如何编写清晰简洁的用户手册说明

名为Life Is Too Short to RTFM: How Users Relate to Documentation and Excess Features in Consumer Products的获奖著名期刊分享了其历时七年半进行的一系列调查报告。根据这项研究，消费者只有 25% 的时间阅读手册。造成这种情况的根本原因往往是手册缺乏实效，细节不清晰，版面设计和格式枯燥乏味。本博客分享了撰写优秀的消费者友好型用户手册的技巧和窍门。通过使用 Docsie 等软件，您可以在最短的时间内轻松编写出一份出色的用户手册。

用户手册应包括哪些关键要素？

所有公司都是独一无二的。同样，没有两种产品是相同的。但无论你的产品是什么，你的用户手册都要体现出某些原则性要素的特点。无论您是销售最新的智能手机，还是拥有一家生产微波炉的公司，您的用户手册都应包含关键信息，并简明扼要地介绍这些信息。让我们来了解一下可以在手册中介绍的 12 大功能。

什么	为什么
语言	当你用简单的语言与客户交流时，他们会觉得你的品牌更容易接受，并产生兴趣成为你的忠实用户。而这正是客户服务的核心所在。
可访问性	尝试通过文件促进包容性。让有认知障碍、听力障碍、视力障碍等的人也能阅读您的手册。
逻辑流程	使用相关标题和小标题构建内容结构。手册中应该有一个逻辑流程，以便客户知道如何接近您的产品。要有适当的开头、中间和结尾，以避免混淆。
目录是手册的关键要素，是客户的起点。它可引导用户查找特定信息，而无需通读整本手册。
图像、插图、视频等使内容更加生动。通过在大段文字之间使用视觉效果，您可以使手册更具吸引力和互动性，让客户理解您需要表达的一切。
简单	简单是困难的。当用户手册听起来不像是一份技术文档，而更像是一份友好的指南时，用户就不会被大量的内容所吓倒。
可搜索性	在当今数字通信的世界里，我们更倾向于在网上搜索信息。因此，请为您的文档添加可搜索性元素，以便用户轻松查看相关内容。
漂亮的设计｜在手册中添加图表、视觉效果和图片时，不要过多。明智地使用空间，选择整篇保持一致的色调。留出足够的空白，以免眼睛疲劳。
解决问题
从测试人员或客户那里获得第一手资料，分享他们使用产品的经验。根据他们的反馈起草相关内容。
其他资源｜在用户手册的末尾，提供一个链接到其他文档的部分，供客户参考。这些可以是重要网站、电子邮件 ID、电话号码等。
## 如何编写用户手册？

1.了解受众

在开始编写之前，先了解谁是你的用户。他们有哪些问题、需求和要求？优化手册中的说明，使其既适用于初学者，也适用于有经验的产品用户。了解他们的专业知识，并与您的内容相匹配。

