Ürününüzü piyasaya sürmek sadece sizin değil, ekibinizin de büyük çaba sarf etmesini gerektirir. İleri geri gitmeleri, farklı paydaşlarla işbirliği yapmaları, tüm gereksinimlerle ilgilenmeleri ve departmanlar arası işbirliğini geliştirmeleri gerekir. Ürün yöneticileri, arka uç ve ön uç geliştiricileri ve diğer teknoloji ekibi üyeleri, herhangi bir yeni sürümü piyasaya sürmeden önce beyin fırtınası yapmak için bir araya gelir. Bu süreçten geçmek, birden fazla doküman hazırlamak anlamına gelir. Ekibiniz için bu ne kadar telaşlı bir durum?
Böyle zamanlarda, içerik özelleştirme, esneklik ve bilgi yönetimi özellikleri sunan bir platforma sahip olmak bir gereklilik haline gelir. Projenizi planlarken, takip ederken, iletişim kurarken ve değerlendirirken ihtiyaç duyduğunuz kalkanı elde edersiniz.
Dokümantasyonda özelleştirmeye neden ihtiyaç var?
Her projenin bir büyüklüğü ve önemi vardır. Bir projeyle ilgili boyut, karmaşıklık, kapsam ve riskler, dokümantasyonda özelleştirmeyi nasıl ayarlamanız gerektiğine karar verir. Bir bilgi tabanını korumak ve bir projenin gereksinimlerini içerik özelleştirme araçlarıyla ayarlamak, zamandan tasarruf etmenize, kafa karışıklığını önlemenize ve ekibinizi daha iyi hizalamanıza yardımcı olmada çok önemli bir rol oynar.
Ancak daha iyi bir proje akışı için bir özelleştirme aracına ihtiyacınız olup olmadığını nasıl bileceksiniz? Belirli bir dizi prosedürden geçmeniz gerekiyor mu? Proje dokümantasyonu ihtiyacınızı nasıl değerlendireceğinizi anlamak için bir sonraki bölümü okuyun.
Proje dokümantasyon ihtiyaçları nasıl değerlendirilir?
İş dünyasının altın kuralı, kararınızın artılarını ve eksilerini ölçmeden hiçbir şeye atlamamaktır. Ancak içerik özelleştirme ihtiyacını bu altın kuraldan uzak tutalım.
Proje özelleştirme araçlarına olan ihtiyacı değerlendirmek için, proje belgelerinizin hedeflerini, gereksinimlerini ve beklentilerini farklı açılardan ele almalısınız. Netlik kazanmak için aşağıdakilerle ilgili sorular sormalısınız:
Proje dokümantasyonunun kapsamı
Kitleler ve kullanıcılar
Ürünün kullanım alanları
Ürünle ilgili standartlar ve kılavuzlar
Bu soruları sormak, dokümantasyon araçlarını uygulamayı planlarken hangi platformu seçmeniz ve hangi özellikleri aramanız gerektiği konusunda size net bir resim verecektir.
Bir içerik özelleştirme aracı için en iyi eşleşme nasıl belirlenir?
M-File on Intelligent Information Management](https://www.m-files.com/infographic-18-startling-information-management-statistics-3/) tarafından yayınlanan son raporda, verimsiz bir içerik özelleştirme aracına sahip olmanın iş akışı zorluklarına yol açabileceği tespit edilmiştir. Bu ankete katılanların %65'i, bilgi tabanı ve içerik özelleştirme için uygun bir araç olmadığında belgeleri gözden geçirme, onaylama ve imzalama konusunda zorluklarla karşılaştıklarını belirtmiştir.
Bu da doğru aracı bulmayı daha da gerekli kılıyor. Peki bu mükemmel eşleşmeyi nasıl bulacaksınız? İşte dokümantasyonda özelleştirme sunan araçlar ararken göz önünde bulundurmanız gereken birkaç nokta.
Uygun bir çalışma modu belirleyin
Kurumsal dokümantasyonun iki modu vardır: yerinde kurumsal doküman yönetim sistemi ve bulut tabanlı doküman yönetim sistemi. Yerinde DMS, şirketlerin kendi sunucularından verilere erişmesine olanak tanır, ancak bu aracı kullanmak için ofis kampüsünde bulunmanız gerekir. Ancak bulut tabanlı DMS araçları, verilere her yerden erişebildikleri için uzaktaki iş gücüne daha fazla esneklik sunar.
Maliyet faktörünü göz önünde bulundurun
Maliyet burada belirleyici bir faktördür. Yerinde bir DMS kullanacaksanız, ekip işbirliğini kolaylaştırmak için büyük ön maliyetler ödemeyi bekleyin. Ancak, bulut tabanlı bir sistem planlıyorsanız, tüm kurulumun yerinde DMS maliyetinin yarısı kadar bir sürede yapılmasını bekleyebilirsiniz.
