyi anlamalarına yardımcı olmak için gereklidir.
Gerçek dünyada iletişim sözcüklerin veya ifadelerin kullanımıyla gerçekleşirken, teknik iletişim sanal dünyada Teknik Dokümantasyonun kullanımıyla gerçekleşir!
Teknik ürün dokümantasyonu, yalnızca son kullanıcının kullandığı ürün veya teknolojinin işleyişini ve mimarisini anlamasına yardımcı olmak amacıyla oluşturulur. Daha çok bir ürünün somun ve cıvatalarının ayrıntılı bir açıklamasıdır - yeni çalışanlar, kullanıcılar ve nasıl çalıştığını bilmesi gereken herkes için bir "nasıl kullanılır" kılavuzu!
Ancak, kulağa ne kadar basit gelse de, teknik dokümantasyon kafa karıştırıcı olabilir! Teknik belgelerin çoğu, "Nasıl kullanılır? Yeni iseniz ve sınırlı deneyiminiz varsa" ile "Sorun nasıl giderilir? Bir hata veya arıza durumunda"
Bu nedenle, nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, işte size teknik dokümantasyonun ne, neden ve nasıl sorularını yanıtlamanıza yardımcı olacak ve aynı zamanda süreci basitleştirecek kapsamlı bir kılavuz!
Başlayalım!
Ürün dokümantasyonu konusunda yeniyseniz ve daha önce hiç ürün dokümantasyonu spesifikasyonu geliştirmek zorunda kalmadıysanız doğru yere geldiniz.
Bir ürün dokümantasyon şartnamesi oluşturmanın temellerini öğrenmiş olsanız da, bunu uygulamaya koymak düşünmeyi ve kararlı bir yaklaşımı gerektirir. İşte bilmeniz gerekenler ve esnek ve uygun bir ürün dokümantasyon şartnamesinin nasıl geliştirileceğine dair bir kılavuz.
Ürün gereksinimlerini tanımlayacak, amacını tartışacak ve çok sayıda ürün standardı örneği sunacağız. Ürün belgelerinize neleri dahil edeceğinizi, bunları nasıl yazacağınızı, bir ürün tanımı oluşturmaktan müşteri girdisine ve sınırlı kullanıcı testine dayalı olarak bunları değiştirmeye ve ürünlerinizi üretime veya yazılım geliştirme sürecine giden yolda nasıl başlatacağınızı öğreneceksiniz.
Ürün Dokümantasyon Şartnamelerinin Amacı Nedir?
Bir ürün dokümantasyonu spesifikasyonu geliştirmek için öncelikle ürünün ne olduğunu iyi kavramanız gerekir. Ürün dokümantasyonu spesifikasyonu, geliştirmekte olduğunuz ürün dokümantasyonunun müşterilerinize nasıl görüneceğinin yanı sıra, arama yetenekleri, dil değiştirme yetenekleri ve daha pek çok şey gibi ürün dokümantasyonunuzun özel gereksinimlerini ve işlevselliğini detaylandıran bir plandır. Buna ek olarak, ürünün kimin için oluşturulduğunu veya tüketiciyi de içerebilir, ancak bu esas olarak belirli yaş gruplarına yönelik ürünler için geçerlidir.
Bu ürün dokümantasyon şartnamesi son derece açık, kolay erişilebilir olmalı ve tasarım ekibiniz ile ürün ekibinizin ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri içermelidir. Teknik yazı ekibinizin ne yazacağını ve tasarım ekibinizin ürün belgelerinizin düzenini anlamasını sağlamak için mümkün olduğunca fazla ayrıntı ekleyin. Yazılı spesifikasyonların bir tablosu veya şeması, daha fazla bilginin nerede bulunabileceğini gösterecektir. Ancak, bunun yalnızca ürün dokümantasyonu şartname sayfası olduğunu unutmayın - ürün dokümantasyonunuzda yazılacak ürünün ayrıntıya yönelik yönlerinin özelliklerini daha sonraki çalışma bölümleri için ekibinize bırakabilirsiniz.
Bir Ürün Dokümantasyon Şartnamesi Hangi Bilgileri İçermelidir?
Her ürün spesifikasyonu teknik gereksinimler, mühendislik özellikleri ve ürüne özgü diğer bilgiler etrafında oluşturulur. Ancak, aşağıdakiler asgari olarak ürün belgelerinize dahil edilmelidir:
Özet: Bu, ürüne ilişkin üst düzey bir genel bakıştır. Ürün konseptine genel bir bakışla başlar ve ürünün kısa bir açıklaması ve genel detayları ile son bulur. Ayrıca, ürünün neden geliştirildiğini ve genel amacını açıklar. Ürün tanımı, bitmiş ürünün görünümünü ve sahip olacağı özellikleri açıklar.
Fonksiyonel Özellikler: Bu, ürününüzün görünümünü ve yeteneklerini tanımlayan yazılı bir özelliktir. Ayrıca, insanların ürünle nasıl etkileşime geçeceğini de açıklamalıdır. Bu açıklamalarda mümkün olduğunca ayrıntılı olmak ve hiçbir şeyi dışarıda bırakmamak çok önemlidir.