2.了解目标

弄清楚为什么要撰写文档。您希望介绍产品功能吗？还是帮助用户解决问题或了解故障排除步骤？确定目标并据此起草内容。

3.了解产品

通过与开发人员、产品工程师等交谈收集详细信息。了解产品的背景，交叉核对信息，检查其准确性和相关性。提出有见地的问题，设身处地地为产品用户着想。

4.谨慎使用语言

选择每个人都能理解的简单词语和短语。避免使用被动语态，避免使用第一人称。摒弃行话和专业术语，用通俗易懂的语言解释流程、系统和产品功能。

5.描述流程

详细介绍流程，尽可能描述清楚。遵循技术写作风格，但不要在文件中提供过多信息。字斟句酌，不要使用可能造成混淆的含糊词语或句子。

6.添加相关章节

将复杂的问题分成易于消化的小块。加入相关的适当部分，如目录、引言、常见问题、更多资源等。列出文件大纲或使用简单的模板，以免遗漏添加任何重要部分。

7.加入适当的视觉效果

添加照片和视频，吸引用户阅读你的说明。通过图片传达更多信息，并辅以精心安排的文字段落。

8.具有逻辑流程

从 "是什么 "开始，到 "如何做"。解释与产品相关的关键术语和短语，突出产品特点，然后介绍故障排除和其他资源。

9.简洁明了

不要拐弯抹角。传达信息。为此，你可以使用要点、表格、流程图或图表。与产品开发人员、研究团队、工程师等保持联系，随时更新信息。

10.最后润色

在发布前校对文件。检查印刷错误、语言问题、语法不一致等。通过突出关键信息、使用易读字体、放置标题和小标题将整个内容划分为不同部分，确保最佳可读性。

如何组织和编排用户手册？

• 创建有序的结构和逻辑流程是使用户手册易于浏览和遵循的关键。手册应按主要功能、组件或程序安排成不同的章节。使用清晰、描述性的标题和小标题，将信息划分为逻辑块。

• 以概述或产品介绍部分开始，在深入具体内容之前提供一个高层次的定位。将相关的功能或任务归纳到不同的章节中--例如，将设置、基本操作、故障排除和维护分在不同的章节中。按顺序编号章节和小节标题，使手册流程清晰、循序渐进。

• 在每个章节中，按使用顺序排列信息--先简单或初步步骤，然后才是更高级的任务。以编号步骤的形式给出清晰的程序说明。将文字成小段，以提高可读性。在适当的地方使用项目符号或编号列表来分割密集的文本。

• 用图、流程图和分步图直观地说明顺序或工作流程。适当时展示界面或组件特写。考虑为没有耐心、不想阅读完整手册的用户提供入门或快速设置指南。包括目录、索引页和术语表，以便于导航和查找。使用条理清晰的结构会使用户手册更加连贯、直观和便于使用。

我应该使用什么软件来创建用户手册？

市场上有许多文档软件。有的软件价格低廉，有的软件却拥有前所未见的功能。因此，面对如此之多的选择，人们往往会感到不知所措。选择 Docsie作为您值得信赖的软件合作伙伴，在这里您可以在线创建、编辑、发布和共享您的用户手册。从组织多样化的手册组合到管理多个版本，Docsie 是加快用户手册创建过程的完美软件！

有用的功能：

• 该平台可以帮助你将所有文档整理好，这样你就可以很容易地找到需要与目标用户分享的文档。

• 通过 "书架 "功能，您可以找到所需的手册部分。

• 通过版本控制，您可以查看文档之前的编辑内容。

• 翻译功能可将内容自动翻译成目标语言。

• 您可以定义任务，列出工作流程，并提交可理解的文档。

• 与内部设计团队合作，帮助您创建与品牌一致的用户手册。

• 只需点击一下按钮，即可实现无缝发布。

关键优势：

• 在一个地方托管所有文件，并提供不同级别的访问权限。

• 减少发布和维护产品相关文档所需的时间和精力。

• 简洁直观的用户界面使文档编制变得简单快捷。

• 维护多个版本有助于轻松编辑和协作。

• 简单易懂，入职无忧。

怎样才能使用户手册通俗易懂？

• 任何用户手册最重要的一点是使说明容易遵循和容易理解。使用简单明了的语言，避免使用过于专业的术语或令人困惑的特定产品术语。用主动语态书写简短直接的句子。

• 提供足够的细节和解释，让用户掌握概念，但不要过度解释简单的操作。使用友好的对话语气，让用户感到舒适而不是害怕。避免模棱两可的措辞，以免产生不同的解释。

• 使用一致的术语来指代界面元素、按钮和菜单项。包含屏幕截图和图表，直观演示使用方法并加强解释。说明产品在每个步骤的外观，而不是仅仅依靠文字描述。

• 以编号的步骤格式说明格式，每个步骤都有不同的操作。将信息分成短小的段落，以提高的可读性。使用粗体标题、圆点、编号列表和充足的留白空间，避免出现密集的文本块。

• 如果用户在执行某些任务前需要完成先决条件，应提供指导。提供提示、捷径或建议以帮助使用。在可能有害的操作前加入警告或注意事项**。

• 在冗长或复杂的程序之后，总结主要收获或提醒。通过清晰的层次结构和导航，使用户能够略读手册。根据受众的知识水平精心编写的用户手册为掌握手册提供了最简单的途径。

哪些图形、截图或视觉效果有助于改进用户手册？

在用户手册中，*视觉效果是非常宝贵的，它可以展示产品功能、说明复杂过程并加深理解。屏幕截图对于向用户准确展示产品界面和强化文字说明至关重要。截取操作过程中关键阶段的屏幕截图，以显示菜单选项、按钮点击、输入字段和通知等。

