在市场上推出产品需要付出巨大的努力，这不仅是你的努力，也是你的团队的努力。他们必须来回奔波，与不同的利益相关者合作，满足所有要求，并加强部门间的协作。在发布新版本之前，产品经理、后端和前端开发人员以及其他技术团队成员要坐在一起集思广益。在这个过程中，需要准备多个文档。您的团队有多忙乱？
在这种情况下，拥有一个能提供内容定制、灵活性和知识管理功能的平台就变得十分必要。在规划、跟踪、交流和评估项目时，您可以获得所需的保护。
为什么需要定制文档？
每个项目都有其规模和重要性。与项目相关的规模、复杂性、范围和风险决定了你需要如何调整文档的定制。利用内容定制工具维护知识库和调整项目要求，在帮助您节省时间、避免混乱和更好地调整团队方面发挥着关键作用。
但是，您如何知道自己是否需要定制工具来改善项目流程？是否需要通过特定的程序？请继续阅读下一节，了解如何评估您对项目文档的需求。
如何评估项目文档需求？
商业的金科玉律是，在没有权衡利弊之前，不要轻易做出决定。但是，让我们把内容定制的需求排除在这条黄金法则之外吧。
要评估对项目定制工具的需求，必须从不同角度考虑项目文档的目标、要求和期望。为了明确这一点，您必须提出以下相关问题：
项目文档的范围
受众和用户
产品用途
与产品相关的标准和准则
提出这些问题可以让您清楚地了解在计划实施文档工具时应选择什么样的平台，以及应注意哪些功能。
如何确定内容定制工具的最佳匹配？
在M-File on Intelligent Information Management发布的最新报告中，他们发现，内容定制工具效率低下会导致工作流程面临挑战。在该调查中，65% 的受访者提到，如果没有合适的知识库和内容定制工具，他们在审查、批准和签署文件时就会面临挑战。
因此，找到合适的工具就显得尤为必要。但如何才能找到最合适的工具呢？以下是在寻找文档定制工具时需要考虑的几个要点。
确定合适的操作模式
企业文档有两种模式：现场企业文档管理系统和基于云的文档管理系统。现场 DMS 允许企业从自己的服务器访问数据，但要使用这种工具，必须在办公园区内。然而，基于云的文档管理系统工具为远程工作人员提供了更大的灵活性，因为他们可以从任何地方访问数据。
考虑成本因素
成本是一个决定性因素。如果您打算使用现场 DMS，则需要支付大笔前期费用，以方便团队协作。但是，如果您打算使用基于云的系统，那么整个设置过程的成本可能只有现场 DMS 的一半。
注意数据安全
数据安全毋庸置疑。您的文档必须能够防止黑客入侵，而无需提出任何要求。就现场 DMS 而言，您对安全有更多的控制权，而就基于云的 DMS 而言，安全的所有权则在服务提供商的肩上。
备份文件选项
就现场 DMS 而言，由于没有自动备份选项，数据文件需要经常备份。因此，数据丢失的几率较高。而在基于云的系统中，备份会自动进行。因此，在发生不幸事件时，您不必担心数据丢失。
文档软件应具备的 5 个功能
有了合适的工具，创建团队协作空间就变得轻而易举。下面列出了在为企业选择合适的文档工具时必须注意的功能。
1.文档共享
在与多个利益相关者合作时，你必须让每个人都站在同一战线上。让每个人都参与项目的方法之一就是听取他们的意见，并根据收到的宝贵意见对产品进行修改。文档内容管理平台应提供在内部与客户和利益相关者共享数据的灵活性。
2.安全性
在选择适合贵组织的文档软件时，安全性应是重中之重。您的首选应具备最新的安全工具和软件，以确保只有经过授权的人才能访问数据。
3.编辑选项
对于你的团队来说，寻找合适的文档不应该是一件费力的事。83%的员工会浪费宝贵的时间重新创建已经存在的文档。因此，文件管理系统应该有优先显示文档更新版本的选项。此外，拥有文档编辑权限的人员必须能够直接对文档进行修改。
4.文档分类
文档分类和标签错误会导致员工难以及时找到正确的文档。好的文件管理系统必须具备在团队准备好文件后自动为文件创建元数据的功能。这将使团队摆脱为文件创建名称的责任，从而减少人工错误并节省时间。
5.关键词搜索
合适的文档软件应能让团队灵活地使用关键字搜索相关文档。它应在屏幕上显示相关结果，以便更快地搜索文件。
