你是在2022年经营企业吗？你最宝贵的资产是什么？信息是经营企业中最有用的资产之一。公司所有者和股东依靠数据来做出审慎的商业决策。
营销部门依靠信息来评估产品的成功潜力。营销人员也使用同样的信息来接触他们的预定目标。最重要的是，你需要把所有的商业信息放在一个地方，以制作交易和交易文件。
在这种情况下，你会想要一个创新的文件平台，保证信息的安全性和员工协作的多重访问。你可以利用一个可靠的系统如Docsie来管理你的内部软件文档。
请继续阅读，我们将探讨使用文档平台来维护企业的软件文档的5个主要好处。
1.增强安全性
作为一个在线企业，你最关心的应该是你的信息的安全和客户数据。安全是许多组织必须处理的一个大挑战，特别是在网络不安全的大流行期间。如果你依赖手工文件，情况甚至会更糟，因为任何人都很容易得到它。敏感信息可能落入错误的人手中，最终可能泄露给竞争对手。
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获得一个强大的文档平台来维护你的软件文档，可以保证水到渠成的安全性。软件文档平台有一个数字跟踪，你可以很容易地跟踪未经授权的访问。无论访问是来自内部还是外部，你都可以检索到编辑的信息，包括访问的时间。因此，你可以迅速判断是否有外部攻击或只是一个不诚实的员工。
最重要的是，你可以根据职位和权限来规范可以访问某些文件的人。这使得管理各自部门的员工变得很容易。
1.改进的自动工作流程。
每个企业都会在日常的基础上起草和汇编各种文件。到了月底，当需要核对这段时间的工作时，每个部门都需要这些文件的副本。在不浪费时间和资源的情况下重新制作副本可能是相当具有挑战性的。
此外，人类对长期做重复性的工作感到厌倦。除了耗费时间，你很可能会以混乱的文件而告终。
一个可靠的软件文档平台可以确保与内部和外部部门的沟通线路完美无缺。你可以在生成文件时轻松地将其分类。因此，你提高了速度和简化的业务流程，以节省运营成本。这也可以使你不会因为数据不足而损失收入。
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1.增强的备份和恢复
对你的企业来说，你最不希望的就是丢失数据。这将像一个新的创业公司，因为你需要建立一个新的客户数据库。如果银行资料等重要信息落入坏人之手，你也可能会失去财富。
不要忘记，如果你失去了从头开始建立你的业务的所有数据，你将不会经历一个有利的竞争环境。它几乎不会再有任何变化，尤其是如果公司已经有十几年的历史。
创新的软件文件平台增强了你的备份和恢复过程。如果你失去了所有的数据，比如说因为内部技术故障，你会在不到一个小时内找回同样的数据。如果你的主要备份系统被破坏，该平台也会有所帮助。你可以轻松地恢复数据，而不需要付出任何赎金。
1.更容易的检索
普通的在线消费者会希望你的品牌在工作日的三个小时左右解决他们的问题。否则，你会在品牌的社交媒体信息中得到各种抱怨。你最不想看到的是失去老客户，吓跑潜在客户。此外，你也希望尽可能地减少客户关怀成本，以获得更好的利润率。
获得一个先进的软件文档平台意味着你可以在几秒钟内轻松检索文件。你可以利用检索技巧，如通过单词、短语或客户的凭证进行搜索。 对于较大的商业文件，你可以按索引排列，从而更容易获得数字参考。
1.版本控制
企业处理各种类型的文件，包括机密和公共文件。有些文件只需要特定部门的输入，但仍有其他工人可能需要访问。
例如，一些财务文件，如季度报告和年度报告，应该只有会计部门的输入。即便如此，员工和股东也需要访问它，以了解公司的发展和他们的承诺是否得到了回报。
现代软件文件平台允许你以不同的版本分享文件。例如，对于敏感的会计文件，"只读 "版本就足够了。你也可以将这种定制文件的共享过程自动化。
底线
使用先进的软件实现文件管理的自动化是企业成功的必然选择。除了降低运营成本外，它还能保证企业的永久存在。你将享受可靠的数据备份和检索过程。联系像Docsie这样有信誉的软件文件平台，了解你在现代商业实践中所缺少的东西。