• 用标注、文字标签和箭头为截图**注释，以突出显著区域并引导用户注意。确保图片足够大以显示细节，同时优化清晰度。在步骤中提及按钮或设置时，请附上特写镜头。

• 线框图和流程图等图可以直观地显示各种关系和工作流程。爆炸视图可详细显示各个组件。信息图表创造性地表现统计或数据。照片展示设备设置。图标用图形表示警告、提示、注意事项等。考虑使用素描风格的插图来解释概念或增加视觉趣味。图表和表格组织复杂的信息，一目了然。

图形应经过专业设计，以达到最佳清晰度和视觉效果。在所有图片中使用一致的图标和颜色编码。相关的高质量图片不仅能打破密集的文字，还能提高对说明的理解和记忆。

但是，避免使用过多、不相关或效果不佳的视觉图片，以免使手册杂乱无章。图片是对文字的补充，但不应分散对关键信息的注意力。只使用对内容有直接支持作用的图片。视觉图片周围留出足够的空白，以提高可读性。通过醒目而简约的方式，清晰的图片可使用户手册更具吸引力和指导性。

用户手册应该多详细、多全面？

在创建用户手册时，确定正确的详细程度是一项平衡工作。信息太少会让用户无所适从，无法正确操作产品。但过多的细节又会使手册变得笨重、枯燥和难以使用。

• 重点提供用户安全、有效地完成任务所需的**少说明。提供概念背景的概述解释，但避免深入的理论或技术细节，除非直接相关。

• 描述用户在配置设置、操作功能和进行维护时必须采取的**个步骤。不要假设用户具备相关知识或跳过看似明显的步骤。但不要重复直截了当的观点。

• 在全面和简洁之间找到平衡点。使用简洁的措辞，省略无关的细节。使用一致的术语，做到简明扼要。必要时有选择地提供扩展解释，以澄清复杂的过程。

用视觉效果补充文字，避免冗长的段落。在冗长的程序后总结关键要点。包括索引、词汇表和目录，以便用户轻松参考详细信息。

• 考虑针对不同的用户类型，如初学者与高级用户，在多本手册中对内容进行细分。或将一般操作说明与深入的技术规格分开。

• 虽然**手册应该完整，但过多的信息可能会适得其反。针对实际用户的需求，通过反复起草、用户测试和反馈来找到平衡点，而不是试图详尽地记录每一个方面。量身定制的方法能使手册内容充实但重点突出，从而实现真正的可用性。

如何确保用户手册各章节的一致性？

保持用户手册在格式、语气、术语和风格上的一致性是用户体验连贯的关键。保持一致的手册能让用户轻松找到并吸收信息，而不会感到困惑或分心。

通篇使用相同的文档结构，并为章、标题、页面、图和表**统一编号。文本样式、缩进和行距等格式元素保持一致。

使用相同的术语来指代界面元素、组件、按钮、菜单项等。切勿互换不同的术语或标签。保持稳定的语气，无论是指导性的、对话性的还是正式的。

使用相同的句子结构，避免被动语态和主动语态之间的突然波动，从而保持**统一的写作风格。使用相似的短语长度和词汇量，避免突然变化。

对注释、提示、警告、通知等采用相同的样式。以一致的编号步骤模式来格式化说明。将图标、截图和图表等视觉效果标准化。使用统一的编号/命名系统交叉引用章节、小节、图、表和标题。创建并使用风格指南、模板或宏来加强统一性。

虽然独立的章节可能针对不同的功能，但手册应读作一份统一的文件。一致性能唤起专业精神，并通过设定明确的用户期望来支持可用性。但是，一致性不应清晰性--为了更好地理解和学习，在绝对必要的情况下可以打破格式。