文档工具具备这五大不可思议的功能，可以提供平台灵活性，帮助团队节省查找和编辑正确文档的时间。这些功能还有助于企业在处理不同项目时加强规划、协作、评估和知识管理。
使用 Docsie 做出正确选择
使用 Docsie 做出正确选择](https://cdn.docsie.io/workspace_PfNzfGj3YfKKtTO4T/doc_QiqgSuNoJpspcExF3/file_A4yhftSs6UNyKmj7S/image1.png)
Docsie 提供企业文档设施，帮助你的团队轻松协作，无需浪费太多时间。它是一种一站式解决方案，可减少对多种工具的依赖。Docsie 专为满足企业文档的所有要求而量身定制，具有以下令人难以置信的功能。
企业就绪文档
当你不必从一个平台转移到另一个平台时，你就可以更专注于顺利完成任务。集中式平台](https://site.docsie.io/enterprise-documentation) 简化了团队的文档工作流程，帮助他们提高效率。您可以导入现有的文档和知识库，调整知识管理，并设计一个定制的门户网站，而无需花费太多精力。Docsie 卓越的客户服务团队可确保您在进一步使用之前完全了解我们的基本功能和高级功能。
|CTA：使用 Docsie 升级您的文档定制功能 |-|### 与全球员工无缝协作
通过新时代的用户角色和访问控制，您可以与远程员工、承包商、自由职业者和专家进行协作。有了 Docsie 的这项功能，你可以轻松控制谁可以查看、编辑和发布文档。如果您想提出任何修改建议，可以使用我们的内置聊天功能添加评论，或为团队成员分配任务和到期日期。
互动式知识门户
让他人了解产品的来龙去脉对于做出明智的决定非常重要。使用 Docsie，您可以创建互动知识门户、帮助网站、常见问题、知识库和自助服务页面，以提供正确的信息。您可以利用知识库定制的优势，发布与客户角色和动态相关的内容。
定制文档中心
您可以选择托管文档中心的方式。我们为您提供了公共云、私有云和内部 DMS 的选择。有了定制文档中心，您就可以轻松地进行知识管理、数据传输和实现高端安全。
见解和反馈
通过可操作的洞察力和反馈，您可以了解项目开展情况、进度状态以及团队协作。通过 Docsie 的文档定制功能，修改文档和采纳最佳意见变得更加容易。
量身定制的功能确保组织对文档的需求得到及时解决，并提高团队效率。Docsie 的知识管理、内容个性化和反馈功能让你在管理多个项目时获得最佳结果。
主要收获
Docsie 通过加密密码帮助你保护敏感文档和整个知识门户的安全
Docsie 提供云端和现场文件管理系统，可安全存储重要文件
通过添加临时密码，Docsie 允许你与自由职业者和承包商共享文档
Docsie 为你的知识门户、知识库和帮助网站提供全面的定制支持
结论
当与多个利益相关者在不同的项目上合作时，你需要一种工具来处理协作、帮助知识管理、提供文档定制、简化工作流程并提供高级安全功能，以简化你的项目。一个能简化文档编辑、共享和分类的平台能让产品经理、自由职业者和技术团队更轻松地进行广泛协作，而不会遇到任何障碍。Docsie is the one-stop shop you need to keep all docs in a central platform, thus saving time and simplifying workflows for your teams.联系我们的团队，采用智能企业文档平台。
常见问题
**1.自由职业者或承包商能否使用 Docsie 与内部团队协作？
自由职业者和第三方承包商可以使用 Docsie 轻松地与内部团队协作。产品经理、撰稿人、自由职业者和软件开发人员可以根据需要编辑文档。不过，在对文件进行任何修改之前，需要获得必要的访问权限。
**2.Docsie 有哪些安全功能来保护高优先级文档？
您可以使用 JWT 令牌验证、IAM RBAC 和密码保护来存储敏感数据。
**3.Docsie 是否提供自定义门户？
您将获得一个带有 SSL 加密功能的定制门户，使您的文档更加安全。