众多技术SaaS公司在开发和分发产品文档（用户手册、用户指南和/或教程）给消费者的过程中挣扎。
通常情况下，这种情况的发生是由于缺乏关于正确处理和制作手册的知识或程序，甚至是关于谁对手册负责的问题。
只要有工具和软件的需求存在于这个世界上，我们就需要有效的沟通，以有效地向他人传达这些商品的使用、发展、功能和结构。如果你想知道这是为什么，答案很简单。这是由于技术交流技能对于收集信息并使受众更有效地理解产品或技术至关重要。
现实世界中的沟通是通过语言、肢体语言和情感表达来进行的，而在虚拟世界中，技术沟通是通过技术产品文档来进行的!
技术产品文档的唯一目的是促进用户对产品和技术的工作动态和结构的理解。它更像是一本 "如何使用 "的手册，为你的新工人、用户/客户和其他任何需要了解工作方法的人，对一个产品的螺母和螺栓进行彻底的描述!
产品经理的职责是承担起发展一个团队的责任，创建、管理、发布和维护精良的产品文档。
我相信每个产品经理在他们的部门都说过或听到过以下的话："产品文档是产品负责人义务的一个组成部分"；"每个开发团队都应该记录他们自己的应用程序"；"功能已经部署了，手册更新了吗？"或者，更糟糕的是，"技术文档中有一个错误"。
显然，技术产品文档可能有点令人费解，因为它看起来很直截了当!当个人试图解决或争论前一段的台词时，手册和教程就会恶化，这对你的 "产品/公司 "形象是不利的。
为了帮助遇到类似问题的人，这里有一些程序可以实施，以优化你的产品文档。
产品文档的目的是什么？
当你在谈论一个技术产品或服务的产品文档时，你在谈论描述它的信息和与它有关的数据。
技术文档，或产品文档，都是为了帮助你的受众和客户利用，阅读，理解和利用你的产品。当然，大多数产品文档是在不同的领域产生的，包括工程、医疗、信息技术和营销。
优秀的技术产品文档可以帮助你的受众浏览你的产品，并使他们能够利用你的产品，而不会出现复杂的情况。
还有一个考虑因素是，技术文件对客户的帮助至关重要，对你的公司的品牌和信心有很大贡献。当他们最需要的时候，用户会搜索技术文档。受众使用你的产品来了解流程和处理问题。
这意味着拥有彻底和全面的产品文档是非常重要的，这种文档具有动态的搜索功能
什么是不同的产品文档
本节让你看到你的客户或顾客需要什么样的产品文件。
有许多不同的产品文档类型，可以满足不同类型的用例和用户需求：
产品用户文档：这包括用户手册、操作指南、教程、常见问题、发布说明和培训手册，以及操作程序。
企业文档： 调查显示，在接受调查的1000家企业中，超过8家企业使用正式的政策和程序手册。
还有许多其他的公司文件，包括上述研究中提到的公司政策和程序文件、指导手册、技术实践、行为和道德文件。以及可以用密码保护的法律文件。还有公司的结构、最佳做法和程序，以及维护手册。
开发者文档：这种类型的文档为软件产品的开发、功能规范、技术规范、文档以及协助开发者工作流程的工具提供说明。
现在我们更好地了解了技术和产品文档的不同类型，让我们来讨论一个坚实的产品文档开发过程管理的第一步是什么。
找到一个产品文档开发的负责人
一个非常典型的问题是确定谁应该负责产品文档，而不是作为一个只是更新文档的人，而是作为一个对产品的质量和成功负责的人。
虽然有些企业认为每个产品所有者和/或产品经理负责产品文档，以及其他部门如开发和支持文档也可能被委托负责保持用户手册、用户指南和产品文档的所有方面的最新和有效。
产品文档的开发有许多活动部分，但在这里我们将指出其中的两个部分：
1.谁了解产品在各个层面的运作方式（这也包括产品开发和规格团队）。
2.接受客户意见的人，他们翻阅产品文档，听取他们对理解手头产品文档的困难、反馈和担忧。
第一部分帮助我们用手头的知识创建分配的产品文档，并将其发送给客户，而客户则给予反馈，并启动第二个过程，这有助于优化文档。
有时，这两点并没有完美到位，这就产生了产品文档从未得到必要关注的情况。
