只要我们有工具和软件，我们就需要有效的沟通，以便有效地向他人传达我们产品的使用、创造、功能和架构。为什么？很简单，因为技术交流技能对于捕捉信息和协助受众更好地了解我们所销售的产品或技术是必要的。
现实世界中的沟通是通过使用语言或表达方式进行的，而技术沟通则是通过在虚拟世界中使用技术文件来进行的！
创建技术产品文档的唯一目的是帮助最终用户理解他们正在使用的产品或技术的操作和结构。它更像是对一个产品的螺母和螺栓的详细描述--为新员工、用户和其他需要了解其工作原理的人提供的 "如何使用 "手册
然而，尽管听起来很直接，但技术文件可能是令人困惑的!大多数技术文件包含多个阶段，从 "如何使用：如果你是新手并且经验有限 "到 "如何排除故障：在出现bug或错误的情况下"
因此，如果你不确定从哪里开始，这里有一份全面的指南，将协助你回答技术文件的内容、原因和方法，同时也简化了这个过程!
让我们开始吧!
如果你是产品文档的新手，而且从来没有制定过产品文档规范，那么你就来到了正确的地方。
虽然你可能已经掌握了创建产品文档规范的基本原理，但将其付诸行动需要思考和承诺的方法。这里有一个指南，告诉你需要知道什么，以及如何制定一个灵活和适当的产品文档规范。
我们将定义产品要求并讨论其目的，以及提供众多产品标准的实例。你将学习在你的产品文档中包括什么，如何编写它们，从建立产品描述到根据客户的意见和有限的用户测试来修改它们，以及如何让你的产品开始走向生产或软件开发过程。
产品文档规范的目的是什么？
要制定一个产品文档规范，你必须首先很好地掌握产品是什么。产品文档规范是你正在开发的产品文档的蓝图，详细说明它将如何出现在你的客户面前，以及它的特殊要求和你的产品文档的功能，如搜索能力，语言变化能力和许多其他。此外，它可能包括产品所针对的角色或消费者，但这主要适用于为某些年龄段的产品。
这个产品文档规范应该是非常清晰的，容易获取的，并包含你的设计团队和产品团队所需要的所有信息。包括尽可能多的细节，以确保你的技术写作团队了解要写什么，你的设计团队了解产品文档的布局。书面规范的表格或图表将指出更多信息可能的位置。然而，请记住，这只是产品文档规格表--你可以把产品文档中要写的面向细节的具体内容留给你的团队在以后的工作中处理。
＃＃产品文档说明书应包含哪些信息？
每个产品规范都是围绕着技术要求、工程规范和其他产品的具体信息建立的。然而，以下内容应至少包括在你的产品文档中：
摘要： 这是对产品的高度概述。它从产品概念的概述开始，最后是对产品及其整体细节的简明描述。此外，它还阐明了开发该产品的原因和它的一般目的。产品描述描述了成品的外观，以及它将具有的功能。
功能规格：这是一个书面的方面，它定义了你的产品的外观和功能。此外，它应该描述人们将如何与之接触。在这些解释中尽可能详细，不遗漏任何内容，这一点非常重要。
使用案例：产品应说明产品的每个功能或特点的使用案例，以及它如何使最终用户受益。这可以被认为是更多的营销层面的材料。但如果平时有一本用户手册，其中也说明了每个功能的使用案例，这将有助于他们了解如何使用。
用户角色：这一部分描述了本产品所针对的目标受众。它详细介绍了目标人群和产品要解决的问题。了解产品的目标受众可以确保你的工作始终以客户为中心。另外，如果你的产品有某些危险，不适合儿童使用，那么在你的产品文档中说明这一点是明智的。
图片/视频：每个部分都应该有你的产品的必要图片或视频，与产品的使用方法相关的书面信息。这将加强你的产品文档和产品的使用案例。
如何计划、编写和交付有效的技术文档
技术文档可能会变得非常复杂!因此，关键是要确保你的内容保持最新、准确，并通过以下简单的步骤让你的听众感到有趣：
明确你希望你的读者在你完成后做什么：
技术文档的重点完全在于读者的后续行动。表达你对产品文档的每一个步骤和阶段的目的，使用户明白他们在阅读后能完成什么。如果你清楚文件的终端用户指南，写你的部分就会更容易。而且你的文档越广泛，你的读者就越容易浏览这些信息。Docsie也有很多工具可以帮助解决这个问题，例如我们的搜索导航功能可以让你的用户在你的文档中搜索，快速找到信息
为文档创建一个概述：
如果没有一个结构化的计划，可能很难构建出流畅的产品文档，并有效地达到文档标准的主要目的。因此，我们强烈建议从一个骨架开始，在此基础上扩展你的文档。利用标题、类别、子类别和主题来适当安排和分组你的材料。Docsie有许多伟大的工具，可以让你快速有效地创建文档，它的目的是创建动态的产品文档。
我们有搜索功能，为你的文档嫁接好的组织，以及许多其他强大的功能。
定义你的目标受众：
了解使用您的产品的受众是至关重要的，以确定您的文档是针对开发人员、员工还是用户。这是为了确保消费者了解产品或技术的背景、目的和能力，以协助你适应你的受众。还有，如果你的受众来自你总部所在国以外的某个国家，那么拥有翻译的文档是你必须考虑的另一个因素。
在你的内容中包括图画和说明：
技术文件的插图或图表必须包括解释你产品的尺寸或方面的各种测量。如果你正在展示数字SaaS产品的功能，那么只要你展示它们的作用，以及它们是如何工作的，拥有这些功能的片段就能创造奇迹。
此外，图像有助于打破单调的文字，并为纸张提供兴趣。说明书可以帮助把产品图和有明确方向的图画纳入视野。
重读、编辑和重写：
多次翻阅你的技术文件，以确保你没有遗漏任何东西!此外，你可以让同事或主管编辑你的工作，以验证你没有遗漏任何东西。审查和修改机制将保证所发表的材料是准确的。
Docsie有惊人的工具，可以帮助你创建产品文档，如果你想了解更多关于Docsie的信息点击这里。