Veri güvenliğini arayın
Veri güvenliği çok önemli bir konudur. Belgeleriniz, siz istemeden bile saldırılara karşı korumalı olmalıdır. Yerinde DMS söz konusu olduğunda, güvenlik üzerinde daha fazla kontrole sahip olurken, bulut tabanlı DMS söz konusu olduğunda güvenliğin mülkiyeti hizmet sağlayıcınızın omuzlarındadır.
Dosyaları yedekleme seçeneği
Yerinde DMS durumunda, otomatik yedekleme seçeneği olmadığından veri dosyalarının sık sık yedeklenmesi gerekir. Bu nedenle veri kaybı olasılığı daha yüksektir. Bulut tabanlı sistemde yedekleme kendi kendine gerçekleşir. Böylece talihsiz olaylarda veri kaybı konusunda endişelenmenize gerek kalmaz.
Dokümantasyon yazılımında aranacak 5 özellik
Doğru araçlara sahip olduğunuzda işbirliğine dayalı bir ekip alanı oluşturmak kolaylaşır. İşte kuruluşunuz için doğru dokümantasyon araçlarını seçerken aramanız gereken özelliklerin bir listesi.
1. Belge Paylaşımı
Birden fazla paydaşla çalışırken, herkesi aynı sayfada tutmanız gerekir. Herkesi bir projeye dahil etmenin yollarından biri, görüşlerini almak ve alınan değerli girdiler doğrultusunda üründe değişiklikler yapmaktır. Bir dokümantasyon içerik yönetimi platformu, verileri şirket içinde müşteriler ve paydaşlarla paylaşma esnekliği sağlamalıdır.
2. Güvenlik
Kuruluşunuza uygun dokümantasyon yazılımını seçerken güvenlik en önemli öncelik olmalıdır. Tercih ettiğiniz yazılım, yalnızca yetkili kişilerin verilere erişebilmesini sağlamak için en yeni güvenlik araçlarına ve yazılımlarına sahip olmalıdır.
3. Düzenleme seçenekleri
Doğru belgeyi bulmak ekibiniz için bir mücadele olmamalıdır. Çalışanların %83'ü değerli zamanlarını [zaten var olan belgeleri yeniden oluşturmakla] kaybediyor (https://www.m-files.com/infographic-18-startling-information-management-statistics-3/). Bu nedenle, DMS ilk olarak belgenin güncellenmiş versiyonunu gösterme seçeneğine sahip olmalıdır. Ayrıca, dokümana düzenleme erişimi olan kişiler doğrudan doküman üzerinde değişiklik yapabilmelidir.
4. Belge sınıflandırması
Belge sınıflandırma ve etiketleme hataları, çalışanların doğru belgeyi zamanında bulmasını zorlaştırır. İyi bir DMS, ekip tarafından hazırlandıktan sonra dokümanlar için otomatik olarak meta veri oluşturma özelliğine sahip olmalıdır. Bu, ekibi dosyalar için isim oluşturma sorumluluğundan kurtaracak, böylece manuel hataları azaltacak ve zaman kazandıracaktır.
5. Anahtar Kelime Arama
Doğru dokümantasyon yazılımı, ekibe anahtar kelimeleri kullanarak ilgili belgeleri arama esnekliği sağlamalıdır. Daha hızlı belge aramayı kolaylaştırmak için ilgili sonuçları ekranda göstermelidir.
Bir dokümantasyon aracında bu beş inanılmaz özelliğin bulunması, platform esnekliği sunar ve ekibinizin doğru belgeleri bulma ve düzenleme konusunda zaman kazanmasına yardımcı olur. Bu özellikler aynı zamanda kuruluşunuzun farklı projeleri ele alırken planlama, işbirliği, değerlendirme ve bilgi yönetimini geliştirmesine yardımcı olur.
Docsie ile doğru seçimi yapmak
Docsie, ekibinizin fazla zaman kaybetmeden kolayca işbirliği yapmasına yardımcı olmak için kurumsal bir dokümantasyon olanağı sunar. Birden fazla araca olan bağımlılığınızı azaltan tek noktadan bir çözümdür. Kurumsal dokümantasyonun tüm gereksinimlerini karşılamak için özel olarak üretilen Docsie, aşağıda listelenen inanılmaz özelliklere sahiptir.
Kurumsal kullanıma hazır dokümantasyon
Bir platformdan diğerine geçmek zorunda kalmadığınızda, görevi sorunsuz bir şekilde tamamlamaya daha fazla odaklanabilirsiniz. Merkezi platform](https://site.docsie.io/enterprise-documentation) ekip için dokümantasyon iş akışlarını kolaylaştırır ve verimliliklerini artırmalarına yardımcı olur. Mevcut belgelerinizi ve bilgi tabanlarınızı içe aktarabilir, bilgi yönetimini hizalayabilir ve fazla çaba harcamadan özel bir portal tasarlayabilirsiniz. Docsie'nin olağanüstü müşteri hizmetleri ekibi, daha fazla ilerlemeden önce temel ve gelişmiş özelliklerimizi tamamen anlamanızı sağlar.
|CTA: Docsie| ile belge özelleştirmenizi yükseltin |-|## Küresel bir işgücü ile sorunsuz işbirliği
Yeni çağın kullanıcı rolleri ve erişim kontrolü ile uzaktaki çalışanlarınız, yüklenicileriniz, serbest çalışanlarınız ve uzmanlarınızla işbirliği yapabilirsiniz. Bu Docsie özelliği ile belgeleri kimin görüntüleyebileceğini, düzenleyebileceğini ve yayınlayabileceğini kolayca kontrol edebilirsiniz. Herhangi bir değişiklik önermek istemeniz durumunda, bunu yerleşik sohbet özelliğimizle yorum ekleyerek veya ekip üyelerine görevler ve son tarihler atayarak yapın.