一种方法是指定一个人对产品文档、产品手册和用户指南的 "表现 "负责。考虑一个采购订单，将 "产品文档 "作为他的产品。他负责通过公司的所有团队，勾勒出每个产品如何生成其指南，并确定与该过程相关的挑战。
其目的不是让这个产品所有者和产品经理完全负责生成和修改手册，而是协助每个团队内的个人对与文档管理。
这个人应该研究用户如何与文档互动，提供使更新更流畅的方法，并收集反馈，以确定如何加强每个产品的文档和解释器与它的目标受众。
有一个人负责产品文档的所有方面，管理工作流程，以及需要完成这些文档的不同部门，将提高公司内部的生产力，建立意识，用关于产品的知识门户教育客户，总之，简化产品的理解。
把你的产品文档看成是产品本身。
产品的存在是为了提供一定程度的价值，以满足或超越客户的期望。根据D2WorldWide产生的统计数据 73.7%的人在寻找他们正在考虑购买的产品的信息时，认为文档比视频、包装或销售人员更有帮助。
考虑导致产品吸引力的因素。有几个因素可以影响一个产品的吸引力，但为了这篇文章的目的，我们将集中在三个方面。它们在价值方面超出预期；它们的使用产生满意度；以及它们具有竞争力。
此外，同样的概念也适用于良好的在线产品文档。那些 "超出预期价值 "的产品文档不仅说明了如何使用指定的项目，而且还提供了客户不知道的或觉得不可能的解决方案。总是有必要看看其他公司如何启动他们的产品文档，以便从他们的成功和错误中学习。
如果整合你的技术产品文档的开发人员和客户无法掌握这些文档，那么公司开发出领先于竞争对手的独特的高质量软件就没有意义。
考虑到阅读产品文档的人可能不熟悉产品所提供的一系列可能的解决方案或市场（技术性SaaS产品通常如此），因此他们必须被 "教育 "了解这些解决方案和与产品有关的各种选择。
那些 "可用性产生满意度 "的产品文档遵循适合其目标受众的逻辑阅读模式。如果它是一个500页的PDF文件，或者不包括一个代码的例子，并且没有动态地创建搜索功能和其他功能，那么拥有全球最全面的手册也是没有用的。从你的产品文档的用户和你的支持人员那里收集反馈。他们将确定与报告数据有关的主要压力领域。
有竞争力的产品文档是那些使用最有效的信息交换技术持续更新的文档。他们有惊人的功能，如内置的搜索功能、翻译、不同的版本、嵌入式图像、视频，以及更多的功能
即使你的集成指南是所有技术企业中写得最好的，但如果没有添加视频，以及可以复制和粘贴的图像和代码，以方便购买你的技术SaaS产品的精通技术的客户使用，它将缺乏吸引力。
总是有必要看看其他公司如何启动他们的文件，以便从他们的成功和错误中学习。
如果整合你的文件的开发者和客户不能完整地掌握这些文件，那么拥有一个开发独特和高质量软件的公司，在竞争中处于领先地位是没有意义的。
产品文档反馈
有效的技术产品文档通过打磨理解产品的过程和用现成的书面解决方案诊断任何问题来增强终端用户的体验。当客户信任并了解如何使用你的产品时，他们在将来有需要时可能会回来找你。
SDL所做的新研究表明，文档在全球市场中的作用正在上升。研究显示，大约53%的买家在尝试产品之前就利用技术文献进行购买。另外，这项研究的另一个汇编的统计数字显示，94%的买家认为在一个单一的地方拥有产品信息是有帮助和有用的。正因为如此，现在每个公司都对产品文档以及产品开发或测试给予同等重视。
即使文档有一个指定的主人来管理文档团队，他们创建的产品文档已经过修订和评估，以提高可用性，并得到适当的更新，你仍然在努力使你的用户和消费者理解你的技术产品。这可能是由于用户/阅读者无法理解你的文件是如何被阅读的，或者他们真正提出的疑问而产生的。这使得文件撰写中最具挑战性的方面之一是设身处地为读者着想。毕竟，无论谁来制作产品文档，都应该对产品有一个扎实的了解。
这种专业知识可能会使作者忽略一些对普通用户来说不是那么明显的东西。通常情况下，当创造产品的人认为不言而喻的东西对购买和使用产品的人来说并不十分清楚时，就会发生这种情况。
这种情况可能以各种方式发生：