Kullanım durumu: ürün, ürünün her bir işlevinin veya özelliğinin kullanım durumunu ve son kullanıcıya nasıl fayda sağladığını belirtmelidir. Bu daha çok pazarlama düzeyinde bir materyal olarak görülebilir. Ancak her zamanki gibi her bir özelliğin kullanım durumunu da belirten bir kullanım kılavuzuna sahipse, nasıl kullanılacağını anlamalarına yardımcı olacaktır.
Kullanıcı Kişileri: Bu bölüm, bu ürünün geliştirildiği hedef kitleyi tanımlar. Hedef demografiyi ve ürünün ele alacağı sorunları detaylandırır. Ürünün hedef kitlesini bilmek, çalışmanızın müşteri odaklı kalmasını sağlar. Ayrıca, ürününüzün çocuklara yönelik olmayan belirli tehlikeleri varsa, bunu ürün belgelerinizde belirtmek akıllıca olacaktır.
Resimler/video: Her bölümde, ürünlerin nasıl kullanıldığına ilişkin yazılı bilgilerle bağlantılı olarak ürünlerinizin gerekli resimleri veya videoları bulunmalıdır. Bu, ürün dokümantasyonunuzu ve ürünlerin kullanım durumlarını geliştirecektir.
Etkili Teknik Dokümantasyon Nasıl Planlanır, Yazılır ve Sunulur
Teknik dokümantasyon son derece sofistike ve karmaşık hale gelebilir! Bu nedenle kritik olan, bu basit adımları izleyerek içeriğinizin güncel, doğru ve hedef kitleniz için ilgi çekici kalmasını sağlamaktır:
Bitirdiğinizde okuyucunuzun ne yapmasını istediğiniz konusunda açık olun:
Teknik dokümantasyon tamamen okuyucunun bir sonraki eylemine odaklanır. Ürün dokümantasyonunuzun her adımı ve aşaması için amacınızı ifade edin ki kullanıcı okuduktan sonra ne yapabileceğini anlasın. Belgenin son kullanıcı kılavuzları konusunda net olursanız, kendi bölümünüzü yazmak daha kolay olacaktır. Belgeleriniz ne kadar kapsamlı olursa, okuyucularınızın bilgiler arasında gezinmesi de o kadar kolay olacaktır. Docsie ayrıca bu konuda yardımcı olacak birçok araca sahiptir, örneğin search navigation özelliğimiz kullanıcılarınızın belgelerinizde arama yapmasına ve bilgileri hızlı bir şekilde bulmasına olanak tanır!
Dokümantasyon için bir genel bakış oluşturun:
Yapılandırılmış bir plan olmadan, iyi akan ve dokümantasyon kriterlerinizin ana amacına ulaşmada etkili olan ürün dokümantasyonu oluşturmak zor olabilir. Sonuç olarak, dokümantasyonunuzun üzerine genişleyebileceği bir iskelet ile başlamanız şiddetle tavsiye edilir. Materyallerinizi uygun şekilde düzenlemek ve gruplandırmak için başlıklar, kategoriler, alt kategoriler ve temalar kullanın. Docsie, hızlı ve etkili bir şekilde dokümantasyon oluşturmanızı sağlayan birçok harika araca sahiptir ve dinamik ürün dokümanları oluşturmayı amaçlar.
Arama yeteneklerimiz, belgeleriniz için iyi aşılanmış bir organizasyonun yanı sıra diğer birçok güçlü özelliğe sahibiz.
Hedef kitlenizi tanımlayın:
Belgelerinizin geliştiricilere mi, çalışanlara mı yoksa kullanıcılara mı yönelik olduğunu belirlemek için ürünlerinizi kullanan kitleyi anlamak çok önemlidir. Bu, kitlenize uyum sağlamanıza yardımcı olmak amacıyla tüketicilerin ürün veya teknolojinin bağlamını, amaçlarını ve yeteneklerini anlamasını sağlamak içindir. Ayrıca hedef kitleniz merkezinizin bulunduğu ülke dışında belirli bir ülkeden ise tercüme edilmiş belgelere sahip olmak da göz önünde bulundurmanız gereken bir diğer faktördür.
İçeriğinize çizimler ve başlıklar ekleyin:
Teknik bir dokümantasyonun illüstrasyon veya diyagramları, ürünlerinizin boyutlarını veya yönlerini açıklayan çeşitli ölçümler içermelidir. Dijital bir SaaS ürününün özelliklerini gösteriyorsanız, ne işe yaradıklarını ve nasıl çalıştıklarını gösterdiğiniz sürece bu özelliklerin parçacıklarına sahip olmak harikalar yaratır.
Ayrıca, görseller kelimelerin monotonluğunu kırmaya yardımcı olur ve kağıda ilgi sağlar. Başlıklar, ürün diyagramlarını ve net talimatlar içeren çizimleri perspektife yerleştirmeye yardımcı olabilir.
Yeniden oku, düzenle ve yeniden yaz:
Hiçbir şeyi gözden kaçırmadığınızdan emin olmak için teknik belgelerinizi birkaç kez gözden geçirin! Ayrıca, hiçbir şeyi gözden kaçırmadığınızı doğrulamak için çalışmanızı bir iş arkadaşınıza veya amirinize düzenletebilirsiniz. Bir gözden geçirme ve değişiklik mekanizması, yayınlanan materyalin doğru olmasını garanti edecektir.
Docsie, ürün belgelerinizi oluşturmanıza yardımcı olabilecek harika araçlara sahiptir, Docsie hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız Buraya Tıklayın.