İş arkadaşlarınızı, müşterilerinizi veya yeni işe aldığınız kişileri eğitmek ve yetiştirmekle mi görevlisiniz? Eğer durum buysa, okumaya devam edin.
Başkalarıyla paylaşmak ve onları eğitmek zor olabilir. Özellikle de hızlı bir şekilde başlamanızı sağlayacak iyi bir eğitim kılavuzu şablonu örneğiniz yoksa. Bu makalede, basit bir eğitim kılavuzu şablonu oluşturmak ve bunu ekibinizle paylaşmak için Docsie'yi kullanarak üretkenliği nasıl artıracağınızı ve kesinti süresini nasıl azaltacağınızı göstereceğim.
Adım 1: Docsie'de bir hesap oluşturun (ücretsizdir).
Docsie, şirketlere daha iyi eğitim kılavuzları geliştirmelerine yardımcı olmak için yeniden kullanılabilir şablonlar sağlayan basit bir eğitim kılavuzu geliştirme aracıdır. Başlamak için tamamen ücretsizdir ve ilk eğitim kılavuzunuzu 10 dakikadan kısa bir sürede oluşturabilirsiniz. Kaydolduktan sonra Docsie aracılığıyla bir eğitim kılavuzunun nasıl yazılacağını açıklamaya başlayabiliriz.
Adım 2: Harika bir temel eğitim kılavuzu şablonu oluşturmak için bir kitap oluşturun.
Docsie, kitaplar ve raflar konseptine dayanmaktadır; kitaplar esasen eğitim kılavuzları, raflar ise departmanlar ve bilgi tabanı merkezleri olarak hizmet vermektedir.
Tüm giden eğitim materyallerinizi tek bir yerde bulundurma ihtiyacı duyan yoğun bir satış ekibi olduğunuzu varsayın. Eğitim kılavuzlarınızı setler kullanarak düzenlemek ve kategorilere ayırmak için Docsie'yi kullanabilirsiniz. Daha sonra hazır olduğunuzda eğitim ekibinin geri kalanını işbirliği yapmaya ve birlikte daha iyi eğitim kılavuzları oluşturmaya davet edebilirsiniz.
Adım 3 - Eğitim talimatlarını tanımlayın
Hedef kitlenizi eğitmek için oluşturmanız gereken eğitim kategorilerini ve yollarını burada belirleyeceksiniz.
Bu kılavuzun hedef kitlenizin kim olduğunu zaten bildiğinizi varsaydığını unutmayın; bu kılavuzun amacı size eğitici eğitim kılavuzunuz için nasıl kolayca içerik oluşturabileceğinizi göstermektir.
Bir satış gücü düşünün. SDR'ler (Satış Büyüme Temsilcileri), Hesap Yöneticileri, Müşteri Başarı Temsilcileri ve benzeri çeşitli pozisyonlar için başlangıç ve ileri satış parkurları vardır. Satış şirketinizin yapısına bağlı olarak pozisyonların farklı adları ve sorumlulukları olabilir, ancak hepsi eğitim kılavuzları ve bilgi paylaşımı için izlenebilir bir yol gerektirir.
Sonuç olarak, eğitim alanlarınızı belirledikten sonra, bu alanların içeriğini belirlemenize yardımcı olması için bu pozisyonlardaki uzmanlarla görüşmeye başlayabilirsiniz. Örnek olarak, nasıl çalıştıkları hakkında daha fazla bilgi edinmek için bir hesap yöneticisiyle görüşebilirsiniz.
Günlük rutinlerini, uygulamalarını ve görevlerini öğrendikten sonra, söz konusu işin görevlerini detaylandıran ve size bu sorumlulukların net bir resmini veren bir süreç diyagramı oluşturacaksınız.
Daha sonra bu görevleri aşama/kıdeme göre uygulanabilir adımlara ayıracaksınız, bu da bir eğitim kılavuzu oluşturmayı çocuk oyuncağı haline getirecek çünkü belirli ekibiniz için neyi nasıl yazacağınızı bileceksiniz.