用户手册中的文本、字体和排版应如何格式化以提高可读性？

• 用户手册中文字、字体和版式的格式需要仔细考虑，以获得最佳的可读性。

• 使用一致的格式规则，力求版面整洁、结构合理。使用换行、空格和小标题，避免密集的段落和块**文字。使用标题和小标题按逻辑章节组织内容。

• 对于正文，使用标准的专业字体，如Arial、Times New Roman或Calibri，字号为10-12点**。避免使用标题专用的花哨字体或显示字体。少用粗体或斜体来强调。

• 确保足够的行距和页边距，使文字不会感到拥挤。行长限制在50-60 个字符。确保标题、正文、标题、警告等的字体和大小一致。

• 使用编号或删节列表，将说明分解为易于遵循的步骤。表格可有效组织复杂的数据。图标和警告标签从正文中脱颖而出。有策略地使用字体变化，增加视觉层次感。

• 尽量减少大写字母、下划线和感叹号等大块，以提高可读性。在主要章节之间深思熟虑地使用分页符。标注页码，包括页眉和页脚。

格式应消失在用户的视线中，促进无缝阅读理解。对齐方式、留白和视觉流程可使关键信息清晰呈现。整洁、格式合理的版面设计可提高手册的可用性和指导价值。

在编写用户手册时，我应该使用什么样的语气和语言？

• 用户手册的语气和语言必须兼顾专业性和亲和力。在保持准确性的同时，避免使用过于专业的术语，这有助于使说明清晰易懂。使用简单明了的语言，关注用户的需求。使用主动语态和积极的指令（"按下电源按钮"），清晰地解释概念并提供逐步指导。

• 保持对话、欢迎的语气。经常使用 "您"直接称呼读者。以助教的身份提供提示和指导，而不仅仅是发布命令。首次使用时，定义必要的术语、缩略语和型号。提供术语表供参考。在解释复杂的技术概念时，使用说明性的类比或比喻。

• 将技术规格转化为易于消化的说明需要技巧。省略无关细节，但避免过度简化。使用一致的措辞，并通过视觉效果加强解释。

• 尊重读者。避免吹捧或侮辱的语言。在年龄、性别、文化、能力等方面保持包容、专业的语气。

• 不准确或模棱两可的术语会让用户感到沮丧，而清晰的沟通则会增强用户的能力。仔细审查措辞，排除潜在的误解或负面含义。尽可能征求实际用户的**反馈意见。

• 有了适当的语气和语言，手册就会让人感到亲切，而不是令人生畏。清晰的解释加上的风格，可以最大限度地**用户手册的效用。

如何确保用户手册涵盖安全警告和免责声明？

用户手册必须提醒读者潜在的安全隐患和产品的正确操作，以最大限度地降低风险。明确传达安全信息可以保护用户和制造商双方的利益。

• 在进行任何危险操作（如高压暴露、移动部件、化学作用、高操作温度等）之前，应包含安全警告。使用 "警告"或 "注意"等信号词来强调危险。

• 解释不安全操作可能造成的伤害或损失。提供安全操作的**详细说明。列出所需的防护装备或环境条件（如适用）。

• 使用视觉警示，如警告符号或图标，以引起注意。颜色对比鲜明的粗体大写字母也能突出警告。统一的危险专用格式可提高手动扫描的可读性。

• 告知用户充分阅读安全章节，并在必要时提供培训证明。建议定期检查和维护设备，以防止受伤。如果相关，为用户健康提出符合人体工程学的最佳做法。

• 明确针对不同用户群体的安全措施，如受过培训的专业人员与消费者。考虑为全球受众提供警告翻译或象形图。所有安全宣传都应高度醒目、明确，并辅以视觉提示。

• 除安全指南外，还应说明正确使用设备以避免损坏，并指导用户阅读手册。虽然过多的免责声明会削弱关注度，但突出危险则表明了创作者对用户福祉的关注。明确的安全交流可最大限度地减少责任，提高专业声誉。

