从纸张到像素。

仅仅几十年前，似乎每个企业都在使用纸张进行记录。合同、政策、会议记录；一切都以纸为基础--被打印和传递，而不是通过电子邮件的附件和分析。

随着技术变得越来越先进，企业有了更多的文件存储空间，以及员工访问这些数字文件所需的计算机系统。这标志着从纸张向像素过渡的开始。

现代的数字文件世界提供了许多好处，但问题仍然存在。文件是用来传达信息的，无论是对内部员工还是外部客户。这意味着内容的一致性、访问的便利性和管理的便利性是至关重要的。相反，不一致的、无法访问的和无法管理的数字文件会降低你的企业有效传达信息的能力。

为了推动便利性和一致性，企业应该遵循数字文档的最佳实践。这包括数字文档的设计、格式、文件类型的选择和管理。

在这本电子书中，我们将讨论数字文档的最佳实践以及做出这些改变的潜在商业影响。更好的数字文档能够推动收入增长和吸引客户吗？企业如何利用文档管理系统（DMS）来改变他们的数字文档，为客户提供更好的价值？

让我们来回答这些问题!

数字化文档的好处

在我们讨论数字文档最佳实践的内容和方式之前，首先我们应该了解数字文档的好处：

• 易于管理** -- 数字文件比纸质文件更容易管理。纸质文件需要在办公室里放置一个文件柜，并且需要对每份纸质文件进行手工归档。数字化文件存储释放了办公室的空间，并通过搜索功能和文件夹结构简化了管理。

正如这份Software Advice研究报告中所详述的，办公室工作人员每周平均花费6个小时来搜索纸质文件。此外，办公人员每周平均花费8个小时从纸质文件中创建报告，94%的人说文件管理系统（DMS）使这个过程更容易。[1]

• 易于访问 - 这些数字文件也可以通过电子邮件或云存储实时共享。这就避免了邮寄信件的需要，消除了邮费或快递费用。它还提高了响应速度，因为收件人不再需要等待几天才能收到信。此外，数字文件可以部署在你的网站或社交媒体上，提高客户访问的便利性。

你知道吗--根据Gartner的数据--每花1美元打印文件，就有6美元花在处理和分发这些文件上？此外，一半的印刷文件在24小时内被扔掉。[2]

• 安全和管理 -- 除非藏在锁和钥匙后面，否则纸质文件是不安全的。任何人都可以阅读它，复制它，并按他们认为合适的方式分享。相反，数字文件可以由基于角色的访问控制（RBAC）来管理，只授予需要的人访问权。

即使是政府也不能避免纸质数据泄露，美国退伍军人事务部认为纸质文件是98%的数据泄露的原因[3]。

• 环境的好处 -- 人们和企业都在寻找减少环境足迹的方法。数字化文件是他们可以采取的一种途径。根据 "绿色美国 "的说法，在过去的40年里，纸张消耗量增加了400%，该行业占全球能源消耗的4%[[4]](file://C:/Users/Ciaran/Google%20Drive/Articles%20Work/All%20Articles/SOSEO/Docsie/Docsie%20Content/eBook%20-%20Digital%20Documentation%20Best%20Practices%20to%20Inform%20and%20Inspire.docx#_ftn4）。通过选择数字文件，企业可以减少纸张的使用，以打击森林砍伐 -- 保持树木的生命力，以吸收碳排放和维持动物栖息地。

Docsie上的数字文件的最佳做法。

数字文件有能力改变整个企业的知识共享、出版和营销。为了挖掘这种潜力，企业应该遵循数字文档的最佳做法：

使你的DMS与业务需求保持一致

文件管理系统（DMS）是帮助企业存储和管理其文件的基础。内容写完后，被上传到DMS进行存储和分发。DMS集中了文件存储，为整个企业提供了一个单一的知识来源。它的功能很像一个数字图书馆，按部门或产品对文件进行分类，并具有搜索功能以简化知识共享。从这里，营销和支持团队可以分享文件，在网站和社交媒体上发布，或回应客户的询问。

Docsie是一个DMS，简化了你的团队做文档的方式。每个企业都需要一种方式来存储和分享文档，这样内部员工可以了解他们的工作角色，客户也可以了解如何使用你的产品或服务。人力资源入职文件、产品使用指南、销售沟通模板--所有这些项目都可以通过正确的DMS解决方案来存储和发布。

你的产品和服务目前有哪些文件？你的员工在与客户沟通时是否使用模板和框架？你能轻松地存储、内部共享和对外发布你的文档吗？在考虑像Docsie这样的DMS解决方案时要问这些问题，并确保你的DMS与业务需求相一致。