Yeterli bilgi toplamayı tamamladıktan sonra, bu bilgileri bir eğitim kılavuzu şablonu kullanarak eğitim materyalinizi geliştirmek için kullanabilirsiniz.
Adım 4: Eğitim materyalleri geliştirin
Önceki adımlarda kendiniz için çizdiğiniz ana hatları ve yol haritasını takip ederek ve ekibinizden topladığınız bilgilerle donanarak. Eğitim ve talimat kılavuzu şablon prototipinizi aşamalı olarak içerikle doldurmaya başlayacak ve kursiyerlerinizin uygun bir eğitim temeli geliştirmelerine yardımcı olmak için her aşamayı kademeli olarak genişleteceksiniz.
Farklı makaleler, eğitim kılavuzlarında gösterilmek üzere Docsie'de farklı adımlar tasarlayabilir. Kolayca harika kılavuzlar oluşturmanıza yardımcı olmak için Docsie ile birlikte çalışan birçok harika araç vardır.
Harika araçlar
Eğitim kılavuzlarınızın oluşturulmasında üstünlük sağlamanıza yardımcı olmak ve kullanım kılavuzu şablonunuzu geliştirme ve doldurma yolunda size yardımcı olmak için kullanabileceğiniz birçok harika araç vardır.
Snag-It
Not: Mac kullanıcısıysanız, görüntüyü kopyalayıp Docsie'ye yapıştırmak için Shift, Command ve 4 tuşlarını kullanın.
Snag-it, sayfanızın içeriğinin fotoğrafını kolayca çekmenize ve şık ve basit bir açıklama aracıyla açıklama eklemenize olanak tanır.
Camtasia
Camtasia, eğitim deneyimini iyileştirmek ve eğitim kılavuzlarınızın etkinliğini artırmak için nasıl yapılır videolarını kolayca kaydetmenize yardımcı olacaktır.
Docsie Kılavuzları
Basit bir krom uzantısı kullanarak, eğitim kılavuzlarınızı ve tüm eğitim görüntülerinizi açıklamalarla birlikte otomatik olarak kaydetmek için Docsie Guides'ı kullanabilirsiniz. Docsie Guides, ürününüzün tüketicilere veya yeni stajyerlere nasıl kullanılacağını göstermek için kodlanmamış rehberli turlar oluşturmanıza da yardımcı olacaktır.
Adım 5 - Eğitim kılavuzunuzu yayınlayın ve ekibinizle paylaşın
Docsie'de geliştirdiğiniz eğitim materyalinizi yeni stajyerleriniz ve/veya müşterilerinizle paylaşmak istiyor olmalısınız. Bu, yayınla düğmesine tıklamak ve sitenizdeki Docsie gömülü bir sayfada görünmesini sağlamak kadar kolaydır.
Tüm eğitim materyallerinize erişimi sınırlamak istiyorsanız, bunu Docsie'de kolayca yapabilirsiniz. Ayrıca belirli bir stajyere benzersiz bir şifre tahsis edebilir ve erişimi istediğiniz zaman iptal edebilirsiniz.
Sadece bir satır kodla, Docsie'yi kullanarak eğitim materyalinizi doğrudan şirketinizin intranetine de ekleyebilirsiniz.
Adım 6: Eğitim kılavuzunuz hakkında geri bildirim toplayın ve Docsie'de güncelleyin.
Eğitim kılavuzunuzun prototipini yayınladıktan sonra artık hazırsınız demektir. Stajyerlerinizin ve/veya müşterilerinizin eğitim kılavuzunuzla nasıl iletişim kurduğunu öğrenmek ve işinizi daha iyi yapabilmeniz için size eyleme geçirilebilir geri bildirimler sağlama şansı vermek isteyebilirsiniz.
Bu noktada Vocally'yi (bir Docsie Uzantısı) kullanarak eğitim alanların eğitim deneyimlerinin video kliplerini toplayabilir ve böylece onların kullanım kılavuzu şablonunuzla nasıl başa çıktıklarını daha iyi anlayabilirsiniz. Ayrıca onlara eğitim deneyimleri hakkında Vocally yöneticisinde kategorize edilecek girdi sağlama seçeneği de sunabilirsiniz.