写作结构或形式：虽然这似乎是一个主观的词，但即使是手册的写作方式也会造成混乱。关键是要确定阅读文件的那种读者；否则，可能会出现诸如 "开发人员更喜欢例子而不是描述性的文字 "或 "尽管有例子和视觉效果，但我们的文件并不清晰 "这样的话。
手册中的主题组织：偶尔，在同一市场上经营的企业会制定一个标准化的文档格式。如果你的公司指南不遵守它，读者可能会有一种陌生感。
过度使用隐性术语：当应用于手册时，缩写可能没有什么意义，即使这些短语不是缩写。这很难察觉，但有些词，如 "地位"、"ID"、"证书"，并包含了隐含的意思，伪装成显性的。利用特定的称谓，如 "UserID"，而不是 "UID"。
有效的翻译：翻译是全球范围的一个巨大部分。很多时候，公司创建的用户手册和产品文档翻译得很差，不符合某些国家的文化，或者只是单词的翻译方式与英语中的翻译方式不一样，不符合那个特定的国家。了解这些微妙的细微差别可以使产品文件从无法阅读的信息变成一个全面的、经过翻译的产品文件。
为了避免这种情况，我们的目标是开发一个能够收集和分析用户反馈和导航模式的解决方案。
诸如Vocally a Docsie功能的反馈工具是收集和评估导航模式和调查你的客户如何看待你的产品文档的一个好方法。在此了解收集反馈的7条黄金规则。
这些信息对于更新和优化你的用户指南、用户手册和产品文档，为你的客户了解你的产品创造一个更完美的体验至关重要。没有什么比引入一个新产品并发现由于糟糕的手册说明而导致的支持请求增加更令人沮丧的了。
如何编写全面的产品文档
优质的产品文档是吸引人的、有用的和强大的。我认为，熟练的文档是良好的产品管理的必要组成部分。就像产品经理在产品开发中发挥了巨大的作用一样，成功的一个重要部分是创造出令人惊叹的抛光的产品文档，让我们的客户能够理解并用于进一步了解我们的产品。
大多数产品文档是怎么回事？
许多产品经理不喜欢起草产品文档。他们所熟悉的产品文档可能对他们的客户没有吸引力，除非更加注意使它们具有吸引力，易于阅读并与之产生联系。
然而，很多时候，公司并没有采取必要的谨慎措施来创建和制作令人惊奇的产品文档。糟糕的产品文档只是为了写而写。它采用的是充满了模糊的可接受的想法的宽泛的短语和糟糕的布局来阻止观众与材料的互动。糟糕的产品文档是为了保护作者不受批评，完全是在浪费大家的时间。而他们的客户也因为这个原因而不喜欢阅读它。
我们如何解决这个问题，写出更好的产品文档，让我们的客户喜欢阅读？
优秀的产品文档是以被阅读为目的而写的。它是简洁的。好的产品文档是格式化的，可以在三分钟内被公司的每个人或客户阅读和理解。它避免使用专业术语，并给出或提及商业层面的观点。一个优秀的产品文档会花时间概述具体的使用案例，客户可以理解并应用到产品的强化使用中。它能吸引读者，并通过精心设计的解决方案引起对潜在问题的注意。
写得好的产品文档的效力
在有小型、中型或大型企业的地方，格式良好的技术产品文档可能会节省大量的时间，帮助员工更有效地工作。一般来说，大多数以产品为基础的企业都是如此，他们把很大一部分预算花在雇佣技术写手和编写技术产品文档上。
如果你的企业雇用了两个以上的人创建产品文档，建立一个良好的文档文化是完全值得的。你希望你的团队创建、管理和发布精心制作的产品文档的原因有很多，但在下面的章节中，我们将讨论有效的产品文档是如何以低成本的方式来改善客户体验。
有效的产品文档是改善客户体验的低成本方法
扎实的客户体验是保持和维护忠诚客户的最前线。大多数项目经理都是乐观主义者--他们得到一个概念，变得热情洋溢，然后执行。虽然激情是令人钦佩的，而执行似乎是富有成效的，在执行适当的产品文档之前有一个游戏计划是至关重要的。
集思广益后的第一个步骤是启动一个设计周期，并以这样的方式结构产品文档的内容，使其客户逐渐容易阅读。
另外，从客户那里获得关于他们当前文档的反馈是一个重要的步骤，以便重组文档以满足客户的需求。这样一来，项目经理就可以通过感知和自动化来创建、管理、维护、发布和优化他们的文档。这不是一个简单和微不足道的任务，拥有像Docsie这样神奇的工具，使产品文档的很多过程自动化，对于成功是相当重要的。