专注于兼容性

数字化文档可以提高可及性，但只有在使用高度兼容的文件格式时才行。这对可下载的文件很重要，因为某些客户可能无法打开一个文件。这也适用于内部文件，一个员工使用PDF，另一个员工使用DOCX，可能会导致文件格式碎片化 -- 促使其他员工更换软件包，或转换为其他格式以使文件可访问。

像微软Office的docx、xlsx和pptx等开放文件格式，或OpenOffice的开放文档格式（ODF）是最大限度地提高兼容性的理想选择。Adobe PDF文件很常见，但由于需要一个PDF浏览器，所以兼容性较差。考虑到谁将会访问这些文件，并将文件储存在一个能满足最广泛的用户群的格式中。

Docsie是一个很好的选择，可以实现广泛的文档兼容性。当文本被加载到Docsie图书编辑器中时，它被存储为开源的JavaScript对象符号（JSON）文件格式。你可以找到更多关于导出文件的信息，以及Docsie如何实现轻松转换为DOC、PDF、Markdown（MD）和HTML格式[这里]（https://portals.docsie.io/docsie/docsie-documentation/using-docsie/?doc=/docsie-editor/exporting-content/）。

可操作的反馈

用户和员工对文件的反馈是至关重要的。如果文档缺乏信息，包含不正确的信息，或者只是难以阅读 -- 读者将很难从你的文档中获得任何价值。此外，反馈可以帮助你改进现有的文档，为客户提供更多的价值，通过高质量的知识共享推动业务成功。

Docsie Vocally是一个多合一的反馈监测和回应服务。它允许读者对单个文档进行一至五级的排名，并以评论的方式解释其评级的原因。Docsie所有者和管理者可以阅读这些反馈，深入了解你的文档的成功和不足之处。

自助服务知识库的设计是为了最大限度地减少支持需求，但这也意味着客户不太可能坚持使用糟糕的文档--而是在提供更好文档的竞争对手那里寻找替代方案。为了解决这个问题，Docise Vocally会在用户阅读文档时记录他们的互动。这将突出显示他们在文档中遇到的问题，以及导致问题的内容。编写人员可以利用这些反馈来编辑文档，并根据用户的反馈采取行动。随着时间的推移，这将提高文档知识的质量，使客户有能力帮助自己。

客户授权是吸引新业务、降低成本和保留客户的好方法。根据Zendesk[[5]](file:///C:/Users/Ciaran/Google%20Drive/Articles%20Work/All%20Articles/SoSEO/Docsie/Docsie%20Content/eBook%20-%20Digital%20Documentation%20Best%20Practices%20to%20Inform%20and%20Inspire.docx#_ftn5），大约67%的客户喜欢自助服务，而不是通过电话说话。Forrester Research和Oracle还发现，自助服务可以使每个电话的支持成本降低11美元[6]。最后，微软的一项研究强调了90%的客户希望有一个自助服务选项[7] 。

总而言之，客户喜欢并期待高质量的自助服务，提供这种选择可以大大降低支持成本。通过在Docsie中创建一个自助服务知识库，并通过Docsie Vocally的反馈来提高文档质量--你可以通过数字文档来满足不断变化的客户需求。阅读更多关于Docsie Vocally的信息[这里]（https://www.docsie.io/vocally/）。

文档版本管理

特别是对于技术公司来说，新的软件或服务版本会带来文档方面的问题。新版本可能包括与以前版本不同的工作流程，或不同的术语，可能会使用户感到困惑。同时，新的文档可能不适用于你的服务的旧版本，造成知识差距，有可能使客户感到沮丧并驱赶他们。

这是数字文档的一个重要的最佳实践。客户可能需要你的软件的旧版本与他们的硬件兼容，或者只是选择不更新到新版本。因此，企业应该总是迎合他们的用户群，不管使用的版本号是什么。

Docsie通过文档版本管理解决了这个问题。当你在Docsie中更新一个文档时，你可以保留以前的版本，以达到冗余的目的。使用你的服务的第2版的客户可以选择正确的文档，而使用第1版的客户仍然可以访问旧的文档。这就是所谓的碎片化；当你的客户群被分割到同一软件的多个版本时。Docsie减少了碎片化的影响，确保无论使用哪个版本，都能获得知识。