İnteraktif bilgi portalları
Akıllıca bir karar vermek için başkalarının ürününüzün tüm ayrıntılarını bilmesini sağlamak önemlidir. Docsie ile doğru bilgileri sağlamak için etkileşimli bilgi portalları, yardım siteleri, SSS'ler, bilgi tabanları ve self-servis sayfaları oluşturabilirsiniz. Müşteri rolleriniz ve dinamiklerinizle ilgili içerik yayınlamak için bilgi tabanı özelleştirmesinin avantajlarından yararlanabilirsiniz.
Özelleştirilmiş dokümantasyon merkezleri
Dokümantasyon merkezlerinizi nasıl barındırmak istediğinizi seçebilirsiniz. Size genel veya özel bulut ve şirket içi DMS arasından seçim yapma seçeneği sunuyoruz. Özelleştirilmiş dokümantasyon merkezleriyle bilgi yönetimi, veri aktarımı gerçekleştirebilir ve üst düzey güvenliği kolaylıkla sağlayabilirsiniz.
İçgörüler ve geri bildirimler
Projenin nasıl yürütüldüğünü, ilerleme durumunu ve ekip işbirliğini eyleme geçirilebilir içgörüler ve geri bildirimlerle görebilirsiniz. Docsie'nin dokümantasyonda özelleştirme yapabilme özelliği ile belgelerde değişiklik yapmak ve en iyi girdileri almak daha kolay hale geldi.
Kişiye özel özellikler, bir kuruluşun dokümantasyon ihtiyacının zamanında çözülmesini ve ekibin verimliliğinin artmasını sağlar. Docsie'nin bilgi yönetimi, içerik kişiselleştirme ve geri bildirim özellikleri, birden fazla projeyi yönetirken size en iyi sonucu verir.
Temel Çıkarımlar
Docsie, hassas belgelerinizi ve tüm bilgi portalınızı şifrelenmiş parolalarla korumanıza yardımcı olur
Docsie, kritik dosyalarınızı güvenle saklamak için hem bulut tabanlı hem de yerinde belge yönetim sistemi sağlar
Docsie, geçici parolalar eklemenize izin vererek belgeleri serbest çalışanlar ve yüklenicilerle paylaşmanıza olanak tanır
Docsie size bilgi portalınız, bilgi tabanınız ve yardım siteleriniz için tam özelleştirme desteği sunar
Sonuç
Farklı projelerde birden fazla paydaşla çalışırken, işbirliğine özen gösteren, bilgi yönetimine yardımcı olan, belgelerde özelleştirme sunan, iş akışlarını basitleştiren ve projenizi kolaylaştırmak için üstün güvenlik özellikleri sağlayan bir araca ihtiyacınız vardır. Belge düzenlemeyi, paylaşmayı ve sınıflandırmayı kolaylaştıran bir platform, ürün yöneticilerinizin, serbest çalışanlarınızın ve teknoloji ekiplerinizin herhangi bir engel olmadan kapsamlı bir şekilde işbirliği yapmasını kolaylaştırır. Docsie, tüm belgeleri merkezi bir platformda tutmak için ihtiyacınız olan tek durak noktasıdır, böylece zamandan tasarruf sağlar ve ekipleriniz için iş akışlarını basitleştirir. Akıllı bir kurumsal dokümantasyon platformunu benimsemek için ekibimizle iletişime geçin.
Sıkça Sorulan Sorular
**1. Bir serbest çalışan veya yüklenici Docsie kullanarak şirket içi ekiplerle işbirliği yapabilir mi?
Serbest çalışanlar ve üçüncü taraf yükleniciler Docsie'yi kullanarak şirket içi ekiplerle kolayca işbirliği yapabilirler. Ürün yöneticileri, yazarlar, serbest çalışanlar ve yazılım geliştiriciler belgeleri gerektiği gibi ve gerektiği zaman düzenleyebilirler. Ancak, dosyalarda herhangi bir değişiklik yapmadan önce gerekli erişim gereklidir.
**2. Docsie'de yüksek öncelikli belgeleri korumak için hangi güvenlik özellikleri mevcuttur?
Hassas verileri depolamak için JWT token kimlik doğrulaması, IAM RBAC ve parola koruması elde edersiniz.
**3. Docsie özel portallar sağlıyor mu?
Belgelerinizi daha güvenli hale getirmek için SSL şifrelemeli özel bir portal elde edersiniz.