有吸引力的、吸引人的、可浏览的技术文档有助于消费者在更短的时间内学习产品，这增加了他们正确设置产品和正确使用产品的可能性。
所有这些创建完善的产品文档的策略基本上会导致更高的产品评价，更多的好评和更多的销售都是相互联系的；因此，不言而喻，作为结果的销售增加。
如何创建精雕细琢的产品文档
如何制作有效的文档并培养一种以文档为标准的文化？编写有效的文档是具有挑战性的，但是在Docsie内有许多好的功能，可以帮助种子在这个过程中制作出精心制作的和动态的产品文档门户。下面是对我们如何处理这个问题的高层次总结。
现在让我们开始吧：
页面限制确保可读性。写一份像样的文件不应该是难以阅读和精神处理的。冗长的、蜿蜒的短语经常表明缺乏清晰度。如果沟通内容不能在一页纸上得到适当的总结，这就表明产品经理可能应该回去进一步分解情况。
格式化可以提高质量。一个结构不良的产品文档会增加写作者翼的可能性。创建一个具有良好格式的章节、表格和文件标题的模板。这是一次性的投资，具有很高的红利潜力。
模板帮助你节省时间。从模板中删除一个部分比记住添加一个部分要容易得多。这不是拍马屁；相反，它是有效的，节省时间的。简单的章节提醒作者从广泛的背景开始，并对测量或危险的假设进行具体说明，使写作和决策层次更加精确。
评论和分配任务没有什么比不评论你的员工更容易打击他们制作高质量文件的积极性了。评论不需要非常聪明；相反，它们应该表示参与，并作为一种模式。虽然理想的做法是以数字方式提供反馈，以便公司的其他人可以从对话中异步受益，但Docsie中一个简单的功能允许你评论并与你的团队合作，这对产品文档团队来说是非常好的!
请看这篇博客，了解更多关于Docsie如何帮助产品文档协作的信息。
https://www.docsie.io/blog/articles/collaboration-to-create-well-polished-product-documentation/
文件类型应该是可扩展的，以满足贵公司的需求。随着越来越多的利益相关者参与到产品开发过程中，沟通必须分为几个文件（特别是如果要满足一页 "简洁 "的标准）。Docsie可以为不断增长的产品文档团队提供一个有用的、可持续的解决方案。
使用Docsie作为加速创建令人敬畏的产品文档的方法
Docsie是一个非常方便的平台，可以帮助你完成产品文档和知识门户创建的各个方面。它有许多内置的功能，使创建、发布、维护和管理产品文档创作项目变得非常简单和有趣!以下是我们Docsie的许多功能中的几个，可以帮助你实现这些目标：
编辑能力： Docsie允许我们所有的用户在发布后，通过创建一个替代版本来编辑产品文档，该版本在激活前不会上线。这非常棒，因为产品管理团队可以编辑和修改产品文档，一旦他们准备好了，就可以让它上线，而不需要跳过HTML和CSS的箍。当他们准备好时，它将在一个开关上自动呈现产品文档。
搜索的能力：如果你的产品文档很多，或者有很多功能，Docsies搜索插件是一个有用的奖励，可以让你的客户快速和容易地搜索你的文档，找到他们需要的信息，加快他们预览和吸收信息的过程，形成你的产品文档。
能够进行链接：Docsie使你的产品文档对搜索引擎友好。你可以反向链接到你公司网站的某些页面，或者只是根据你的产品写一些关键词，这些关键词可以在网上搜索到，并吸引新的客户来寻找你的相同产品。
能够有不同的翻译：Docsies最先进的幽灵翻译器允许我们的用户将其产品文档翻译成各种语言。此外，通过Docsie的语言选择器功能，你的客户可以选择最适合他们的语言。这对全球范围内的公司非常有用，可以扩大公司的客户群，同时与他们新成立的客户和海外客户建立信任。
能够分配任务和评论，实现无缝协作：Docsie有惊人的工具来与你的产品文档团队合作。你可以分配评论，设置任务和分配角色，这样你就可以更好地管理哪些任务是由哪个用户完成的，这些用户正在用Docsie进行你的产品文档项目。要了解更多信息，请看这个博客。