文档版本管理确保在需要时可以获得正确的信息。它还有助于追踪，特别是当多个作者在同一内容上工作时。版本化还可以减少重复，巩固你的文件，以方便访问。

你的企业是否定期更新其文件？你的客户是否在努力寻找你的软件和服务的当前和历史版本的正确信息？如果是这样，现在可能是时候通过Docsie这样的DMS来应用文档版本管理的最佳实践了。你可以找到更多关于Docise文档版本管理的信息这里。

劳动力的文档习惯

你的员工创造了文件，但他们也可能创造出文件的问题。在起草阶段，作者可能使用不同的字体大小或类型，或过时的图标和艺术作品。这些差异对于每天与内容打交道的员工来说很容易错过，但客户更有可能注意到。其结果是不一致的文件，由整个员工队伍的内容创建和发布方法的不一致所驱动。

Docsie通过Docsie Documentation Hub帮助企业解决内容不一致的问题。你可以设置默认的字体类型和大小，添加公司标志或艺术品，并定义CSS样式表参数，以便在公司网站或知识库中使用。这些选择将从Docsie传播到任何嵌入Docsie内容的网页，在你发布内容的任何地方使用相同的颜色、字体和标志。

这简化了内容管理和发布工作流程。企业可以在Docsie中设置一个内容设计框架，然后在所有地方应用这些变化，而不是编辑单个页面。这就是所谓的集中管理或协调。对于较小的内容库来说，单独编辑每个文档或页面的过程似乎是可行的，但随着内容库的广度和深度的增加，这一过程将无法有效地扩展。

总之，Docsie通过最大限度地减少低层次的管理工作量，努力使你的内容管理工作面向未来。通过以规模为出发点，可以简单地管理大型内容库--通过Docsie一次设定内容设计框架，并在各处进行部署。你可以使用Docsie管理器这里了解更多关于Docsie定制文档中心的信息。

集中的文档存储

关于集中化的话题，文件存储位置可以帮助或阻碍管理和发布工作流程。你可以将文件存储在内部网或SharePoint网站上，存储在Dropbox或Google Drive中，以及内部或云存储分区中。这里的每个选项都可以单独使用，但同时使用时可能会造成混乱。

一名员工需要访问一份文件。该文件存储在一个SharePoint网站上。该员工下载该文件并保存到他们的账户存储分区中。一个商业文件同步工具将其自动上传到云端。该员工通过Slack将该文件发送给一位同事。这就是在你的IT网络上流通的同一文件的四份副本，分散在四个不同的服务或工具中。

Docsie通过将文件集中在一个存储位置来解决这种分散的混乱局面。当你上传一份文件时，Docsie将该文件放在一个架子上。我们把文件称为书，每个书架上都放满了书，形成一个内容库。员工可以登录Docsie找到你的所有文件，通过基于角色的访问控制（RBAC），按部门或资历提供相关文件的过滤。在这里，员工可以将文件直接发布到你的网站上，编辑文件文本，检查不同的版本，并查看客户或同事的反馈。

现在，当员工需要访问一个文件时，他们所要做的就是打开Docsie。他们可以搜索文档，以常见的文件格式导出，并分享Docsie书籍或书架的直接链接。对于外部用户，他们可以在不影响安全的情况下，由所有者和管理员邀请，直接访问授权的Docsie书籍和书架。这就像硬盘上的文件夹和文件一样，但又有一点Docsie的魔力!你可以了解更多关于Docsie书架和书籍的信息这里。

文件治理风险与合规

大多数文件将被创建为公共领域。但是，有些文件可能是保密的。这就提出了治理风险和合规性（GRC）管理的需要。GRC政策可以用来管理对机密文件的访问，控制作者和读者的文件权限，并防止在草稿阶段意外地发表文件。

Docsie使用基于角色的访问控制（RBAC）来管理平台上的权限。这就是Docsie帮助企业管理GRC工作流程的方式，通过定义用户角色并根据资历或部门分配权限。这些角色包括查看者、编辑、管理员和所有者。查看者被授予对文件的只读权限，编辑者被授予读和写权限。管理员可以分配角色来管理每本书或每个书架允许谁读、写或两者都允许。所有者可以管理Docsie组织中的每个用户和文档，并且是唯一可以删除整个组织的用户角色。在这个例子中，组织可以是Docsie，书架上有关于Docsie中不同功能的书籍。

总之，GRC对于管理文件的访问是很重要的。如果访问量太小，员工将无法从事文档工作。如果访问量太大，员工可能会意外地发布未完成的文件，或获得专属于行政人员和经理的机密文件的访问权。Docsie帮助你在访问和安全之间取得平衡，使该平台适用于存储任何类型的文件。