用户手册应该印刷还是以数字形式提供？

用户手册可以印刷或数字格式提供，各有利弊。公司在决定使用印刷版还是电子版手册时，应考虑用户的需求和产品的复杂性。

• 印刷版手册***便于用户上手，无需设备即可快速查阅。它们非常适合需要线性分步指导的安装、操作和维护说明。印刷还可避免电池/屏幕的限制。

• 然而，印刷品可能会造成浪费、成本高昂且难以更新。电子手册有助于节约资源，而且可以在线分发，成本低廉。它们易于搜索，并可包括视频教程等多媒体。

• 数字格式**便于在台式机或手机上非顺序地访问规格、故障排除、操作方法或参考信息。但长时间阅读屏幕会造成疲劳。数字访问依赖于互联网连接和电源。

• 对于高度直观的手册，印刷品能最大限度地提高图像质量和清晰度。但电子手册可以放大查看细节。在确定最佳页面大小、装订、方向和纸张重量时，要考虑使用性。

• 如果选择印刷版，也要提供电子版，以便随时随地查阅。选择用户友好的软件格式进行电子分发，如响应式 HTML。PDF 文件可保持格式，但搜索受限。

• 理想情况下，同时提供印刷版快速入门指南和综合电子手册。评估用户需求、产品类型和任务类型，以确定最佳格式是印刷版、电子版还是两种格式。双重交付方式可最大限度地提高手册的可用性和实用性。

主要收获：

• 一本好的用户手册取决于几个因素。它应该有简单的语言、吸引眼球的视觉元素和逻辑分层的结构**。公司应只包含特定主题，并简明扼要地介绍这些主题，以免客户不知所措或无法阅读相关内容。

• 在编写手册之前，对**内容、格式和结构进行构思。使用可靠的软件平台，将您需要传达给客户的所有内容记录下来。选择 Docsie，在线发布您的文档，并向您的团队成员提供访问权限，以便他们可以编辑和分享他们对作品的意见。

• 用户手册是客户的第一接触点。它应包含产品的所有相关信息，以及产品维护和应避免事项等关键部分。用户手册应涵盖产品故障排除、常见问题、产品功能等各个方面。

• 在解释复杂概念时，**避免使用专业术语。使用简单易懂的语言。用简单的语言解释与产品相关的所有概念。只有当图形、工作流程和图表对现有内容有补充作用时，才添加这些图形、流程和图表，并结合内容进行解释。

• 避免分享与产品相关的**深奥理论。提供有用、实用的细节，不要假设客户什么都知道。简洁明了，避免多余和不必要的信息，只分享必要的内容。确保用户手册的所有章节在语气、风格、格式、术语等方面保持一致。

最后的想法

编写用户手册既是一门科学，也是一门艺术。你需要了解客户的心理，用全面的语言编写通俗易懂的使用手册。有用、有效的用户手册能带来更好的售后服务，从而提高客户满意度。

通过 Docsie，您可以轻松创建在线用户手册，并与您的团队共享，以便编辑、翻译、发布、维护并提供给用户。Docsie 是一个完美的解决方案，它了解您所有的文档需求，让您轻松编写简单而强大的在线手册。

常见问题

**1.用户手册的首要功能是什么？

安：除此之外，用户手册还应简单易懂。内容和格式都应采用用户友好的方式，以便客户能够轻松掌握并理解所描述的每一步流程。

**2.用户手册为何重要？

因为*：用户手册确保客户在使用产品之前获得有关产品的完整信息。手册是一种丰富的资源，其中提到了产品的详细功能，并分享了如何使用产品的技巧，以便在不影响产品使用寿命的情况下有效使用产品。

**3.用户手册的目的是什么？

答案*：用户手册的主要目的是消除歧义，帮助消费者更多地了解产品并学会如何使用。它是为消费者提供具体指导，使其了解如何最大限度地利用所购买的产品的必备内容。

**4.什么是用户手册文档？

答案*：用户手册文档是指公司为解决受众的问题并帮助他们更成功地使用产品而与受众分享的内容。它是一种指南，帮助用户了解如何使用产品。

**5.用户手册是什么样的文件？

答案：用户手册：它是一种技术性很强的文件。它侧重于提供关键信息，并指导客户尽其所能使用和维护产品。