反馈生成：能够知道你的客户对你的文档有什么想法，是知道如何优化你的产品文档以满足你的客户需求的唯一方法，这样他们就能更愉快地理解你的产品文档和知识门户 要了解更多关于产品文档反馈的重要性，请查看我的博客。
还有许多其他的特点和功能，Docsie允许你和你的产品管理团队用来制作惊人的产品文档。在这篇文章中，我想谈谈每个Docsie知识门户和产品文档可以添加的插件，以加强他们的文档，并提高其整体可用性。
＃＃Docsie插件，使你的文档门户充满活力！Docsie有一堆插件，你可以用它们来使你的文档更有吸引力。在这篇博客中，我将把它分为三个部分。
在本节中，我们将把这些知识门户插件的解释分为三个部分。
第一部分：第一部分我们将展示什么是 "显示版本选择器"、"显示语言选择器"、"显示章节锚点 "和 "显示页脚导航"。
第二部分：在这一部分我们将展示 "代码高亮"、"搜索 "和 "分享到社交网络 "插件。
第三部分：在第三部分，我们将展示'图片预览'、'文档元数据'和'自动高亮部分'插件。
在我们进入插件之前，让我们先谈谈如何在Docsie平台上访问这些插件。
首先，在工作区，我们需要点击右上角的三个点，然后打开我们的账户：
然后，在部署中，一旦我们通过 "配置一个新的部署+"创建一个新的部署，我们就可以访问插件。
然后点击 "更多选项"，这将允许你通过你的嵌入式脚本或通过Docsie门户将这些插件添加到你的部署文档中。
另一个选择是通过你已经发布的文档下面的 "更新部署配置 "按钮访问Docsie的知识门户插件。
它将打开这个仪表板，然后你可以按照你认为合适的方式添加或拿走插件，然后更新部署。
第1部分：
现在我们知道了如何访问Docsie Pluggin，让我们跳到**部分。
为了看到第一部分的视频教程，请查看这里的视频：
。 在这一部分，我们将展示 "代码高亮"、"搜索 "和 "分享到社交网络 "插件 现在让我们从 "代码高亮 "插件开始  这个插件非常适用于需要向客户表达各种代码的技术产品。这个插件允许他们的客户复制和粘贴所分配的代码，这样他们就可以通过添加一个 "复制 "按钮在他们的编辑器上使用，以方便使用。  现在让我们深入研究一下搜索插件。  一旦在你的Docsie知识门户上激活，你的客户可以通过知识门户右上角的搜索导航来搜索你的文档。  通过点击搜索，这将支持一个复杂的仪表板，使你的客户能够准确地指出在你的书架和书籍中找到某些信息。  这大大加快了你的客户寻找和检索他们所需的产品信息的过程。 接下来是分享到社交网络插件  这个插件允许你的客户抓取你的书面产品文档的高亮部分，并在他们的社交媒体内分享。  这很好，因为它可以增加流量、新的潜在客户和对你品牌的整体信任。 **第三部分：** 为了看到**第三部分**视频教程，请在这里查看这个视频： 。 在第三部分，我们将展示 "图像预览"、"文档元数据 "和 "自动高亮部分 "插件。 让我们从图像预览插件开始  图像预览允许你的客户放大或缩小你的产品文档的图像，以便更好地查看它。  接下来是'文档元数据'  这使我们的客户能够看到产品文档或知识门户的各个方面被更新的时间戳。它将位于书面文件的顶部和底部。  现在让我们看看 "自动高亮部分 "插件  这个简单的插件允许你的客户跟踪他们在知识门户中的特定文档的位置。  它将突出显示他们在知识门户中的每个位置，以便yo8ru的客户能够更好地跟踪他们在哪个部分，并更容易地浏览到其他部分。 所有这些工具和更多的东西都是由Docsie的平台提供给你的。如果你还没有尝试，我们建议你尝试。[点击这里](https://app.docsie.io/try/t/) 另外，如果你有任何问题，请随时与我们联系，[hello@docsie.io](mailto:hello@docsie.io)