这份文件很敏感，我怎样才能防止未经授权的访问？我怎样才能给我的团队写权限，而只给其他团队只读权限？一个自由撰稿人需要编辑这份文件的权限，我怎样才能做到这一点？如果你的企业在问这些问题，Docsie就有答案了你可以找到更多关于Docsie权限管理的信息[这里]（https://portals.docsie.io/docsie/docsie-documentation/using-docsie/?doc=/workspace-administration/managing-and-understanding-permissions/）。

团队协作

内容很少是由一个人完成的。当多个写手在你的文档库中工作时，协作是至关重要的。

你的员工在处理文件时遵循什么程序？一个例子是在网络驱动器上搜索现有的文件并下载到电脑上。接下来，作者可能会通过电子邮件将最终草案发送给同事，以便进一步校对。然后，经批准的草案可能被上传到内容管理系统（CMS），准备发布。在一天的晚些时候，有人注意到了一个问题，并通过Slack向作者发送了一个注释的版本。这个工作流程可能是有效的，但它可以被简化。

Docsie通过全面的团队协作功能减少了你需要的工具数量。你可以在Docsie中找到文件，编写和编辑，与团队成员分享修改，聊天和注释，并在不离开Docsie仪表板的情况下发布到互联网。这就避免了下载、上传、发送电子邮件和管理内容管理系统的需要 -- 让你可以简单地用Docsie管理你的文档团队成员可以使用@mention进行标记，聊天对话被隔离到每本Docsie书中，并且可以轻松地邀请外部自由职业者，以便在任何地方进行全面的团队协作。

通过最大限度地减少所需工具的数量，员工可以专注于创建内容，而不是在不同的软件之间切换。这通过最大限度地减少浪费的点击，加快了内容创建的工作流程，同事们的意见和建议可以在右侧的工具栏中轻松获得。不再有链接共享，不再有过时的文件版本，不再有丢失的电子邮件或聊天信息 -- 与你的文件有关的一切都集中在Docsie中。

用Docsie将最佳实践应用于你的文件

随着我们从纸质文件转向像素文件，良好的文件管理是至关重要的。通过将这些最佳实践应用于数字文档，企业可以创造和分享知识，为客户提供真正的价值，同时简化内容工作流程并降低成本。唯一的问题是--你如何应用这些最佳实践？

这就是Docsie出现的原因。Docsie建立在这些文档最佳实践的基础上，自动应用它们来简化内容创建、管理和发布工作流程。该平台旨在处理各种类型的文件，与典型的商业DMS要求紧密结合。在导入和导出过程中，Docsie文档使用开放和兼容的文件格式，以提高可访问性。企业可以使用Docsie Vocally阅读客户文档反馈并采取行动，提高知识质量，减少内容错误。文档版本管理允许你保留历史版本以实现信息冗余。品牌和内容设计框架可以一次设定，并通过定制的文档中心应用到各个地方。所有内容都存储在一个地方--Docsie门户--所以员工可以快速找到文件，而不是搜索他们的电脑、云驱动器或电子邮件。可以设置权限来管理GRC，防止未经授权访问敏感文件。最后，同事们可以在Docsie上聊天、分享、链接、附加和授予承包商访问权，以实现集中的团队协作。

创建你的客户会喜欢的文件，而没有复杂性。如果你的企业正在寻找一个DMS解决方案，可以考虑让Docsie试一试!只需与我们的销售团队取得联系，他们会很乐意带领您进行15分钟的Docsie平台演示。

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[[1]](file:///C:/Users/Ciaran/Google%20Drive/Articles%20Work/All%20Articles/SOSEO/Docsie/Docsie%20Content/eBook%20-%20Digital%20Documentation%20Best%20Practices%20to%20Inform%20and%20Inspire.docx#_ftnref1） https://www.softwareadvice.com/cms/industryview/go-paperless-with-document-management-software/

[2] https://www.stopwaste.org/at-work/reduce-and-reuse/reduce-paper-use/the-impact-of-paper-waste#2

[3] https://fcw.com/articles/2013/08/08/va-data-breaches.aspx

[4] https://www.greenamerica.org/sites/default/files/inline-files/Paper%20Facts%202017.pdf

[5] https://www.zendesk.com/blog/searching-for-self-service/

[6]https://www.slideshare.net/UniWeb/the-total-economic-impact-of-click-to-call-and-click-to-chat

[7]https://download.microsoft.com/documents/en-us/dynamics/Global_State_of_Multichannel_Customer_Service_Report.pdf.pdf