Daha sonra, proje izleme yazılımınızla kolayca birleştirilebilen Vocally Manager'ı kullanarak, kullanıcı geri bildirimlerine dayalı olarak bir kılavuz yazma şeklinizi güncellemek ve iyileştirmek için kendinize eyleme geçirilebilir görevler oluşturabilirsiniz.
Adım 7: Eğitim kılavuzunuzun materyalini koruyun ve tercüme edin.
Artık kullanım kılavuzu şablonlarınızı doğrudan Docsie üzerinden birden fazla dile çevirebilir ve hatta içeriğinizi güncellemenize yardımcı olabilecek deneyimli içerik çevirmenleriyle indirimli bir ücret karşılığında iletişim kurabilirsiniz.
Ayrıca, eğitim materyalleriniz büyüdükçe Docsie'de eğitim materyallerinizin yeni versiyonlarını oluşturmak bir düğmeye tıklamak kadar kolaydır. Sonuç olarak, daha değerli eğitim kopyalarını kaybetmezsiniz ve başvurabileceğiniz bir referans noktasına sahip olursunuz.
Son Düşünceler
Docsie, mükemmel eğitim kılavuzları hazırlama konusunda ciddiyseniz ve eğitim kılavuzu şablonları kullanıyorsanız kullanılabilir. Eğitim kılavuzunuzun iş akışını önemli ölçüde basitleştirecek ve iyileştirecektir.
Kullanım kılavuzu şablonları, yeni çalışanları kuruluş ve prosedürleri hakkında bilgilendirerek çalışan eğitiminde önemli bir rol oynar. Çalışanlar olgunlaşmakta ve yeni teknolojileri, teknikleri ve süreçleri öğrenmektedir.
Aktif olarak öğrenmeyen veya şirketleri tarafından kullanılan cihazlar, uygulamalar, ekipmanlar veya makineler hakkında bilgi sahibi olmayan çalışanlar işlerinden kopabilir.
Ancak, işten ayrılma genellikle yüksek çalışan devrine ve düşük iş tatminine yol açar. Sonuçta hem işverenler hem de çalışanlar zarara uğramaktadır.
Bunu destekleyen istatistikler olduğundan bahsetmiyorum bile:
Bir yıl içinde, yetersiz eğitime sahip çalışanların %40'ı işten ayrılmıştır.
Büyüme fırsatlarının eksikliği nedeniyle, çalışanların yüzde 74'ü iş yerinde tam potansiyellerine ulaşamadıklarını düşünüyor.
Çalışanlar, vakaların yüzde 72'sinde eğitime maddi katkıda bulunmayı düşünmektedir.
Çalışanların yüzde 68'ine göre şirketin en önemli gündemi büyüme ve eğitim.
Dünya genelinde çalışanların sadece %13'ü angaje olmuş durumda.
Çalışanların işten ayrılmasının ekonomiye maliyeti her yıl 500 milyar dolardan fazladır.
Öte yandan rakamlar sonsuzdur. Sorun gerçektir. Çalışanlar hem geleneksel eğitimlerde hem de gelişim fırsatlarında büyümek ve becerilerini geliştirmek istiyor.
İşletmelerin bu çok ihtiyaç duyulan yönteme başlamaları için harika bir yol, harika bir şirket eğitim kılavuzu veya eğitim el kitabı oluşturmaktır.
Sadede gelmeli ve harika bir eğitim kılavuzunun en önemli yönlerinin neler olacağını ve bir kılavuzun nasıl yazılacağını bulmalıyız.
ATD'ye (Association-for-Talent-Development-in-the-United-States) göre, 2017 yılında tipik bir şirketteki öğrenme saatlerinin yüzde 45'i çevrimiçi veya hatta e-öğrenme yöntemleriyle oluşturuldu. Bu oran 2015 yılına kıyasla yüzde 42'lik bir artışı temsil ediyor.
Bir kullanım kılavuzu şablonu geliştirme becerisi, iş sürekliliği ve büyüme için gerekli olan doğal bir beceridir.